企业集团会议管理制度

企业集团会议管理制度第一章总则

一、为加强企业集团会议管理，提高会议效率，确保会议质量，根据集团管理需要，特制定本制度。

二、本制度适用于企业集团召开的各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、专题协调会、部门例会等。

三、会议管理制度旨在明确会议组织、召开、纪要、落实等环节的要求，规范会议室使用，提高会议效率，确保会议决策的贯彻落实。

四、各部门应严格遵守本制度，切实提高会议质量，减少无效、重复会议，降低会议成本。

五、会议的组织与管理应遵循以下原则：

1.实事求是，注重实效，提倡短、实、新的会议风格。

2.严谨治会，加强会前准备，明确会议议题，确保会议内容充实。

3.集思广益，充分发扬民主，尊重不同意见，形成共识。

4.强化会后落实，明确责任人和完成时限，确保会议决策落到实处。

六、企业集团会议分为定期会议和临时会议。定期会议应提前制定会议计划，临时会议根据工作需要及时召开。

七、会议的组织、召开、纪要、落实等情况纳入部门绩效考核，对违反会议管理制度的行为予以通报批评，情节严重的，追究相关责任人责任。

八、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门可根据本制度，结合实际情况，制定实施细则。

九、本制度的解释权归企业集团董事会。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议议题：会议发起人应根据工作需要，明确会议主题和讨论议题，报请会议主持人审批。

2.会议通知：会议主持人审批通过后，会议组织者应至少提前三个工作日向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等。

3.会议材料准备：会议组织者应确保会议材料在会前至少两个工作日送达参会人员，内容包括但不限于会议背景、议题、方案、数据等。

4.会议设施检查：会议组织者应在会前对会议室设施进行检查，确保投影仪、音响、话筒等设备正常运行。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前10分钟到达会场，进行签到，会议组织者应统计参会人员名单。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.各议题负责人按照会议议程，对议题进行汇报、讨论。

4.会议主持人引导参会人员充分发表意见，确保会议讨论充分、深入。

5.形成会议决策：会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成会议决策。

三、会议记录

1.会议组织者指定专人负责会议记录，确保记录真实、完整、准确。

2.会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论过程、决策结果等内容。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，由会议主持人审批后发送给参会人员。

四、会议总结与反馈

1.会议组织者应在会议结束后对会议进行总结，分析会议效果，收集参会人员的意见和建议。

2.会议组织者应针对会议决策，制定落实计划，明确责任人和完成时限。

3.会议组织者应定期对会议决策的落实情况进行跟踪，及时向会议主持人汇报。

五、会议延期与取消

1.如因特殊情况需延期或取消会议，会议组织者应提前通知参会人员，并说明原因。

2.延期或取消的会议，应根据实际情况重新安排会议时间、地点，并重新发送会议通知。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确记录会议讨论的过程和决策结果，包括关键观点、分歧意见和最终共识。

2.会议纪要应由会议记录人在会议结束后24小时内完成初稿，并提交给会议主持人审核。

3.会议主持人应在收到会议纪要初稿后的48小时内完成审核，并提出修改意见。

4.会议纪要经会议主持人审批通过后，应在两个工作日内发送给所有参会人员，并抄送相关部门。

二、会议决策的分解与责任落实

1.会议纪要中明确的决策事项应进行分解，制定具体的执行计划，明确责任人和完成时限。

2.会议组织者应确保每个决策事项都有明确的责任部门或责任人，并对执行计划进行跟踪管理。

3.责任部门或责任人应在会议纪要发布后的五个工作日内，向会议组织者报告执行计划的实施情况。

三、会议决策的跟踪与监督

1.会议组织者应建立会议决策跟踪机制，对决策的执行情况进行定期检查。

2.对于执行过程中遇到的问题和困难，责任部门或责任人应及时报告，并寻求解决方案。

3.会议组织者应定期向会议主持人汇报会议决策的执行情况，确保决策的有效落实。

四、会议决策的评估与反馈

1.会议组织者应在决策执行完毕后，组织对执行结果进行评估，分析决策效果。

2.根据评估结果，对执行效果良好的部门和个人给予表扬或奖励；对执行不力或未完成的，追究相关责任人的责任。

3.会议组织者应将评估结果和反馈意见整理成报告，提交给会议主持人，作为改进工作和决策的参考。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照集团档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.会议纪要的查阅应遵循集团信息保密和安全的相关规定，确保信息不外泄。

3.对于重要会议纪要，会议组织者应在归档后的一段时间内提供查阅服务，便于参会人员回顾和执行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设施设备等信息。

3.会议室管理部门根据预订申请的先后顺序和会议重要程度，统筹安排会议室使用。

4.会议室预订确认后，预订部门应按时使用，如需取消或变更，应提前通知会议室管理部门。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，不得乱丢废弃物。

2.使用会议室时，应爱护会议室内的设施设备，不得随意搬动或损坏。

3.会议室内音量应适中，避免影响其他会议室或办公区域。

4.会议结束后，预订部门应负责清理会议室，确保设施设备完好，关闭电源、门窗。

三、会议室设施设备管理

1.会议室管理部门负责定期检查、维护会议室设施设备，确保其正常运行。

2.如会议室设施设备出现故障，应及时报修，会议室管理部门负责跟进维修进度。

3.会议室管理部门可根据实际需要，定期更新、升级会议室设施设备，提高会议效果。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定会议室安全管理制度，包括防火、防盗、防爆等措施。

2.会议室内应配备必要的消防设备，并定期进行安全检查。

3.会议室管理部门应加强对会议室钥匙、门禁卡等物品的管理，防止丢失或滥用。

五、会议室服务与支持

1.会议室管理部门应为会议提供必要的技术支持，如投影、音响、视频会议等。

2.会议室管理部门应协助会议组织者做好会前准备工作，确保会议顺利进行。

3.会议室管理部门应收集并反馈参会人员对会议室设施和服务的意见和建议，不断优化会议室管理。

六、会议室使用费用结算

1.会议室使用费用根据实际使用情况计算，包括会议室租赁费、设施设备使用费等。

2.各部门应在规定时间内向会议室管理部门支付会议室使用费用。

3.会议室管理部门应定期公布会议室使用费用，接受监督和审计。

第五章附则