正荣集团会议管理制度

正荣集团会议管理制度第一章总则

正荣集团会议管理制度旨在规范集团内部会议的组织、召开及管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性和有效性。以下是正荣集团会议管理制度总则的相关内容：

一、会议目的

1.提高决策效率：通过会议形式，对集团各项工作进行沟通、协调、决策，推动集团业务发展。

2.传达政策：及时传达国家政策、法规及集团内部管理制度，确保集团合规经营。

3.沟通协调：加强各部门之间的沟通与协作，促进集团内部资源的合理配置。

4.提升团队凝聚力：通过会议，加强团队成员之间的交流，提升团队凝聚力。

二、会议类型

1.定期会议：包括年度会议、季度会议、月度会议等，定期对集团各项工作进行总结、分析和部署。

2.临时会议：根据工作需要，临时组织专题会议，解决具体问题。

3.例会：各部门定期召开的内部会议，用于沟通工作、解决问题。

三、会议原则

1.精简高效：严格控制会议规模、时间和频率，确保会议内容精简、高效。

2.预案先行：会议组织者需提前制定会议预案，明确会议主题、议程、参会人员等。

3.讨论充分：鼓励与会人员充分发表意见，确保决策的科学性和民主性。

4.决策执行：会议决策结果应及时传达、落实，确保决策执行到位。

四、参会人员

1.与会人员应具备相关业务知识和经验，确保会议讨论的专业性和针对性。

2.与会人员应按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。

3.与会人员应遵守会议纪律，保持会场秩序，积极参与讨论。

五、保密原则

1.会议内容涉及集团内部机密信息，与会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

2.会议纪要等文件应妥善保管，防止遗失或泄露。

六、会议管理制度

1.本制度适用于正荣集团及下属子公司、各部门。

2.集团各部门应根据本制度，结合实际情况，制定实施细则。

3.本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。

4.本制度的解释权归正荣集团所有。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，正荣集团会议管理制度明确了以下会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据集团工作需要，明确会议的主题和目标，确保会议具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：根据会议主题，拟定会议议程，明确会议讨论的重点和顺序。

3.确定参会人员：根据会议内容，邀请相关人员参会，包括主持人、主讲人、记录人等。

4.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。

5.准备会议材料：收集与会议主题相关的资料，整理成会议材料，提前发送给参会人员。

6.会议场地及设备准备：预订会议室，检查会议设备，确保会议顺利进行。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员按时到达会议室，进行签到，确保会议的出勤情况。

2.会议主持人开场：会议主持人介绍会议主题、议程和参会人员，宣布会议开始。

3.会议主讲人发言：根据会议议程，依次邀请主讲人发言，阐述各自观点和建议。

4.会议讨论：参会人员针对会议主题和主讲人发言进行充分讨论，提出意见和看法。

5.会议决策：在充分讨论的基础上，形成会议决策，明确责任人及完成时间。

6.会议总结：会议主持人对会议进行总结，概括会议成果，强调会议决策的执行。

三、会议纪要

1.会议记录：记录人应详细记录会议内容，包括讨论重点、决策结果等。

2.整理会议纪要：会议结束后，记录人应及时整理会议纪要，明确会议决策和任务分配。

3.发送会议纪要：将整理好的会议纪要发送给参会人员，以便大家了解会议内容。

4.会议纪要归档：将会议纪要归档保存，以备日后查阅。

四、会议后续

1.跟踪落实：会议决策的执行情况应进行跟踪，确保决策落到实处。

2.反馈与评估：对会议决策的执行情况进行反馈和评估，为后续会议提供参考。

3.优化会议流程：根据会议组织和执行情况，不断优化会议流程，提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，正荣集团会议管理制度对会议纪要的跟踪落实作出以下规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，并将纪要发送给主持人审核。

2.主持人审核无误后，将会议纪要发送给所有参会人员，确保每位成员了解会议内容。

3.对于重要会议，会议纪要应在会议结束后48小时内发布。

二、会议决策任务的分配与执行

1.会议纪要中应明确决策任务的责任人和完成时间。

2.责任人收到会议纪要后，应按照任务分配，制定具体实施方案，并开始执行。

3.责任人应定期汇报任务进展情况，确保会议决策按计划推进。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.各部门负责人应加强对会议决策执行情况的跟踪，确保任务顺利完成。

2.集团管理层应定期对会议纪要的执行情况进行检查，发现问题及时解决。

3.对于未按期完成的任务，应追究责任人的责任，并督促其尽快完成。

四、会议纪要的反馈与评估

1.责任人完成任务后，需向会议主持人或相关部门反馈执行结果。

2.主持人或相关部门应对执行结果进行评估，总结经验教训，为后续工作提供借鉴。

3.对于执行效果不佳的情况，应分析原因，制定改进措施，并在后续会议中进行讨论。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照集团档案管理规定进行归档，以备日后查阅。

2.档案管理部门应定期对会议纪要进行检查，确保归档资料的完整性和准确性。

3.对于涉及集团机密的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理。

第四章会议室管理规定

为保障会议的顺利进行，提高会议室使用效率，正荣集团制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.集团员工需提前预订会议室，填写会议室预订申请表，明确会议时间、参会人数等信息。

2.预订会议室时，应优先考虑集团内部会议需求，合理分配会议室资源。

3.会议室预订需经相关部门审批，确保会议室使用符合集团工作安排。

二、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内环境整洁。

2.会议室内设备使用前，需进行功能检查，确保设备正常运行。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持安静，手机调至静音或振动状态。

4.会议结束后，责任人应组织参会人员共同清理会议室，恢复原状。

三、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责维护，定期进行保养，确保设备性能稳定。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，不得擅自更改设备设置。

3.如遇设备故障，应及时报修，并联系相关部门尽快解决。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防安全通道畅通，消防设施完好。

2.会议室内的电器设备使用应符合国家安全标准，避免安全隐患。

3.会议室内应配备适量的紧急疏散指示牌，确保突发情况下人员安全疏散。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据集团工作实际需求制定，原则上为工作日上班时间。

2.特殊情况下，如需在非工作时间使用会议室，需提前申请并经相关部门审批。

六、会议室预约与调度

1.集团设立会议室预约与调度制度，统一管理会议室资源，提高使用效率。

2.预约与调度人员应遵循公平、公正、公开原则，合理安排会议室使用。

3.遇紧急会议需求，可优先调整会议室安排，确保集团重要会议的顺利进行。

第五章附则

为确保正荣集团会议管理制度的