物业公司档案管理规定（标准版）

物业公司档案管理规定（公司内部协议书、合同模板）甲方：**单位或个人乙方：**单位或个人签订日期：**年**月**日签订地点：**省**市**地物业公司档案管理规定

物业公司档案管理规定(十二)

(一)总则公司实行"统一领导,各负其责。

分级归档,集中管理"的原则。

公司的档案是公司全体员工在日常工作中直接形成,能反映公司日常活动,业务往来,重要事项、历史沿革、人员变化等重要的各种资料。

其特点是有重要保存价值。

包括计算机文字、书面文稿、图纸、图表、照片、声像等资料。

在工作中形成的具有保存、查考价值的各种信息载体的项目资料均要立卷、归档。

公司的所有工作人员应严格按照规定,定期向本部门移交,在一个工作周期内自己经手的各种档案资料。

任何人不得据为己有。

(二)管理机构和岗位职责公司的档案管理工作为总经理负责制。

公司设立档案室,行政人事部门负责公司档案的集中管理工作。

办公室定期到各部门,复制各部门计算机内所形成的文字资料和图片资料。

每个年度的一月份,到各部门指导督促催办档案的立卷归档和上缴保管工作。

各部门的经理为本部门档案管理的负责人,各部门指定一名工作人员为兼职档案员,经办本部门档案的管理工作。

行政人事的档案管理职责是,掌握国家有关的档案法规、规定、政策的动态,做好信息的传达工作,根据国家有关的档案法规、规定、政策变化和公司领导的指示及时调整公司的管理制度;

检查、指导和督促各部门的档案工作,组织对有关人员的培训。

档案的编目工作均由办公室按照档案编目要求统一进行。

保证档案的齐全完整,并使每个部门的档案在公司档案管理体系中形成一个有机的整体。

(三)归档范围

1、各类请示,报告,会议纪要。

2、意向书、协议书、项目申请书,3、重要的治谈和会议记录、备忘录,

4、开发项目机会性分析可行性研究报告

5、公司资信变动情况,

6、外出考察、调查培训等活动中形成及收集的材料(包影像资料),

7、企业负责人,名单,及人选情况,

8、合同、章程,

9、向上级单位上报的报告书及批复,

10、有关部门出具的证明制将:

11、营业合法证件(包括企业负责人证件),

12、营业执照和营业证书内容文稿,

13、企业代码证书等。

14、与重要的客户来往的信件、函电,

15、历年工作总结,

16、年度预算报告;

(四)立卷程序根据"谁办谁立卷"的原则,项目协议、合同签订或重要的文档资料形成后,经办人要建立档案材料收集袋,随时积累材料。

对每年年度内各部门形成的文件材料立卷、归档,上交办公室后,办公室按照文件的重要程度应划分永久、长期、短期保管期限。

(五)管理与利用

1、公司办公室应建立档案的统计登记表,完善借阅制度。

对档案的收进、移出、保管、利用等隋况进行精确的统计并注意收集档案的利用效果。

2、档案存放案卷的箱柜必须坚固,并有防盗、防潮防高温、防虫鼠、防潮、肺尘等设施。

定期检查档案曲保管情况,对破损或变质的档案应及时修补和复制。

3、档案管理人员调动工作时,应在离职前办理交接手续

4、办公室根据工作需要,编日常管理与查询系统,编制各种必要的目录、卡片、索引等检索工具,力求查找方便,调卷迅速准确,积极为一线部门提供服务。

5、档案的移交、鉴定与销毁各部门凡以公司名义行文所形成的档案应在第二年的上半年向公司档案室移交,交接取方根据移交目录清点核对,并履行签字盖章手续。

移交目录一式两份,交接双方各执一份。

各部门在人员发生变化时,应及时办理档案移交手续。

按照工作移交的有关规定,列出清单,部门经理作为监交人,负责清点核对档案的移交工作。

办公室应根据保管期限的规定,定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。

鉴定档案应在本单位主管领导主持下,由档案部门和有关业务部门组成的鉴定小组共同进行。

鉴定结束后应自本单位领导提出鉴定报告。

经过鉴定失去保存价值的档案,要登记造册,经本单位领导审批后方可销毁。

销毁档案应指定两人负责监销,监销人要在销毁清册签字。

(六)考核与奖惩对于将材料散存在个人手中,归为已有,不按要求立卷、归档、上交者,办公室应写出书面报告,上报公司领导做出处理意见。

对于丢失、销毁、出卖、私自携带出公司者,将视情节轻重,给子处理,问题严重的,按照《中华人民共和国档案法"》有关规定处理。

对于完成好的部门和个人,公司将予以表彰和奖励。

(七)其它其它档案,参照国家档案局颁发的有关规定执行。

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