《会计电算化》第四章-

第一节第二节第三节第四节电子表格软件概述数据的输入与编辑公式与函数的应用数据清单及其管理分析

电子表格，又称电子数据表，是指由特定软件制作而成的，用于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。电子表格可以完成数据的输入、保存和显示，也可以利用公式和函数计算数据。

微软的Excel软件是美国微软公司研制的办公自动化软件Office的重要组成部分。它不仅能够方便地处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算方面。常用的电子表格软件01建立工作薄02管理数据03实现数据网上共享04制作图表05开发应用系统电子表格软件的主要功能Excel提供了诸如财务分析等内置函数和许多数据分析与辅助决策工具，如数据透视表、模拟运算表、假设检验、方差分析、规划求解等分析工具。利用这些工具，用户不需要掌握很深的数学计算方法，也不需要了解具体的求解细节，更不需要编写程序，只要正确地选择或输入适当的参数，即可完成复杂的数据分析。工作表是Excel存储和处理数据最重要的部分，也称电子表格。每张工作表由若干行和列组成，行和列交叉形成单元格。单元格是工作表的最小组成单位，单个数据的输入和修改都在单元格中进行，每一单元格最多可容纳32000个字符。在Excel2003中，每个工作簿默认含有3张工作表，每张工作表由65536行和256列组成；在Excel2013中，每个工作簿默认含有1张工作表，该工作表由1048576行和16384列组成。

默认的工作表不够用时，可以根据需要适当添加。每个工作簿含有工作表的张数受到计算机内存大小的限制。建立工作薄管理数据电子表格软件的主要功能Excel提供了散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。Excel不仅能够利用图表向导方便、灵活地制作图表，而且可以很容易地将同一组数据改变成不同类型的图表，以便直观地展示数据之间的复杂关系；不仅能够任意编辑图表中的标题、坐标轴、网络线、图例、数据标志、背景等各种对象，而且可以在图表中添加文字、图形、图像和声音等，使精心设计的图表更具说服力。通过Excel，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可以将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。实现数据网上共享制作图标电子表格软件的主要功能Excel自带VBA宏语言，如果系统预制的函数不能满足需求，用户可以使用宏语言创建自定义函数和自定义命令。Excel提供了宏记录器，可以将用户的一系列操作记录下来，自动转换成由相应的VBA语句组成的宏命令。当用户以后需要执行这些操作时，直接运行这些宏即可。用户还可以利用宏语言自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。开发应用系统电子表格软件的主要功能EXCEL软件启动的四种方法EXCEL软件退出的三种方法Excel软件的启动与退出1单击“开始”菜单中列示的Excel快捷命令2双击桌面中Excel的快捷方式图标3通过“运行”对话框4打开Excel文件1单击标题栏最右边的关闭按钮2选择“关闭窗口”命令3使用快捷键【A1t＋F4】EXCEL软件的用户界面Excel软件启动后，通常会建立一个新的空白工作簿或者打开一个现有的工作簿，并在屏幕上呈现一个最大化的工作簿窗口（简称窗口）。这一窗口是用户操作Excel软件的重要平台，被称为默认的用户界面。Excel软件的默认用户界面因版本不同而有所区别。其中，Excel2003及以下版本的默认用户界面基本相同，由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等组成；Excel2007及以上版本的默认用户界面基本相同，主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。全选按钮行号列标活动单元格工作表标签

滚动按钮滚动条标题栏工具栏菜单栏编辑区编辑栏工作表标签状态栏工作表区名称栏任务窗格EXCEL软件的用户界面快速访问工具栏插入工作表按钮功能区选项卡标签EXCEL软件的用户界面EXCEL文件新建的三种方法EXCEL文件保存的四种方法Excel文件的管理—EXCEL软件的新建与保存1按【Ctrl＋N】快捷键；2选择“文件”/“新建”菜单，在打开“任务窗格”中单击“空白工作薄”，新建一个空白工作薄；3单击工具栏中的“新建”按钮；1按【F12】功能键，在弹出的“另存为”对话框中给文件命名并选择合适的保存位置；2按【Ctrl＋S】快捷键进行保存；3单击常用工具栏或快速访问工具栏中的“保存”按钮进行保存；4打开“文件”菜单选择“保存”或“另存为”命令；在Excel2003中，设置自动保存时间间隔的方法是选择“工具”/“选项”菜单，打开“选项”对话框，单击切换到“保存”选项卡，在该选项卡中设置自动保存的时间间隔。在Excel2013中，设置自动保存时间间隔的方法是打开“文件”选项卡，选择“选项”命令，在弹出的“Excel选项”对话框的左窗格中选择“保存”项，然后在右侧窗格中设置自动保存的时间间隔。EXCEL文件关闭的两种方法EXCEL文件打开的五种方法Excel文件的管理—EXCEL文件的关闭与打开1选择“文件”/“关闭”菜单；2按【Ctrl＋F4】快捷键；1直接双击Excel文件；2右键单击Excel文件，在弹出的快捷菜单中选择“打开”命令；3在Excel2003中，选择“文件”/“打开”菜单，在弹出的“打开”对话框中找到并双击要打开的Excel文件；4打开“文件”菜单选择“保存”或“另存为”命令；5按【Ctrl＋O】（字母O的按键）快捷键；方法一：通过“另存为”对话框备份和加密在Excel2003中，选择“文件”/“另存为”菜单（在Excel2013中，打开“文件”选项卡——选择“另存为”命令——在面板右侧选择“计算机”——单击“浏览”按钮）——打开“另存为”对话框，如果只想备份文件，则输入文件名并选择保存位置后——单击“保存”按钮；如果要备份并加密文件，则单击“工具”下拉菜单中的“常规选项”——在打开的“保存选项”或“常规选项”对话框中勾选“生成备份文件”复选框，然后输入文件的打开和修改权限密码，最后单击“确定”按钮完成Excel文件的备份和加密。图示Excel文件的管理—Excel文件的保密与备份方法二：通过设置密码保护工作簿在Excel2003中，选择“工具”/“选项”菜单，打开“选项”对话框，单击切换到“安全性”选项卡，在“打开权限密码”编辑框中输入打开工作薄的密码，然后单击“确定”按钮，在弹出的“确认密码”对话框中再次输入密码，单击“确定”按钮，完成工作薄的保护。图示Excel文件的管理—Excel文件的保密与备份Excel文件的管理（1）单元格地址和活动单元格（2）选择单元格（3）插入单元格、行或列（4）删除单元格、行或列（5）选择工作表（6）添加工作表（7）移动或复制工作表（8）删除工作表①选中要删除的Excel文件，按【Delete】键；②右键单击要删除的Excel文件，选择“删除”命令。Excel文件的修改Excel文件的删除第一节第二节第三节第四节电子表格软件概述数据的输入与编辑数据清单及其管理分析公式与函数的应用数据的输入——数据的手工录入1在单个单元格中录入数据（1）输入文本型数据单击要输入文本的单元格，然后直接输入文本内容，输入的内容会同时显示在编辑栏中，也可单击单元格后在编辑栏中输入数据，输入完毕，按【Enter】键或单击编辑栏中的“输入”按钮

确认输入。当输入的文本型数据的长度超出单元格长度时，如果当前单元格右侧的单元格为空，则文本型数据会扩展显示到其右侧的单元格中；如果当前单元格右侧的单元格中有内容，则超出部分会被隐藏。单击该单元格，可在编辑栏中查看其全部内容。（2）输入数据型数据在Excel中，数值型数据包括数值、日期和时间，大多数数值型数据直接输入即可，Excel会自动将数值型数据沿单元格右侧对齐。■输入百分比数据：可以直接在数值后输入百分号“%”。■输入负数：必须在数字前加一个负号“-”，或给数字加上圆括号。■输入分数：分数的格式通常为“分子/分母”，如果要在单元格中输入分数，如3/4，应先输入“0”和一个空格，然后再输入“3/4”，单击编辑栏中的“输入”按钮

后单元格中显示“3/4”；如果不输入“0”直接输入“3/4”，该数据作为日期格式处理。■输入日期：用斜杠“/”或者“—”来分隔日期中的年、月、日部分。首先输入年份，然后输入1～12数字作为月，再输入1～31数字作为日。■输入时间：在Excel中输入时间时，可用冒号（:）分开时间的时、分、秒。系统默认的时间方式是24小时制的，如16:12:35。数据的输入——数据的手工录入2在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据选定单元格区域——在当前活动单元格或者对应在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据的编辑栏中录入所需的数字或文本——按【Ctrl＋Enter】组合键确认录入的内容。3在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据选定要设置格式的单元格，右键单击选择“设置单元格格式”，打开“设置单元格格式”对话框，单击切换到“数字”选项卡，选择“自定义”选项，在“类型”编辑框中输入重复部分的数字。数据的输入——数据的手工录入4在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据3在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的数据选定要设置格式的单元格，右键单击选择“设置单元格格式”，打开“设置单元格格式”对话框，单击切换到“数字”选项卡，选择“自定义”选项，在“类型”编辑框中输入重复部分的数字数据的输入—数据的手工录入step1将工作簿中多张工作表组合成工作组；step2在当前工作表中的目标单元格内输入数据，则工作组中的其他工作表的相应单元格也会录入相同的数据；step3完成数据录入后，可取消工作组；数据的输入—单元格数据的快速填充1相同的数据的填充单击该单元格右下角的填充柄，鼠标箭头随之变为黑十字形，按下鼠标左键向上下左右的任一方向拖动。2在需要输入序列的第一个单元格中输入序列第一个数或文本内容，在第二个单元格中输入序列第二个数或文本内容；自动填充数据选择填充选项step1序列的填充step2选中上述两个单元格，单击第二个单元格右下角的填充柄，按住鼠标左键拖动至要填充的单元格区域，释放鼠标左键，拖过的单元格将会自动进行填充；3填充序列类型的指定利用自动填充功能填充序列后，可以指定序列类型，例如，填充日期值时，可以指定按月填充、按年填充或按日填充等。在填充一些数据时，默认的填充方式为“填充序列”，即以系统内置的序列进行填充。不过，在拖动填充柄并释放鼠标左键时，鼠标箭头附近会出现“自动填充选项”按钮，单击该按钮，在打开的列表中可以选择填充序列的类型。初始数据不同，列表中的选项也不尽相同。自动填充数据选择填充选项数据的输入—单元格数据的快速填充数据的输入—导入其他数据库中的数据选择“数据”/“导入外部数据”/“导入数据”菜单——在弹出的“选取数据源”对话框中选择要导入的Access文件——单击“打开”按钮——在弹出的“导入数据”对话框中选择数据的放置位置————选择放置外部数据的单元格区域，最后单击“确定”按钮，导入数据。导入其他数据库中的数据Excel2003中导入数据Excel2013中导入数据数据的编辑—数据的复制和粘贴数据的复制选中含有复制内容的单元格（可以选中单个单元格、连续区域或不连续区域的单元格），然后单击“工具栏”（Excel2003）或“开始”选项卡下“剪贴板”组（Excel2013）中的“复制”按钮

；或者右键单击选择“复制”；也可以按【Ctrl+C】快捷键，复制单元格内容。数据的粘贴选中需要粘贴的目标位置，然后单击“工具栏”（Excel2003）或“开始”选项卡下“剪贴板”组（Excel2013）中的“粘贴”按钮

；或者右键单击选择“粘贴”；也可以按【Ctrl+V】快捷键，粘贴单元格内容。此外，还可以使用“选择性粘贴”命令有选择地粘贴剪贴板中的数值、格式、公式、批注等内容。方法是在复制数据后，单击“工具栏”（Excel2003）或“开始”选项卡下“剪贴板”组中的“粘贴”按钮右侧或下方的三角按钮，在弹出的列表中选择“选择性粘贴”，打开“选择性粘贴”对话框，选择要粘贴的内容后，单击“确定”。数据的编辑—数据的复制和粘贴数据的剪切与复制的区别剪切与粘贴数据的方法数据的剪切与粘贴选中要剪切的内容，然后按【Ctrl+X】快捷键；或者右键单击选择“剪切”；也可以单击“工具栏”（Excel2003）或“开始”选项卡下“剪贴板”组（Excel2013）中的“剪切”按钮

，进行剪切，最后选中目标位置，粘贴即可。数据复制后，原单元格中的数据仍然存在，目标单元格中同时还增加原单元格中的数据；数据剪切后，原单元格中数据不复存在，只在目标单元格中增加原单元格中的数据。数据的编辑—数据的剪切与粘贴数据的查找与替换的方法查找与替换数据数据的查找与替换查找和替换是编辑表格过程中经常要执行的操作。使用“查找”命令，可以在工作表中迅速找到那些含有指定字符、文本、公式或批注的单元格；使用“替换”命令，可以在查找的同时自动进行替换选择“编辑”/“查找”菜单（Excel2003）或单击“开始”选项卡“编辑”组中的“查找和选择”按钮

——在展开的列表中选择“查找”项（Excel2013）——打开“查找和替换”对话框——在“查找内容”编辑框中输入要查找的内容——单击“查找下一个”按钮；在“查找和替换”对话框中单击切换到“替换”选项卡，在“替换为”编辑框中输入要替换为的内容。查找数据替换数据数据的编辑—数据的查找和替换选中包含公式的单元格在Excel2003中，选择“编辑”/“定位”菜单，打开“定位”对话框——单击“定位条件”按钮——打开的“定位条件”对话框中选择“公式”单选钮——单击“确定”按钮；在Excel2013中，单击“开始”选项卡下“编辑”组中的“查找和选择”按钮

——在展开的列表中选择“公式”项。在Excel2003中查找公式在Excel2013中查找公式数据的编辑—数据的查找和替换替换公式在“查找和替换”对话框中，切换到“替换”选项卡，单击“选项”按钮，展开替换选项，进行相应的格式设置后单击“全部替换”按钮，完成对内容和格式的批量替换图4-14设置替换选项数据的编辑—数据的查找和替换数据的保护—保护工作薄保护工作簿在Excel2003中，执行“工具”/“保护”/“保护工作薄”命令（在Excel2013中，单击“审阅”选项卡下“更改”组中的“保护工作簿”按钮）——打开“保护工作薄”（或“保护结构和窗口”）对话框——勾选“结构”或“窗口”复选框，或同时选中这两个复选框——在“密码”编辑框中输入保护密码并单击“确定”按钮。保护工作薄结构撤销工作薄结构保护工作表撤销工作表保护在Excel2013中，执行“工具”/“保护”/“撤销工作表保护”命令（在Excel2013中，单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“撤销工作表保护”按钮

）。若设置了密码保护，此时会打开“撤销工作表保护”对话框——输入设置工作表保护时设定的密码——单击“确定”按钮；在Excel2013中，执行“工具”/“保护”/“保护工作表”命令（在Excel2013中，单击“审阅”选项卡下“更改”组中的“保护工作表”）——打开“保护工作表”对话框——在“取消工作表保护时使用的密码”编辑框中输入密码；数据的保护—保护工作表为防止他人修改单元格中的数据，用户可以将一些重要的单元格锁定。使用“锁定单元格”功能必须启用保护工作表功能，具体操作如下：选中需要进行保护的单元格或单元格区域，然后右键单击选择“设置单元格格式”，在弹出的“单元格格式”对话框中切换到“保护”选项卡，勾选“锁定”复选框，然后单击“确定”按钮。最后再设置保护工作表即可。锁定单元格：启用保护工作表功能锁定单元格数据的保护—锁定单元格第一节第二节第三节第四节电子表格软件概述数据的输入与编辑公式与函数的应用数据的清单及其管理分析Excel强大的计算功能主要依赖于其公式和函数，利用它们可以对表格中的数据进行各种计算和处理。公式的应用——公式的概念及其构成①算术运算符算术运算符有6个，其作用是完成基本的数学运算②比较运算符比较运算符有6个，它们的作用是比较两个值的大小，并得出一个逻辑值③文本运算符使用文本运算符“＆”（与号）可将两个或多个文本值串起来产生一个连续的文本值。④引用运算符引用运算符有3个，它们的作用是对单元格区域中的数据进行合并计算算术运算符含义实例+（加号）加法A1+A2-（减）减法或负数A1-A2*（星号）乘法A1*2/（正斜杠）除法A1/3%（百分号）百分比50%^（脱字号）乘方2^3算术运算符及其含义公式的应用——公式的概念及其构成比较运算符含义比较运算符含义>（大于号）大于>＝（大于等于号）大于等于<（小于号）小于<＝（小于等于号）小于等于＝（等于号）等于<>（不等于号）不等于比较运算符及其含义引用运算符含义实例：（冒号）区域运算符，用于引用单元格区域B5:D15，（逗号）联合运算符，用于引用多个单元格区域B5:D15，F5:I15（空格）交叉运算符，用于引用两个单元格区域的交叉部分B7:D7C6:C8引用运算符及其含义公式的应用——公式的概念及其构成手动输入公式选定目标单元格，如F2——输入“＝”/第一个运算体（如D2）/运算符（如*）/第2个运算体（如E2）…，依次类推，直至最后一个运算体。公式输入结束后按【Enter】键或单击编辑栏中的“输入”按钮确认。当输入的公式中含有其他单元格的数值时，为了避免重复输入，还可以通过移动鼠标单击拟输入数值所在单元格的地址（即引用单元格的数值）来创建公式。例如，要将G3:G10中的单元格数据相加，结果录入G11单元格，可以执行如下操作：选中要输入公式的单元格G11，在单元格中输入等号，然后单击G3单元格，再在G11单元格中输入加号，单击G4单元格再输入加号，用同样的方法把其他单元格中的数据相加，最后按【Enter】键确认输入。移动单击输入数值所在单元格的地址后，单元格将处于“数据点模式”，四周会出现黑色或彩色边框。移动单击输入公式公式的创建公式的应用——公式的创建与修改公式的编辑和修改方法

选中公式所在的单元格后单击公式编辑栏，在公式编辑栏中作相应更改。选中公式所在的单元格，按【F2】键后直接在单元格内更改内容。双击公式所在的单元格，直接在单元格内修改内容。123公式的应用——公式的创建与修改公式的应用——公式的运算次序比较运算符8与号（&）7加减6乘方5乘除4对于只由一个运算符或者多个优先级相同的运算符（如既有加号又有减号）构成的公式，Excel将按照从左到右的顺序进行运算；但对于由多个优先级不同的运算符构成的公式，Excel则将自动按照公式中运算符优先级从高到低进行运算。百分比3负数2引用运算符1公式的应用——公式运算结果的显示010203查看公式中某步骤的运算结果，双击或按【F2】键进入编辑状态公式默认显示方式的改变，按【F9】键，被选中的内容将转化为运算结果按【Ctrl＋Z】组合键，将公式运算结果转换为述职，运算结果将恢复为公式表达式的原内容。默认情况下，Excel会将公式的运算结果显示在该公式所在的单元格中，编辑栏会显示公式表达式的完整内容。该单元格处于编辑状态时，单元格也将显示等号“＝”及其运算体和运算符，与所对应编辑栏显示的内容相一致。查看公式中某步骤的运算结果数据的输入——数据的编辑公式默认显示方式的改变在单元格显示公式运行结果时，选中单元格，按【Ctrl＋～】组合键，可切换为显示公式内容；再次按【Ctrl＋～】组合键，可切换为显示运行结果。将公式运算结果转换为数值首先复制公式所在单元格，然后通过选择性粘贴，只粘贴数值。单元格的引用——引用的类型01相对引用：相对引用是指引用单元格的相对地址，其引用形式为直接用列标和行号表示单元格，如B5，或者用引用运算符表示单元格区域。引用单元格区域时，应先输入单元格区域起始位置的单元格地址，然后输入引用运算符，再输入单元格区域结束位置的单元格地址。02绝对引用：指引用单元格的精确地址，与包含公式的单元格位置无关，其引用形式为在列标和行号的前面都加上“$”符号。如果要使复制公式时数据源的位置不发生改变，应当使用绝对引用。03混合应用：引用中既包含绝对引用又包含相对引用的称为混合引用，如A$1或$A1等，用于表示列变行不变或列不变行变的引用。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。单元格引用是指在不同单元格之间建立链接，以引用来自其他单元格数据的操作。引用的类型包括：相对引用、绝对引用、混合应用数据的输入——单元格数据的快速填充1输入单元格引用在公式中可以直接输入单元格的地址引用单元格，也可以使用鼠标或键盘的方向键选择单元格。单元格地址输入后，在单元格地址的列标和行标前直接输入“$”符号，可改变引用类型。2跨工作表单元格引用跨工作表单元格引用是指引用同一工作簿中其他工作表中的单元格，又称三维引用，需要按照以下格式进行跨表引用：工作表名！数据源所在单元格地址3跨工作簿单元格引用跨工作簿单元格引用是指引用其他工作簿中的单元格，又称外部引用，需要按照以下格式进行跨工作簿引用：［工作簿名］工作表名！数据源所在单元格地址。函数的应用函数在Excel中，函数是预先定义好的表达式，它必须包含在公式中。利用函数可以快速执行有关计算（如求和，求平均值等）。函数的基本格式是“函数名（参数序列）”。Excel函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查找与引用函数、数学与三角函数、统计函数、文本函数及用户自定义函数。函数名称：MIN函数功能：求出一组数中的最小值。使用格式函数名称：MIN函数功能：求出一组数中的最小值。使用格式：MIN（number1，number2，…）参数说明：number1，number2，…代表需要求最小值的数值或引用单元格（区域），参数不超过30个。使用范例：输入公式“＝MIN（E12:F25，7，10，58）”，确认后即可显示E12至F25单元格区域和数值7，10，58中的最小值。函数名称：LEN函数功能：统计文本字符串中的字符数。使用格式：LEN（text）参数说明：text表示要统计的文本字符串。统计函数—MIN统计函数—MAX函数名称：MAX函数功能：求出一组数中的最大值。如果参数中有文本或逻辑值，则忽略。使用格式：MAX（number1，number2，…）参数说明：number1，number2，…代表需要求最大值的数值或引用单元格（区域），参数不超过30个。使用范例：在G2单元格中输入公式“＝MAX（D2:D9）”，确认后即可在G2单元格中显示D2至D9单元格区域中的最大值。函数的应用——常用函数函数名称：SUMIF函数功能：计算符合指定条件的单元格区域内的数值和。使用格式：SUMIF（range，criteria，sum_range）参数说明：range代表条件判断的单元格区域；criteria为指定条件表达式；sum_range代表需要计算的数值所在的单元格区域。使用范例：在计算公司销售额汇总表时，可以使用SUMIF函数。函数“SUMIF（A:A，A2，D:D）”表示在A列中寻找部门1，找到后，把D列的部门1销售额相加。函数名称：LEN函数功能：统计文本字符串中的字符数。使用格式：LEN（text）参数说明：text表示要统计的文本字符串。统计函数—SUMIF统计函数—SUM函数名称：SUM函数功能：计算所有参数的数值和。使用格式：SUM（number1，number2，…）参数说明：number1，number2，…代表需要计算的值，可以是具体的数值、引用的单元格（区域）、逻辑值等。使用范例：在D10单元格中输入公式“＝SUM（D2:D9）”，确认后可在D10单元格中显示D2至D9单元格中的数值和。函数的应用——常用函数函数名称：AVERAGEIF（注：此函数只能在Excel2007及以后的版本中使用）函数功能：计算返回某个区域内满足给定条件的所有单元格的算术平均值。使用格式：AVERAGEIF（range，criteria，average_range）参数说明：range代表条件判断的单元格区域；criteria为指定条件表达式；average_range代表需要计算的数值所在的单元格区域，如果忽略，则使用range。如果range为空值或文本值，则AVERAGEIF会返回#DIV/0！错误值。使用范例：在B9单元格中输入公式“＝AVERAGEIF（A:A，A2，D:D）”，确认后可在B9单元格中显示部门1员工的销售额平均值函数名称：LEN函数功能：统计文本字符串中的字符数。使用格式：LEN（text）参数说明：text表示要统计的文本字符串。统计函数—AVERAGEIF统计函数—AVERAGE函数名称：AVERAGE函数功能：求出所有参数的算术平均值。使用格式：AVERAGE（number1，number2，…）参数说明：number1，number2，…代表需要求平均值的数值或引用单元格（区域），参数不超过30个。使用范例：在G8单元格中输入公式“＝SUM（A2:B9，E2:F9，88）”，确认后可在G8单元格中显示A2:B9区域、E2:F9区域中的数值和88的平均值。函数的应用——常用函数函数名称：COUNTIF函数功能：统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数量。使用格式：COUNTIF（range，criteria）参数说明：range表示要统计的单元格区域；criteria表示指定的条件表达式。使用范例：“＝COUNTIF（D2:D6，“＞＝5000”）”表示统计D2至D6单元格区域中，数值大于等于5000的单元格数量。函数名称：LEN函数功能：统计文本字符串中的字符数。使用格式：LEN（text）参数说明：text表示要统计的文本字符串。统计函数—COUNTIF统计函数—COUNT函数名称：COUNT函数功能：统计返回包含数字的单元格及参数列表中数字的单元格个数。使用格式：COUNT（value1，value2，…）参数说明：value1，value2，…为包含或引用各种类型数据的参数（参数不超过30个），但只有数字类型的数据才被计算。函数COUNT计数时，将把数字、日期或以文本代表的数字计算在内；但是错误值或其他无法转换成数字的文字将被忽略。使用范例：公式“＝COUNT（A2:A8）”表示计算A2:A8单元格区域中包含数字的单元格个数。公式“＝COUNT（A2:A8，8）”表示计算A2:A8单元格区域中包含数字的单元格以及包含数值8的单元格个数。函数的应用——常用函数函数名称：RIGHT函数功能：从一个文本字符串的最后一个字符开始，截取指定个数的字符。使用格式：RIGHT（text，num_chars）参数说明：text代表要截取字符的字符串；num_chars代表给定的截取个数。使用范例：假定A2单元格中保存了“会计电算化”字符串，用户在C5单元格中输入公式“＝RIGHT（A2，3）”，确认后即显示“电算化”字符串。函数名称：LEN函数功能：统计文本字符串中的字符数。使用格式：LEN（text）参数说明：text表示要统计的文本字符串。文本函数—RIGHT文本函数—LEN函数名称：LEN函数功能：统计文本字符串中的字符数。使用格式：LEN（text）参数说明：text表示要统计的文本字符串。使用范例：在A1单元格中输入“会计电算化”字符串，在C3单元格中输入公式“＝LEN（A1）”，确认后即显示统计结果“5”。函数的应用——常用函数函数名称：LEFT函数功能：从一个文本字符串的第一个字符开始，截取指定个数的字符。使用格式：LEFT（text，num_chars）参数说明：text代表要截取字符的字符串；num_chars表示要截取的字符个数。使用范例：假定A2单元格中保存了“会计电算化”字符串，用户在B5单元格中输入公式“＝LEFT（A2，2）”，确认后显示“会计”字符串。函数名称：LEN函数功能：统计文本字符串中的字符数。使用格式：LEN（text）参数说明：text表示要统计的文本字符串。文本函数—LEFT文本函数—MID函数名称：MID函数功能：从一个文本字符串的指定位置开始，截取指定个数的字符。使用格式：MID（text，start_num，num_chars）参数说明：text代表要截取字符的字符串；start_num表示要截取字符的起始位置；num_chars表示要截取的字符个数。使用范例：假定A2单元格中保存了“会计电算化”字符串，用户在B6单元格中输入公式“＝MID（A2，3，3）”，确认后显示“电算化”字符串。函数的应用——常用函数函数名称：LEN函数功能：统计文本字符串中的字符数。使用格式：LEN（text）参数说明：text表示要统计的文本字符串。逻辑函数—IF函数名称：IF函数功能：根据对指定条件的逻辑判断的真假结果，返回对应的内容。使用格式：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）参数说明：logical_test代表逻辑判断表达式；value_if_true表示当判断条件为“真”（TRUE）时显示的内容；value_if_false表示当判断条件为“假”（FALSE）时显示的内容。使用范例：在C6单元格中输入公式：＝IF（C10＞＝10，“符合要求”，“不符合要求”），按【Enter】键，如果C10单元格中的数值大于或等于10，则C6单元格显示“符合要求”，反之显示“不符合要求”。函数的应用——常用函数函数名称：INDEX函数功能：返回列表或数组中的元素值，此元素由行号和列号的索引值给定。使用格式：INDEX（array，row_num，column_num）参数说明：array代表单元格区域或数组常量；row_num表示指定的行号（如果省略row_num，则必须有column_num）；column_num表示指定的列号（如果省略column_num，则必须有row_num）。函数名称：LEN函数功能：统计文本字符串中的字符数。使用格式：LEN（text）参数说明：text表示要统计的文本字符串。查找与引用函数—INDEX查找与引用函数—LOOKUP函数名称：LOOKUP函数功能及格式：用于返回向量（单行区域或单列区域）或数组中的数值。向量形式：LOOKUP（lookup_va1ue，lookup_vector，result_vector）用于在单行区域或单列区域（称为“向量”，lookup_vector）中查找值（lookup_value），然后返回第二个单行区域或单列区域（result_vector）中相同位置的值。数组形式：LOOKUP（lookup_va1ue，array）用于在数组（array）的第一行或第一列中查找指定的值（lookup_value），并返回数组最后一行或最后一列内同一位置的值。函数的应用——常用函数函数名称：LEN函数功能：统计文本字符串中的字符数。使用格式：LEN（text）参数说明：text表示要统计的文本字符串。查找与引用函数—MATCH函数名称：MATCH函数功能：在单元格区域中搜索指定项，然后返回该项在单元格区域中的相对位置。使用格式：MATCH（lookup_va1ue，lookup_array，match_type）参数说明：lookup_va1ue代表需要在数据表中查找的数值；lookup_array表示可能包含所要查找数值的连续单元格区域；match_type表示查找方式的值（-1、0或1）。如果match_type为-1，查找大于或等于lookup_value的最小数值，lookup_array必须按降序排列；如果match_type为1，查找小于或等于lookup_value的最大数值，lookup_array必须按升序排列；如果match_type为0，查找等于lookup_value的第一个数值，lookup_array可以按任何顺序排列；如果省略match_type，则默认为1。函数的应用——常用函数函数名称：MONTH函数功能：返回某日期对应的月份，介于1到12之间。使用格式：MONTH（serial_number）参数说明：serial_number为一个日期值。使用范例：MONTH（“2014/7/8”）等于7。函数名称：LEN函数功能：统计文本字符串中的字符数。使用格式：LEN（text）参数说明：text表示要统计的文本字符串。日期与时间函数—MONTH日期与时间函数—YEAR函数名称：YEAR函数功能：返回某日期对应的年份。使用格式：YEAR（serial_number）参数说明：serial_number为一个日期值。使用范例：YEAR（“2014/7/8”）等于2014。函数的应用——常用函数函数名称：NOW函数功能：返回当前的日期和时间。使用格式：NOW（）参数说明：该函数不需要参数。使用范例：输入公式“＝NOW（）”，确认后显示当前系统的日期和时间。如果系统日期和时间发生了改变，按【F9】键，即可让其随之改变。显示出来的日期和时间格式，可以通过单元格格式进行重新设置。函数名称：LEN函数功能：统计文本字符串中的字符数。使用格式：LEN（text）参数说明：text表示要统计的文本字符串。日期与时间函数—NOW日期与时间函数—DAY函数名称：DAY函数功能：返回某日期对应的天数，介于1到31之间。使用格式：DAY（serial_number）参数说明：serial_number为一个日期值。使用范例：DAY（“2014/7/8”）等于8。函数的应用——常用函数函数名称：DDB函数功能：使用双倍余额递减法或其他指定的方法，计算一项固定资产在给定期间内的折旧值。使用格式：DDB（cost，salvage，1ife，period，factor）参数说明：cost是必需参数，指固定资产原值；salvage是必需参数，指固定资产的残值；1ife是必需参数，指固定资产的折旧期数；period是必需参数，指需要计算折旧值的期间，period必须使用与1ife相同的单位；factor是可选参数，指余额递减速率。如果factor被省略，则默认为2，即使用双倍余额递减法。使用范例：公式“DDB（60000，6000，5，1）”表示，原值是60000、净残值是6000、使用寿命是5年的资产按双倍余额递减法计算第1年的折旧额，返回结果为24000。函数名称：LEN函数功能：统计文本字符串中的字符数。使用格式：LEN（text）参数说明：text表示要统计的文本字符串。基本财务函数—DDB基本财务函数—SLN函数名称：SLN函数功能：返回某项资产以直线法计提的每一期的折旧值。使用格式：SLN（cost，salvage，1ife）参数说明：cost为固定资产原值；salvage为资产在折旧期末的价值（有时也称为资产残值）；life为固定资产的折旧期数（有时也称作资产的使用寿命）。使用范例：公式“SLN（60000，6000，10）”表示，原值是60000、残值是6000、使用寿命是10年的资产按直线法计提折旧时每年的折旧额，返回结果为5400。函数的应用——常用函数函数名称：LEN函数功能：统计文本字符串中的字符数。使用格式：LEN（text）参数说明：text表示要统计的文本字符串。基本财务函数—SYD函数名称：SYD函数功能：返回某项资产按年数总和折旧法计算的折旧值。使用格式：SYD（cost，salvage，1ife，per）参数说明：cost是必需参数，指固定资产原值；salvage是必需参数，指固定资产的残值；1ife是必需参数，指固定资产的折旧期数；per是必需参数，指第几期，其单位必须与1ife相同。使用范例：某价值是60000、残值是6000、使用寿命是5年的资产按年度总和法计算每年的折旧额函数的应用——常用函数第一节第二节第三节第四节电子表格软件概述数据的输入与编辑公式与函数的应用数据清单及其管理分析在Excel中，数据库是通过数据清单或列表来实现的。数据清单是一种包含一行列标题和多行数据，且每行同列数据的类型和格式完全相同的Excel工作表。数据清单是一个二维表格，由行和列组成，数据清单与数据库相似，每一行表示一条记录，每一列代表一个字段。数据清单概念：数据清单的构建为了使Excel自动将数据清单当做数据库，构建数据清单时应遵循以下要求：①列标志应位于数据清单的第一行，用以查找和组织数据、创建报告；②同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同；③避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在它们之间留出至少一个空白的行或列；④尽量在一张工作表上建立一个数据清单。创建数据清单的方法有两种：一种是直接在工作表中输入，输入时可以编辑修改；另一种是使用“记录单”对话框建立数据清单。数据清单的构建记录单又称数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。如果数据清单中的行列信息比较多，直接输入需要在不同的行列之间切换，容易出错，此时可以采用记录单方式输入信息。“记录单”对话框左半部从上至下依次列示数据清单的第一行从左到右依次排列的列标志，以及输入数据的文本框；右半部从上到下依次是记录状态显示区和“新建”“删除”“还原”“上一条”“下一条”“条件”“关闭”按钮。记录单概念：记录单的使用记录单的使用界面直观，操作简单，减少数据处理时行列位置的来回切换，避免输入错误，特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。记录单的优点

在Excel2003中，输入数据清单的列标志后，选中数据清单的列标志，选择“数据”菜单中的“记录单”按钮；在Excel2013中，单击“快速访问工具栏”中的“记录单”按钮

。如果Excel2013的快速访问工具栏中没有“记录单”命令，则可以执行如下操作将其添加到快捷访问工具栏中，方便以后使用。单击Excel操作界面左上角的“自定义快速访问工具栏”按钮

，在弹出的列表中选择“其他命令”，打开“Excel选项”对话框，选择“快速访问工具栏”|“所有命令”|“记录单”，然后单击“添加”按钮，把“记录单”添加到快速访问工具栏中。单击“记录单”按钮，打开“记录单”对话框，“记录单”对话框打开后，只能通过该对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据，无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。“记录单”对话框的打开方法记录单的使用把“记录单”添加到快速访问工具栏中记录单的使用在“记录单”对话框中输入新记录的方法：单击“新建”按钮，光标被自动移入第一个空白文本框，输入第一个字段的数据，然后按【Tab】键或鼠标单击第二个空白文本框，将光标移入第二个空白文本框，输入第二个字段的数据，依次类推。输入完一条记录的所有字段值后，按【Enter】键或上下光标键确认，该条记录将被加入数据清单的最下面，光标自动移入下一条记录的空白文本框，等待新数据的录入。在数据录入过程中，如果发现某个文本框中的数据录入有误，可将光标移入该文本框，直接进行修改；如果发现多个文本框中的数据录入有误，不便逐一修改，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有输入，光标将自动移入第一个空白文本框，等待数据录入。记录单的使用利用“记录单”对话框查询特定单元格在“记录单”对话框中单击“条件”按钮，该按钮变为“表单”，对话框中所有文本框的内容被清空，光标自动移入第一个空白文本框，等待键入查询条件。键入查询条件后，可以单击“下一条”按钮或“上一条”按钮进行查询，符合条件的记录将分别出现在该对话框的文本框中，“记录状态”显示该条记录的次序及数据清单中记录的总条数。记录单的使用查找到要删除的记录后，单击“删除”按钮，即可删除找到的记录。记录删除后，无法通过单击“还原”按钮来撤销。利用“记录单”对话框核对或修改特定记录：查找到待核对或修改的记录后，在“记录单”对话框相应列后的文本框中逐一核对或修改，按【Enter】键、上下光标键或单击“上一条”“下一条”“关闭”等按钮确认。在确认修改前，“还原”按钮处于激活状态，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有修改。利用“记录单”对话框删除特定记录：记录单的使用数据的排序可以使原本无序的数据按某一个或某几个关键字进行升序或降序的重新排列，以便于用户做出分析和判断。Excel表的排序条件会随工作簿一起保存，再次打开工作簿时，都会对该表数据重新排序，但不会保存单元格区域的排序条件。①在数据清单中选定需要排序的各行记录。②单击工具栏（Excel2003）或功能区“数据”选项卡下“排序和筛选”组（Excel2013）中的“升序”或“降序”按钮。快速排序操作步骤数据的管理与分析——数据的排序①执行“数据”|“排序”命令（Excel2003）或单击功能区“数据”选项卡下“排序和筛选”组（Excel2013）中的“排序”按钮，打开“排序”对话框。②在“排序”对话框中选定排序的条件、依据和次序，单击“确定”按钮自定义排序操作步骤单击“添加条件”按钮可添加次要关键字数据的管理与分析——数据的排序数据的筛选是指利用“筛选”命令对数据清单中的指定数据进行查找和其他工作。筛选后的数据清单仅显示那些包含了某一特定值或符合一组条件的行，暂时隐藏其他行。通过筛选工作表中的信息，用户可以快速查找数值。Excel提供了两种数据筛选方式，即“快速筛选”和“高级筛选”。①在数据清单中选定任意单元格或需要筛选的列。③单击要进行筛选列的筛选器，在弹出的下拉列表中选择筛选条件，即可筛选出满足条件的记录。快速筛选操作步骤②在Excel2003中，执行“数据”|“筛选”|“自动筛选”命令（在Excel2013中，单击“数据”选项卡下“排序和筛选”组中的“筛选”按钮

），这时可以看到第一行的列标识单元格右下角出现筛选器（倒三角图标）。数据的管理与分析——数据的筛选高级筛选01打开要进行高级筛选的工作表，输入筛选条件，单击任意非空单元格，然后执行“数据”|“筛选”|“高级筛选”命令（Excel2003）或单击“数据”选项卡“排序和筛选”组中的“高级”按钮。数据的管理与分析——数据的筛选

条件的标题必须与筛选区域的标题保持一致条件区域至少由2行组成，第1行是标题行，第2行和其他行是输入的筛选条件。此处筛选条件在同一行中02打开“高级筛选”对话框，确认“列表区域”（参与高级筛选的数据区域）的单元格引用是否正确，如果不正确，重新进行选择。03单击“条件区域”的“折叠”按钮

，在工作表中选择之前输入的筛选条件区域，再单击“展开对话框”按钮

返回“高级筛选”对话框。选择条件区域时一定要将列标签一起选中数据的管理与分析——数据的筛选高级筛选0405在“高级筛选”对话框中选择筛选结果的放置位置（在原有位置还是复制到其他位置）。设置完毕，单击“确定”按钮，即可得到筛选结果。数据的管理与分析——数据的筛选

清除筛选数据的管理与分析——数据的筛选对经过筛选后的数据清单进行第二次筛选时，之前的筛选将被清除。要取消在数据表中对某一列进行的筛选，可以单击该列列标签单元格右侧的“筛选”按钮

，在展开的列表中选择“全部”（Excel2003）或勾选“全选”复选框后单击“确定”按钮（Excel2013）。此时“筛选”按钮上的筛选标记消失，该列所有数据显示出来。在Excel2003中，要取消工作表的自动筛选，可再次执行“数据”|“筛选”|“自动筛选”命令（在Excel2013中，单击“数据”选项卡“排序和筛选”组中的“筛选”按钮

）。数据的分类汇总是指在数据清单中按照不同类别对数据进行汇总统计。分类汇总的方式有求和、平均值、最大值、最小值、偏差、方差等十多种，常用的是对分类数据求和或求平均值。通过分类汇总，可以得到需要的统计信息。在进行分类汇总之前，必须先对数据清单进行排序，使同一类的记录集中在一起。数据的分类汇总数据的管理与分析——数据的分类汇总确定数据分类依据的字段，如“部门”，将数据清单按照该字段排序，如“升序”排序。②选择“数据”|“分类汇总”菜单（Excel2003）或单击“数据”选项卡下“分级显示”组中的“分类汇总”按钮

（Excel2013）。创建分类汇总操作步骤12数据的管理与分析——数据的分类汇总打开“分类汇总”对话框，在“分类字段”下拉列表框中选择要进行分类汇总的列标题——在“汇总方式”下拉列表框中选择汇总方式——在“选定汇总项”列表框中选择需要进行汇总的列标题——然后单击“确定”按钮，完成分类汇总。3要取消分类汇总，可打开“分类汇总”对话框，单击“全部删除”按钮。删除分类汇总的同时，Excel会删除与分类汇总一起插入列表中的分级显示。根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。数据透视表数据的管理与分析——数据透视表的插入单击工作表中的任意非空单元格，执行“数据”|“数据透视表和数据透视图…”命令，打开“数据透视表和数据透视图向导”对话框。选择数据源类型和报表类型，然后单击“下一步”按钮，如右图所示。

数据的管理与分析——数据透视表的插入选择数据源类型和报表类型EXCEL2003数据透视表的创建12

在打开下图所示的对话框中选择数据源区域，然后单击“下一步”按钮。数据的管理与分析——数据透视表的插入34在打开的右上图所示对话框中选择数据透视表的显示位置，然后单击“布局”按钮，在打开的“数据透视表和数据透视图——布局”对话框中设计数据透视表布局，数据透视表的布局框架由页字段、行字段、列字段和数据项等要素构成，可以通过需要选择不同的页字段、行字段、列字段，设计出不同结构的数据透视表。设计完成后单击“确定”按钮，如右下图所示。在下图所示对话框中单击“选项”按钮，在打开的“数据透视表选项”对话框中设置数据表名称、格式、数据等选项