会所会议室管理制度

会所会议室管理制度第一章总则

为保证会所会议室的高效使用与管理，提高会议质量与效果，特制定本会议室管理制度。本制度适用于会所内所有会议室的预定、召开及管理活动。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范会议室的使用，保障会议的顺利进行，提高工作效率。

2.会议室使用遵循公平、公正、公开的原则，确保各部门、各单位合理、有序地使用会议室资源。

二、适用范围

1.本制度适用于会所内所有会议室，包括但不限于多功能厅、培训室、洽谈室等。

2.本制度适用于会所内举办的各类会议，包括但不限于工作会议、培训会议、座谈会等。

三、权责划分

1.会议室管理部门负责会议室的预订、安排、设施设备维护及日常管理工作。

2.会议发起人负责会议的筹备、组织、通知及会议纪要的整理。

3.与会人员需遵守会议室管理制度，爱护设施设备，保持会议室整洁。

四、管理制度

1.本制度作为会所内部管理规范，所有相关人员应严格遵守。

2.会议室管理部门有权对违反本制度的行为进行制止，并视情节严重程度给予相应处罚。

3.本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。

五、解释与实施

1.本制度由会所管理部门负责解释。

2.本制度自发布之日起实施，原有相关制度与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，以下详细规定会议的预订、召开及结束流程。

一、会议预订

1.会议发起人需提前向会议室管理部门提交会议申请，填写内容包括：会议主题、预计参会人数、会议日期和时间、所需设施设备等。

2.会议室管理部门在收到申请后，根据会议室使用情况及申请顺序，合理分配会议室资源，并及时通知会议发起人。

3.会议发起人应在收到会议室分配通知后，确认会议时间、地点及相关设施设备，如有变更需及时告知会议室管理部门。

二、会议筹备

1.会议发起人负责准备会议材料，包括会议议程、相关文件、PPT等，并于会议前至少一天将会议材料发送给与会人员。

2.会议发起人应确保会议通知到位，包括会议时间、地点、议程等内容。

3.会议发起人应根据会议性质，提前安排好会议主持人、记录人等角色。

三、会议召开

1.会议开始前，会议室管理部门负责检查会议室设施设备是否正常运行，确保会议室环境整洁。

2.与会人员应按时入场，遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态。

3.会议主持人按照议程主持会议，确保会议内容紧凑、高效。

4.会议记录人负责记录会议内容、决议及待办事项。

四、会议结束

1.会议结束后，会议主持人对会议进行总结，明确会议成果、待办事项及责任人。

2.会议记录人整理会议纪要，并于会议结束后24小时内将会议纪要发送给与会人员。

3.会议发起人负责跟踪会议决议的落实情况，确保各项工作按时完成。

五、会议变更与取消

1.如需变更或取消会议，会议发起人应提前至少半天通知会议室管理部门及与会人员。

2.会议室管理部门根据实际情况调整会议室安排，确保资源合理利用。

3.会议发起人应做好变更或取消会议的沟通工作，确保相关人员及时了解会议变动情况。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议成果的有效转化与执行，对会议纪要的跟踪落实至关重要。以下规定会议纪要的整理、发布、执行及反馈流程。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，内容包括：会议主题、时间、地点、与会人员、讨论事项、决议及待办事项等。

2.会议纪要应简洁明了，突出重点，便于与会人员阅读理解。

3.会议纪要经会议发起人审核确认后，及时发送给与会人员，确保相关人员了解会议内容。

二、会议决议的执行

1.会议纪要中明确的待办事项应明确责任人、完成时限及验收标准。

2.责任人根据会议纪要，制定具体实施计划，并按计划推进工作。

3.会议发起人负责定期检查会议决议的执行情况，对进度滞后或问题进行协调、指导。

三、跟踪与反馈

1.会议发起人应建立会议决议跟踪机制，确保各项工作按时完成。

2.责任人需定期向会议发起人汇报工作进展，对遇到的问题及时沟通、协调。

3.会议室管理部门应定期收集会议纪要执行情况，为会议室使用与管理提供改进依据。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完成后，应由会议室管理部门进行归档，便于日后查阅。

2.会议纪要的归档应按照一定的分类和编号规则进行，确保资料整齐、易于检索。

3.会议纪要的查阅应根据保密级别和权限进行管理，确保信息安全。

五、会议纪要的改进与优化

1.定期对会议纪要的执行情况进行总结，分析存在的问题，提出改进措施。

2.会议发起人应结合实际情况，不断优化会议纪要格式、内容，提高会议纪要的质量和实用性。

3.鼓励与会人员就会议纪要的改进与优化提出建议，共同提高会议管理水平。

第四章会议室管理规定

为保障会议室的高效使用和设施设备的良好状态，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订管理

1.会议室预订采取预约制度，各部门或单位需提前提交会议申请。

2.会议室管理部门应建立预订信息系统，实时更新会议室使用情况，便于预订查询和审批。

3.预订会议室时，需明确会议性质、参会人数、使用时间等信息，以确保会议室资源合理分配。

二、会议室使用规范

1.与会人员应按时参加会议，遵守会议纪律，保持会议室安静、整洁。

2.未经允许，不得随意携带外来设备进入会议室，避免影响会议设施正常运行。

3.会议期间，与会人员应爱护会议室设施设备，如发现问题，及时向会议室管理部门报告。

三、会议室设施设备维护

1.会议室管理部门负责定期检查会议室设施设备，确保设备正常运行。

2.对于故障设备，应立即报修，并及时更换备用设备，以保证会议顺利进行。

3.定期对会议室进行清洁、保养，提升会议室环境品质。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定会议室安全管理制度，确保会议期间人员安全。

2.会议室内应配置必要的安全设施，如消防器材、紧急疏散指示等。

3.会议期间，严禁在会议室吸烟、使用明火，确保消防安全。

五、会议室服务与支持

1.会议室管理部门应为会议提供必要的服务与支持，如会场布置、设备调试、茶水服务等。

2.针对不同会议需求，会议室管理部门应提供个性化服务，提高会议体验。

3.鼓励会议室管理部门收集与会人员意见与建议，持续改进会议室管理服务水平。

六、会议室使用费用管理

1.会议室使用费用应根据会议室类型、使用时间等因素制定，并向各部门或单位公示。

2.会议室管理部门应建立费用结算制度，确保会议室使用费用合理、透明。

3.对于违规使用会议室或损坏设施设备的行为，应按照相关规定收取赔偿费用。

第五章附则

为确保本会议室管理制度的实施与执行，以下规定相关附则：

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本管理制