养老院会议室管理制度

养老院会议室管理制度第一章总则

为确保养老院会议的效率与效果，规范会议流程，加强会议纪要的跟踪落实，以及优化会议室的管理，特制定本会议室管理制度。

一、目的与原则

1.本制度的制定旨在提高养老院内部沟通效率，促进决策的透明度，确保工作计划的顺利实施。

2.会议应遵循高效、务实、民主、集中的原则，注重会议的质量与成效。

二、适用范围

本管理制度适用于养老院各类会议，包括但不限于院长办公会议、部门例会、专题协调会等。

三、会议分类

1.定期会议：按照规定的时间周期召开的会议，如每月的院长办公会议、每周的部门例会等。

2.临时会议：根据工作需要临时召集的会议，如专题协调会、紧急会议等。

四、参会人员

1.会议主持人：负责主持会议，引导讨论，确保会议的顺利进行。

2.与会人员：根据会议主题及职责范围，按时参加相关会议，并积极发表意见。

3.记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，并跟踪落实。

五、会议纪律

1.与会人员应按时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音，不随意离席，不打断他人发言。

3.会议内容属于内部信息，与会人员需保密，不得泄露给无关人员。

六、本管理制度的解释权归养老院院长办公会所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议主持人根据工作需要，确定会议主题、时间、地点、参会人员及会议议程。

2.会议筹备人员负责提前通知与会人员，确保相关人员按时参加。

3.会议主持人需在会前准备相关资料，并将会议议程提前发送给与会人员，以便与会人员做好发言准备。

二、会议召开

1.会议开始时，由会议主持人宣布会议主题、议程及注意事项。

2.与会人员按照会议议程依次发言，其他人需认真聆听，不得随意打断。

3.会议主持人应确保会议讨论充分、有序，避免跑题，确保会议在预定时间内结束。

三、会议决策

1.会议讨论结束后，由会议主持人进行总结，对关键问题进行明确表态。

2.对于需要决策的事项，采取民主集中制原则，充分听取与会人员意见后，由主持人作出决策。

3.会议决策结果应记录在案，并告知与会人员。

四、会议纪要

1.会议期间，记录人需详细记录会议内容，包括会议主题、议程、与会人员发言、决策结果等。

2.会议结束后，记录人应在24小时内整理出会议纪要，经会议主持人审核后，发送给与会人员。

3.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、参会人员、议程、讨论内容、决策结果、任务分配等。

五、会议总结与反馈

1.会议主持人需对本次会议的成效进行评估，总结经验教训，为下次会议提供借鉴。

2.与会人员如有意见或建议，可向会议主持人反馈，共同提高会议质量。

六、会议资料的归档

1.会议结束后，会议筹备人员应将会议纪要、相关资料等整理归档，以备查阅。

2.归档资料包括但不限于：会议通知、会议议程、会议纪要、与会人员签到表、发言稿等。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、任务分配与责任人

1.会议纪要中明确的事项，需指定具体责任人，并明确完成时限。

2.责任人应主动认领任务，对会议决策的执行负责。

3.会议主持人应确保每个任务都有明确的责任人，避免工作悬空。

二、执行监控

1.责任人需定期向会议主持人或相关部门汇报任务进展情况。

2.会议主持人或指定专人负责对会议决策的执行情况进行监控，确保任务按计划推进。

3.对于执行过程中出现的问题，责任人应及时向会议主持人报告，寻求支持与协助。

三、进度反馈

1.责任人需在会议纪要规定的时限内完成所承担的任务，并向会议主持人提交执行报告。

2.会议主持人应定期组织会议，对任务执行情况进行评估，了解整体进展。

3.对于未能按时完成的任务，责任人需说明原因，并制定相应的补救措施。

四、考核与问责

1.会议纪要的执行情况将作为相关人员工作考核的依据。

2.对于执行不力、故意拖延或未完成任务的，将视情况给予责任人相应的处罚。

3.会议主持人应确保问责制度的实施，强化责任意识，提高工作执行力。

五、持续改进

1.通过对会议纪要执行情况的跟踪，总结经验教训，为改进会议管理制度提供依据。

2.定期收集与会人员的意见和建议，优化会议流程，提高会议决策的执行效率。

3.建立长效机制，确保会议纪要的跟踪落实工作持续改进，不断提升管理效能。

第四章会议室管理规定

一、预订与使用

1.会议室使用需提前预订，预订者需向会议室管理部门提交使用申请，包括会议时间、参会人数、所需设备等。

2.会议室管理部门根据申请进行合理安排，确保会议资源得到有效利用。

3.会议室使用期间，预订者需负责维护秩序，确保会议室内设施完好。

二、设施与设备

1.会议室应配备必要的设施和设备，如投影仪、音响、白板、无线网络等。

2.使用者需妥善使用会议室内的设施和设备，如有损坏，应照价赔偿。

3.会议室管理部门定期检查和维护设施设备，确保其正常运行。

三、环境与卫生

1.会议室应保持整洁、安静，禁止在会议室内吸烟、进食。

2.会议结束后，使用者应负责清理会议室，恢复原状。

3.会议室管理部门定期进行卫生清洁，确保会议室环境良好。

四、安全与保密

1.会议室使用者需遵守养老院的安全规定，不得私拉乱接电源，确保消防通道畅通。

2.会议室内禁止存放涉密文件，使用者需妥善保管会议资料，防止泄露。

3.会议室管理部门加强安全巡查，发现问题及时处理。

五、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，会议室管理部门有权进行制止，并视情节给予相应处罚。

2.会议室使用者应积极配合管理部门的管理工作，共同维护会议室的正常使用秩序。

3.会议室管理部门定期总结管理经验，不断优化管理规定，提升服务水平。

六、开放时间

1.会议室的开放时间根据养老院工作安排而定，由会议室管理部门提前公告。

2.特殊情况下，会议室管理部门可根据实际需求调整开放时间，并及时通知相关人员。

第五章附则

一、本管理制度自发布