河钢股份会议管理制度

河钢股份会议管理制度第一章总则

一、目的

为确保河钢股份公司（以下简称“公司”）会议的规范化、高效化，明确会议流程及管理要求，提高决策效率，特制定本会议管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司董事会、监事会、总经理办公会、专题会等各类会议的管理。

三、基本原则

1.会议应遵循高效、务实、节俭、民主的原则。

2.会议议题应具有决策性、前瞻性、指导性和紧迫性。

3.会议应充分发扬民主，尊重不同意见，确保决策的科学性。

四、会议分类

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期和议程召开的会议。

2.临时会议：根据工作需要，临时决定召开的会议。

五、会议组织

1.会议的召集、主持、记录、督办等工作由公司办公室负责。

2.会议的组织、筹备、通知等工作由各部门协助完成。

六、参会人员

1.与会议议题相关的公司领导、部门负责人及有关人员应参加会议。

2.特殊情况下，可邀请外部专家、顾问参加会议。

七、保密原则

1.会议讨论的内容、决议等涉及公司商业秘密的，参会人员应严格保密。

2.会议纪要、资料等文件应妥善保管，防止泄露。

八、制度修订

本制度由公司办公室负责解释和修订，报公司董事会审批后实施。

九、生效时间

本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议召集人根据公司工作需要，明确会议主题和议题，确保议题具有针对性和可行性。

2.制定会议议程：会议召集人制定会议议程，明确会议讨论的重点、顺序和时间安排。

3.通知参会人员：会议组织者提前通知参会人员，包括会议时间、地点、议程等，并提供相关背景资料。

4.准备会议材料：会议组织者收集、整理与议题相关的资料，制作会议材料，并在会前分发至参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，会议组织者统计参会人员名单。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议讨论：按照议程逐项进行讨论，各参会人员充分发表意见，会议主持人确保讨论有序进行。

4.形成决议：会议主持人总结讨论意见，形成决议，并对重大事项进行表决。

5.会议记录：指定专人负责记录会议讨论过程、决议等内容。

三、会议总结

1.会议主持人对会议成果进行总结，强调会议决议的执行和落实。

2.分发会议纪要：会议纪要应包括会议时间、地点、议程、讨论内容、决议等，并在会议结束后尽快整理、分发至参会人员。

3.提醒参会人员关注会议纪要，确保对会议决议的准确理解和执行。

四、会议决议执行

1.各部门按照会议决议要求，制定具体实施方案，明确责任人和完成时限。

2.会议组织者对会议决议的执行情况进行跟踪督促，确保决议落到实处。

3.对于重大事项，会议组织者应定期向公司领导汇报进展情况。

五、会议反馈

1.参会人员对会议组织、议题讨论、决议执行等方面提出意见和建议。

2.会议组织者收集、整理反馈意见，不断优化会议流程，提高会议效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要初稿应提交给会议主持人审核，会议主持人对纪要内容进行修改、补充。

3.审核通过的会议纪要，由会议组织者以书面形式发放给所有参会人员及相关部门。

二、会议决议的分解与责任落实

1.会议组织者根据会议纪要，将决议事项分解为具体工作任务，明确责任部门、责任人和完成时限。

2.各责任部门应对照会议纪要，制定详细的执行计划，并报公司办公室备案。

3.会议组织者定期对会议决议的执行情况进行检查，确保各部门按计划推进。

三、会议决议的跟踪督促

1.公司办公室设立专门的会议决议跟踪督促岗位，负责对会议决议的执行情况进行监督。

2.跟踪督促人员通过现场检查、询问、查阅资料等方式，了解决议执行情况，及时发现问题。

3.对于执行进度滞后或遇到困难的事项，跟踪督促人员应及时上报公司领导，并提出解决建议。

四、会议决议的反馈与评估

1.各责任部门在完成会议决议事项后，应及时向公司办公室反馈执行结果。

2.公司办公室对会议决议的执行情况进行汇总，形成评估报告，报公司领导审阅。

3.根据评估结果，对会议决议执行情况进行奖惩，激励各部门提高执行效率。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要经审核通过后，由公司办公室负责归档，确保资料的安全、完整。

2.公司员工有权查阅会议纪要，了解公司决策过程和会议内容。

3.公司办公室应提供便捷的查阅渠道，如电子文档、纸质文件等，以满足不同员工的查阅需求。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向公司办公室提出申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.公司办公室根据会议室使用情况，合理安排会议时间，确保会议室资源得到充分利用。

3.如遇特殊情况，会议组织者可临时调整会议室预订，需提前通知公司办公室。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型、参会人数等因素进行合理配置。

2.会议桌椅、话筒、投影仪等基本设备应保持完好，确保会议顺利进行。

3.会议组织者可根据需要，提前布置会议室，如摆放名牌、准备会议材料等。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由公司办公室负责维护、管理，确保设备正常运行。

2.会议组织者在使用会议室设备时，应遵循操作规程，防止设备损坏。

3.如发现设备故障，会议组织者应及时报告公司办公室，由专业人员维修。

四、会议室环境卫生

1.会议室应保持整洁、卫生，禁止在会议室内吸烟、进食。

2.会议结束后，会议组织者应负责清理会议室，将废弃物品投入指定垃圾桶。

3.公司办公室定期对会议室进行清洁、消毒，确保会议环境良好。

五、会议室安全与保密

1.会议室应设置门禁系统，严格控制进出人员。

2.会议期间，禁止无关人员进入会议室，确保会议内容保密。

3.会议组织者应加强对会议资料的保管，防止泄露公司机密。

六、会议室使用费用

1.会议室使用费用由公司承担，会议组织者无需支付额外费用。

2.如因特殊情况需要使用外部会议室，会议组织者需提前报批，并按照公司规定承担相应费用。

七、会议室管理制度的监督与改进

1.公司办公室负责对会议室管理制度的执行情况进行监督，发现问题及时整改。

2.鼓励员工对会议室管理工作提出意见和建议，不断优化会议室管理流程，提高使用效率。

第五章附则

一、本制度的解释权归河钢股份公司办