品牌会议策划管理制度

品牌会议策划管理制度第一章总则

为确保品牌会议的策划与实施工作高效、规范，提升会议质量与效果，特制定本管理制度。本制度适用于公司内部所有品牌相关会议的策划、组织、实施及评估工作。

一、目的与原则

1.本管理制度旨在明确会议策划与管理的流程、规范及要求，提高工作效率，降低沟通成本，确保会议目标的达成。

2.会议策划与管理应遵循以下原则：

（1）目标明确：明确会议目的、议题和预期成果，确保会议的有效性和针对性；

（2）计划周密：制定详细的会议计划，包括时间、地点、议程、参会人员等，确保会议的顺利进行；

（3）组织有序：合理分配会议资源，确保会议的组织、实施和跟踪工作有序进行；

（4）沟通有效：加强会前、会中和会后的沟通与协作，确保信息的准确传达和问题的及时解决；

（5）持续改进：总结会议策划与管理的经验教训，不断优化流程，提高会议质量。

二、适用范围

1.本管理制度适用于公司内部所有品牌相关会议，包括但不限于以下类型：

（1）品牌战略规划会议；

（2）品牌市场营销会议；

（3）品牌产品研发会议；

（4）品牌合作伙伴会议；

（5）其他与品牌相关的临时性会议。

2.本管理制度不适用于公司内部日常行政会议、部门例会等非品牌相关会议。

三、责任与权限

1.品牌部门为会议策划与管理的主体部门，负责组织、协调、监督和评估会议的策划与实施工作。

2.各相关部门应积极配合品牌部门，履行以下职责：

（1）提供会议所需资料和信息；

（2）参与会议策划和筹备工作；

（3）按时参加会议，并积极参与讨论；

（4）落实会议决议，按时提交相关报告。

3.品牌部门负责人对会议策划与管理工作负总责，负责审批会议计划、议程和会议纪要等。

4.各参会人员应严格遵守会议纪律，按时参加会议，积极参与讨论，并对会议决议的执行负责。

四、会议类别与周期

1.品牌会议分为定期会议和临时会议。

2.定期会议的周期如下：

（1）品牌战略规划会议：每半年召开一次；

（2）品牌市场营销会议：每季度召开一次；

（3）品牌产品研发会议：每月召开一次；

（4）品牌合作伙伴会议：根据合作需求适时召开。

3.临时会议根据实际工作需要，由品牌部门负责人或相关部门提出申请，经审批后召开。

五、本管理制度的解释权归品牌部门所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和完善。本管理制度自发布之日起实施，如有变更，应及时通知相关部门和人员。各部门应严格遵守本管理制度，共同推进品牌会议策划与管理工作的规范化、高效化。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议目的和议题：明确会议需要解决的问题、目标和预期成果，为会议的召开提供明确的方向。

2.制定会议计划：包括会议时间、地点、议程、参会人员、预计时长等，确保会议的顺利进行。

（1）会议时间：避开节假日和重要活动，选择对参会人员影响较小的时间段；

（2）会议地点：根据参会人数和会议性质选择合适的会议室，确保场地设施满足需求；

（3）议程安排：合理规划会议议题和讨论时间，避免议题过于紧凑或松散；

（4）参会人员：明确各参会人员的职责和角色，确保关键人员参会。

3.发送会议通知：在会议召开前，将会议计划、议程等相关信息发送给参会人员，以便他们提前做好准备。

二、会前准备

1.会议资料准备：收集、整理与会议议题相关的资料，制作会议手册，确保参会人员能够了解背景信息。

2.会议设备检查：提前检查会议室的音响、投影仪、白板等设备，确保设备正常运行。

3.会场布置：根据会议性质和参会人数，布置合适的座位，设置签到台、茶歇区等。

三、会议召开

1.会议签到：参会人员到达会场后进行签到，确认参会人员到齐。

2.会议主持人开场：介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目标，引导参会人员积极参与。

3.各议题讨论：按照议程安排，逐一讨论议题，鼓励参会人员发表观点，充分讨论。

4.会议记录：指定专人负责记录会议讨论内容、关键观点和决策结果。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论成果进行总结，明确会议决议和下一步行动计划。

2.分配任务：根据会议决议，明确各相关部门和人员的职责，确保会议决议的落实。

3.会议纪要：整理会议记录，形成会议纪要，包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决议和下一步行动计划等。

五、会后工作

1.会议纪要分发：将会议纪要发送给各参会人员，以便他们了解会议内容和决议。

2.任务跟踪：指定专人负责跟踪会议决议的执行情况，确保各项任务按时完成。

3.反馈与评估：收集参会人员对会议效果和流程的意见和建议，不断优化会议策划与组织工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议结束后，由指定的会议记录人负责整理会议内容，编制会议纪要。

2.会议纪要应包括以下内容：

-会议基本信息：时间、地点、主持人、参会人员；

-会议议程：各议题的讨论摘要、关键决策点；

-决策与行动计划：明确的决策结果、责任分配及完成时间表；

-其他事项：会上的重要建议、待解决的问题等。

3.会议纪要编制完成后，需提交给会议主持人或品牌部门负责人审批，确保纪要内容的准确性和完整性。

二、会议纪要的分发与通知

1.审批通过的会议纪要应及时通过电子邮件或公司内部通讯系统分发给所有参会人员及相关部门。

2.分发会议纪要时应附上明确的通知，强调会议决议的重要性和执行要求。

三、任务跟踪与监督

1.品牌部门应指派专人负责跟踪会议纪要中明确的各项任务执行情况。

2.跟踪内容包括但不限于：

-任务进度：定期更新任务完成情况，确保按计划推进；

-遇到的问题：记录在执行过程中遇到的问题和挑战，及时协调资源解决；

-风险预警：对于可能影响任务完成的因素，提前预警并制定应对措施。

3.定期召开进度会议，对任务执行情况进行评估和讨论，确保决议的有效落实。

四、反馈与改进

1.鼓励参会人员对会议纪要的执行情况提供反馈，包括执行过程中的问题和改进建议。

2.定期收集反馈信息，对会议策划和执行流程进行评估和优化。

3.根据反馈和执行情况，调整会议纪要中的行动计划，确保目标的达成。

五、责任追究与激励机制

1.对于未按会议纪要执行或执行不力的部门和个人，应追究责任，并视情况给予相应的处罚。

2.建立激励机制，对于积极执行会议决议并取得显著成效的部门和个人，给予表彰和奖励，以提高团队的积极性和执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括以下信息：会议主题、时间、预计参会人数、所需设备等。

3.行政管理部门根据预订申请，合理安排会议室，并在会议前确认会议室准备就绪。

二、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境整洁。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或将其调至静音模式，避免影响会议进行。

3.会议室内设备使用完毕后，应关闭电源，确保设备处于安全状态。

三、会议室设备管理

1.定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.如遇设备故障，及时报修，并记录故障原因和处理过程。

3.配备必要的会议设备操作人员，为会议提供技术支持。

四、会议室安全保障

1.会议室应配备消防设施，确保消防安全。

2.会议室内严禁存放易燃、易爆物品。

3.定期进行安全检查，消除安全隐患。

五、会议室环境卫生

1.定期对会议室进行清洁、消毒，保持室内空气质量。

2.会议室内摆放绿植，提升室内环境。

3.会议室使用后，及时清理垃圾，保持环境卫生。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，将视情节给予相应处罚。

2.造成的设备损坏或遗失，应照价赔偿。

3.加强对违规行为的宣传教育，提高员工遵守会议室管理规定的意识。

遵循以上会议室管理规定，有助于为品牌会议提供良好的环境，确保会议的顺利进行。各部门应共同维护会议室秩序，提高会议效率。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，如有变更，将及时通知相关部门和人员。

二、本管理制度作为公司内部品牌会议策