富士康会议管理制度

富士康会议管理制度富士康会议管理制度

第一章总则

第一条目的

为保证富士康会议的效率与效果，规范会议的组织与管理，提高决策品质，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于富士康公司各级单位、部门及项目组的各类会议管理。

第三条会议分类

（一）例行会议：定期召开，如周例会、月例会等。

（二）专题会议：针对特定主题或问题召开的会议。

（三）临时会议：因工作需要临时召开的会议。

第四条会议原则

（一）务实高效：会议应注重实际效果，禁止形式主义。

（二）充分准备：会议召开前，应做好充分准备，明确议题、议程、参会人员等。

（三）及时反馈：会议结束后，应将会议纪要及时传达给相关人员，并跟踪落实。

第五条会议组织

（一）会议主持人：负责会议的组织、主持和总结。

（二）会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要。

（三）参会人员：按时参加各类会议，积极参与讨论，遵守会议纪律。

第六条会议纪律

（一）参会人员应准时到场，如有特殊情况需提前请假。

（二）会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态，不得随意离场。

（三）会议内容应保密，不得泄露给无关人员。

第七条本制度的解释权归富士康公司所有，自颁布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议主题，确保会议的针对性和实效性。

2.制定会议议程：列出会议主要议题，明确讨论重点，合理分配时间。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关人员参会，并提前通知。

4.预约会议室：根据参会人数、会议时间等需求，预约合适的会议室。

5.准备会议材料：收集与会议主题相关的资料，制作会议PPT、报告等。

二、会议通知

1.发布会议通知：通过邮件、电话、即时通讯等方式，将会议时间、地点、议程等信息通知参会人员。

2.确认参会人员：要求参会人员在收到会议通知后，及时回复确认是否能参加会议。

3.变更通知：如有特殊情况需变更会议时间、地点等，应提前通知参会人员。

三、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人开场：主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和要求。

3.按议程进行讨论：依次讨论会议议程中的各个议题，鼓励参会人员积极发言、建言献策。

4.会议总结：主持人对会议讨论情况进行总结，对未解决的问题提出解决方案和下一步工作计划。

四、会议记录

1.记录会议内容：会议记录人应详细记录会议讨论情况、主要观点、决策结果等。

2.形成会议纪要：整理会议记录，形成会议纪要，并在会议结束后的一定时间内发送给参会人员。

五、会议跟踪

1.落实会议决策：各部门、单位应根据会议纪要，及时跟进、落实会议决策。

2.反馈落实情况：会议组织者应定期收集会议决策的落实情况，并向相关人员报告。

3.评估会议效果：根据会议决策的落实情况和参会人员的反馈，评估会议效果，为下一次会议提供改进方向。

六、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与。

2.会议记录人负责整理会议纪要，并在规定时间内发送给相关人员。

3.会议组织者对会议进行总结，分析会议的优点和不足，为今后会议的组织提供借鉴。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应详细记录会议的时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题及决策结果等内容。

2.会议记录人应在会议结束后的一定工作日内完成会议纪要的整理工作。

3.会议纪要由会议主持人审核无误后，通过公司内部通讯系统或邮件等方式发送给所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的阅读与确认

1.各参会人员应在收到会议纪要后的一定工作日内进行阅读，并对纪要内容进行确认。

2.如有对会议纪要内容有异议或补充意见，应在规定时间内向会议记录人提出，并说明理由。

三、会议决策的落实与执行

1.各责任部门和单位应根据会议纪要中的决策内容，制定具体的执行计划，并明确责任人。

2.责任人应按计划推进决策的落实，确保工作进度与会议纪要要求相符。

3.会议组织者应对决策落实情况进行定期检查，督促责任人按期完成工作任务。

四、会议决策的反馈与评估

1.各责任部门和单位在决策落实过程中，应定期向上级领导和会议组织者汇报工作进展。

2.会议组织者根据反馈情况，对决策落实的进度、质量和效果进行评估。

3.对于未能按期完成的决策，会议组织者应分析原因，制定改进措施，并在下一次会议中进行通报。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要作为公司重要文件，应由专人负责归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.会议纪要的归档应遵循公司档案管理规定，便于今后查阅和利用。

3.对于涉及公司机密信息的会议纪要，应严格按照公司保密规定进行管理，防止泄露。

六、持续改进

1.会议组织者应定期收集和分析会议纪要的落实情况，总结经验教训，为今后会议的组织和管理提供改进方向。

2.根据实际工作需要，对会议管理制度进行不断完善，提高会议效率和决策品质。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定的会议室管理人员提交申请。

2.申请内容应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等，以便安排合适的会议室。

3.预订成功后，会议组织者应遵守预订时间，如有变动，需提前通知会议室管理人员。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理规划，确保会议环境舒适、便于交流。

2.布置内容包括座位安排、投影设备、音响系统、白板等，以满足会议需求。

3.会议室管理人员应定期检查设备状况，确保会议设施的正常使用。

三、会议室使用

1.会议期间，参会人员应遵守会议室使用规定，保持安静、整洁。

2.严禁在会议室吸烟、进食，不得损坏会议室设施。

3.会议结束后，会议组织者应负责将会议室恢复原状，关闭电源、水源等。

四、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责管理和维护，确保设备处于良好状态。

2.会议组织者在使用设备前，应确保已掌握设备操作方法，如有疑问，及时向管理人员咨询。

3.若设备在使用过程中出现故障，应立即报告给会议室管理人员，以便及时维修。

五、会议室卫生与安全

1.会议室应保持干净整洁，定期进行卫生打扫。

2.会议室管理人员应确保消防设施、安全通道等安全设施的正常使用。

3.会议期间，如遇紧急情况，会议组织者应立即启动应急预案，确保人员安全。

六、会议室的维护与升级

1.定期对会议室进行维护，包括设施维修、设备更新等，以适应公司发展需求。

2.会议室管理人员应关注新技术、新产品在会议领域的应用，适时提出会议室升级方案。

3.升级方案经审批通过后，由会议室管理人员负责实施，提高会议室的使用效