ISO∕IEC 42001-2023人工智能管理体系之3：“4 组织环境-4.3 确定人工智能管理体系的范围”解读、实施流程和风险描述(雷泽佳编制-2024)

“4组织环境——4.3确定人工智能管理体系的范围”解读、实施流程和风险描述ISO∕IEC42001-2023人工智能管理体系之3：“4组织环境——4.3确定人工智能管理体系的范围”解读、实施流程和风险描述(雷泽佳编制，2024年9月)第1部分：“4.3确定人工智能管理体系的范围”解读“4.3确定人工智能管理体系的范围”条文“4.3确定人工智能管理体系的范围”标准条文解读4.3确定人工智能管理体系的范围确定人工智能管理体系的范围的意义提高管理效率：通过明确人工智能管理体系的范围和边界，组织可以更加有针对性地制定和实施管理策略和措施。这有助于避免资源的浪费和重复劳动，提高管理效率和质量；增强风险应对能力：确定范围还有助于组织更好地识别和管理与人工智能相关的风险。通过明确哪些领域或环节可能受到风险的影响，组织可以采取相应的预防和应对措施，降低潜在损失；促进持续改进：人工智能管理体系是一个持续改进的过程。通过定期评估和调整人工智能管理体系的范围和边界，组织可以确保其始终与组织的发展目标和外部环境保持同步，推动人工智能技术的健康、可持续发展。组织应确定人工智能管理体系的边界和适用性，以确定其范围。理解人工智能管理体系的范围与边界确定确定人工智能管理体系的边界；边界的涵义：边界在人工智能管理体系（人工智能管理体系）中指的是人工智能管理体系所管辖和控制的特定范围或领域。它界定了哪些人工智能活动、系统、流程、服务、数据和人员等将受到人工智能管理体系的规范和指导，同时也明确了人工智能管理体系的管辖范围之外的内容。组织应清晰地界定人工智能管理体系所涵盖的具体领域或项目。这包括哪些人工智能系统、应用或服务将纳入人工智能管理体系之中，以及它们之间的关联和界限。通过明确边界，组织可以确保人工智能管理体系的实施不会超出预定范围，从而保持管理的有效性和可控性；界定边界的步骤与方法。边界的界定应基于组织的战略目标、业务需求以及法律法规的要求。具体而言，组织可以通过以下步骤来界定边界：明确战略目标：首先，组织需要清晰定义其战略目标和业务愿景，这有助于确定哪些人工智能活动是核心和关键的；评估业务需求：分析当前和未来的业务需求，识别出需要人工智能技术支持的关键领域和流程；考虑法律与合规性：考虑相关的法律法规要求，确保人工智能管理体系的边界符合法律框架；沟通与协作：与内部利益相关者（如IT部门、业务部门、法务部门等）进行沟通，确保边界的界定得到广泛认可和支持。确定人工智能管理体系的适用性。适用性涵义：指人工智能管理体系对组织内部人工智能活动的适用程度和有效性。它评估人工智能管理体系是否能够有效地满足组织的实际需求，解决存在的问题，并推动人工智能技术的健康发展；评估适用性的关键因素。适用性的评估应基于组织的特定环境、资源和技术能力。以下是一些评估适用性的关键因素：组织文化与技术能力：人工智能管理体系的适用性首先取决于组织是否具备实施该体系所需的技术能力和文化背景。组织应评估其员工的技术水平、对人工智能的认知程度以及是否愿意接受新的人工智能管理体系；资源投入：实施人工智能管理体系需要一定的人力、物力和财力投入。组织应评估其是否有足够的资源来支持人工智能管理体系的建立和运行；业务匹配度：人工智能管理体系应与组织的主要业务活动紧密相关，以确保其能够真正发挥作用。组织应评估人工智能管理体系是否与其核心业务领域相匹配。开展适用性的评估；需求分析：进行全面的需求分析，对组织内部现有的人工智能应用、技术、过程以及外部环境（如法律法规、行业标准等）的全面考察，判断人工智能管理体系是否符合实际需求，是否能够有效应对潜在的风险和挑战；体系匹配度：分析人工智能管理体系与组织内部人工智能活动的匹配程度，包括体系的覆盖范围、流程控制、风险管理等方面是否能够满足实际需求。组织应根据以下内容确定人工智能管理体系的范围：——4.1提及的内部和外部因素；——4.2提及的要求。理解组织环境对人工智能管理体系范围的影响；确定人工智能管理体系的范围时，应考虑“4.1理解组织及其环境”中提及的内部和外部因素。这些因素不仅涉及组织自身的资源、能力、治理结构，还包括外部的法律法规、市场环境、技术趋势等。内部因素：包括组织的战略目标、业务结构、资源配置、技术能力、文化氛围等。这些因素直接影响人工智能管理体系的设计和实施方式。例如，一个技术导向型组织可能更倾向于在人工智能管理体系中强调技术创新和研发能力；外部因素：涵盖法律法规要求、行业标准、市场竞争态势、技术进步等。这些因素要求组织在建立人工智能管理体系时，必须确保合规性，同时紧跟市场和技术发展趋势，保持竞争力。相关方需求和期望对人工智能管理体系范围的指导；“4.2理解相关方的需求和期望”提及的要求是确定人工智能管理体系范围的另一重要依据。相关方包括客户、员工、供应商、监管机构、投资者等，他们的需求和期望对组织具有重要影响。客户需求：客户对人工智能产品或服务的需求直接影响组织在人工智能管理体系中的投入方向。例如，如果客户高度关注数据安全和隐私保护，组织就需要在人工智能管理体系中加强这方面的规定和执行力度；员工期望：员工对工作环境、职业发展、工作生活平衡等方面的期望也是组织必须考虑的因素。一个完善的人工智能管理体系应能够满足员工的合理期望，提高员工的工作满意度和忠诚度；监管要求：监管机构对人工智能技术的监管要求日益严格，组织必须确保人工智能管理体系符合相关法律法规和标准的要求，避免因违规而面临法律风险和声誉损失；投资者偏好：投资者的偏好和期望对组织的发展方向和战略决策具有重要影响。一个关注可持续发展和社会责任的投资者可能会更倾向于支持那些在人工智能领域具有明确道德准则和负责任行为的组织。组织应4.1提及的内部和外部因素和4.24.2提及的要求来确定人工智能管理体系的范围。组织在确定人工智能管理体系范围时，应全面评估内外部因素，确保人工智能管理体系既符合组织实际情况，又能适应外部环境变化，提高人工智能管理体系的有效性和适应性；组织在确定人工智能管理体系范围时，应充分考虑相关方的需求和期望，准确地把握市场需求和趋势，确保人工智能管理体系能够满足各方的合理诉求，实现多方共赢，提高人工智能管理体系的针对性和有效性。范围应作为成文信息可获取。成文信息的重要性：人工智能管理体系的范围是组织根据其业务需求、战略目标及相关方的要求而界定的，是体系运行的基础；成文信息（如文件、记录等）具有正式性、可追溯性和权威性，能够清晰地界定人工智能管理体系的范围，为体系的运行提供指导。可获取性的含义：成文信息应被妥善保存，并易于被组织内部的相关人员（如管理者、员工、审核员等）及外部相关方（如客户、监管机构等）访问和查阅；可获取性不仅指物理上的可访问性（如文件存放在易于找到的位置），还包括信息格式和媒介的适宜性（如电子文档、纸质文档等），以确保信息能够被各类用户方便地获取和理解。人工智能管理体系范围的具体内容：范围应明确界定人工智能管理体系所覆盖的过程、活动、产品和服务；可能包括但不限于人工智能系统的设计、开发、部署、运行、监视、审核和持续改进等全生命周期过程；范围还可能涉及人工智能技术的具体应用领域（如自然语言处理、计算机视觉、机器学习等）以及与之相关的数据安全、隐私保护、伦理合规等方面。确保成文信息的可获取性。制定并执行文件管理程序，确保人工智能管理体系范围的成文信息得到妥善保存和及时更新；提供多种信息获取渠道（如内部网络、文件服务器、纸质文件柜等），以满足不同用户的需求；对相关人员进行培训，提高他们对人工智能管理体系范围的理解和认识，促进信息的有效传递和利用。人工智能管理体系的范围应根据本文件对人工智能管理体系、领导、策划、支持、运行、绩效评价、改进、控制和目标的要求确定组织的活动。ISO∕IEC42001-2023依据《人工智能管理体系》标准要求确定组织活动：基于标准要求；组织在界定AI人工智能管理体系范围时，必须以ISO/IEC42001-2023标准为依据，确保所确定的范围符合标准的各项要求；这要求组织深入理解标准的每一项条款，明确各项管理要素的具体含义和实施要求。全面覆盖关键活动；组织活动应涵盖从领导决策到运行维护，从绩效评价到持续改进的全过程（见《附件A：组织的人工智能管理体系管理活动清单》）；这包括明确AI战略方向、制定详细实施计划、提供必要资源支持、监视AI系统运行状况、定期评估绩效指标、及时识别并改进问题等多个方面。附件A：组织的人工智能管理体系管理活动清单人工智能管理体系要素体系要素对应的确定组织的活动组织环境分析组织的内外部环境，包括法律法规、市场动态、技术进步等理解相关方的需求和期望领导确定组织的人工智能愿景、使命和价值观制定并发布人工智能管理体系的方针和目标分配职责和权限，确保人工智能管理体系的有效运行提供资源支持人工智能的建立、实施、保持和持续改进策划进行风险评估，确定人工智能相关的潜在风险和机遇制定风险应对策略和机遇利用计划规划人工智能系统的开发、实施、运行和维护策略确立人工智能管理体系的过程和程序支持提供培训和教育，确保员工具备实施人工智能管理体系所需的知识和技能维护和更新人工智能相关的技术文档和标准确保获取和维护必要的技术和资源来支持人工智能系统的运行和维护运行开发和部署人工智能系统，确保其符合组织人工智能管理方针和目标监视人工智能系统的性能和稳定性，确保符合既定的标准和要求记录和报告人工智能系统的关键活动、异常和事件绩效评价定期进行绩效评价和审核，确保人工智能管理体系的有效性监视和评价人工智能系统的关键绩效指标（KPIs）收集和分析用户反馈，评估人工智能系统的用户满意度和效果改进根据绩效评价和审核结果，制定并实施改进计划鼓励员工提出改进建议，并积极参与改进活动控制目标设定明确、可量化的控制目标，以确保人工智能系统的合规性、安全性、有效性和可持续性定期监视和评价控制目标的达成情况，并采取必要的纠正和预防措施控制实施必要的控制措施，如访问控制、变更管理、数据保护等，以确保人工智能系统的安全性和合规性管理对人工智能系统的访问权限，确保只有授权人员才能访问系统定期评审和更新控制措施，以应对新的风险和威胁精细划分组织活动。在确定范围时，组织需要对各项活动进行精细划分，明确各项活动的责任主体、执行流程、输入输出要求等关键要素；这有助于组织实现管理活动的标准化、流程化和规范化，提高管理效率和效果。第2部分：“4.3确定人工智能管理体系的范围”流程控制表一级流程二级流程三级流程流程节点控制要点期望输出通过界定确定人工智能管理体系的边界和适用性来确定人工智能管理体系范围理解组织环境分析内部和外部因素识别并评估组织内部因素（如战略目标、业务结构、技术能力）识别并评估组织外部因素（如法律法规、市场趋势）内外部因素分析报告确定人工智能管理体系边界明确人工智能管理体系涵盖领域和具体项目确定哪些AI活动、系统、流程、服务、数据和人员将纳入人工智能管理体系界定人工智能管理体系的边界，避免管理范围过大或过小人工智能管理体系边界定义文档评估人工智能管理体系适用性评估组织文化与技术能力、资源投入和业务匹配度评估组织是否具备实施AI人工智能管理体系所需的技术能力和文化背景评估组织是否有足够资源支持人工智能管理体系运行分析人工智能管理体系与组织主要业务活动的匹配度人工智能管理体系适用性评估报告根据内部和外部因素和相关方要求确定范围分析4.1提及的内部和外部因素对照标准要求分析内外部因素确保人工智能管理体系范围符合组织的战略目标和业务需求确保人工智能管理体系符合外部法律法规和行业标准要求范围定义符合标准的文档整合4.2提及的相关方需求和期望综合考虑客户、员工、监管机构等的要求和期望确保人工智能管理体系范围能够响应客户对AI产品或服务的需求满足员工对工作环境和职业发展的期望符合监管机构的合规性要求相关方需求和期望整合报告生成范围应作为成文信息并可获取编写范围定义文档明确人工智能管理体系的边界、适用性和范围详细记录人工智能管理体系的范围、边界和具体涵盖内容确保文档清晰、准确，易于理解和获取成文信息范围定义文档确保成文信息的可获取性制定并执行文件管理程序制定文件管理程序，确保范围定义文档的妥善保存和更新提供多种信息获取渠道，如内部网络、文件服务器等成文信息管理程序及访问指南确定组织活动对照标准要求分析人工智能管理体系活动识别关键管理活动并明确责任主体识别人工智能管理体系涉及的关键活动，如领导决策、资源分配、运行维护等明确各项活动的责任主体和执行流程人工智能管理体系活动清单及责任分配文档制定详细活动计划制定活动执行计划、输入输出要求和监控措施为每项关键活动制定详细的执行计划和时间表明确活动的输入输出要求及监控指标确保计划的可执行性和有效性详细活动执行计划及监控措施文档第3部分：“4.3确定人工智能管理体系的范围”过程风险清单过程名称风险描述（风险源及流程运行可能发生什么并产生什么后果或对实现业务流程目标带来什么影响）确定人工智能管理体系边界和适用性

风险源：对内外部因素评估不足；-风险描述：未充分识别和分析内部（如组织资源、技术能力）和外部（如法律法规、市场竞争）因素，可能导致确定的范围不准确，无法有效覆盖关键的人工智能管理活动，进而影响体系的有效性和合规性。风险源：范围界定不清晰。-风险描述：人工智能管理体系的边界和适用性界定模糊，可能导致体系实施过程中的职责不明确，资源分配不合理，进而影响体系的运行效率和目标实现。根据内外部因素确定范围风险源：内外部因素变化未及时更新；-风险描述：未定期监测和评估内外部因素的变化（如政策调整、技术革新），可能导致体系范围过时，无法适应新的环境和要求，进而影响体系的适应性和有效性。风险源：因素识别不全面。-风险