机关公文处理手册

机关公文处理手册TOC\o"1-2"\h\u10879第1章公文处理概述 4287191.1公文处理基本原则 486831.1.1合法性原则：公文处理应依法依规进行，保证公文内容符合国家法律法规及的路线方针政策。 494051.1.2准确性原则：公文内容应真实、准确、完整，反映事物的本来面目，避免虚假和误导。 4130241.1.3及时性原则：公文处理应迅速、高效，保证公文在规定时间内完成拟稿、审核、签发、送达等环节。 4267841.1.4安全性原则：公文处理过程中应保证信息安全，防止泄露国家秘密和工作秘密。 4315141.1.5精简性原则：公文应简洁明了，注重实效，严格控制公文数量和篇幅。 4276301.2公文处理流程与要求 457251.2.1拟稿 4325741.2.2审核 4120931.2.3签发 5137671.2.4印发 569801.2.5归档 524161.2.6其他要求 51331第2章公文种类与格式 562762.1公文种类 5323732.2公文格式规范 645822.3公文版头、版记及正文格式 6227792.3.1版头 6194432.3.2版记 6299742.3.3正文 69084第3章公文拟制与审核 7192143.1公文拟制要求 7275123.1.1文稿结构 7303433.1.2文字表述 7152013.1.3公文格式 7312183.1.4引用依据 764853.2公文审核要点 7252403.2.1行文理由 798483.2.2内容准确性 8312443.2.3行文程序 8264083.2.4文字表述 8225223.2.5公文格式 8199663.3公文签发程序 8326943.3.1拟制单位负责人审核 8101653.3.2上报审批 8202123.3.3签发 8141903.3.4印制和分发 828561第4章公文收文处理 835584.1收文登记与分类 8195434.1.1收文登记 8152654.1.2收文分类 9187164.2收文审核与承办 9156324.2.1收文审核 9165644.2.2收文承办 9146504.3收文归档与保管 980704.3.1收文归档 9118964.3.2收文保管 1026572第5章公文发文处理 10179855.1发文拟稿与审核 1053135.1.1拟稿原则 1041185.1.2拟稿程序 10154325.1.3审核要求 1094865.2发文签发与编号 1127765.2.1签发程序 111535.2.2编号规则 11214195.3发文印制与分发 111055.3.1印制要求 11326425.3.2分发程序 1119627第6章公文传输与保密 11139566.1公文传输渠道与方式 11130396.1.1公文传输渠道 11179116.1.2公文传输方式 1144696.2公文传输保密措施 1222806.2.1物理保密措施 1276086.2.2技术保密措施 1248666.2.3管理保密措施 12267266.3公文传输安全检查 1259196.3.1定期检查 12210466.3.2专项检查 1239286.3.3应急处置 12486.3.4检查记录 126814第7章公文督办与反馈 1249607.1公文督办职责与流程 12256407.1.1督办职责 12181967.1.2督办流程 13192537.2公文办理进度跟踪 13292007.2.1跟踪方式 13301957.2.2跟踪内容 1326567.3公文办理结果反馈 1342347.3.1反馈方式 1322187.3.2反馈内容 13167987.3.3反馈期限 1312086第8章公文立卷与归档 13265668.1公文立卷归档原则 1366558.1.1完整性原则 1440388.1.2准确性原则 14267668.1.3系统性原则 14208788.1.4安全性原则 1460018.2公文立卷归档程序 14292678.2.1收集与整理 1437108.2.2立卷 14236058.2.3编制归档文件目录 14210798.2.4装订与封装 14164648.2.5提交归档 14314188.3公文立卷归档要求 1477288.3.1文件材料要求 14237158.3.2立卷要求 1410188.3.3归档文件目录要求 1536718.3.4装订与封装要求 15135148.3.5提交归档要求 1523746第9章公文管理与利用 1538629.1公文管理职责与制度 15176209.1.1公文管理职责 1569379.1.2公文管理制度 15227239.2公文借阅与复制 15106329.2.1公文借阅 15308109.2.2公文复制 16279529.3公文信息资源开发利用 16155489.3.1公文信息采集与处理 1636189.3.2公文信息共享与交换 16151719.3.3公文信息资源服务 16275429.3.4公文信息资源安全保障 168297第10章公文处理常见问题及对策 171068210.1公文处理中的常见问题 172735410.1.1格式不规范 172123910.1.2内容不准确 17411910.1.3流程不合规 172060710.1.4保密工作不到位 172441710.2公文处理问题原因分析 172357810.2.1人员素质参差不齐 172374410.2.2管理制度不健全 172394910.2.3培训和交流不足 172389710.2.4办公条件限制 173073910.3公文处理问题对策与建议 171420010.3.1加强人员培训 172886210.3.2完善管理制度 181126110.3.3改进办公条件 18735410.3.4强化沟通协调 18717510.3.5严格保密管理 18第1章公文处理概述1.1公文处理基本原则公文处理是机关日常工作中不可或缺的环节，为保证公文处理工作的规范化、制度化，以下基本原则应严格遵守：1.1.1合法性原则：公文处理应依法依规进行，保证公文内容符合国家法律法规及的路线方针政策。1.1.2准确性原则：公文内容应真实、准确、完整，反映事物的本来面目，避免虚假和误导。1.1.3及时性原则：公文处理应迅速、高效，保证公文在规定时间内完成拟稿、审核、签发、送达等环节。1.1.4安全性原则：公文处理过程中应保证信息安全，防止泄露国家秘密和工作秘密。1.1.5精简性原则：公文应简洁明了，注重实效，严格控制公文数量和篇幅。1.2公文处理流程与要求公文处理流程主要包括拟稿、审核、签发、印发、归档等环节。以下为各环节的具体要求：1.2.1拟稿（1）公文拟稿人应认真研究相关政策法规，保证公文内容符合实际工作需要。（2）公文应采用规范的格式，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期等。（3）公文语言应简练、明确，避免使用模糊、生僻的词语。1.2.2审核（1）公文审核应重点关注公文内容、格式、法规依据、文字表述等方面。（2）审核过程中发觉问题，应及时与拟稿人沟通，并提出修改意见。1.2.3签发（1）公文签发人应对公文内容、格式、审批程序等进行全面审查，保证无误。（2）公文签发应按照规定权限进行，不得越权签发。1.2.4印发（1）公文印发应严格按照审批后的内容、份数进行。（2）公文印制应保证质量，保证字迹清晰、装订整齐。1.2.5归档（1）公文办理完毕后，应及时整理归档，保证档案资料齐全、完整。（2）归档时应按照档案管理规定，对公文进行分类、编目、登记。1.2.6其他要求（1）公文处理过程中，应充分利用信息化手段，提高工作效率。（2）公文处理人员应具备一定的政策法规水平和业务能力，保证公文处理质量。（3）公文处理过程中，应加强部门间的沟通协调，保证公文处理工作顺利进行。第2章公文种类与格式2.1公文种类机关公文主要包括以下几种类型：（1）命令（令）（2）决定（3）公告（4）通告（5）通知（6）通报（7）报告（8）请示（9）批复（10）意见（11）函（12）会议纪要2.2公文格式规范公文格式规范主要包括以下方面：（1）纸张：公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm）。（2）排版：公文标题、正文等部分应采用规范的排版方式，字体、字号、行间距等要符合规定。（3）字体：公文标题使用二号小标宋体字，正文使用三号仿宋体字。（4）装订：公文应当左侧装订，上下两颗钉子，各钉子距离版面上下边缘各为25mm。（5）印刷：公文印刷要求清晰、整洁、美观。2.3公文版头、版记及正文格式2.3.1版头版头位于公文首页红色分隔线以上，主要包括：（1）份号：用阿拉伯数字标注，位于版心左上角第一行。（2）密级和保密期限：根据需要标注，位于份号下方。（3）紧急程度：根据需要标注，位于密级和保密期限下方。（4）发文机关标志：使用发文机关全称或规范化简称，居中排布。（5）发文字号：位于发文机关标志下方，年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注。2.3.2版记版记位于公文末页首条分隔线以下，主要包括：（1）抄送机关：使用机关全称或规范化简称，左右各空一字。（2）印发机关：位于抄送机关下方，左空一字。（3）印发日期：位于印发机关下方，右空一字。2.3.3正文正文是公文的主体部分，主要包括：（1）一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。（2）主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格。（3）编排于主送机关下空一行位置，每自然段左空二字，回行顶格。（4）附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。（5）发文机关署名：位于正文右下方，右空四字。（6）成文日期：位于发文机关署名下方，右空四字。（7）印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。第3章公文拟制与审核3.1公文拟制要求3.1.1文稿结构公文拟制应遵循“一事一文”的原则，文稿结构应清晰、合理，一般分为报头、正文和报尾三个部分。报头应包含公文种类、密级、紧急程度、发文单位、发文号、签发人等信息；正文应明确行文目的、依据、内容、要求等；报尾应注明主送、抄送单位及相关信息。3.1.2文字表述公文文字应简明扼要、准确无误、条理清楚、语气得当。不得使用模糊不清、模棱两可的词语，避免使用口语、方言、俚语等不规范用语。3.1.3公文格式公文格式应规范，包括字体、字号、行间距、段落缩进等。标题应简洁明了，一般不超过25字；文中层次序号应规范使用，如：“一、”、“（一）”、“（1）”、“（1）”。3.1.4引用依据公文涉及的法律、法规、规章、规范性文件等，应准确引用，并注明文号。引用文件应当现行有效，不得引用已废止或失效的文件。3.2公文审核要点3.2.1行文理由审核公文是否确有必要行文，行文目的和依据是否明确，是否符合相关政策法规。3.2.2内容准确性审核公文内容是否真实、准确，涉及的数据、事例等是否经过核实，是否存在误导、虚假等情况。3.2.3行文程序审核公文是否符合拟制、审核、签发等程序，是否按照规定权限和程序办理。3.2.4文字表述审核公文文字表述是否清晰、简洁、规范，是否存在语病、错别字等问题。3.2.5公文格式审核公文格式是否符合规定，如：报头、正文、报尾等部分是否齐全，字体、字号、行间距等是否规范。3.3公文签发程序3.3.1拟制单位负责人审核公文拟制完成后，应由拟制单位负责人进行审核。审核内容主要包括：行文理由、内容准确性、行文程序、文字表述、公文格式等。3.3.2上报审批审核无误的公文，应按照规定程序上报审批。需会签的公文，应先送相关单位会签。3.3.3签发审批通过的公文，由签发人签发。签发人应对公文内容、程序等进行最终确认，并对公文的质量和效果负责。3.3.4印制和分发签发后的公文，应及时印制、分发。分发范围应严格控制在规定范围内，保证公文安全、保密。第4章公文收文处理4.1收文登记与分类4.1.1收文登记各级机关应设立专门的收文登记岗位，负责对收到的公文进行统一登记。收文登记内容包括：收文编号、收文日期、来文单位、公文标题、密级、紧急程度、页数、附件等。收文登记应及时、准确，保证公文收发有序。4.1.2收文分类根据公文性质和内容，将收文分为以下几类：（一）上级来文：包括上级上级部门下发的公文；（二）同级来文：包括与本机关平级的部门、企事业单位下发的公文；（三）下级来文：包括下级下级部门上报的公文；（四）外部来文：包括社会团体、企事业单位、个人等与本机关业务相关的公文。4.2收文审核与承办4.2.1收文审核收文审核是指对收到的公文进行审查，保证公文的合法性、合规性和真实性。收文审核内容包括：（一）公文是否符合国家法律法规和的方针政策；（二）公文是否符合本机关的职责范围；（三）公文内容是否完整、清晰、准确；（四）公文格式是否符合规定；（五）其他需要审核的事项。4.2.2收文承办收文承办是指根据公文的性质、内容和要求，将公文分发给相关领导和部门进行办理。承办流程如下：（一）确定承办部门或人员；（二）及时将公文送至承办部门或人员；（三）承办部门或人员对公文进行阅研，提出办理意见；（四）根据办理意见，进行拟办、审核、审批等程序；（五）对办理结果进行反馈和跟踪。4.3收文归档与保管4.3.1收文归档收文归档是指将办理完毕的公文按照一定的顺序和标准进行整理、保存。归档流程如下：（一）根据公文类型、内容和办理结果，确定归档类别；（二）按照归档类别，将公文进行整理、排序；（三）对公文进行编号、装订，保证归档整齐、有序；（四）填写归档目录，便于检索和查阅。4.3.2收文保管收文保管是指对已归档的公文进行妥善保管，保证公文的安全、完整。收文保管要求如下：（一）设立专门的档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施；（二）严格执行保密制度，保证公文不被非法泄露；（三）定期对公文进行清点、检查，发觉问题及时处理；（四）根据规定，对到期的公文进行销毁或转存。第5章公文发文处理5.1发文拟稿与审核5.1.1拟稿原则发文拟稿应遵循以下原则：（一）符合国家法律、法规及政策；（二）内容简洁明了，条理清晰，用词规范；（三）正确使用发文种类和格式；（四）注重保密原则，严格按照涉密事项处理规定执行。5.1.2拟稿程序（一）明确发文目的和主题，收集相关资料；（二）根据发文种类和格式要求，撰写公文初稿；（三）初稿完成后，进行自审，保证内容无误；（四）将初稿提交给相关部门或人员进行审核。5.1.3审核要求（一）审核公文内容是否符合法律法规及政策；（二）审核公文格式是否符合规定；（三）审核公文用词是否规范、准确；（四）审核公文涉及的事项是否合理、可行；（五）审核公文密级是否准确，是否符合保密规定。5.2发文签发与编号5.2.1签发程序（一）公文审核通过后，报请单位负责人签发；（二）负责人签发前，需对公文内容进行审阅，确认无误后签发；（三）签发后的公文，应及时进行编号。5.2.2编号规则（一）发文编号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成；（二）编号应清晰、完整，不得随意更改；（三）公文归档时，应按照编号进行整理。5.3发文印制与分发5.3.1印制要求（一）按照规定格式和版面要求进行印制；（二）保证印刷质量，字迹清晰，无错漏；（三）涉密公文应采取相应的保密措施，严格按照保密规定印制。5.3.2分发程序（一）根据公文内容、性质和需要，确定分发范围；（二）分发时，应填写《公文分发登记表》，保证分发记录可查；（三）及时将公文送达相关人员或部门，保证公文执行效率；（四）对涉密公文进行分发时，应严格按照涉密事项处理规定执行。第6章公文传输与保密6.1公文传输渠道与方式6.1.1公文传输渠道公文传输渠道主要包括以下几种：（一）纸质传输：通过邮寄、递送、交换等方式进行纸质公文的传输。（二）电子传输：利用电子政务外网、政务内网等网络平台进行电子公文的传输。（三）传真传输：通过传真机设备进行公文传输。6.1.2公文传输方式（一）直接传输：公文直接从发文单位传输至收文单位。（二）间接传输：公文通过第三方单位进行转发或转交。（三）多级传输：公文在多个层级或部门之间进行传输。6.2公文传输保密措施6.2.1物理保密措施（一）设置专门的公文收发室，实行封闭式管理。（二）加强公文存储场所的安全防护，如安装监控设备、配备保险柜等。（三）对涉密公文进行标识，严格控制公文的接触范围。6.2.2技术保密措施（一）采用加密技术对电子公文进行加密处理。（二）利用身份认证、权限控制等技术手段，保证公文的传输安全。（三）定期对电子公文传输系统进行安全检查和维护。6.2.3管理保密措施（一）制定严格的公文传输管理制度，明确责任和权限。（二）加强对公文传输人员的保密教育，提高其保密意识。（三）对违反保密规定的行为进行严肃处理。6.3公文传输安全检查6.3.1定期检查定期对公文传输渠道、设备、系统进行检查，保证其安全可靠。6.3.2专项检查针对重要涉密公文，开展专项传输安全检查，防范风险。6.3.3应急处置对检查中发觉的安全隐患，及时采取措施进行整改，保证公文传输安全。6.3.4检查记录对公文传输安全检查情况进行详细记录，便于分析和追溯。第7章公文督办与反馈7.1公文督办职责与流程7.1.1督办职责公文督办是机关公文处理工作的重要组成部分，主要职责是保证公文办理的时效性、质量和效率。各部门应明确督办职责，指定专人负责公文督办工作。7.1.2督办流程（1）接收公文后，督办责任人应立即对公文进行分类，明确办理要求和办理时限。（2）将公文分发至相关责任部门或人员，并记录分发的具体时间。（3）设立督办台账，对公文的办理情况进行实时跟踪。（4）对临近办理时限的公文进行催办，保证公文按时办理。（5）对已办理完毕的公文进行审核，保证办理结果符合要求。7.2公文办理进度跟踪7.2.1跟踪方式督办责任人应采取定期检查、随机抽查、催办等方式，对公文办理进度进行实时跟踪。7.2.2跟踪内容（1）公文办理的当前状态，如已办理、办理中、未办理等。（2）办理过程中存在的问题和困难，以及解决措施。（3）办理时限的遵守情况。7.3公文办理结果反馈7.3.1反馈方式公文办理结果反馈主要通过书面形式进行，也可根据实际情况采取口头反馈、会议反馈等。7.3.2反馈内容（1）公文办理的结果，包括已办理完毕、正在办理、无法办理等情况。（2）办理过程中出现的问题及解决措施。（3）对相关责任部门或人员的意见和建议。7.3.3反馈期限公文办理结果应在办理结束后5个工作日内反馈至督办责任人。如遇到特殊情况，需延长反馈期限的，应提前向督办责任人说明原因。第8章公文立卷与归档8.1公文立卷归档原则8.1.1完整性原则公文立卷归档应保证文件材料的完整性，保证文件内容、形式、载体等方面无遗漏。8.1.2准确性原则公文立卷归档应保证文件材料的内容准确无误，符合事实，不得篡改、伪造。8.1.3系统性原则公文立卷归档应遵循文件形成和办理的规律，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。8.1.4安全性原则公文立卷归档过程中，应保证文件材料的安全，防止丢失、损坏、泄露等情况发生。8.2公文立卷归档程序8.2.1收集与整理收集文件材料，进行分类、排序，去除无关文件，保证文件材料的完整性。8.2.2立卷根据文件内容、类型、办理过程等，将文件材料进行立卷，编写卷内目录。8.2.3编制归档文件目录对立卷后的文件进行编号，编制归档文件目录，明确文件名称、文号、页数等信息。8.2.4装订与封装将立卷后的文件进行装订，封装在档案盒或档案袋内，保证文件安全、整洁。8.2.5提交归档将封装好的档案提交给档案管理部门，进行归档。8.3公文立卷归档要求8.3.1文件材料要求文件材料应真实、准确、完整，不得遗漏关键文件；文件应注明文号、密级、紧急程度等。8.3.2立卷要求立卷时应遵循文件办理过程，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。8.3.3归档文件目录要求归档文件目录应清晰、准确，反映文件材料的基本信息，便于检索。8.3.4装订与封装要求装订应牢固，封装应整齐、规范，保证文件安全、整洁。8.3.5提交归档要求提交归档的档案应齐全、完整，符合归档规定，便于档案管理部门接收、管理。第9章公文管理与利用9.1公文管理职责与制度9.1.1公文管理职责机关应当明确公文管理职责，实行归口管理，保证公文处理工作高效、规范、安全。公文管理部门或工作人员应承担以下职责：（一）负责制定和组织实施本机关公文管理制度；（二）负责公文的收发、登记、分发、归档、销毁等工作；（三）负责公文办理的催办、查办和督办；（四）负责公文的密级确定、变更和解密；（五）负责公文管理系统的建设、维护和安全管理；（六）指导、监督和检查本机关各部门的公文处理工作。9.1.2公文管理制度机关应建立健全以下公文管理制度：（一）公文处理规定；（二）公文审批程序；（三）公文格式规范；（四）公文归档与销毁制度；（五）公文密级管理制度；（六）公文信息化管理制度。9.2公文借阅与复制9.2.1公文借阅机关工作人员因工作需要借阅公文时，应遵循以下原则：（一）保证公文安全，防止丢失、损坏、泄露；（二）借阅公文需经批准，注明借阅时间、归还时间；（三）借阅人不得擅自将公文带出办公场所，不得转借他人；（四）借阅人应爱护公文，不得涂改、标注、折叠、撕裂；（五）借阅结束后，应及时归还，保证公文完好无损。9.2.2公文复制机关工作人员因工作需要复制公文时，应遵循以下规定：（一）复制公文需经批准，注明复制用途、数量；（二）复制公文应在指定场所进行，保证安全；（三）复制公文不得涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私；（四）复制结束后，应将原件及时归还，并对复制件进行妥善保管。9.3公文信息资源开发利用机关应充分利用现代信息技术，加强公文信息资源的开发利用，提高工作效率，为决策提供支持。9.3.1公文信息采集与处理（一）按照规定采集公文信息，保证信息真实、准确、完整；（二）对公文信息进行分类、整理、加工，提高信息利用价值；（三）加强公文信息安全管理，防止信息泄露、篡改、丢失。9.3.2公文信息共享与交换（一