Excel在财务中的应用

Excel在财务业务核算中的应用南阳恒信会计培训第一部分：提高工作效率

第二部分：财务报表与表单设计第三部分：固定资产管理第四部分：薪酬计算第五部分：数据统计1.1必备键盘命令1.2自定义序列：自动生成常用列表1.3闪电汇总多表数据第一部分：提高工作效率1.1必备键盘命令“用键盘操作才是真正的高手”——当然,这只是一句开玩笑的话,哈哈！！！好了,下面是一些在Excel中的快捷键.您熟练之后,就可以自如的用键盘操作Excel了,不是“高手”也胜似“高手”.键盘命令：1.选择操作2.移动操作3.编辑操作4.保存和退出操作5.快速调出对话框操作6.对工作表和工作簿及窗口的操作7.菜单和工具栏操作8.其它CompanyLogo1.1必备键盘命令1.选择操作⑴Ctrl+A

全选单元格区域.⑵Ctrl+Shift+空格

全选单元格区域,若无单元格区域或在单元格区域外部按此快捷键,将选择整个工作表中所有的单元格.再次按下该组合键将选择工作表全部单元格.⑶F8

扩展所选区域.⑷Shift+F8可连续选择不相邻的区域.⑸Shift+Ctrl+O

选择工作表中有评论的单元格⑹Shift+左方向箭

向左选择区域⑺Shift+右方向箭

向右选择区域⑻Shift+上方向箭

向上选择区域⑼Shift+下方向箭

向下选择区域⑽Shift+空格

选择单元格所在行1.1必备键盘命令2.移动操作⑴Home

快速移至一行的开始⑵Ctrl+Home

快速移到工作表的开始单元格⑶Ctrl+End

快速移至工作表区域的结尾⑷PageUp

翻至前一页⑸PageDown

翻至下一页⑹上.下.左.右方向箭

分别向上下左右移动选择单元格⑺Tab键

向右移动⑻Shift+Tab键

向左移动⑼Ctrl+上.下.左.右方向箭箭头

移至上下左右边区域⑽Ctrl+Backspace键

移至活动单元格⑾Alt+PageUp

左移一屏⑿Alt+PageDown

右移一屏1.1必备键盘命令3.编辑操作(01)F2

在单元格中按F2键即可对该单元格进行编辑(02)Shift+F2

在单元格中按Shift+F2键即可对该单元格进行批注编辑(03)F4

重复上一操作,即若上一操作为给某单元格字体加粗则下步在另一单元格中按F4会直接将该单元格字体加粗(04)Ctrl+Y

重复上一操作,即若上一操作为给某单元格字体加粗则下步在另一单元格中按F4会直接将该单元格字体加粗(05)Ctrl+Z

撤销操作(06)Shift+F4

在单元格区域中查找空单元格并在空单元格间移动.若工作表为空,则会弹出“Excel找不到正在搜索的数据”消息框(07)F7

快速调出“拼写检查”对话框并对所选单元格进行拼写检查(08)Ctrl+B

加粗单元格字体(09)Ctrl+C

复制单元格区域内容(10)Ctrl+Insert

复制单元格区域内容CompanyLogo1.1必备键盘命令(11)Ctrl+X

剪切单元格区域内容(12)Ctrl+V

粘贴单元格内容(13)Ctrl+D

实现下拉填充功能.即在单元格中输入数字后选择包含此单元格的列区域后按Ctrl+D键,则该列区域均填充与第一个单元格相同的数值(14)Ctrl+R

实现向右填充功能.即在单元格中选定一行区域后按Ctrl+R键,则该行区域均填充与第一个单元格相同的数值(15)Ctrl+I

使单元格字体为斜体(16)Ctrl+U

给单元格文本加下划线(17)Ctrl+~(`)

切换是否在单元格中显示公式(18)Ctrl+2(@)切换单元格区域是否加粗(19)Ctrl+3(#)

切换单元格区域是否为斜体(20)Ctrl+4($)

切换单元格区域是否加下划线(21)Ctrl+5(%)

切换单元格区域是否加删除线CompanyLogo1.1必备键盘命令(22)Ctrl+9(()

隐藏单元格区域所在行(23)Ctrl+Shift+9(()

取消隐藏行(24)Ctrl+0())

隐藏单元格区域所在列(25)Ctrl+Shift+0())取消隐藏列(26)Ctrl+-

删除单元格所在部分,即弹出“删除”对话框,若选择了整行或整列,则直接删除而不会弹出“删除”对话框.若选择了一整行后按此组合键,则删除该行(27)Ctrl+Shift+~(`)

设置为通用格式(28)Ctrl+Shift+1(!)

设置为数值格式(29)Ctrl+Shift+2(@)设置为时间格式(30)Ctrl+Shift+3(#)

设置为日期格式(31)Ctrl+Shift+4($)

设置为货币格式(32)Ctrl+Shift+5(%)

设置为百分数格式(33)Ctrl+Shift+6(^)

设置为科学计数格式CompanyLogo1.1必备键盘命令(34)Ctrl+Shift+7(&)

应用边框(35)Ctrl+Shift+-

取消边框(36)Ctrl+Shift+8(*)

选择已使用的区域(37)Alt+=(+)

自动求和(38)Ctrl+;

插入当前日期(39)Ctrl+Shift+;插入当前时间(40)Ctrl+Shift+’

复制上面单元格的值到本单元格中(41)Insert

插入模式(42)Delete

删除CompanyLogo1.1必备键盘命令4.保存和退出操作⑴Alt+F2

将工作簿另存即调出“另存为”对话框并将工作簿另存⑵F12

将工作簿另存即调出“另存为”对话框并将工作簿另存⑶Shift+F12

保存工作簿.若为新工作簿,则弹出“另存为”对话框⑷Ctrl+S

保存工作簿.若为新工作簿,则弹出“另存为”对话框⑸Ctrl+F4

关闭当前工作簿,若该工作簿已保存或者是新工作簿则直接关闭；若该工作簿已改变但未保存则弹出是否保存警告框.⑹Alt+F4

关闭工作簿,若该工作簿已保存或者是新工作簿则直接关闭；若该工作簿已改变但未保存则弹出保存警告框.⑺Ctrl+W

关闭工作簿,若该工作簿已保存或者是新工作簿则直接关闭；若该工作簿已改变但未保存则弹出保存警告框.CompanyLogo1.1必备键盘命令5.其它⑴F1

快速调出Excel帮助⑵Ctrl+8(*)

建立分级显示(若无分级显示则弹出警告框)⑶Alt+向下箭头键

显示带有本列中所有值的下拉列表⑷Alt+Tab键

切换到下一个正运行的应用程序CompanyLogo1.1必备键盘命令6.快速调出对话框操作7.对工作表和工作簿及窗口的操作8.菜单和工具栏操作1.2自定义序列：自动生成常用列表CompanyLogoExcel中有一个很方便的功能,就是可以通过拖拉单元格的右下角黑色十字架自动生成相应序列,例如在两个相邻的单元格内有“1”.“2”两个字,选中这两个单元格拖拉右下角黑色十字架,可以向下或向后生成3.4.5…….这就是自动生成序列,但这些序列必须是Excel中已经定义的,例如一月.二月.三月……,甲.乙.丙……,等等.我们可以根据需要添加设置自定义序列下面以添加一个十二生肖的序列为例,操作步骤如下所述.1.2自定义序列：自动生成常用列表第1步,运行Excel2003,在程序窗口中依次单击“工具”→“选项”菜单命令.第2步,打开“选项”对话框,切换到“自定义序列”选项卡.在“自定义序列”列表中单击“新序列”选项,如图所示.1.2自定义序列：自动生成常用列表第3步,根据准备添加的自定义序列特点,用户可以在“输入序列”编辑框中输入自定义序列的具体内容.例如输入十二肖的第一个生肖名称“鼠”,并按回车键,如图1.2自定义序列：自动生成常用列表第4步,完成第一个条目的输入后,按照序列的既定顺序依次输入序列后续条目（本例依次输入“牛”.“虎”.“兔”.“龙”.“蛇”.“马”.“羊”.“猴”.“鸡”.“狗”.“猪”）,每输入一个条目都要按一次回车键.完成整个序列的输入后,用户可以在“输入序列”编辑框中看到刚刚添加的序列条目.确认无误后单击“添加”按钮即可,如图所示.1.2自定义序列：自动生成常用列表第5步,重复上述步骤添加其他自定义序列（如班级序列.车间序列.小组序列等）,最后单击“确定”按钮关闭“选项”对话框.当用户需要输入符合这些自定于序列特点的数据时,则只需在单元格中输入自定义序列中的其中一个条目,然后拖动单元格填充柄即可快速输入数据,如图所示.由此可见,通过使用自定义序列有助于提高用户的工作效率,减少重复劳动.1.3闪电汇总多表数据在Excel中,如果多个工作表的具有相同的格式,如标题行.标题列是相同类型的数据,那么Excel可轻松合并多个工作表的数据,并且杜绝手工汇总的错误.合并多个工作表的数据,就是将多个表格的数据区域汇总到一个新的数据表格中,新的表格包含源表格的数据,对于数据进行合并运算.CompanyLogo1.3闪电汇总多表数据如上图所示,Book1和Book2为数据源工作表格式.打开要多个工作表的数据的源工作表,再创建新Excel2003工作表,单击“数据”菜单-“合并计算”菜单项,打开“合并计算”对话框.如上图所示.1.3闪电汇总多表数据在“函数”列表框中选择合并计算的类型,通常我们用的最多的是合并求和计算.单击“引用位置”列表框右侧的选择源按钮,选择Book1工作簿sheet1工作表的A1：B4单元格,单击“添加”按钮,即可将所选区域添加到“所有引用位置”列表框中.同时添加其它源数据区域.在标签位置勾选“首行”和“最左列”后,如果首行和最左列的数据有相同的,那么将对数据区域合并计算.如果要想源数据区域的修改在合并后的目的工作表中也进行修改,勾选“创建连至源数据的链接”.但如果以后文件更改了保存位置,“创建连至源数据的链接”将无效.单击“确定”按钮,合并多个工作表的数据.合并多个工作表的数据,合并求和计算的结果如左图所示.2.1规范表单中的数据2.2快速消除报表中的四舍五入差异2.3快速输入大写中文数字

2.4批注与浮动提示：表单填写说明第二部分：财务报表与表单设计2.5保护或隐藏公式防止修改2.6设置报表的编辑区域与保护区域2.7让报表变得美观易懂2.8封面2.1规范表单中的数据①通用格式常规格式,由Excel根据单元格内容判断数值类型（程序默认）.如果单元格的宽度不足以显示整个数字,则“常规”格式将对含有小数点的数字进行舍入,并对较大数字使用科学记数法.例如,输入0123,程序会自动将此内容轮换为数字型的123；再如,输入02-03-01,程序会自动将此内容作为日期处理,并显示为2002-3-1；又如,输入123456789012345,则显示为1.23457E+14.②文本格式所输即所得.不过如果是先输内容后设置,有时需要在单元格末尾输入一个回车才能更新单元格的显示方式.例如,当123456789012345已经显示为1.23457E+14,这时在更改单元格格式后,并不会马上显示为123456789012345,需要选中该单元格变成编辑模式后按回车键才可以.2.1规范表单中的数据③数字格式：数字一般用#来表示.小数位数：由小数点(.)后加0的个数或者加##的个数来控制（多余的位数会被四舍五入）,两者的区别在于是否显示最后面的0.如数字1.501,在0.00格式下显示为1.50,而在#.##格式下显示为1.5.数字位数：用数字(0)的个数可以控制显示的位数,不足的在前面加0.例如单元格格式为：00000#,则单元格将会用6位数显示,即999会显示为000999.千分符：Excel中用##,##0.00表示显示千分符,只要格式中包含“#,#”就可以.负数醒目：用分号(;)隔开,分号前写正数的格式,分号后写[X色]和负数格式.例如单元格格式为：0.00_);[红色](-0.00)表示数字用有两位小数,且当数字为负数时用红色显示,显示负号且两边加括号.颜色中的X可以是：红.绿.蓝.白.黄.黑（橙.紫.青等颜色在这里不可用,其他可用颜色暂时没有发现,希望大家补充）.另外,Excel帮助文件的示例中用的是[red],但在我的中文office2003下不可用.2.1规范表单中的数据④货币.会计专用.百分比.混和格式.其实这些都可以说成是混和格式,因为前三种只是在数字型的基础上在前后加货币符号或百分号即可.例如,如果单元格格式为：￥#,##0.00,输入数字12000后显示为：￥12,000.00；又如,如果单元格格式为0.0%时,输入0.1235后显示为：12.4%.当然,数字的前后不一定非加货币符号或百分号不可,其他任意符号或文字都可以用.这个在一些场合非常实用：例如要录入某班学生的成绩表,学号是从2005001到2005050,但因排列不规律不能按序列填充,这时将单元格格式设置为200500#,只需输入最后一位或两位,就能显示完整的学号了.2.2快速消除报表中的四舍五入差异在实际工作的数学运算中,特别是财务计算中常常遇到四舍五入的问题.虽然,Excel的单元格格式中允许定义小数位数,但是在实际操作中,我们发现,其实数字本身并没有真正的四舍五入,只是显示结果似乎四舍五入了.如果采用这种四舍五入方法的话,在财务运算中常常会出现几分钱的误差,而这是财务运算不允许的.那是否有简单可行的方法来进行真正的四舍五入呢？其实,Excel已经提供这方面的函数了,这就是ROUND函数,它可以返回某个数字按指定位数舍入后的数字.在Excel提供的“数学与三角函数”中提供了一个名为ROUND(number,num_digits)的函数,它的功能就是根据指定的位数,将数字四舍五入.这个函数有两个参数,分别是number和num_digits.其中number就是将要进行四舍五入的数字；num_digits则是希望得到的数字的小数点后的位数.2.2快速消除报表中的四舍五入差异单元格A1中为初始数据0.12345678,将要对它进行四舍五入.在单元格B1中输入“=ROUND(A1,2)”,小数点后保留两位有效数字,得到0.12.在单元格C1中输入“=ROUND(A1,4)”,则小数点保留四位有效数字,得到0.1235.如下图：对于数字进行四舍五入,还可以使用INT（取整函数）,但由于这个函数的定义是返回实数舍入后的整数值.因此,用INT函数进行四舍五入还是需要一些技巧的,也就是要加上0.5,才能达到取整的目的.仍然以上图为例,如果采用INT函数,则B2公式应写成："=INT(A1*100+0.5)/100".2.3快速输入大写中文数字将光标移至需要输入大写数字的单元格中.在单元格中输入相应的小写数字.右击该单元格,点击“设置单元格格式”,从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项；然后从“特殊”列表框中选择“中文大写数字”选项.最后单击“确定”按钮即可.2.4批注与浮动提示：表单填写说明批注批注是附加在单元格中,与其他单元格内容分开的注释.含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形的批注标识符.鼠标指向单元格,即会显示其批注.操作步骤如下:a选定单元格,选择【插入】--【批注】命令;或单击右键,选择【插入批注】;b在弹出的批注框中输入内容;c输入完毕后,单击外部工作表区域即可.浮动提示打开Excel表格--选定需填写的单元格--数据--数据有效性--输入信息,编写需要浮动显示的文字信息,然后确定即可.2.5保护或隐藏公式防止修改保护/锁定工作表和工作薄保护工作表选择允许修改的部分单元格,点击右键,选择“设置单元格格式”.在单元格格式窗口选择“保护”,取消勾选“锁定”,按确认.点击“工具”,选择“保护”-“保护工作表”.在保护工作表窗,输入密码（也可以不要密码）,按确认在弹出的确认密码窗口,再次输入密码,按确认.完成工作表的保护设置后,当要修改工作表中没有被解除锁定的单元格之外的单元格时,会弹出提示无法进行修改.如果需要修改被保护的单元格,点工具,选择“保护”-“撤销工作表保护”,输入密码即可解除保护.保护工作薄点击“工具”,选择“保护”-“保护工作薄”.勾选“结构”.“窗口”,输入密码,按确认；再次输入密码,按确认.保护工作薄后,无法对工作表进行移动.添加.删除.隐藏.重命名等行为.2.5保护或隐藏公式防止修改利用Excel锁定.隐藏和保护工作表的功能,把公式隐藏和锁定起来1.选中整个工作表数据区域,执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框.2.切换到“保护”标签,清除“锁定”选项前面复选框中的“∨”号,确定返回.3.执行“编辑定位”命令,打开“定位”对话框,单击其中的“定位条件”按钮,打开“定位条件”对话框.4.选中其中的“公式”选项,确定返回,一次性选定工作表中所有包含公式的单元格.5.再次打开“单元格格式”对话框,切换到“保护”标签下,在“锁定”和“隐藏”选项前面复选框中加上“∨”号,确定返回.6.执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,输入密码,确定,再确认输入一次密码,确定返回即可.注意：如果自己需要查看或修改公式,请先执行“工具→保护→撤销工作表保护”命令,解除对工作表的保护.2.6设置报表的编辑区域与保护区域一.如何设置excel的可编辑区域保护工作表和保护单元格的设置基本相同,只是选取范围大小不同.保护工作表是保护整个表格不被编辑和修改,保护一部分单元格就是设置可编辑区域（或者说是设置不可编辑区域）这样就可以防止修改某些单元格的内容,而其它单元格可以正常编辑.下面以设置保护某些单元格为例进行说明：1.选中整个表格（可以通过表格左上角的全选按钮）2.格式单元格在单元格格式对话框中,切换到保护选项卡,将锁定前的钩去掉,确定.3.选择不可编辑区后,格式单元格在单元格格式对话框中,切换到保护选项卡,将锁定前的钩打上,确定.2.6设置报表的编辑区域与保护区域4.工具—保护—保护工作表,弹出保护工作表对话框上面是取消工作表保护时使用的密码,这个密码设不设都可以.下面是允许此工作表的所有用户进行,默认是选中了前两项,其中,选定锁定的单元格指的是要保护的单元格选定未锁定的单元格指的是可以编辑的单元格也就是说整个工作表的单元格被分成了锁定和未锁定两种类型.这时如果直接点确定,回到工作表,是可以单击选中要保护的单元格的,如果双击或者输入内容就会出现“撤销工作表保护”的提示,不允许修改.5.如果不想excel显示“撤销工作表保护”的提示,只想悄悄达到保护某些单元格的目的,在保护工作表对话框允许此工作表的所有用户进行取消选定锁定单元格的勾选,确定,这样是选不中要保护的单元格的,当然也不会有任何的提示了.2.6设置报表的编辑区域与保护区域6.如果是想悄悄保护整个工作表,那就同时取消在保护工作表对话框允许此工作表的所有用户进行—取消选定锁定单元格和选定未锁定的单元格这两项的勾选,确定,—这样是选不中任何元格的,当然也不会有任何的提示了.7.保护工作表后,是不能进行排序的,要排序就要先取消工作表的保护.8.如何取消工作表的保护：工具—保护—撤消工作表保护,如果设置保护时设了密码,就会要求输入密码,如果设置保护时没设密码,点击后直接解除保护.2.7让报表变得美观易懂从两张表格,大家可以看出两张利润分析表的内容是完全相同的,但图2给人的感觉要更专业更舒服点.大家可以根据自己的喜好,以及对颜色的感觉建立起自己统一的表格风格.2.7让报表变得美观易懂1.更改默认表格线颜色默认情况下,单元格的边线总是那种灰色的细点线.时间长了,就会有“审美疲劳”现象.咱们可以换换给这边框线重新换种颜色.点击菜单命令“工具→选项”,打开“选项”对话框,点击“视图”选项卡.在下方的“网格线颜色”下拉列表中,我们可以为单元格边框线重新指定一种颜色.确定后,网格线就不再是那种灰灰的了.当然,我们可以直接选定单元格,为其指定边框线及颜色.方法是选定单元格区域后,点击菜单命令“格式→单元格”,打开“单元格格式”对话框.我们可以点击“边框”选项卡,然后指定边框线的颜色.线型,为单元格的四个边框分别指定边框线.点击“图案”选项卡,可以为单元格指定填充颜色和图案.2.使用自动格式如果不想自己动手逐一设置表格格式,那么我们可以选定表格区域后,点击菜单命令“格式→自动套用格式”,打开“自动套用格式”对话框.在列表中选择一种格式.确定后立即得到同样式的表格.我们还可以点击对话框中“选项”按钮,然后在对话框下方“要应用的格式”各复选项中进行选择,使得到的格式更适合自己的要求.2.7让报表变得美观易懂2.8封面因为这个报表系统里面的表很多,所以这套报表应该有个封面及目录,后面的表中都涉及对封面上的报告期的公式引用,所以先做出来；等到报表系统全部做完后,我们再来添加目录.一.需求分析作为一套表的封面,应该给大家提供的信息有：1.单位名称.告诉报表使用者这是哪个单位的报表.2.报表名称.让报表使用者通过报表名称,就能知道这套表大概是做什么用的.3.报告期.告诉报表使用者,这是什么时候的报表.4.上年同期.分析类的报表都涉及纵向比较,所以我们也要将上年同期在封面上展示.5.报送人.审阅人.告诉使用者这个文件是由谁报送及由谁审核的.6.报送日期.写明此报表是在什么时间报送上来的.2.8封面二.设计过程1.表格设计我们首先确认封面表格设计的基本区域：B2：G25,在这个区间我们依次输入刚才需求分析中提到的那些报表项目.⑴在B5单元格填入公司全称,演示中填入的是“南阳市财税职业培训学校”,你可以把你所在工作单位的名称填入此项；⑵在B8单元格填入报表名称“财务管理报表系统”；⑶从D16:D21依次填入：公司名称,报告期,上年同期,报送人,审核人,报送日期.2.8封面2.填充数据及公式⑴在E16中填入你所在公司的简称,演示中填写的是“南阳财税学校”,这里的公司名称填的是公司简称,是为后面的表格公式引用时用的.一般的公司全称很长,引用时很不好看,所以这里是要填的是公司简称；⑵将E17单元格设为“文本”格式,然后填入数据“2013/11”。⑶在E18单元格中输入公式：“=E17-365”,取得上年同期的日期,格式设为自定义”yyyy/mm”；⑷在E19,E20依次输入报送人及审阅人的名字；⑸在E21单元格中输入公式：“=TODAY（）”,取当前系统日期值,格式设为”yyyy/m/d”.2.8封面3.表格美化⑴首先给封面加一个你们公司的LOGO（我这里加的是财务精英俱乐部的LOGO）,点“插入”选项卡,然后点“图片“,找到你们公司的LOGO,然后点“插入”,将LOGO放到封面的右上角；⑵将字体全部设为“黑体”,将B5.B8的字号设为26号,然后设置为跨列居中；⑶将E16：E21单元格设为居中;⑷给报表区域加个双线外框,然后去掉查看中的网格线,这样这张表基本完成了.4.设置打印格式最后将B2：G25的区间设为打定区域,根据显示效果反复调整,直到大小正好为一页纸为止.第三部分：固定资产管理3.0固定资产管理固定资产每月都要计算折旧,工作量较大,在手工处理中,为了简化核算手续,一般将固定资产按类别划分,计算出每类固定资产的月折旧额,再加以计算固定资产的每月折旧额,这种计算大大降低了计算折旧费用的精确性,如果采用计算机就可以轻松地解决这一问题.Excel函数中主要有四个函数可以用来计算固定资产折旧：

1.年限平均法SLN

2.双倍余额递减法DDB

3.固定余额递减法DB

4.年数总和法SYD4.1薪酬计算表

4.2屏蔽查询结果中的错误

4.3Excel如何将工资表转为工资条

第四部分：薪酬计算4.1薪酬计算表如何用Excel制作工资表1.创建工资表的管理项目一个简单的工资表,通常包括九个管理项目：工号.职工姓名.基本工资.职务工资.福利费.住房基金.应发工资.个人所得税和实发工资.打开Excel,创建一个工资表,即将这一组管理项目构成表格的上表头内容,一般罗列于表格区域的顶部第一行.在上表头各管理项目中,“工号”项及“职工姓名”项是此组管理项目中的关键性字段,通常应当作“左表头”字段名,排列于表格区域的左侧第一列与第二列位置；其它管理项目依次向右排列.4.1薪酬计算表2.工资表的运算关系设置表格的结构一旦确定,下一步将是为表格中各管理项目建立运算关系.针对此工资表,需要设置运算式的区域（管理项目）包括“应发工资”.“个人所得税”和“实发工资”三项,其中：⑴“应发工资”的计算方法应发工资包括“基本工资”.“职务工资”及“福利费”等.公式可先设置在“应发工资”字段下方的G5单元格中,然后使用拖拉复制法将此公式复制给其它的“应发工资”单元格中.算法如：G5=C5＋D5＋E5＋F5,此公式的含意为,第一行工资记录中的“应发工资”=基本工资＋职务工资＋福利费＋住房基金（前提是,“住房基金”项的数据应以负值方式输入）.⑵“实发工资”的计算方法实发工资是工资表中“应发工资”与“个人所得税”项目之差.公式可先设置在“实发工资”字段下方的I5单元格中,然后使用拖拉复制法将此公式复制给其它“实发工资”的单元格中.算法如：I5=G5－H5⑶“个人所得税”的计算方法是按国家规定,超过一定收入后应向国家上缴的税金值.此值按超过部分的多少而有九个级别的标准.在此就不再细说了.4.1薪酬计算表3.测算表格的运行状态为确保上述各管理项目的运算式创建正确,原则在设置运算式后,应填入一组实际数值,并检验.4.表格的修饰为使工资表在填写与管理中显示得更加直观易读,通常需要对表格进行修饰.如对表格外观的修饰和数字格式的修饰.5.数据保护区的设置在工资表的管理中,常常需要对表中数据进行保护设置.除了需要经常性手工填入数据的区域：工号.职工姓名.基本工资.福利费和住房基金各列（即此区应开放）外,其他所有单元格均需设置保护.操作：⑴拖拉选择上述一组数据区,如“B5：F16”（即“职工姓名”至“住房基金”字段下面的数据区）,使其显示为反白状态.⑵在此区内单击鼠标右键,显示快速命令列表.⑶选择“设置单元格格式”命令,显示“单元格格式”对话框.4.1薪酬计算表⑷单击“保护”标签,进入保护格式选项页.⑸将其中“锁定”复选框中的勾取消.⑹最后,单击对话框中的“确定”按钮.但是,要使保护操作得以实现,原则上必须对此保护操作进行加密.加密的目的在于：填表人（表格保护设置人以外的其他人）,将不能修改表格的结构,只能在允许的位置输入数据.为“表单”加密（设置口令）的操作如下：⑴单击“工具”菜单并选择“保护”命令,显示二级菜单.⑵再选择“保护工作表”命令,显示“保护工作表”对话框.⑶在对话框中的“密码”区输入保护此表单的口令,如“aaa”（口令通常以“＊”号显示）.按下“确定”按钮,将显示“确认密码”对话框.⑷在“确认密码”对话框中,通过“重新输入密码”区再次输入保护口令“aaa”,并按下“确定”按钮,以便确认口令的正确性.学会计论坛此后,工资表文件中的相应表单,就被保护起来.最终的修饰效果如图.4.1薪酬计算表6.保存为模板文件在“另存为”对话框中的“保存类型”列表中选择“模板”选项.同时,文件的保存位置自动从“MyDocuments”区切换到“Template”区.然后,在“文件名”区确认此模板的名称即可.4.2屏蔽查询结果中的错误在Excel2003中,可以使用=IF(ISERROR(公式),“”,公式)返回空文本的方法来屏蔽错误,如果公式较长,则看其来就很繁琐.ISERROR值为任意错误值（#N/A.#VALUE!.#REF!.#DIV/0!.#NUM!.#NAME?或#NULL!）时,返回TRUE.4.3Excel如何将工资表转为工资条其实用Excel打印工资条,归根结底就是让Excel制作的工资表格中,一行工资细目数据,一行员工的记录.如果在每一个员工数据的上面插入一行工资细目数据显然我们的要求也就完成了,当然纯手工的一行一行插入显然是个“不可能完成的任务”,这里需要有点小技巧.第一步：在工资细目的右侧两列中,交叉输入任意数字（主要是为了后面的“空位”空值,所以数字可任意输）,然后选中交叉的四个单元格,双击右下角的“填充柄”,使这种格式一直填充至工资表的结束行.第二步填充数据：执行“编辑”→“定位”命令,在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮,在打开的“定位条件”对话框中,选择“空值”,然后单击“确定”按钮.第三步定位空行：执行“插入”→“行”命令,这时便会从第三行开始,每一行的前面插入了一个空行.第四步：复制表头的工资细目数据,选中工资表A列的数据区域,执行“编辑”→“定位”命令,在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮,在打开的“定位条件”对话框中,选择“空值”,然后单击“确定”按钮,这时会选中刚插入的空行,执行“编辑”→“粘贴”命令,这时工资条就算制作完成了.5.1按属性归类并统计

5.2统计分布状况

5.3对数据进行高级筛选

5.4数据多维动态分析

第五部分：数据统计5.1按属性归类并统计分类汇总1.简单的分类汇总⑴按分类字段排序.⑵单击【数据】/【分类汇总】命令,弹出“分类汇总”对话框.⑶在“分类字段”下拉列表中选择分类字段⑷在“汇总方式”下拉列表中选择方式⑸在“选定汇总项”列表框中选择汇总字段.5.1按属性归类并统计2.创建多级分类汇总在一级分类汇总的基础上进行嵌套的分类汇总注意：要先按多级分类汇总的字段进行多列排序.5.1按属性归类并统计3.分级显示数据下面介绍分级视图中的各个按钮的功能：一级数据按钮：只显示数据清单中的列标题和汇总结果,该级为最高级.二级数据按钮：显示分类汇总结果即二级数据.三级数据按钮：显示所有的详细数据即三级数据.分级显示按钮：表示高一级向低一级展开显示.分级显示按钮：表示低一级折叠为高一级数据显示.5.1按属性归类并统计4.清除分类汇总⑴选中分类汇总后的数据清单中任意单元格.⑵单击【数据】/【分类汇总】命令.⑶单击“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮.5.2统计分布状况如何用Excel快速统计成绩和分析成绩分布情况的方法和步骤.准备数据：输入必要的数据,工作表命名为“总表”,以D列的政治分数(满分100)为例,在单元格E1～I1分别输入60以下(差).60分及以上(及格).60-79(中等).80-89(良好).90分以上(优秀).然后在单元格E2～I2分别输入下面的公式：E2：=IF(D2<60,1,0).F2：=IF(D2>=60,1,0).G2：=IF(AND(D2>=60,D2<=79),1,0).H2：=IF(AND(D2>=80,D2<=89),1,0).I2：=IF(D2>=90,1,0),最后选择单元格区域E2～I2,将其向下填充到区域E264～I264.5.2统计分布状况计算基本数据：所谓基本数据,就是实考人数.最高分.最低分和平均分(以政治课为例).单击数据区域的单元格,选择菜单“数据”→“数据透视表和数据透视图”,弹出“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之1”对话框,一路点击“下一步”即可创建一张空白的数据透视表,将工作表命名为“基础分析”.单击空表区域内的任意位置,显示“数据透视表字段列表”对话框,将“班级”字段拖入“将行字段拖到此处”中,将“政治”字段拖入“请将数据字段拖到此处”中.5.2统计分布状况在B4单元格“求和项：政治”处单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“字段设置”,在弹出的“数据透视表字段”对话框中,选择汇总方式为“计数”.再把“求和项:政治2”的汇总方式选择为“最大值”,“求和项:政治3”的汇总方式选择为“最小值”,“求和项:政治4”的汇总方式选择为“平均值”.最后,把“数据”字段拖到“汇总”字段处即可.5.2统计分布状