工程品质会议管理制度

工程品质会议管理制度第一章总则

一、为了加强工程品质管理，提高会议效率，确保会议决策的贯彻落实，根据公司相关制度，特制定本会议管理制度。

二、本制度适用于公司内部工程品质相关的各类会议，包括但不限于工程进度汇报会、品质分析会、技术评审会等。

三、会议应遵循以下原则：

1.实事求是：会议讨论内容应真实、客观、全面地反映工程实际情况，禁止弄虚作假。

2.高效务实：会议应注重解决问题，提高工作效率，减少无效、重复的讨论。

3.权责明确：会议决策事项应明确责任人和完成时限，确保决策的落实。

4.公开透明：会议过程和结果应在一定范围内公开，接受监督。

四、公司各部门应严格遵守本会议管理制度，切实提高会议质量，为公司工程品质的提升贡献力量。

五、会议组织者、参与者和相关人员应认真履行职责，确保会议的顺利进行和会议决策的贯彻落实。

六、公司鼓励创新和改进会议形式，积极探索高效、便捷的会议方式，提高会议效率。

七、本会议管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修订。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议组织者应根据工程品质管理的需要，明确会议主题，并在会议通知中予以明确。

2.确定会议时间：会议组织者应合理安排会议时间，避免与参会人员工作冲突，确保参会人员能够充分参与。

3.确定会议地点：根据会议规模、参会人员及设备需求，选择合适的会议室。

4.发送会议通知：会议组织者应在会议召开前至少3个工作日发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程等。

5.准备会议材料：会议组织者应提前准备好会议所需的各类材料，包括会议议程、相关报告、数据等，并在会前至少1个工作日分发给参会人员。

二、会议签到

1.会议组织者应在会议开始前10分钟安排签到，确保参会人员准时到场。

2.签到时应记录参会人员姓名、部门、职务等信息，以便于会议纪要的整理和归档。

三、会议议程

1.会议主持人应按照会议议程逐项组织讨论，确保会议内容全面、有序进行。

2.会议组织者应密切关注会议进度，根据实际情况调整议程，确保会议高效进行。

四、会议讨论

1.与会人员应围绕会议主题积极发言，提出建议和意见。

2.会议主持人应保持讨论的公正性和中立性，引导与会人员充分表达观点，避免偏离主题。

3.讨论过程中，会议组织者应对重要观点和决策进行记录。

五、会议决策

1.会议主持人应根据讨论情况，总结并提出会议决策。

2.会议决策应明确责任人和完成时限，确保决策的落实。

3.会议决策应经与会人员充分讨论，形成共识。

六、会议总结

1.会议主持人应在会议结束时对会议成果进行总结，包括讨论事项、决策内容、责任人及完成时限等。

2.会议组织者应整理会议纪要，并于会议结束后1个工作日内发送给参会人员。

七、会议反馈

1.参会人员对会议组织、议程安排等方面如有意见和建议，可向会议组织者反馈。

2.会议组织者应认真听取反馈意见，不断优化会议流程，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议组织者或指定专人负责编制，内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论要点、决策事项、责任人和完成时限等。

2.会议纪要应客观、准确、详实地记录会议内容，避免遗漏重要信息。

3.会议纪要编制完成后，应由会议主持人审核，确保纪要内容准确无误。

4.会议纪要应在会议结束后1个工作日内发送给所有参会人员，并在适当范围内公开，接受监督。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.会议决策事项的责任人应按照完成时限，认真履行职责，确保决策落实。

2.会议组织者应定期跟踪会议纪要的执行情况，对进度滞后或未按期完成的任务进行催办。

3.责任人应主动向会议组织者报告决策事项的落实情况，如有困难和问题，应及时沟通解决。

三、会议纪要的反馈与评估

1.会议组织者应在会议决策事项完成后，组织相关人员对落实情况进行评估，确保决策效果。

2.参会人员对会议纪要的执行情况如有异议或建议，可向会议组织者反馈。

3.会议组织者应认真听取反馈意见，对存在的问题进行分析，制定改进措施。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，以备查阅。

2.会议组织者应定期对会议纪要进行整理、分类和归档，确保资料的完整性和可追溯性。

3.会议纪要的归档和管理应遵循保密原则，确保信息安全。

五、会议纪要的持续改进

1.会议组织者应不断总结经验，针对会议纪要执行过程中发现的问题，优化会议流程和决策执行机制。

2.通过对会议纪要的跟踪落实，提高会议质量，为公司工程品质管理提供有力支持。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门或指定人员提交会议室申请。

2.申请内容包括会议主题、时间、参会人数、设备需求等，以便于行政管理部门合理安排会议室资源。

3.行政管理部门收到申请后，应及时回复确认，如有冲突，应与申请部门协商解决。

二、会议室配置

1.会议室应配置必要的会议设备，如投影仪、音响、白板、会议电话等。

2.行政管理部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行，及时维修或更换损坏设备。

3.会议室布置应简洁、大方，符合公司形象，提供舒适的会议环境。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境卫生。

2.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音，不随意离开会议室。

3.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭设备电源，保持会议室整洁。

四、会议室安全与保密

1.会议室应设置门禁系统，严格控制进出人员，确保会议安全。

2.会议室内禁止携带无关人员进入，严禁泄露会议内容。

3.行政管理部门应加强对会议室的安全检查，确保会议设施安全可靠。

五、会议室维护与保洁

1.行政管理部门应定期对会议室进行清洁、保养，确保会议室环境卫生。

2.会议室内设备使用完毕后，应及时关闭电源，避免长时间待机，节约能源。

3.如发现会议室设施损坏或故障，应立即报告行政管理部门，及时修复。

六、会议室管理评估与改进

1.行政管理部门应定期对会议室管理情况进行评估，了解各部门对会议室的使用满意度。

2.针对存在的问题，制定改进措施，提高会议室管理水平，为公司的会议提供优质服务。

第五章附则

一、本制