公务车会议管理制度

公务车会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为确保公务车使用管理的有效性，提高会议效率，规范会议行为，根据我国相关法律法规及公司规章制度，特制定本公务车会议管理制度。

第二条适用范围：本制度适用于公司内部所有使用公务车召开的会议，包括但不限于公司领导层会议、部门例会、项目协调会等。

第三条会议原则：

1.会议应坚持精简、高效、务实、节约的原则。

2.会议组织应遵循预先计划、明确目标、会前准备、会中控制、会后总结的要求。

第四条责任分配：

1.会议主持人负责组织、安排会议，确保会议的顺利进行。

2.参会人员应积极参与会议讨论，遵守会议纪律，按时提交会议材料。

3.后勤保障部门负责公务车的调度、使用和管理，确保会议所需公务车的正常运行。

第五条会议类别：

1.公司级会议：由公司领导层主持，涉及公司重大决策、战略规划等方面的会议。

2.部门级会议：由各部门负责人主持，涉及部门内部管理、业务协调等方面的会议。

3.项目级会议：由项目负责人主持，针对特定项目进行协调、沟通的会议。

第六条会议通知：会议组织者应在会议召开前，向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会人员等内容。

第七条保密规定：会议涉及公司内部信息、商业秘密等内容，参会人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露会议内容。

第八条制度修订：本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订，修订内容需报公司领导审批。

第二章会议流程

第九条会议筹备：

1.确定会议目的和议题：会议组织者应根据公司需求，明确会议目的，制定会议议题，并征求相关部门及人员的意见。

2.制定会议方案：根据会议目的和议题，制定会议方案，包括会议时间、地点、参会人员、议程安排等。

3.会议通知与资料准备：会议组织者应在会议召开前，将会议通知发送至参会人员，并准备相关会议资料。

第十条会议召开：

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，会议组织者应统计参会人员，确保会议的出席情况。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议议程、目的和参会人员。

3.会议讨论：根据会议议程，逐项进行讨论。会议主持人应确保讨论充分、有序，避免偏题。

4.会议决策：针对讨论事项，形成决策意见。公司级会议的决策需遵循公司决策程序，部门级和项目级会议的决策需报上级领导审批。

第十一条会议记录：

1.会议记录人应认真记录会议讨论过程、决策结果以及与会议相关的重要信息。

2.会议记录应真实、准确、完整，并在会议结束后及时整理。

第十二条会议总结：

1.会议主持人应对会议进行总结，概括会议成果、明确责任分配，并对未解决的问题进行说明。

2.会议组织者应在会议结束后，将会议纪要和总结发送至参会人员，以便跟踪落实。

第十三条会议延期与取消：

1.如因特殊情况需延期或取消会议，会议组织者应提前通知参会人员，并说明原因。

2.延期后的会议，会议组织者应重新安排会议时间、地点，并重新发送会议通知。

第十四条会议服务：

1.后勤保障部门应确保会议室设施设备正常运行，提供必要的服务保障。

2.会议期间，如需公务车接送，后勤保障部门应根据会议需求，提前安排公务车调度。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十五条会议纪要的编制与发布：

1.会议纪要应由会议记录人在会议结束后及时编制，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、责任分配等信息。

3.会议纪要编制完成后，应由会议主持人审核批准，并在最迟会议结束后两个工作日内发送给所有参会人员。

第十六条会议纪要的执行与跟踪：

1.各参会部门和个人应根据会议纪要中的责任分配，按时完成相关工作任务。

2.会议组织者应定期跟踪会议决策的执行情况，督促相关部门和个人按计划推进工作。

3.对于执行中遇到的问题，会议组织者应及时协调解决，或报告给上级领导，寻求支持。

第十七条会议纪要的反馈与评估：

1.会议决策执行结束后，相关部门和个人应向会议组织者提供执行结果反馈。

2.会议组织者应对执行结果进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供借鉴。

3.对于未能按期完成或执行效果不佳的情况，会议组织者应分析原因，制定改进措施。

第十八条会议纪要的存档与管理：

1.会议纪要应作为公司重要文件进行存档，以备后续查询和审计。

2.会议组织者应建立会议纪要管理档案，确保会议纪要的保存完整、便于检索。

3.会议纪要的查阅应遵循公司保密规定，严格控制知密范围。

第十九条会议纪要的更新与维护：

1.随着工作进展和情况变化，会议纪要中的内容可能需要更新。

2.会议组织者应负责会议纪要的维护工作，确保纪要内容的时效性和准确性。

3.如有更新，应及时通知相关人员进行相应调整，并重新发布会议纪要。

第四章会议室管理规定

第二十条会议室预订：

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向后勤保障部门或指定的会议室管理部门提交申请。

2.预订时应提供会议时间、参会人数、所需设备等详细信息，以便管理部门合理安排。

3.会议室预订应遵循先到先得的原则，对于冲突情况，管理部门有权进行协调安排。

第二十一条会议室配置：

1.会议室应根据会议类型和规模进行合理配置，包括但不限于会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等。

2.管理部门应定期检查会议室设施，确保设备正常运行，并负责维护和更新。

3.会议室应保持整洁、安静，提供良好的会议环境。

第二十二条会议室使用规范：

1.会议期间，参会人员应遵守会议室使用规定，不得随意移动设备、损坏公物。

2.严禁在会议室吸烟、进食，保持会议室卫生。

3.会议结束后，会议组织者应负责督促参会人员清理个人物品，恢复会议室原状。

第二十三条会议室安全管理：

1.会议室使用期间，应确保消防安全通道畅通，消防设施完好。

2.管理部门应制定应急预案，应对突发情况，如火灾、断电等。

3.会议组织者应在会议开始前了解安全逃生路线，确保参会人员的安全。

第二十四条会议室服务与支持：

1.管理部门应提供专业的会议服务，包括会议设备操作、会场布置等。

2.会议期间，如有技术问题或需求，参会人员可向管理部门提出，管理部门应及时响应，提供支持。

第二十五条会议室使用费用：

1.会议室使用可能涉及一定的费用，具体收费标准由管理部门制定，报公司审批后执行。

2.会议组织者应在预订会议室时了解相关费用，并在会议结束后按相关规定结算。

第二十六条会议室管理与改进：

1.管理部门应定期收集会议室使用反馈，不断改进服务质量和会议室管理。

2.对于会议室管理中出现的问题，管理部门应及时解决，并向公司领导报告处理结果。

第五章附则

第二十七条制度解释：

本制度的最终解释权归公司所有。如有疑问，可向公司相关部门咨询。

第二十八条制度生效：

本制度自颁布之日起生效，原有相关规定