养老机构会议管理制度

养老机构会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

1.为加强养老机构内部管理，提高工作效率，确保会议的有序进行，制定本制度。

2.会议应遵循务实、高效、民主、集中的原则，充分发扬民主，确保决策的科学性、合理性和准确性。

二、适用范围

1.本制度适用于养老机构内各类会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

2.对于特殊会议，如需参照其他规定执行，可在会议通知中予以明确。

三、会议类别

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月例会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时决定召开的会议。

3.专题会议：针对特定议题召开的会议。

四、参会人员

1.会议主持人：负责召集、主持、总结会议，对会议纪要及决策事项进行跟踪落实。

2.参会人员：根据会议主题、职责分工及相关要求，参加会议的相关人员。

3.记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，确保记录的准确性和完整性。

五、会议纪律

1.会议应严格按照预定时间、议程进行，参会人员应提前做好准备，准时参加会议。

2.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项，需向主持人请假后方可离场。

3.会议内容涉及敏感信息或保密事项，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露。

4.会议结束后，记录人应及时将会议纪要发送给主持人及参会人员，以便跟踪落实。

六、本制度的解释权及修订权归养老机构所有。如需对本制度进行修订，应由相关部门提出，经养老机构批准后予以实施。本制度的实施细则另行制定。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议主持人根据工作需要和各部门的提议，确定会议的主要议题。

2.发送通知：会议筹备人应在会议召开前，向参会人员发送会议通知，内容包括会议时间、地点、议题、参会人员、准备材料等。

3.准备材料：会议主持人或相关部门应准备好与会议议题相关的背景资料、报告、方案等，并在会议前分发至参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，确认参会人员到齐后，会议主持人宣布会议开始。

2.会议议程：会议主持人按照预定议程逐项讨论议题，参会人员围绕议题进行发言、讨论。

3.讨论与决策：针对议题，参会人员充分发表意见，会议主持人汇总各方意见后，形成决策。

三、会议记录

1.记录内容：记录人应详细记录会议的议题、讨论过程、决策结果以及待解决的问题等。

2.记录方式：可采用书面记录、录音等方式进行记录，确保记录的准确性和完整性。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论成果、决策事项进行总结，明确下一步工作计划及责任分工。

2.参会人员对会议效果进行评价，提出改进意见和建议。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，记录人整理会议纪要。

2.参会人员领取会议纪要，了解会议决策及工作安排。

六、会后工作

1.记录人应在会议结束后24小时内，将会议纪要整理完毕，发送给主持人及参会人员。

2.参会人员根据会议纪要及工作安排，落实相关工作。

3.会议主持人对会议决策的执行情况进行跟踪，确保工作落实。

七、会议资料的归档

1.会议结束后，会议记录、纪要、决策文件等相关资料应进行归档，以备查阅。

2.会议资料的归档应符合保密规定，确保信息安全。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与分发

1.会议纪要应准确反映会议内容，明确记录会议讨论的主要观点、决策结果及责任分工。

2.记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的编制，并提交给会议主持人审核。

3.会议主持人审核无误后，记录人将会议纪要分发给所有参会人员，并抄送相关部门。

二、会议决策的执行与跟踪

1.参会人员接收到会议纪要后，应按照纪要中的决策事项和责任分工，立即开展相关工作。

2.各责任部门应定期向会议主持人汇报工作进展，确保会议决策的及时、有效执行。

3.会议主持人应对会议决策的执行情况进行全程跟踪，对工作中出现的问题及时协调解决。

三、问题反馈与协调解决

1.在会议决策执行过程中，如遇到问题或困难，责任部门应及时向上级领导反馈，寻求支持和协调。

2.会议主持人或相关部门应根据问题性质，组织相关人员召开专题会议，研究解决方案。

3.解决方案确定后，责任部门应按照新的决策继续推进工作。

四、会议纪要的更新与归档

1.若会议决策在执行过程中发生变更，记录人应及时更新会议纪要，确保纪要内容的准确性。

2.更新后的会议纪要应再次分发给所有参会人员，以便各方了解最新的决策内容。

3.会议结束后，记录人应将会议纪要及相关资料进行归档，以备日后查阅。

五、会议纪要的考核与应用

1.会议纪要作为考核各部门工作执行情况的重要依据，应纳入日常工作考核范围。

2.对于未按会议纪要执行或执行不力的部门和个人，应根据相关规定予以问责。

3.会议纪要中的优秀建议和成功经验应予以总结，并在机构内部进行推广和应用。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部提出会议室使用申请。

2.申请内容包括会议时间、预计参会人数、所需设备等，以便行政管理部合理安排会议室及设备。

3.行政管理部应在收到申请后及时回复，确认会议室预订情况。

二、会议室使用

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，参会人员应爱护公物，遵守会议室管理规定。

2.会议室内设备使用前，应确保设备正常运行，如有问题，及时联系技术人员进行维修。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，按时参加会议，确保会议的顺利进行。

三、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责维护管理，定期检查设备运行状况，确保设备性能良好。

2.会议室设备使用完毕后，使用人应关闭设备电源，整理好设备，保持会议室整洁。

3.若设备在使用过程中出现故障，应及时报告给行政管理部，以便及时维修。

四、会议室安全保障

1.会议室应定期进行消防安全检查，确保消防设施齐全、有效。

2.会议室内应设置明显的安全标识，提醒参会人员注意安全。

3.会议期间，应确保会议室内的安全通道畅通，禁止堆放杂物。

五、会议室清洁与维护

1.行政管理部应定期对会议室进行清洁，保持会议室环境卫生。

2.会议室内物品应摆放整齐，会议结束后，参会人员应将座椅归位，清理垃圾。

3.对于会议室的高频使用区域，应加强清洁与维护，确保会议室设施的长久使用。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的个人或部门，将视情节轻重给予相应处罚。

2.行政管理部应加强对会议室使用情况的监督与检查，发现问题及时处理，确保会议室的正常使用。

第五章附则

1.本制度