设计部会议管理制度

设计部会议管理制度第一章总则

一、目的与依据

为加强设计部会议管理，提高会议效率，明确会议决策事项的执行和跟踪，根据公司相关管理制度，结合设计部实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于设计部各类会议的组织、召开、纪要、落实及会议室管理等工作。

三、会议类型

1.定期会议：包括周例会、月度总结会等；

2.临时会议：根据工作需要，临时组织的相关会议；

3.专题会议：针对某一特定主题召开的会议。

四、会议原则

1.减少无效会议，提倡高效会议；

2.明确会议主题，做好会前准备；

3.会中充分讨论，会后及时落实；

4.尊重与会人员，确保会议纪律。

五、参会人员

1.设计部全体成员；

2.根据会议主题，邀请相关部门人员参加；

3.特殊情况下，可邀请公司领导参加。

六、会议组织

1.定期会议由设计部负责人组织；

2.临时会议由提议人负责组织；

3.专题会议由会议主题相关部门负责人组织。

七、会议通知

1.会议组织者应在会议召开前至少1个工作日发布会议通知，明确会议时间、地点、主题、参会人员等内容；

2.会议通知应通过邮件、电话或其他有效方式传达给相关人员；

3.参会人员收到会议通知后，应及时回复确认。

八、会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，不得无故迟到、早退；

2.会议期间，手机等通讯工具应保持静音，不得随意接打电话；

3.会议期间，参会人员应保持安静，尊重发言人，不得随意插话；

4.会议内容涉及公司机密时，参会人员应遵守保密规定。

九、本制度的解释权归设计部所有，自发布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。设计部全体成员应严格遵守本制度，共同维护良好的会议环境。

第二章会议流程

一、会前准备

1.确定会议主题：根据设计部当前工作重点和实际需求，明确会议主题，确保会议目标清晰；

2.制定会议议程：列出会议主要议题，明确每个议题的讨论时间，合理安排会议时间；

3.召集与会人员：根据会议主题和议程，确定与会人员名单，并通过邮件、电话等方式通知；

4.提交会议资料：会议组织者应提前将会议相关资料发送给与会人员，以便参会人员提前了解会议内容；

5.场地与设备准备：确认会议室预订情况，确保会议室设备（如投影仪、音响、白板等）正常运行。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责签到，确保与会人员到齐；

2.会议主持人：由设计部负责人或指定人员担任会议主持人，负责引导会议进程；

3.会议开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和预期目标；

4.主题发言：针对会议议题，相关人员依次进行发言，阐述观点和需求；

5.讨论环节：与会人员针对发言内容进行充分讨论，提出建议和解决方案；

6.决策与总结：会议主持人根据讨论情况，进行决策或总结，明确下一步工作计划和责任人。

三、会议纪要

1.会议纪要编写：指定专人负责记录会议内容，整理成会议纪要；

2.会议纪要内容：包括会议主题、时间、地点、与会人员、主要议题、讨论结果、决策事项、下一步工作计划等；

3.会议纪要审核：会议纪要完成后，由会议主持人或设计部负责人进行审核；

4.发布会议纪要：将审核通过的会议纪要发送给所有与会人员，确保相关人员了解会议内容。

四、会后工作

1.任务分配：根据会议决策，明确责任人，分配工作任务；

2.跟踪落实：责任人应按照会议纪要要求，及时汇报工作进度，确保决策事项得到有效落实；

3.反馈与评估：会议组织者应对会议效果进行评估，收集与会人员的意见和建议，不断优化会议流程。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、纪要发布与确认

1.会议纪要经审核通过后，由会议组织者在会议结束后的一定工作日内，通过邮件或公司内部通讯系统向所有与会人员发送；

2.接收到会议纪要的人员应在规定时间内确认收到，并对纪要内容提出疑问或建议；

3.会议组织者应对疑问或建议进行解答或采纳，确保纪要内容的准确性和完整性。

二、任务分解与责任分配

1.根据会议纪要中的决策事项，将工作任务分解为具体的行动项，明确每项任务的责任人；

2.责任人应清楚了解任务目标、完成标准和时间要求；

3.会议组织者应监督责任分配的执行情况，确保每个行动项都有明确的跟进人。

三、进度跟踪与汇报

1.责任人应根据任务进度，定期向会议组织者或设计部负责人汇报工作进展；

2.会议组织者应建立跟踪机制，对任务完成情况进行记录和监控；

3.对于滞后或遇到困难的工作任务，应及时分析原因，制定应对措施，并报告上级领导。

四、成果评估与反馈

1.完成任务后，责任人应提交工作成果，会议组织者负责组织对成果进行评估；

2.根据成果评估结果，对责任人进行相应的表扬或提出改进意见；

3.会议组织者应收集评估反馈，为后续会议提供改进方向和经验教训。

五、变更管理

1.若在执行过程中出现需要调整决策的情况，责任人应及时提出变更申请；

2.会议组织者应组织相关人员对变更申请进行评估，必要时召开临时会议进行决策；

3.变更一旦被批准，应更新会议纪要，并通知所有相关人员。

六、闭环管理

1.对于完成的任务，会议组织者应确保所有相关文件和资料得到归档；

2.对会议纪要中的决策事项进行闭环管理，确保所有任务都有明确的完成状态；

3.通过定期的回顾会议，检查闭环管理的效果，不断提升会议纪要的跟踪落实效率。

第四章会议室管理规定

一、预订与使用

1.会议室预订：设计部人员需提前向行政部门预订会议室，并提供会议时间、参会人数等信息；

2.使用原则：会议室使用应遵循“先预订、先使用”的原则，优先保证设计部的会议需求；

3.临时使用：如遇紧急会议，可向行政部门申请临时使用会议室，行政部门应积极配合。

二、设备管理

1.设备检查：会议前，使用人员应检查会议室设备是否正常运行，如发现问题及时联系行政部门处理；

2.设备使用：使用人员应按照设备操作规程进行操作，确保设备安全、高效使用；

3.设备维护：行政部门应定期对会议室设备进行维护保养，确保设备性能稳定。

三、环境与秩序

1.保持整洁：会议结束后，使用人员应负责清理会议室，确保场地整洁；

2.噪音控制：会议期间，与会人员应保持安静，避免大声喧哗，以免影响其他会议室的正常使用；

3.会议纪律：与会人员应遵守会议纪律，不得在会议室吸烟、进食等。

四、安全与保密

1.安全检查：会议前，使用人员应确保会议室内的消防设施、安全通道等符合安全要求；

2.保密要求：会议涉及公司机密时，与会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容；

3.会议资料：会议结束后，使用人员应将涉密资料妥善保管，防止遗失或泄露。

五、监督管理

1.行政部门应加强对会议室的管理，定期检查会议室使用情况；

2.对违反会议室管理规定的行为，应予以制止，并视情节给予相应处罚；

3.定期收集会议室使用反馈，不断优化会议室管理规定，提高会议室使用效率。

六、会议室配置

1.行政部门应根据设计部实际需求，合理配置会议室设备、设施；

2.定期更新会议室设备，确保会议室硬件设施满足工作需要；

3.提供必要的会议用