供应商会议管理制度

供应商会议管理制度第一章总则

为确保供应商会议的有序进行，提高会议效率，明确会议目的，制定本供应商会议管理制度。以下内容适用于所有与供应商相关的会议管理。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范供应商会议的组织、召开、记录及跟踪落实流程，加强会议管理，提升会议决策质量。

2.会议应遵循公开、公正、高效、务实原则，注重会议成果的转化与落实。

二、适用范围

1.本制度适用于我司与供应商之间召开的各类会议，包括但不限于供应商大会、供应商评审会、供应商沟通会等。

2.本制度适用于我司各部门及子公司与供应商召开的各类会议。

三、会议类别

1.定期会议：按照约定的时间周期召开的会议，如年度供应商大会、季度供应商评审会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时组织的会议，如供应商沟通会、专题协调会等。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由我司相关部门负责，会议召集人应提前做好会议准备工作，确保会议的顺利进行。

2.会议召集人应明确会议目的、议程、参会人员、会议时间、地点等，并在会议前通知参会人员。

五、参会人员

1.参会人员应包括我司相关部门负责人、供应商代表及相关工作人员。

2.参会人员应按时参加或请假，会议期间保持手机静音，遵守会议纪律，积极参与讨论。

六、本制度的解释权归我司所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的职责，本章详细阐述供应商会议的流程。

一、会议筹备

1.确定会议目的：明确会议要解决的问题、达成的目标和预期的成果。

2.制定会议议程：根据会议目的，合理安排会议讨论的主题、时间分配及发言顺序。

3.确定参会人员：根据会议议题，邀请相关部门负责人、供应商代表及相关工作人员参加。

4.通知与报名：会议召集人应在会议前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等，并要求参会人员按时报名确认。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会务组负责参会人员的签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人：由主持人开场，介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议纪律。

3.会议发言：根据议程安排，各议题负责人进行发言，阐述观点、提出建议。

4.讨论与决策：参会人员针对议题展开讨论，充分发表意见，最终形成决策。

三、会议记录

1.会议记录人：指定专人负责会议记录，记录会议主题、议程、参会人员、讨论要点、决策结果等。

2.会议记录整理：会议结束后，记录人应及时整理会议纪要，确保内容准确、完整。

四、会议总结与反馈

1.会议总结：会议结束时，主持人应对会议成果进行简要总结，明确下一步工作计划。

2.会议纪要发放：会议纪要整理完毕后，由会议召集人发送给参会人员，以便了解会议内容。

3.参会人员反馈：参会人员应在收到会议纪要后，及时反馈意见，如有异议，可提出修改建议。

五、会议跟踪落实

1.任务分配：根据会议决策，明确责任人和完成时间，确保会议决策的落实。

2.跟踪检查：会议召集人应定期检查会议决策的执行情况，确保工作进度。

3.沟通协调：如遇问题，及时与相关部门和供应商沟通，协调解决。

本章详细阐述了供应商会议的流程，旨在确保会议的有序进行，提高会议效率，为后续工作提供有力支持。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决策的执行具有指导作用。本章着重阐述会议纪要的跟踪落实，确保会议决策得到有效执行。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要编制：会议结束后，记录人应根据会议内容和讨论结果，及时编制会议纪要，确保内容准确、完整。

2.会议纪要审核：会议纪要编制完成后，由会议召集人或指定负责人进行审核，确保纪要内容无误。

3.会议纪要发布：审核通过后，会议纪要应以书面形式发送给所有参会人员，以便各方了解会议决策和执行要求。

二、会议纪要的阅读与反馈

1.参会人员应在收到会议纪要后的一定工作日内阅读完毕，并对纪要内容进行确认。

2.如参会人员对会议纪要中的内容有异议或建议，应及时向会议召集人反馈，以便进行修改和完善。

三、会议决策的执行与跟踪

1.任务分解：根据会议纪要，将决策事项分解为具体的执行任务，明确责任人和完成时间。

2.跟踪监控：会议召集人应建立跟踪机制，对会议决策的执行情况进行定期检查，确保各项工作按计划推进。

3.沟通协调：在执行过程中，如遇到问题，应及时与相关部门和供应商沟通，协调解决，确保会议决策的顺利实施。

四、会议决策的验收与评估

1.完成情况验收：任务完成后，由会议召集人组织相关人员对执行结果进行验收，确保达到预期效果。

2.效果评估：对会议决策的执行效果进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供参考。

本章明确了会议纪要的跟踪落实流程，有助于确保会议决策的有效执行，提高工作质量和效率。通过对会议纪要的编制、发布、执行和评估，形成闭环管理，为供应商会议的成果转化提供有力保障。

第四章会议室管理规定

会议室是会议召开的场所，为了确保会议的顺利进行，提高会议室的使用效率，本章对会议室的管理规定进行详细阐述。

一、会议室预订

1.预订原则：会议室预订采取先到先得的原则，各部门或子公司需提前预订，确保会议时间与场地。

2.预订方式：通过会议室预订系统或向行政部门提出申请，填写相关信息，包括会议时间、地点、参会人数等。

3.预订确认：预订成功后，预订人将收到预订确认信息，如有变更，需及时通知行政部门进行调整。

二、会议室布置与设施

1.布置要求：会议室布置应简洁、大方，符合会议主题，确保投影、音响等设备正常运行。

2.设施维护：行政部门负责会议室设施的日常维护和检查，确保会议召开期间设施正常使用。

三、会议室使用规范

1.使用时间：预订人应按照预订时间使用会议室，会议开始前和结束后，及时做好会议室的整理工作。

2.会议纪律：会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持手机静音，不随意离开座位，不喧哗。

3.爱护设施：使用会议室时，应爱护会议室内的设施设备，如有损坏，需照价赔偿。

四、会议室清洁与卫生

1.清洁要求：会议结束后，预订人应负责会议室的清洁工作，确保场地整洁。

2.卫生保障：行政部门定期对会议室进行卫生消毒，提供良好的会议环境。

五、会议室安全管理

1.安全意识：使用会议室时，应提高安全意识，注意防火、防盗、防意外事故。

2.应急预案：行政部门制定会议室应急预案，确保突发事件时能迅速应对。

本章对会议室的管理规定进行了详细阐述，旨在为会议的顺利召开提供良好的场所保障，提高会议室的使用效率，营造良好的会议环境。

第五章附则

为确保供应商会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归我司所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

二、各部门应严格遵守本制度，如有违反，将按照公司相关规定进行处理。

三、本制度自发布之日起实施，如有修改，将及时通知相关部门和人员。