学校小会议室管理制度

学校小会议室管理制度第一章总则

为确保学校小会议室的高效使用与管理，提高会议质量，明确会议流程及相关责任，特制定本管理制度。

一、适用范围

本制度适用于学校小会议室的预定、使用、管理及维护。

二、基本原则

1.合理安排，确保会议需求得到满足；

2.严格执行会议流程，确保会议效率；

3.公平、公正、公开，确保会议室资源的合理分配；

4.节约资源，降低会议成本；

5.加强会议纪要的跟踪落实，确保会议成果的转化。

三、会议类型

1.例会：定期召开的会议，如周例会、月例会等；

2.专题会：针对特定主题或事项召开的会议；

3.紧急会议：因紧急事项临时召开的会议。

四、会议组织与管理

1.会议组织者负责会议的筹备、通知、主持等工作；

2.会议室管理员负责会议室的预定、使用、管理及维护；

3.与会人员应遵守会议纪律，按时参加会议，积极参与讨论。

五、违规处理

1.未经预定，擅自使用会议室的，予以通报批评；

2.会议室使用过程中，违反相关规定，造成设备损坏或资源浪费的，视情节轻重，给予相应处罚；

3.会议无故缺席、迟到或早退的，按学校相关规定处理。

六、制度修订

本管理制度根据学校实际情况制定，如有需要，可适时进行调整和修订。

本章节旨在明确学校小会议室管理的基本原则、适用范围、会议类型、组织与管理以及违规处理等方面，为后续章节的具体规定提供总体框架。后续章节将分别就会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面进行详细阐述。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，本章将详细阐述学校小会议室的会议流程，包括会议筹备、召开及结束等环节。

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议组织者应根据工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议主题，制定会议议程，明确会议讨论的重点、顺序和时间。

3.确定参会人员：会议组织者应根据会议内容，邀请相关部门和人员参会，确保会议决策的全面性和准确性。

4.预定会议室：会议组织者应提前向会议室管理员预定会议室，并提供会议相关信息，如会议时间、参会人数等。

5.发送会议通知：会议组织者应在会议召开前，通过邮件、电话等方式，通知与会人员会议时间、地点、议程等内容。

6.准备会议材料：会议组织者应提前准备会议相关材料，如会议议程、报告、数据等，并在会议前发放给与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，与会人员应进行签到，确保会议参与人数的准确性。

2.会议主持人宣布会议开始：会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，宣布会议正式开始。

3.会议报告：会议组织者或相关部门负责人就会议主题进行报告，阐述观点、分析和建议。

4.讨论与决策：与会人员针对报告内容进行讨论，提出意见和建议，最终形成会议决策。

5.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括讨论重点、决策结果等。

三、会议结束

1.会议总结：会议主持人对会议讨论和决策情况进行总结，强调会议成果和下一步工作要求。

2.会议纪要：会议结束后，会议记录人应在规定时间内整理会议纪要，明确会议决策、责任人和完成时限。

3.会议纪要审批：会议纪要经会议组织者审批后，发送给与会人员，以便于落实会议决策。

4.会议室整理：会议结束后，与会人员应将会议室恢复原状，确保会议室整洁、有序。

本章详细阐述了学校小会议室的会议流程，包括会议筹备、召开和结束三个环节。通过明确各环节的具体要求，有助于提高会议效率，确保会议成果的落实。后续章节将就会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面进行论述。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议决策和成果的重要体现，本章将重点阐述会议纪要的跟踪落实流程，确保会议决策得到有效执行。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论重点、决策结果等。

2.会议纪要初稿完成后，应提交给会议组织者进行审核。会议组织者应在2个工作日内完成审核，并提出修改意见。

3.会议记录人根据审核意见进行修改，形成最终会议纪要。

4.最终会议纪要通过邮件、学校内部通讯系统等方式，发送给所有与会人员，以便于各方了解会议内容。

二、会议决策的落实与跟踪

1.会议纪要发布后，各相关部门和责任人应根据会议决策，制定具体实施方案，明确完成时限和进度要求。

2.会议组织者应定期跟踪会议决策的落实情况，了解工作进展，协调解决问题。

3.责任部门在会议决策落实过程中，如遇到困难和问题，应及时向会议组织者反馈，寻求支持和帮助。

4.会议组织者可根据实际情况，调整工作计划，确保会议决策得到有效执行。

三、会议成果的评估与反馈

1.在会议决策规定的完成时限内，各责任部门应提交工作总结，包括工作成果、经验教训等。

2.会议组织者应对会议决策的落实情况进行评估，总结成果，发现问题，为今后类似会议提供借鉴。

3.评估结果和反馈意见应及时发送给与会人员，以便于大家共同学习和改进。

4.对于未按期完成或完成质量不高的工作，会议组织者应分析原因，制定改进措施，并督促相关部门整改。

本章详细阐述了会议纪要的整理与发布、会议决策的落实与跟踪以及会议成果的评估与反馈等环节，旨在确保会议决策得到有效执行。后续章节将就会议室管理规定等方面进行论述。

第四章会议室管理规定

为保障学校小会议室的正常使用和设备完好，提高会议室使用效率，本章将具体阐述会议室的管理规定。

一、会议室预定与使用

1.会议室预定：各部门或个人需提前向会议室管理员提出预定申请，并提供会议时间、参会人数、会议类型等信息。

2.预定确认：会议室管理员根据预定申请情况，合理安排会议室，并在预定后及时通知申请者。

3.会议室使用：会议召开时，使用部门应按照预定时间、地点使用会议室，未经允许不得随意更改。

4.临时使用：如遇特殊情况需临时使用会议室，应提前向会议室管理员申请，经同意后方可使用。

二、会议室设备管理

1.设备操作：使用会议室时，应指定专人负责会议设备的操作，确保设备正常使用。

2.设备维护：使用部门应爱护会议室设备，发现故障或损坏时应及时报告会议室管理员。

3.设备更新：会议室管理员应根据设备使用情况，定期检查、更新设备，确保会议室设备满足使用需求。

4.网络安全：使用会议室时，应遵守学校网络安全规定，不得在会议室内进行非法网络行为。

三、会议室环境与卫生

1.保持整洁：使用会议室时，应保持室内整洁，不在墙壁、地面等处乱涂乱画。

2.环保要求：会议室内禁止吸烟、乱丢垃圾，遵守环保规定。

3.卫生检查：会议室管理员应定期进行卫生检查，确保会议室环境卫生。

四、会议室安全管理

1.人员安全：会议召开时，应确保会议室内的消防安全、用电安全，遵守学校相关安全规定。

2.资料保密：会议室内涉及保密内容的资料，应妥善保管，防止泄露。

3.紧急情况处理：遇有紧急情况，如火灾、地震等，应立即启动应急预案，组织人员安全疏散。

本章对会议室的预定与使用、设备管理、环境与卫生以及安全管理等方面进行了详细规定，旨在为学校小会议室的管理提供具体指导。后续章节将为附则，对全文进行总结和补充。

第五章附则

为确保学校小会议室管理制度的实施效果，本章对制度的相关补充和解释进行说明。

一、制度解释

本管理制度由学校行政管理部门负责解释。如有疑问，可向行政管理部门咨询。

二、制度修订

本管理制度的修订和补充，由学校行政管理部门根据实际情况提出，报学校领导审批后公布实施。

三、制度执行

各部门和人员应严格遵守本管理制度，