集团分公司会议管理制度

集团分公司会议管理制度第一章总则

为了加强集团分公司会议管理，提高会议效率，明确会议目的，确保会议决策的科学性、民主性和合法性，特制定本制度。

一、会议宗旨

1.会议应围绕集团分公司的战略目标、经营管理、改革创新等重大问题进行讨论，旨在统一思想、凝聚共识、解决问题、推动工作。

2.会议应遵循民主集中制原则，充分发扬民主，确保决策的科学性和合法性。

二、会议类型

1.定期会议：包括年度会议、季度会议、月度会议等。

2.临时会议：根据工作需要，由分公司领导或相关部门提议召开。

三、参会人员

1.分公司领导、各部门负责人及有关人员。

2.特殊情况下，可邀请集团领导、外部专家、合作伙伴等参加。

四、会议组织

1.会议的组织工作由分公司综合管理部门负责。

2.会议通知应明确会议时间、地点、议程、参会人员等内容。

3.会议组织者应提前准备好会议所需资料、设备等。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项，需向会议主持人请假后方可离开。

2.会议内容应严格保密，未经许可，不得泄露。

3.会议结束后，参会人员应按时提交会议纪要。

六、本制度的解释权归集团分公司综合管理部门。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据分公司工作需要，明确会议讨论的主题和目标。

2.拟定会议议程：会议组织者应列出会议讨论的主要议题，明确各议题的讨论时间及顺序。

3.发送会议通知：提前一定时间向参会人员发送会议通知，确保参会人员有足够的时间准备。

4.准备会议资料：收集与会议主题相关的资料，整理成会议手册，并于会前发放给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，参会人员应在签到表上签到，确保会议出席情况的真实性。

2.会议主持人：由分公司领导或指定人员担任，负责主持会议，确保会议按议程进行。

3.会议发言：会议主持人按照议程安排，邀请相关人员就议题进行发言。

4.会议讨论：参会人员针对议题展开讨论，充分发表意见，共同探讨解决方案。

三、会议决策

1.汇总意见：会议组织者应对讨论过程中的意见进行记录，并在会议结束后进行汇总。

2.形成决议：根据讨论结果，由会议主持人或分公司领导提出决策方案，经参会人员表决通过。

3.决策公示：会议决策结果应在分公司内部进行公示，确保员工了解并执行。

四、会议总结

1.会议纪要：会议结束后，由会议组织者整理会议纪要，内容包括会议议程、发言记录、决策结果等。

2.纪要审批：会议纪要需经分公司领导审批后，发送给参会人员。

3.跟进落实：会议组织者应跟踪督促会议决策的执行情况，并及时向分公司领导汇报。

五、会议评估

1.参会人员评估：会议结束后，参会人员应对会议效果进行评估，提出改进意见。

2.会议组织者总结：会议组织者应总结会议筹备、召开过程中的经验教训，不断优化会议流程。

六、会议归档

1.会议资料归档：将会议通知、会议议程、会议纪要等相关资料进行归档，以备查阅。

2.会议记录归档：将会议录音、录像等记录资料进行归档，确保信息安全。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确记录会议的讨论内容、决策结果和行动计划。

2.会议纪要由会议组织者在会议结束后及时编制，确保内容的完整性和准确性。

3.会议纪要需经分公司领导审批，确认无误后发布给所有参会人员和相关执行部门。

二、会议纪要的内容要求

1.明确任务分工：对于会议决议中的各项任务，应明确责任人和完成时限。

2.细化执行步骤：对每一项任务，制定详细的执行步骤和检查标准，确保执行效果。

3.确保信息畅通：会议纪要中应包含相关责任人和执行部门的联系方式，以便于沟通协调。

三、会议纪要的跟踪

1.跟踪机制：建立会议纪要跟踪机制，对会议决议的执行情况进行定期检查。

2.跟踪记录：会议组织者应记录跟踪过程中的关键信息，包括任务进度、遇到的问题和解决方案等。

3.跟踪反馈：责任人和执行部门应定期向会议组织者反馈任务执行情况，确保信息的及时更新。

四、会议纪要的落实

1.执行监督：分公司领导应对会议决议的执行情况进行监督，确保任务按时按质完成。

2.问责机制：对于未按期完成或执行不力的任务，应启动问责机制，追究相关责任人的责任。

3.改进措施：对于执行过程中发现的问题，应制定相应的改进措施，并及时调整会议决议。

五、会议纪要的评估与总结

1.定期评估：会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析执行效果和存在的问题。

2.总结经验：通过总结会议纪要的跟踪落实经验，不断优化会议管理流程，提高决策执行力。

3.持续改进：根据评估结果和总结经验，对会议管理制度进行修订和完善，以促进分公司管理水平的提升。

六、会议纪要的归档与查阅

1.归档管理：会议纪要应按照规定进行归档，便于日后查阅和审计。

2.查阅权限：合理设置会议纪要的查阅权限，确保信息安全。

3.及时更新：对于会议纪要中涉及的重要信息变更，应及时更新，确保记录的准确性。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：分公司员工需通过指定的预订系统或向综合管理部门提交会议室预订申请。

2.时间安排：会议室预订应遵循先到先得的原则，确保会议时间不冲突。

3.资源合理分配：综合管理部门负责对会议室资源进行合理分配，优先保障重要会议。

二、会议室设施与管理

1.设施配置：会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等。

2.设施维护：定期对会议室设施进行检查和维护，确保设备正常运行。

3.环境卫生：保持会议室的清洁卫生，为参会人员提供舒适的环境。

三、会议室使用规范

1.准时使用：预订者应按时使用会议室，如需提前或延时，需向综合管理部门申请。

2.严禁私用：会议室不得用于私人用途，确保公共资源的合理利用。

3.安全管理：会议期间，参会人员应遵守安全规定，严禁携带危险物品进入会议室。

四、会议室服务与支持

1.技术支持：会议组织者可向综合管理部门申请技术支持，确保会议设备的正常使用。

2.会务服务：提供必要的会务服务，如茶水、文具等，为会议的顺利进行提供保障。

3.突发事件处理：会议期间如遇突发事件，综合管理部门应及时协助处理。

五、会议室使用费用

1.费用标准：制定会议室使用费用标准，根据会议室规模、使用时间等因素进行收费。

2.费用报销：会议组织者按照公司规定，对会议室使用费用进行报销。

3.资源共享：鼓励分公司内部部门之间共享会议室资源，降低会议成本。

六、会议室管理评估与改进

1.定期评估：综合管理部门应定期对会议室管理情况进行评估，了解使用满意度。

2.改进措施：根据评估结果，制定相应的改进措施，优化会议室管理流程。

3.持续优化：不断总结