物业招标管理流程

物业招标管理流程

范围适用于集团下属所有项目的物业公司招标管理。控制目标控制目标：通过实施物业招投标工作，为业主选择合适的物业管理服务企业，以满足业主各项物业服务要求。术语和定义物业管理招标的方式物业管理招标可分为“公开招标”和“邀请招标”二种方式。公开招标。即由开发商通过报刊、广播、电视等发表招标广告，实行公开招标。邀请招标。即由招标单位向有承担能力的若干物业管理公司发出招标通知，邀请他们参加投标，被邀请单位的数目是有限的，一般3—5家。职责项目物业负责招标书的制定；主持物业招投标工作；审核前期物业委托管理合同、管理方案。区域物业指导招标书的制定；参与物业招投标工作；参与前期物业委托管理合同、管理方案的审核。集团物业部审核招标书；参加物业管理招投标工作；审核前期物业委托管理合同、管理方案。公共事务总监审核物业招标书；审批物业招标入围单位；审核前期物业委托管理合同。执行董事审批招标书；审批中标单位；审批前期物业委托管理合同。主要控制点物业招标文件的编制；评标、审核确定中标单位；流程说明序号流程名称责任人流程说明(输入、输出、流程说明)知识管理文件1编制物业招标文件区域物业输入：项目信息输出：《前期物业委托管理招标书》流程说明：1.1项目物业物业根据项目情况编制《前期物业委托管理招标书》，项目物业配合。《前期物业委托管理招标书》一般包括投标人须知、要求管理的物业说明书和物业的设计图纸等。1.2.1投标人须知投标人须知包括投标人须知、投标的主要要求、合同格式与合同条件等内容。投标人须知的要求与内容必须出具投标保证书。投标保证书必须与投标书一起交出，用于保证投标后不中途退标，否则投标保证金将予以没收。关于保密要求。投标文件具有保密性质，投标人不得泄密，这是为避免投标的物业管理企业之间互相串通，竞相抬高投标价格而作出的规定。要有“不选择最低标价”的申明；（可选用）。在绝大部分投标文件中，按照国际惯例，均有一条“业主不约束自己接受最低标价”的规定。因为有些管理费标价很低甚至低于成本，势必会造成日后管理不到位，或者赔本破产，无法继续履行合同的局面。递送投标书的程序。投标人须知中应对投标书的递送程序加以详细说明。其主要内容有：投标书所用的语言、份数、地址、截止日期、传送方法和必要的证明文件。开标与评定投标的时间与标准。在招标文件中的投标人须知中应说明开标时间和定标时间及评定投标标准。评定投标的标准尽可能量化，使每一个投标的物业管理企业能明白将采用何种方法量化。关于投标的主要要求出具履约保证书。投标的物业管理企业中标以后签订合同以前，必须先要交纳履约保证书，用以确保合同的履行，其手续与办理投标保证书相同。保证金额可具体规定。履约保证书的有效期为履行完合同为止。如果中标的物业管理企业中途违约，则履约保证金就被没收，作为赔偿损失之用。对开发商不采用最低价的承认。这一条规定主要是为了免除投标的物业管理企业对选标权的争议（可选用）。管理服务的具体要求和标准，包括：总体管理思路；管理方式，机构设置、工作流程、管理控制；管理人员的配备，分为管理人员和作业人员；人员培训；物资准备计划；经费收支测算和提供服务报酬的报价；各项规章制度，即公共秩序制度、管理运作制度、内部岗位责任制等；社区文化，预定场地、人员、计划、效果等；管理档案资料的建立和管理；管理指标的承诺；服务项目，分为有偿服务项目和无偿服务项目；管理方原承受的有关奖惩条款等。关于合同格式和条件在招标文件中要说明开发商与物业管理企业签约的合同格式和条件，以便投标的物业管理企业明确自己中标后将承担的责任、义务和享受的权力。1.2.2要求管理的物业说明书在招标文件中，应具体而详尽地说明本次招标所要求管理的物业的具体情况。通常是首先列出物业地址，包括物业的地理位置、占地面积、住户数和物业的各个组成部分，如建筑物的建筑结构和建筑材料的选用、设备与设施的选用与安装、物业环境及配套设施等情况。1.2.3提供计算方案和设计图纸新建物业，在招标文件中提供规划设计和设计意向方案，以便投标的物业管理企业在投标书中可提出自己对设计方案的合理性看法及改进调整设想，从而为招标工作带来方便。若是已建成的物业，则要在招标文件中提供详细的设计图纸，以便投标的物业管理企业对要接管的物业有全面详细的了解，便于在投标文件中正确合理地计算出管理费标价。1.3区域总裁、集团物业负责人、公共事务总监对招标文件进行审批，执行董事审批。《前期物业委托管理招标书》2发出招标邀请区域物业输入：《前期物业委托管理招标书》输出：招标入围单位流程说明：2.1发出招标邀请2.1.1采用邀请招标方式的，需向挑选的若干家物业管理企业发出邀请信及出售招标文件；2.1.2采取公开招标方式的，就要对前来投标的物业管理企业进行经营资质预审，经审查合格的方能购买招标文件。经营资质预审包括物业管理企业的名称、企业性质（全民、合资、独资、合营等）、拥有的资金数量、物业管理经验、管理人员及技术力量、主要负责人经历及企业背景情况等。3召开开标前会议区域物业输入：招标入围单位输出：开标前会议流程说明：3.1在投标人购买招标文件后安排一次投标人会议，即标前会议。召开标前会议的目的是澄清投标人提出的各类问题。项目物业主持会议，区域物业配合，项目公司负责阶段有关项目问题。4评标定标区域物业输入：招标入围单位输出：中标单位流程说明：4.1收存投标书各投标单位在预定时间内提交标书给区域物业，项目物业在收到物业管理企业密封的投标书后，经过审查，认为各项手续均符合规定时，即可收下。4.2定标项目物业组织评标会，参加人员包括项目物业、项目总监、区域物业、区域总裁、集团物业负责人、集团公共事务总监等，在预定时间的评标会上当众拆封开标，通过研究各投标的物业管理企业的标的以及答辩，选择管理服务费较合理、管理服务完善、周到，并有创意的物业管理企业。公共事务总监审