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文档简介

会议管理制度新规范第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范会议的召开、流程、纪要的跟踪落实以及会议室的管理,确保会议的高效、有序进行,提升决策品质与执行力。制定与实施会议管理制度应遵循以下原则:

-效率优先:确保会议能够在规定时间内完成既定议题,避免无效与重复讨论。

-沟通有效:促进与会人员之间的信息交流,保障意见的充分表达与听取。

-公开透明:会议过程与决议应保持透明度,确保所有相关人员信息均衡。

-责权明确:会议中的各项任务与责任需明确到人,确保决议能够得到有效执行。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有层级、类型会议的管理,包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会、项目协调会等。

第三条会议类别

根据会议的性质、目的与参与人员,会议可分为以下类别:

-决策性会议:围绕公司战略、重大事项决策等进行。

-通报性会议:传达公司政策、业务信息、工作进展等。

-协调性会议:解决跨部门、跨项目的沟通与协作问题。

-培训与研讨会议:提升员工能力、探讨业务问题或进行学术交流。

第四条会议召开条件

会议的召开应当符合以下条件:

-明确的会议目的与预期成果。

-适当的会议时间、地点与周期。

-准备充分的会议材料与背景资料。

-确保主要与会人员能够参加。

第五条参会人员职责

与会人员应遵守以下规定:

-准时参加会议,如有特殊情况提前请假。

-会前准备:熟悉会议资料,预先思考议题。

-会议期间积极参与讨论,尊重他人意见。

-会后根据职责分工,按时完成相关任务。

第六条制度修订与解释

本制度的修订与解释权归公司管理层所有。公司可根据业务发展需要,适时调整本制度内容,并通过正式渠道通知全体员工。

第二章会议流程

会议筹备

-会议的筹备工作应提前进行,确保会议的顺利进行。筹备工作包括但不限于以下内容:

-确定会议目的、议题与预期成果。

-确定会议类型、规模与参会人员范围。

-确定会议时间、地点,并提前通知与会人员。

-准备会议材料、背景资料与相关文件。

-确保会议室设施设备完好,包括投影仪、音响、白板等。

会议通知

-会议通知应包含以下信息:

-会议主题与目的。

-会议时间、地点。

-与会人员名单。

-会议议程概要。

-需要准备的会议材料或前置工作。

-联系人与联系方式。

-会议通知应提前发送,确保与会人员有足够的时间准备。

会议签到

-会议开始前应进行签到,记录与会人员的出席情况。

-签到表应包含与会人员的姓名、部门、签到时间等信息。

-对于未能按时签到的与会人员,应及时了解原因,并在必要时进行提醒。

会议开幕与主持

-会议应由主持人引导,主持人负责会议的进程与氛围控制。

-会议开始时,主持人应简要介绍会议主题、目的与预期成果。

-主持人应确保会议按照既定议程进行,并给予与会人员发言与讨论的机会。

会议议程执行

-会议应严格按照议程进行,每个议题应有明确的时间安排。

-议题讨论时,应确保与会人员充分发表意见,主持人需引导讨论,避免偏题。

-对于重大决策性议题,应进行充分论证与风险评估。

会议记录

-会议应指定专人负责记录,记录内容包括但不限于:

-与会人员名单。

-会议议程与讨论要点。

-各方意见与观点。

-最终决策与分工。

-会议记录应在会议结束后及时整理,并以书面形式发送给与会人员。

会议闭幕

-会议结束时,主持人应总结会议成果,明确下一步工作计划与责任分工。

-对于未能解决的问题或需要跟进的议题,应明确后续处理方案。

-主持人应对与会人员表示感谢,并鼓励大家积极参与后续工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

纪要的编制与发布

-会议纪要应由指定的记录人根据会议内容及时编制,确保准确性与完整性。

-纪要应包括会议的基本信息、讨论的主要议题、达成的共识、决策结果以及具体的行动计划和责任分配。

-纪要编制完成后,应经过主持人或相关负责人的审核,确保无误。

-审核通过的会议纪要应以书面形式,通过邮件、企业通讯工具或内部公告板等方式,及时发布给所有与会人员及相关部门。

任务分配与执行

-根据会议纪要中的行动计划,明确每项任务的责任人、完成标准和截止日期。

-责任人应立即着手开展相关工作,并定期更新任务进度。

-对于跨部门或复杂的任务,应设立项目协调人,负责协调各方资源,确保任务顺利进行。

进度监控与报告

-设立监控机制,对会议决策的执行情况进行定期检查。

-责任人应按照约定的时间节点,向上级或相关部门报告任务进展情况。

-如遇问题或困难,应及时上报,并寻求解决方案。

反馈与评估

-完成任务后,责任人应提供书面反馈,包括任务完成情况、遇到的问题、解决方案以及经验教训。

-对会议决策的执行结果进行评估,分析预期的目标是否达成,以及过程中是否存在可以改进的地方。

-定期对会议纪要的执行情况进行总结,向管理层提供反馈,以便于持续改进会议管理流程。

变更管理

-若会议决策在执行过程中因客观原因需要调整,应按照公司规定的流程进行变更申请。

-变更申请需详细说明调整的理由、影响范围以及新的行动计划。

-变更申请经批准后,应更新会议纪要,并将变更信息通知所有相关人员。

跟踪闭环

-对于所有会议决策,应确保每一个任务都有明确的完成状态,形成闭环管理。

-对于未按期完成的任务,应分析原因,制定补救措施,并重新设定完成时间。

-通过建立完善的跟踪机制,确保会议决策的落实到位,提高组织执行力。

第四章会议室管理规定

预订与安排

-会议室使用需提前预订,预订时应提供会议主题、参会人数、日期和时间等信息。

-会议管理员负责审核会议室预订请求,并根据实际情况进行合理安排。

-鼓励使用在线预订系统,以提高效率和透明度。

设施与设备

-会议室应配备必要的设施和设备,如投影仪、白板、音响系统、视频会议系统等。

-定期对会议室的设施和设备进行检查和维护,确保其处于良好状态。

-若会议需要特殊设备或布置,应提前通知相关部门进行准备。

环境与卫生

-会议室应保持整洁、安静,室内温度和光线适宜。

-会议前后,应对会议室进行清洁,确保为与会人员提供舒适的环境。

-禁止在会议室吸烟、进食,以维护会议室的卫生与整洁。

使用规范

-会议期间,与会人员应遵守会议室使用规范,不大声喧哗,不随意走动。

-未经允许,不得擅自使用会议室内的设备。

-会议结束后,责任人应确保关闭所有设备,锁好门窗,并通知会议管理员。

紧急处理

-若会议过程中出现设备故障或其他紧急情况,应立即通知会议管理员或相关部门进行处理。

-建立应急预案,如备用会议室的安排、设备快速维修等,以减少对会议的影响。

节能与环保

-鼓励节约使用会议室资源,如纸张、电力等。

-在不使用会议室时,应关闭所有设备电源,减少能源消耗。

-提倡使用环保材料,减少对环境的负担。

管理与监督

-会议管理员负责监督会议室的使用情况,确保规定得到执行。

-定期收集会议室使用反馈,持续优化管理措施。

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