条例 会议活动管理制度

条例会议活动管理制度第一章总则

为确保会议活动的高效有序进行，提高决策效能，规范会议管理，特制定本条例《会议活动管理制度》。本制度适用于公司各级会议，包括但不限于董事会议、总经理办公会议、部门例会等。

一、目的与原则

1.1本条例旨在明确会议的组织、召开、参与、记录、跟踪及落实等环节的管理要求，确保会议活动有序、高效、务实。

1.2会议应遵循以下原则：

（1）务实高效：会议内容应具有针对性和实用性，减少形式主义，提高会议效率。

（2）充分准备：会议组织者应提前做好会议准备工作，包括会议议题征集、议程安排、资料准备等。

（3）广泛参与：鼓励员工积极参与会议，充分发表意见和建议，提高决策的科学性和民主性。

（4）及时反馈：会议结束后，应将会议纪要及决策事项及时传达至相关人员，确保决策的贯彻落实。

二、适用范围

本条例适用于公司各级会议，包括但不限于以下类型：

2.1董事会议：研究决定公司战略规划、重大经营事项等。

2.2总经理办公会议：研究决定公司日常经营管理事项，协调各部门工作。

2.3部门例会：研究解决部门内部工作问题，部署部门工作。

2.4专项会议：针对特定事项召开的会议。

三、会议组织与管理

3.1会议组织者：负责会议的筹备、召集、主持、跟踪落实等工作。

3.2会议参与者：应按时参加各级会议，积极参与讨论，遵守会议纪律。

3.3会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，并确保会议纪要的准确性。

3.4会议通知：会议组织者应在会议召开前至少提前一天，向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等。

四、会议纪律

4.1会议应按时开始，参会人员应提前5分钟进入会场。

4.2会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音，保持会场安静。

4.3会议期间，参会人员应遵守以下纪律：

（1）不随意打断他人发言，尊重他人意见。

（2）发言简明扼要，直击要点。

（3）保守会议秘密，不泄露会议内容。

（4）遵守会场秩序，服从会议组织者安排。

五、本条例的解释与修订

5.1本条例的解释权归公司董事会。

5.2本条例的修订需经公司董事会审议通过。

六、施行时间

本条例自发布之日起施行。原有相关规定与本条例不符的，以本条例为准。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作步骤，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.1会议组织者根据工作需要，确定会议主题、目标、参会人员范围及大致时间。

1.2会议组织者提前至少一周向潜在参会人员发送会议预通知，征询会议时间安排及议题建议。

1.3会议组织者根据收集到的信息，制定会议议程，明确会议时间、地点、参会人员等，并至少提前三天发送正式会议通知。

二、会议召开

2.1会议组织者应在会议开始前15分钟到达会场，检查会议设备、资料准备等情况。

2.2会议开始时，会议组织者简要介绍会议主题、议程及预期目标。

2.3会议按照既定议程逐项进行，会议记录人做好会议记录。

三、会议讨论与决策

3.1会议组织者引导参会人员针对会议议题展开充分讨论，确保各抒己见，形成共识。

3.2讨论过程中，会议组织者应确保会议议题不偏离主题，及时制止无关发言。

3.3对于重大事项，会议组织者应引导参会人员进行表决，形成决策。

四、会议总结与纪要

4.1会议接近尾声时，会议组织者对会议成果进行总结，明确下一步工作计划及责任人。

4.2会议结束后24小时内，会议记录人完成会议纪要的整理，并提交会议组织者审核。

4.3会议纪要应包括以下内容：

（1）会议时间、地点、参会人员。

（2）会议议程及讨论要点。

（3）会议决策及下一步行动计划。

（4）其他需要记录的事项。

五、会议纪要的传达与反馈

5.1会议纪要经会议组织者审核通过后，及时发送给参会人员及相关部门。

5.2参会人员应在收到会议纪要后48小时内，对纪要内容进行确认，并提出意见或建议。

5.3会议组织者对参会人员的反馈意见进行整理，必要时对会议纪要进行修订。

六、会议跟踪与落实

6.1会议组织者应定期对会议决策的执行情况进行跟踪，确保决策落到实处。

6.2对于未按计划执行的决策，会议组织者应查明原因，采取措施予以解决。

6.3会议组织者可根据工作需要，组织召开后续会议，对会议决策进行评估和调整。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，充分发挥会议作用，对会议纪要的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要跟踪落实的相关规定。

一、会议纪要的发布与传达

1.1会议纪要经会议组织者审核通过后，应以书面形式发布，确保传达至所有参会人员及相关部门。

1.2会议纪要的发布应采用公司内部通讯系统、电子邮件或纸质文件等形式，确保相关人员及时获取。

1.3会议组织者应对会议纪要的传达情况进行跟踪，确保各部门、各层级人员对会议内容有清晰了解。

二、会议纪要的执行与监督

2.1会议纪要中明确的行动计划，应明确责任人、完成时限等要素。

2.2责任人应按照会议纪要的要求，制定详细的工作计划，并按时推进执行。

2.3会议组织者或指定专人负责对会议决策的执行情况进行监督，确保各项工作按计划进行。

三、会议决策执行情况的反馈与评估

3.1责任人应定期向会议组织者汇报会议决策的执行情况，包括已完成的任务、存在的问题及改进措施等。

3.2会议组织者对反馈情况进行整理，对执行效果进行评估，并提出改进意见。

3.3对于未按计划执行的决策，应查明原因，必要时调整责任人和工作计划。

四、后续会议的召开

4.1根据工作需要，会议组织者可召开后续会议，对会议决策的执行情况进行回顾和总结。

4.2后续会议可针对执行过程中出现的问题和挑战，对原定决策进行调整和优化。

4.3后续会议的纪要同样需要遵循本章规定进行跟踪落实。

五、会议纪要的归档与管理

5.1会议纪要应作为公司重要文件进行归档，以便于日后查阅。

5.2会议纪要的归档应按照公司档案管理规定进行，确保资料的安全、完整、可追溯。

5.3会议组织者应定期对会议纪要进行整理，对已完成的事项进行闭环管理。

六、激励机制

6.1对于积极执行会议决策、取得显著成效的部门和个人，公司应给予表彰和奖励。

6.2对于执行不力、影响公司运营的部门和个人，公司应视情况采取相应处罚措施。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用，创造良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.1会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定人员进行预订。

1.2预订时应提供会议时间、参会人数、会议类型等信息，以便行政部门进行合理安排。

1.3行政部门应制定会议室预订指南，明确预订流程、时间限制、会议室配置等信息，并向全体员工公开。

二、会议室使用

2.1会议组织者应在会议开始前15分钟到达会议室，检查设备、布置会场。

2.2会议期间，参会人员应保持会议室整洁，遵守会议室相关规定。

2.3会议室使用完毕后，会议组织者应负责恢复会议室原状，关闭设备，确保会议室整洁、安全。

三、会议室设备管理

3.1行政部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

3.2会议组织者在使用会议室设备前，应了解设备操作方法，避免因操作不当造成设备损坏。

3.3若会议室设备出现故障，会议组织者应及时向行政部门报修，行政部门应及时安排维修。

四、会议室卫生与安全

4.1行政部门应定期对会议室进行清洁、消毒，保持会议室环境整洁。

4.2会议室应配备必要的消防设施、急救箱等安全设备，并定期检查，确保设备有效。

4.3会议组织者应确保会议室内的安全通道畅通，参会人员应熟悉安全出口位置。

五、会议室资源调配

5.1行政部门可根据公司实际情况，对会议室资源进行合理调配，提高会议室利用率。

5.2在保证公司内部会议需求的前提下，会议室可对外出租，但需遵循公司相关规定。

5.3行政部门应建立会议室使用台账，对会议室使用情况进行统计和分析，为会议室管理提供数据支持。

六、违规处理

6.1对于违反会议室管理规定的个人或部门，行政部门有权进行制止，并视情况给予相应处罚。

6.2对于恶意损坏会议室设备、造成严重后果的行为，公司将依法追究责任。