总包项目会议管理制度

总包项目会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

为了提高总包项目会议效率，确保会议内容的科学决策和有效执行，制定本会议管理制度。会议应遵循公开、民主、集中的原则，注重效率与效果，严格按照会议流程进行。

二、适用范围

本制度适用于总包项目各类会议，包括但不限于项目启动会、进度汇报会、问题协调会、验收总结会等。

三、会议类别

1.定期会议：按照项目进度和需求，定期召开的会议，如周例会、月例会等。

2.临时会议：针对突发事件或特定议题，临时召集的会议。

3.专题会议：针对项目中的某一特定问题或领域，进行深入讨论的会议。

四、参会人员

1.必须参会人员：项目负责人、项目管理人员、关键岗位人员等。

2.邀请参会人员：根据会议议题，邀请相关部门和单位的人员参加。

3.旁听人员：根据需要，可邀请相关人员旁听。

五、会议组织与管理

1.会议的组织工作由项目综合管理部门负责。

2.会议主持人由项目负责人或委托的其他管理人员担任。

3.会议记录人由项目综合管理部门指定，负责记录会议内容、整理会议纪要。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离开会场，应向主持人请假。

2.会议内容涉及商业秘密和敏感信息，参会人员应严格遵守保密规定。

3.会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，认真履行职责，确保会议决策的落实。

七、考核与问责

1.项目综合管理部门负责对会议的召开、会议纪要的整理和落实情况进行考核。

2.对于未按时参加、违反会议纪律、未完成会议任务的单位和个人，将按照项目考核制度进行问责。

本总则作为总包项目会议管理制度的基础，其他章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。请全体参会人员严格遵守，共同提高项目会议管理水平。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据项目进展和需求，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议主要议题，明确讨论重点，合理分配会议时间。

3.发送会议通知：在会议召开前，将会议主题、时间、地点、议程等信息通知参会人员。

4.准备会议材料：收集与会议议题相关的资料，提前分发给参会人员，以便提前了解议题背景。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前10分钟到达会场，进行签到，确保会议的按时开始。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目标。

3.讨论与发言：会议主持人按照议程引导讨论，鼓励参会人员积极发言，充分表达意见和建议。

4.会议决策：针对讨论议题，形成会议决策，确保决策的科学性和可行性。

三、会议记录

1.会议记录人应详细记录会议内容，包括议题讨论、参会人员发言、决策结果等。

2.会议记录应及时整理成会议纪要，经主持人审核后，发送给参会人员。

四、会议总结

1.会议结束后，主持人应对会议成果进行总结，强调会议决策的落实和执行。

2.对会议中提出的问题和建议，明确责任人和完成时限，确保会议成果的转化。

五、会议资料的归档与保管

1.会议纪要、签到表、会议材料等相关资料，由项目综合管理部门负责归档和保管。

2.归档资料应按照项目档案管理制度进行分类、整理、编号，确保资料的完整性和可追溯性。

六、会议反馈

1.参会人员对会议效果、会议组织、会议决策等方面可提出反馈意见。

2.项目综合管理部门应收集反馈意见，对会议管理制度进行持续优化和改进。

本章节详细阐述了会议筹备、召开、记录、总结、资料归档与保管、会议反馈等环节，旨在规范会议流程，提高会议效率。参会人员应认真遵守，共同为项目的顺利进行贡献力量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要应在会议结束后24小时内由会议记录人整理完成，并提交给主持人审核。

2.审核通过的会议纪要应尽快通过邮件、即时通讯工具等方式发送给所有参会人员，确保相关人员了解会议决策和行动要求。

二、任务分配与责任人指定

1.会议纪要中应明确每项任务的责任人和完成时限。

2.责任人应在收到会议纪要后确认任务接收，如有疑问或困难，应及时与会议主持人沟通解决。

三、任务执行监控

1.项目综合管理部门应建立任务跟踪机制，定期检查任务执行情况。

2.责任人应定期汇报任务进展，对于延期或无法完成的任务，需及时说明原因并寻求解决方案。

四、问题反馈与协调

1.在任务执行过程中，如遇到问题或需要协调的事项，责任人应及时向会议主持人或项目综合管理部门反馈。

2.项目综合管理部门负责协调资源，协助责任人解决问题，确保会议决策的顺利实施。

五、会议纪要落实情况评估

1.项目综合管理部门应在每次会议纪要执行周期结束后，对会议纪要的落实情况进行评估。

2.评估结果应包括任务完成情况、存在的问题、改进措施等，并在下一次会议中进行通报。

六、问责机制

1.对于未按期完成任务的责任人，应根据项目考核制度进行问责。

2.对于因个人原因导致任务未完成，影响项目进度的情况，应视情节严重程度，采取相应的处罚措施。

七、持续改进

1.项目综合管理部门应收集会议纪要落实过程中的反馈，分析问题原因，提出改进措施。

2.改进措施应纳入会议管理制度，不断提升会议纪要的跟踪落实效果。

本章着重强调会议纪要的跟踪落实，确保会议决策得以执行，通过明确的责任分配、监控评估和问责机制，提高项目管理的效率和效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由项目综合管理部门负责管理。

2.需要使用会议室的人员应提前向综合管理部门提交会议室申请，包括会议时间、参会人数、所需设备等。

3.综合管理部门根据申请情况进行协调，确保会议室的有效利用。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响系统、白板、会议桌椅等。

2.会议室布置应简洁大方，符合会议需求，保持良好的卫生和整洁。

3.定期检查和维护会议室设施，确保其正常运行。

三、会议期间管理

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持良好的会议环境。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不得随意离场或打扰他人。

3.会议室内应保持安静，手机等通讯工具应设置为静音或振动状态。

四、会议室使用后处理

1.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭会议室内的电器设备，确保门窗关闭。

2.使用白板等物品后，应及时清理，以免影响下一次会议的使用。

3.如有损坏或遗失，应立即向综合管理部门报告，并按照规定进行赔偿。

五、会议室安全管理

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患。

2.会议室内应配备消防设备，并在显眼位置设置安全疏散指示。

3.参会人员应熟悉会议室的安全出口位置，了解应急疏散路线。

六、会议室预订与使用监督

1.综合管理部门应对会议室预订和使用情况进行监督，确保会议室资源合理分配。

2.对于违反会议室管理规定的行为，将按照项目考核制度进行问责。

本章针对会议室的管理规定，旨在保障会议室的高效利用和良好环境，为项目的顺利进行提供有力支持。参会人员应严格遵守相关规定，共同维护会议室的秩序和设施。

第五章附则

一、本制