董事会会议记录管理制度

董事会会议记录管理制度董事会会议记录管理制度

第一章总则

第一条目的

为保证董事会会议的高效、规范进行，确保会议决议的准确传达与有效执行，依据相关法律法规及公司章程，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司董事会及其下属各专业委员会的会议组织、记录、跟踪及管理工作。

第三条会议性质

董事会会议是公司最高决策机构，负责公司战略规划、重大事项决策、经营管理监督等事宜。

第四条会议原则

1.会议应坚持民主集中制原则，充分发扬民主，确保决策的科学性和正确性。

2.会议应遵循保密原则，与会人员需保守公司商业秘密，不得泄露会议内容。

3.会议应注重实效，提高决策效率，缩短决策周期。

第五条会议组织

1.董事会会议由董事长负责召集和主持，董事长因故不能履行职务时，由副董事长或董事长指定的董事代为召集和主持。

2.董事会会议分为定期会议和临时会议，定期会议至少每年召开两次，临时会议根据需要随时召开。

3.董事会会议的通知、议程、议案等事项，应由董事会办公室负责筹备和通知。

第六条会议记录

1.董事会会议应指定专人记录，记录应真实、准确、完整。

2.会议记录应包括会议时间、地点、出席人员、缺席人员、会议议程、讨论情况、表决结果等内容。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，并由与会人员签字确认。

第七条决议执行

1.董事会决议是公司决策的依据，各级管理人员应严格执行。

2.董事会办公室负责跟踪督促决议的落实，对执行情况进行定期汇报。

第八条制度修订

本制度根据公司发展需要，可适时进行调整和修订。修订后的制度经董事会审议通过后生效。

第九条解释权

本制度的解释权归公司董事会所有。

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第二章会议流程

第一节会议筹备

一、会议通知

1.董事会办公室应在召开董事会会议前10个工作日，向各位董事发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

2.会议通知应采用书面形式，通过邮寄、传真、电子邮件等方式发送，确保每位董事能够及时收到。

二、议案提交

1.各董事、监事、高级管理人员及相关部门应于会议通知发出后5个工作日内，向董事会办公室提交议案。

2.提交议案应包括议案名称、背景、目的、具体方案等内容，并附相关资料。

三、议程制定

1.董事会办公室根据收到的议案，制定会议议程，并在会议召开前5个工作日提交给董事长审批。

2.董事长审批通过后，董事会办公室将会议议程通知各位董事。

第二节会议召开

一、签到

1.与会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到。

2.董事会办公室负责统计与会人员签到情况，并及时向董事长报告。

二、会议主持人宣布开会

1.会议主持人应宣布会议开始，并介绍与会人员。

2.会议主持人简要说明会议议程，并对会议纪律提出要求。

三、议案审议

1.会议按照议程顺序逐项审议议案。

2.各位董事应对议案进行充分讨论，并提出自己的意见和建议。

第三节会议表决

一、表决方式

1.董事会会议表决可以采用口头表决、举手表决或投票表决等方式。

2.表决时，与会人员应明确表达自己的赞成、反对或弃权意见。

二、表决结果的统计

1.董事会办公室负责统计表决结果，并在会议现场公布。

2.表决结果应记录在会议纪要中，并由会议主持人签字确认。

第四节会议总结

一、会议总结发言

1.会议主持人应在表决结束后，对会议进行总结发言。

2.总结发言应包括会议取得的成果、存在的问题及下一步工作安排。

二、会议纪要的编写

1.董事会办公室负责编写会议纪要，包括会议议程、讨论情况、表决结果等。

2.会议纪要应在会议结束后5个工作日内完成，并提交给董事长审批。

第五节会议资料的归档

董事会办公室应将会议通知、议案、会议纪要等资料及时归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。

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第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要完成后，应提交给董事长进行审批。董事长应在收到会议纪要后的3个工作日内完成审批。

2.审批通过的会议纪要，由董事会办公室负责及时发布给各位董事、监事及相关部门，并确保相关人员能够及时了解会议内容。

二、会议决议的分解与责任分配

1.董事会办公室应根据会议纪要中的决议内容，进行任务分解，明确责任部门和个人。

2.对于重大决议，应制定详细的执行计划，明确时间节点、目标和预期成果。

三、决议执行的监督与检查

1.董事会办公室负责对会议决议的执行情况进行定期监督和检查，确保决议得到有效实施。

2.对于执行过程中出现的问题，应及时向董事长报告，并提出解决建议。

四、执行情况的汇报与反馈

1.责任部门和个人应按照执行计划，定期向董事会办公室汇报决议执行情况。

2.董事会办公室汇总执行情况，形成报告，提交给董事长及董事会，以便董事会了解决议执行的整体进展。

五、决议执行的评估与改进

1.董事会办公室应对会议决议的执行效果进行评估，分析存在的问题和不足，提出改进措施。

2.对于长期执行的项目，应定期进行阶段性评估，以确保决议执行的持续性和有效性。

六、会议纪要的归档与查阅

1.审批通过并发布后的会议纪要，应作为公司重要档案进行归档，并按照档案管理规定进行保存。

2.会议纪要的查阅应遵循公司保密制度，确保信息安全。

七、异常情况的处理

1.如在会议决议执行过程中出现重大异常情况，董事会办公室应及时报告董事长，并根据情况召集临时董事会会议进行讨论。

2.对于因客观原因导致决议无法执行的情况，应提出相应解决方案，并按照公司规定程序进行审批。

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第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室的使用需提前预订，预订需向董事会办公室提出申请，并明确会议时间、参会人数等信息。

2.董事会办公室根据会议室使用情况，合理安排会议时间，避免冲突。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行，确保设施齐全、布局合理。

2.会议室内应配备必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板等，并保证设备正常运行。

三、会议室使用

1.与会人员应爱护会议室设施，遵守会议纪律，保持会场整洁。

2.会议期间，未经允许，不得随意录音、录像或拍照。

四、会议室保密措施

1.会议室应采取相应的保密措施，确保会议内容的保密性。

2.会议结束后，与会人员应将携带的会议资料妥善保管，不得随意泄露。

五、会议室维护与保洁

1.董事会办公室负责会议室的日常维护与保洁工作，确保会议室环境整洁、设施完好。

2.发现会议室设施损坏，应及时报修，确保会议正常进行。

六、会议室安全管理

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患。

2.会议期间，与会人员应遵守消防安全规定，不得在会议室吸烟或使用明火。

七、会议室使用记录

1.董事会办公室负责记录会议室的使用情况，包括会议时间、会议主题、与会人员等信息。

2.会议室使用记录应作为公司档案进行保存，以备查阅。

八、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，董事会办公室有权进行制止，并视情节轻重给予相应处罚。

2.造成的设施损坏