会议组织人事管理制度

会议组织人事管理制度第一章总则

一、目的与依据

为了加强会议组织人事管理，提高会议效率，确保会议质量，根据我国相关法律法规及公司章程，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各类会议的组织、召开、管理及跟踪落实等工作。

三、会议分类

1.公司级会议：包括董事会、监事会、总经理办公会等；

2.部门级会议：各部门内部召开的工作会议；

3.项目组会议：针对特定项目召开的协调、推进会议；

4.临时性会议：根据工作需要临时召开的会议。

四、基本原则

1.会议应遵循高效、务实、节俭的原则；

2.会议组织应遵循民主集中制原则，充分发扬民主，保证决策的科学性；

3.会议内容应遵循保密原则，参会人员需严格遵守保密纪律；

4.会议组织应遵循公平、公正、公开的原则，确保会议通知、参会人员、会议议程等方面的公正性。

五、会议组织架构

1.会议筹备组：负责会议的筹备、组织、通知等工作；

2.会议主持人：负责主持会议，确保会议按照议程进行；

3.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要；

4.会议监督组：负责监督会议的组织、召开及跟踪落实等工作。

六、会议召开时间

1.定期会议：按照规定的时间周期召开；

2.临时会议：根据工作需要，报请相关负责人同意后召开。

七、参会人员

1.必须参会人员：与会议议题直接相关的部门负责人及工作人员；

2.邀请参会人员：与会议议题有一定关联的其他部门人员；

3.列席参会人员：公司领导、相关部门负责人及工作人员。

八、会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退；

2.参会人员应保持会议秩序，尊重他人发言，不得随意打断；

3.参会人员应关闭手机或调至静音状态，不得在会场内接打电话；

4.参会人员应严格遵守会议保密规定，不得泄露会议内容；

5.参会人员应认真履行职责，积极参与讨论，为会议决策提供依据。

九、本制度的解释权及修订权归公司董事会。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。各部门应根据本制度制定实施细则，并报公司董事会批准后实施。

十、本制度自发布之日起执行。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司工作计划或实际工作需要，明确会议主题，确保会议的针对性和实效性。

2.制定会议议程：列出会议主要议题，明确每个议题的讨论时间，合理安排议程顺序。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，确定必须参会人员、邀请参会人员和列席参会人员。

4.通知参会人员：通过电话、邮件、即时通讯等方式，提前通知参会人员会议时间、地点、议程等信息。

5.准备会议材料：收集、整理与会议主题相关的资料，提前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，确认参会人员到齐。

2.会议主持人开场：会议主持人介绍会议主题、议程，明确会议目标。

3.会议讨论：按照议程顺序，对每个议题进行充分讨论，鼓励参会人员发表意见，确保议题讨论深入、全面。

4.会议决策：在充分讨论的基础上，针对议题进行表决或决策，形成会议决议。

5.会议总结：会议主持人对会议讨论情况进行总结，明确下一步工作安排。

三、会议记录

1.会议记录人应详细记录会议内容，包括议题、讨论情况、决策结果等。

2.会议记录应及时整理成会议纪要，经会议主持人审核后，分发给参会人员。

3.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、参会人员、主要议题、讨论情况、决策结果等。

四、会议结束

1.会议结束后，会议主持人应宣布散会。

2.会议记录人应尽快完成会议纪要的整理工作，并在规定时间内发送给参会人员。

3.会议监督组应对会议的组织、召开情况进行评估，发现问题及时整改。

五、会议后续工作

1.跟踪落实会议决议：各部门应根据会议决议，制定具体实施方案，明确责任人、完成时间等。

2.反馈会议决议执行情况：各部门应定期向会议监督组反馈会议决议执行情况，确保工作落实。

3.总结经验教训：会议监督组应定期对会议的组织、召开、落实情况进行总结，为今后会议提供借鉴。

本章内容旨在规范会议流程，确保会议的有序、高效进行，为公司决策提供有力支持。各部门应按照本章规定，切实履行职责，共同推进公司各项工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要应在会议结束后及时整理，并在最短时间内由会议记录人完成初稿。

2.会议纪要初稿需提交给会议主持人审核，确保纪要内容的准确性、完整性和可执行性。

3.审核通过的会议纪要应以书面形式发布，通过公司内部通讯系统或邮件等方式传达给所有参会人员及相关部门。

4.对于涉及公司机密的信息，应在会议纪要中明确保密等级，确保信息安全。

二、会议决议的分解与责任落实

1.各部门应根据会议纪要中的决议内容，将任务进行分解，明确每项任务的责任人、完成标准和时限。

2.责任人应立即着手制定具体的执行计划，并将计划提交给上级领导审批。

3.各部门领导应监督并确保决议任务的执行，定期检查进度，及时解决执行过程中出现的问题。

三、会议决议执行的跟踪与监督

1.会议监督组应建立会议决议跟踪机制，对会议决议的执行情况进行定期跟踪。

2.跟踪过程中，应记录决议执行的具体情况，包括进度、存在的问题和改进措施等。

3.对于执行进度滞后或遇到重大困难的情况，应及时上报公司领导，并协调相关部门共同解决。

四、会议决议执行结果的反馈与评估

1.各责任人在完成任务后，应向会议监督组提供执行结果的书面报告。

2.会议监督组应对执行结果进行评估，包括任务完成质量、时效性等方面，并提出改进意见。

3.评估报告应及时反馈给公司领导和相关部门，作为工作改进和绩效考核的依据。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照规定的格式和标准进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.归档后的会议纪要应定期进行审查，以备不时之需。

3.会议纪要的查阅应遵循公司信息安全管理规定，严格控制查阅范围和权限。

本章内容旨在确保会议纪要的跟踪落实，通过明确的责任分配、跟踪监督和结果反馈，提高会议决议的执行效率，促进公司各项工作目标的实现。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门提交会议室申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.行政管理部门根据申请进行合理安排，确保会议室的使用效率。

3.预订成功的部门应按时使用会议室，如需取消或更改会议时间，应提前通知行政管理部门。

二、会议室配置

1.会议室应配置必要的会议设备，如投影仪、音响系统、白板、会议电话等。

2.行政管理部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行，及时维修或更换损坏设备。

3.会议室布置应简洁、大方，符合公司形象，提供舒适的会议环境。

三、会议室使用规范

1.会议室内严禁吸烟、进食，保持室内整洁。

2.使用会议室时，应爱护公共设施，不得随意损坏或搬离。

3.会议结束后，参会人员应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保门窗关闭。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，应确保消防安全通道畅通，了解消防设施位置和使用方法。

2.保密会议应采取相应的保密措施，如设置密码、使用保密设备等，防止会议内容泄露。

3.会议室内禁止使用未经授权的录音、录像设备。

五、会议室维护与保洁

1.行政管理部门应定期对会议室进行维护，确保设施设备完好。

2.会议室保洁工作应纳入公司保洁工作范畴，保持会议室干净、整洁。

3.对于突发性的污损，行政管理部门应及时处理，确保会议室的正常使用。

本章内容旨在规范会议室的管理，为各类会议提供良好的硬件环境和高效的服务，保障公司会议的顺利进行。各部门应严格遵守本章规定，共同维护会议室的管理秩序。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司董事会。

二、本制度自发布之日起实