酒店内部会议管理制度

酒店内部会议管理制度第一章总则

为确保酒店内部会议的有序、高效进行，提高决策质量和执行力度，制定本会议管理制度。以下总则对会议的目的、组织、参与、保密等方面作出原则性规定。

一、会议目的

1.酒店内部会议旨在促进各部门间的沟通与协作，明确工作目标，研究解决运营管理中的问题，提高工作效率。

2.会议应聚焦于酒店业务发展、员工培训、服务质量提升、成本控制等关键议题，避免形式主义和无效沟通。

二、会议组织

1.会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括年度会议、季度会议、月度会议等，临时会议根据工作需要随时召开。

2.会议的组织工作由会议主持人负责，会议主持人由酒店高层管理人员担任。

3.会议通知应提前发送给参会人员，内容包括会议时间、地点、议题、参会人员等。

三、会议参与

1.参会人员应按时参加，确有特殊情况无法参加的，需提前向会议主持人请假。

2.参会人员应积极参与讨论，发表意见和建议，保持会议的严肃性和高效性。

3.会议记录由指定人员负责，确保会议内容的准确性和完整性。

四、会议保密

1.会议内容涉及酒店商业秘密和内部管理信息的，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。

2.会议纪要等文件应妥善保管，防止遗失或外泄。

五、会议纪律

1.参会人员应遵守会议纪律，保持手机静音，不随意离场，不迟到、早退。

2.会议期间，禁止私下交谈，保持会场安静。

3.会议主持人有权对违反会议纪律的人员进行提醒、警告或取消参会资格。

本总则为酒店内部会议管理制度的基础性规定，其他章节将就会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面进行详细阐述。全体员工应严格遵守本制度，共同为酒店的发展贡献力量。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，本章对会议流程进行详细规定。

一、会议筹备

1.确定议题：会议主持人应根据酒店运营需要，提前征集议题，确保议题具有针对性和实用性。

2.通知参会人员：会议筹备人员应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议题等内容。

3.会议资料准备：会议主持人负责组织相关人员准备会议所需资料，包括会议议程、相关报告、数据等。

二、会议召开

1.签到：会议开始前10分钟，参会人员应进行签到，确认参会。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议议程：按照会议议程逐项进行讨论，每个议题的讨论时间应控制在预定范围内。

4.议题讨论：会议主持人引导参会人员针对议题展开讨论，鼓励发表意见和建议。

5.决策：针对讨论充分的议题，会议主持人可组织参会人员进行表决或决策。

三、会议记录

1.指定会议记录人员，负责记录会议内容，包括议题讨论、决策结果等。

2.会议记录应真实、准确、全面，避免遗漏重要信息。

3.会议记录应在会议结束后24小时内整理完毕，并发送给会议主持人审核。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论成果、决策结果进行总结，明确下一步工作计划和责任人。

2.会议总结应包括对会议效果的评估，对参会人员意见和建议的采纳情况等。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与。

2.会议记录人员负责收集和整理会议资料，归档保存。

本章对会议流程进行了详细规定，旨在提高会议效率，确保会议成果的落实。全体参会人员应严格按照会议流程操作，共同为酒店的发展贡献力量。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决策的执行具有指导作用。为确保会议纪要的有效性和执行力，本章对会议纪要的跟踪落实进行规定。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议记录人员应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议主持人审核。

2.会议主持人应在收到会议纪要初稿后的48小时内完成审核，并提出修改意见。

3.会议记录人员根据审核意见进行修改，形成最终会议纪要。

4.最终会议纪要应在会议结束后5个工作日内，通过邮件、公告等形式发送给所有参会人员。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、工作计划和责任人等信息。

2.会议纪要应突出重点，对关键决策和措施进行详细记录，确保清晰明了。

3.会议纪要中的决策事项应具有可操作性，避免模糊不清，影响执行。

三、会议纪要的跟踪与落实

1.各部门负责人应按照会议纪要中的工作计划和责任人，组织本部门人员开展相关工作。

2.会议纪要中涉及的决策事项，各部门应定期汇报执行进度，确保会议决策的落实。

3.会议主持人或指定人员应定期检查会议纪要的执行情况，对未按计划执行的事项进行跟踪督促。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照酒店档案管理规定进行归档，以备查阅。

2.员工有权查阅涉及本人工作的会议纪要，了解工作要求和进度。

3.会议纪要的归档和查阅应严格遵守保密规定，防止信息泄露。

本章对会议纪要的跟踪落实进行了详细规定，旨在强化会议决策的执行力，确保酒店各项工作有序推进。全体员工应认真履行职责，共同推动会议纪要的落实。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源得到合理利用，创造良好的会议环境，本章对会议室的管理规定进行详细阐述。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.行政部门负责对会议室预订申请进行审核，并根据实际情况安排会议室。

3.预订成功后，预订部门应按时使用会议室，如需取消或变更预订，应提前通知行政部门。

二、会议室配置与维护

1.行政部门负责对会议室进行日常维护，确保会议室设施设备齐全、功能正常。

2.会议室应配置必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，以满足不同会议需求。

3.定期检查会议室设施设备，发现问题及时报修，确保会议顺利进行。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境整洁。

2.使用会议室时，应遵守设备操作规范，不得随意损坏或私自带走设备。

3.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，恢复原状，并将设备归位。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防设施正常，通道畅通，以防发生安全事故。

2.会议室钥匙由行政部门统一管理，使用部门需在会议结束后及时归还。

3.严禁在会议室内存放易燃、易爆等危险物品。

本章对会议室管理规定进行了详细阐述，旨在提高会议室的使用效率，创造一个舒适、安全的会议环境。全体员工应严格遵守相关规定，共同维护会议室的秩序。

第五章附则

为确保酒店内部会议管理制度的实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归酒店管理层所有。

二、本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

三、酒店各部门可根据本制度制定具体的实施细则，报酒店管