合同台账管理制度

合同台账管理制度第一章总则第一条为规范企业合同管理，加强合同台账的建设与管理，加强对合同的监督和掌控，提升合同管理的效率和责任，订立本制度。第二条本制度适用于公司全部与外部单位签订的合同，包含但不限于销售合同、采购合同、服务合同等。第三条本制度与相关法律法规相全都，合同台账应当依照真实、准确、完整、有效、便于查询和统计的原则进行管理。第二章合同台账的建设与管理第四条公司设立合同台账，负责记录和管理全部签订的合同。合同台账应当包含以下信息：合同名称、合同编号、合同类型、签订日期、执行期限、对方单位信息、合同金额、付款方式、履行进度等。第五条合同签订后，合同相关信息应及时录入合同台账，并进行核对。相关人员应妥当保管原始合同文件、更改协议等，确保合同台账与原始文件的全都性。第六条合同台账应定期进行更新与维护，确保合同信息的准确性和完整性。合同更改、停止、到期等情况应及时在合同台账中进行记录，并与实际操作相全都。第七条公司应建立相关的合同管理制度和操作流程，明确合同的审批、签订、履行和更改等环节的责任人和权限，确保合同管理的规范性和有效性。第八条公司应建立合同审核机制，对于涉及重点金额、紧要性的合同，应经过审计、法务、财务等部门的专业审核，并获得相关部门的看法。第九条合同履行过程中，相关部门应加强合同执行的管理与监督，确保合同的履行依照商定进行，并及时跟踪履行进度，做好相关记录。第十条公司应建立合同风险管理制度，对于可能引发法律纠纷、产生重点经济风险的合同，应进行风险评估与掌控，并订立相应的应对策略。第三章合同台账的使用和归档第十一条合同台账应设立合同台账管理员，负责合同台账的维护、更新和查询。管理员应具备相关合同管理知识和经验。第十二条公司相关部门依据业务需要，有权访问和查询合同台账的信息，但对于敏感信息应加以保密。第十三条合同台账的查询应当方便、快捷。可以通过内部网络、特地访问系统等方式进行查询。查询使用应进行记录，确保查询行为的可查性。第十四条合同履行完毕后，合同台账应进行归档管理。归档后的合同应标明归档日期、责任人等信息，并妥当保管相关文件，确保合同信息的安全与完整。第十五条合同归档文件的保管期限应依照国家相关法律法规规定执行。在保管期限届满后，公司应按规定进行文件销毁或移交，确保文件安全和合规。第四章监督与责任第十六条公司应建立合同管理的监督机制，对于合同管理中存在的问题和不规范行为，应及时进行整改和追责。第十七条公司高层管理人员应对合同管理工作负总责，确保合同管理制度的贯彻执行，对合同管理工作进行定期检查和评估，并提出改进看法和建议。第十八条公司应加强对员工的培训与教育，提高员工对于合同管理的意识和本领，确保合同管理规范和制度的有效性。第十九条对于严重违反合同管理规定的人员，公司有权采取相应的纪律处分措施，包含但不限于警告、记过、降职、辞退等，并可以追究相关责任。第五章附则第二十条本制度由公司负责人负责解释和执行，如有需要可以依据实际情况进行适当的修改和完善。修改和完善后的制度应及时通知和培训相关人员。第二十一条本制度自发布之日起正式执行，并于公司内部进行宣传和推广