电视会议管理制度

电视会议管理制度第一章总则

为确保电视会议的高效、有序进行，提高会议质量，明确会议职责，特制定本管理制度。

一、电视会议目标

电视会议旨在加强各部门之间的沟通与协作，促进信息共享，提高工作效率，减少无效沟通，确保决策快速、准确地传达至各个相关部门。

二、电视会议原则

1.重要性原则：电视会议议题需具有重要性、紧迫性，涉及多部门或重大决策事项。

2.效率原则：会议应严格按照预定议程进行，严格控制会议时间，确保会议高效。

3.纪律原则：与会人员应遵守会议纪律，按时参加会议，保持会议秩序。

三、适用范围

本管理制度适用于公司各级单位组织召开的电视会议，包括但不限于生产经营、项目管理、技术研讨等各类会议。

四、会议组织与管理

1.电视会议的召开由主办部门负责，会前需向相关部门发出通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

2.主办部门应指定专人负责会议的筹备、组织、协调及会后总结工作。

五、会议参与人员

1.与会人员应具备相关业务知识，积极参与会议讨论，为会议决策提供有力支持。

2.与会人员应保持通讯设备畅通，确保会议期间能够及时参会。

六、保密规定

1.与会人员应严格遵守保密制度，会议过程中不得泄露涉密信息。

2.会议纪要等文件应妥善保管，防止丢失或泄露。

本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门应严格遵守本管理制度，共同维护电视会议的秩序与效果。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.主办部门在确定会议议题后，应提前至少三个工作日向与会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议题、预计时长、参会人员等信息。

2.会议通知应明确指出所需准备的资料、报告或数据，要求与会人员在会前准备完毕。

3.主办部门应根据会议性质和议题，提前准备会议议程，确保会议内容全面、有序。

二、会议召开

1.会议主持人应提前到场，检查会议设备是否正常运行，确保会议顺利进行。

2.会议开始时，主持人应简要介绍会议主题、议程和预计时长，强调会议纪律。

3.会议期间，与会人员应按照议程依次发言，严格控制发言时间，确保会议高效进行。

4.会议主持人应引导讨论，确保议题充分讨论，避免偏离主题。

三、会议决策

1.会议讨论结束后，主持人应组织与会人员进行表决或决策。

2.对于重大决策事项，应进行书面记录，并由与会人员签字确认。

3.会议决策结果应明确责任人和完成时限，确保决策落实。

四、会议记录

1.会议期间，指定专人负责记录会议纪要，包括会议时间、地点、与会人员、主要议题、讨论内容、决策结果等。

2.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，由主持人审核后发送给与会人员。

3.会议纪要应作为重要文件归档，以便日后查询和跟踪执行情况。

五、会议结束

1.会议结束时，主持人应对会议进行总结，强调会议决策的执行和跟踪。

2.与会人员应整理会议笔记，明确各自工作任务和完成时限。

3.主办部门应收集会议反馈意见，不断优化会议流程，提高会议效果。

六、会后跟踪

1.主办部门应定期对会议决策的执行情况进行跟踪，确保各项工作按时完成。

2.对于未按期完成的任务，主办部门应查找原因，督促责任人加快进度，并及时向公司领导汇报。

3.会后跟踪结果将作为评价部门和员工工作绩效的依据。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应在会议结束后24小时内完成初稿，由会议主持人或指定专人负责整理。

2.会议纪要应详细记录会议的讨论内容、决策结果、责任分配及完成时限。

3.会议纪要经过主持人审核无误后，应在48小时内发送给所有与会人员，并抄送相关领导。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应具备清晰、准确、完整的特点，确保阅读者能够全面了解会议内容。

2.对于重要决策和任务分配，应明确责任人、完成时限和验收标准。

3.会议纪要中应包含对未解决问题或待讨论事项的记录，以便于后续跟踪。

三、会议纪要的执行与跟踪

1.主办部门应根据会议纪要的内容，制定详细的执行计划，明确各项工作任务的优先级和完成时间表。

2.各责任部门应按照会议纪要的要求，及时开展相关工作，确保决策得到有效执行。

3.主办部门应定期检查会议纪要中各项任务的完成情况，对滞后或未完成的任务进行催办。

四、会议纪要的反馈与汇报

1.责任部门在完成任务后，应及时向主办部门反馈执行情况，包括成果、问题及改进措施。

2.主办部门应定期向公司领导汇报会议纪要的执行进度，对于重大问题和困难，应及时报告并寻求支持。

3.会议纪要的执行情况将作为部门和员工绩效考核的重要依据。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，便于日后查询和审计。

2.主办部门应建立会议纪要管理台账，记录每次会议的纪要内容、执行情况和反馈结果。

3.对于涉及公司机密的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理和使用。

六、持续改进

1.主办部门应定期收集会议纪要执行过程中的反馈意见，分析问题原因，不断优化会议流程和决策执行机制。

2.通过总结经验教训，提高会议纪要的编写质量，确保会议决策能够得到有效落实。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部或指定的会议室管理部门提交会议室申请。

2.申请书中应明确会议时间、预计参会人数、所需设备等，以便于管理部门安排和准备。

3.管理部门应根据会议室使用情况，合理分配会议室资源，确保各部门需求得到满足。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设施，包括但不限于投影仪、音响系统、白板、会议桌椅等。

2.管理部门应定期检查会议室设备，确保设备处于良好状态，及时维修或更换损坏设备。

3.会议室应保持整洁，提供必要的会议用品，如笔、纸、饮用水等。

三、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静，与会人员应关闭手机或将其调至静音状态，避免影响会议进行。

2.会议期间，禁止在会议室吸烟、进食或进行其他与会议无关的活动。

3.使用会议室的部门应爱护公共财产，遵守会议室的各项规定。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用部门应负责会议期间的安全管理，确保会议秩序和参会人员的安全。

2.涉及机密内容的会议，应采取必要的保密措施，包括但不限于设置密码保护、限制会议记录外泄等。

3.会议室应配备适当的安全设施，如灭火器、疏散指示等，确保紧急情况下的安全疏散。

五、会议室维护与清洁

1.管理部门应定期对会议室进行清洁和维护，保持会议室的整洁和设施的正常运行。

2.使用部门在会议结束后，应负责清理会议室内垃圾，恢复会议室原状。

3.对于会议室设备的损坏或故障，应及时向管理部门报告，以便及时修复。

六、会议室管理评价

1.管理部门应定期收集会议室使用情况的反馈，包括设施满意度、服务满意度等，以改进管理工作。

2.通过不断优化会议室管理流程，提高会议室的使用效率，为公司的各项会议活动提供优质服务。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。

二、