物资部管理制度

物资部管理制度（一）概述某公司物资部是某集团（以下简称集团）下设的职能部门之一，在集团总裁办公室的领导下开展工作，并向集团总裁办公室负责。物资部管理制度附属于集团的管理制度。物资部管理制度的其中某一条款与集团管理制度相抵触时，以集团管理制度为准。物资部组成人员同时受集团管理制度和本制度约束。物资部激励措施：物资部所有人员年终奖，达到考核标准，最高额度年产值万分之三进行激励。（二）物资部主要工作职责在公司总裁、总经理、常务副经理、总工程师、总经济师的领导下，负责公司办公材料、施工单位甲供材料和设备的需求管理、采购管理、仓库管理、向施工单位调拨物资并监督审核施工单位物资使用等工作，其主要职责如下：1、认真贯彻执行公司各项管理制度和相关规定。2、保质、保量、按时完成本职工作和领导交待的各项任务。3、对公司的库管，项目部材料组的采购人员及工地保安负有直接领导的责任及日常管理工作。项目部库管、采购人员下工地后受双重领导。4、负责对公司项目工程所需机械设备、各种工具、周转材料的采购、保管。5、负责公司的各种设备、工具的检修、维护工作。6、负责对项目部大宗采购计划的审核工作。对涉及金额大、影响结构安全、受关注程度高的材料；首先按确定的档次，对产品进行质量、信誉、生产能力等方面的市场调查，收集样品和整理、汇总信息资料；根据工期要求及生产、维修就近原则，综合比较分析后，选择入围厂家；然后协助项目经理采取招标方式或组织公司领导、总工办等相关部门共同参与审核，认质认价。（协助商务经理在预算范围内，以封标的形式，上报招标领导小组及公司总工程师、总经济师、常务副总审批）7、负责对甲供的材料和设备，力争供前考察、供中追踪、供后反馈，严把质量关。8、负责对项目工程所需库管、采购人员、保安人员的工作安排。9、负责对公司库管，项目部库管、采购员、保安人员进行监督和检查，检查工作每月初进行，检查内容按相关规定执行。10、负责公司各种物资、设备、材料总账的管理，每季负责和材料员对账，并负责公司库管、项目部库管，盘点、对账等工作。11、负责组织项目工程撤场后，各种设备、工具、材料返库时的清点、验收工作。12、负责不定期对公司库管、项目部库管、采购人员的各种手续，账目的检查工作。13、负责、搜集各类施工材料、设备资料及采购信息，并建立信息平台，保存整理并建立档案库，资料信息库。同时建立合格供方资料库及不合格供方库。14、负责对已不能维修或没必要维修的工具，过期变质的原材料及时写出报废报告，报公司总经理批准后给予处理。15、负责对物资部全体人员的业务培训、安全教育工作。16、通过各种渠道收集信息，与材料商建立良好业务往来关系，使材料能最经济、最快捷、最合理的被投入使用。17、与工程、预算等相关部门交流经验、密切合作，做到事前预计、事中配合、事后反馈。18、多方求证、精心分析、公平比较为领导作招投标决策提供最优依据。19、每月定期或不定期组织人员到市场、工地进行考察，熟悉材料的使用部位和使用情况，得到从销售到售后整个环节的综合信息。20、严格按照材料或设备认质核价的程序开展材料审批工作。21、负责督促材料员及供货商及时提供各种需归档的资料。（三）物资部工作人员的工作职责1.物资部经理工作职责负责公司办公材料、施工单位甲供材料和设备的需求管理、采购管理、仓库管理、向施工单位调拨物资并监督审核施工单位物资使用等工作，其主要职责如下：认真贯彻执行公司各项管理制度和相关规定。负责公司物资部的日常管理工作。负责对公司的库管，项目部材料组、采购人员及工地保安的日常管理工作。负责对物资部员工的业绩考核及实施工作。负责对项目部材料采购计划的审核工作。负责项目大宗材料招标的审核、监督配合工作。负责对公司项目常规材料采购的厂商核定工作。建立资质可信、人品可信、具有规模经营的厂商信息库。负责材料采购过程中的供方评价、合法资格、选择、控制和重新评价工作。负责项目材料采买过程中的合同审定工作。负责项目材料采买后的发票签字、审核工作。负责对项目工程所需库管、采购人员、保安人员的工作安排。负责对公司库管，项目部库管、采购员、保安人员进行监督和检查，检查工作每月初进行，检查内容按有关规定执行。负责对物资部全体人员的业务培训、安全教育等工作。每月定期或不定期组织人员到市场、工地进行考察，熟悉材料的使用部位和使用情况，得到从销售到售后整个环节的综合信息。负责按照材料或设备认质核价的程序开展材料审批工作。负责编写劳务合同中有利于集团节约、发展类的对劳务队进行的必要限制、规范、违约罚款等方面的合同建议，书面管理文件。负责项目部涉及本部门管理范围内的各项考核工作。2.物资部副经理工作职责：外业（1）负责辅助物资部经理的日常管理工作，认真贯彻执行公司各项管理制度和相关规定。（2）负责对项目部材料采购计划的审核工作以及材料采购过程中材料员的监察工作，监督检查物资采购、验收、发放、保管等各过程的受控情况。（3）负责对材料员在采购过程中支票、周转现金的发放、使用过程的监督、票据的审查、核实工作。（4）负责对集团项目部大宗材料招标的组织、编报、协助商务经理在预算的范围内，完善报批手续工量较大没有再次使用价值的废旧物资，由物资部指派人员协同以上相关人员进行处理。十六、工地库管晚上手机不允许关机，避免材料员晚间调材料联系不到影响材料进场。库管要配备盒尺和秤对进场材料进行抽查，发现问题及时反映。十七、各工地库管要严格按照公司规定，实事求是记录考勤，如果发现有不按规定记录考勤的，发现一次罚款50-100元。十八、库管员调动工作或中途辞职、辞退的,必须办理交接手续，移交中的未了事宜及有关凭证。要列出清单一式三份，确保写明情况，双方签字。有关领导见证。交接双方各执一份，财务部存档一份。要做好交接手续后，于下月再做工资结算。4、材料员负责项目部材料采购工作，具体如下：各项目部材料员所购买的任何材料、工具等在项目部入库办理入库手续时，要配合库管、专业工长查验无误后方可办理入库，并由库管开具入库单双方签字，并由库管、专业工长、项目负责人在所购材料物资所开具的发票上签字确认。材料员办理完材料入库手续凭签字的入库单、送货单、发票到公司由物资部经理进行审核，审核无误签字后，报公司总经理审批，审批签字后，到公司财务报销。材料员在购买材料凡涉及金额超出1000元以上材料需开具支票，不允许现金交易。购买材料时需2名材料员在场，大宗材料并要求签订材料买卖合同，维护公司利益，不做有损公司利益的事情。材料员要对所采购材料的各种资质材料备齐后送项目部资料员并办理交接手续。项目经理签字见证，以防丢失或互相推诿责任。材料员在购买材料过程中要货比三家，比质量比价格选择最适合工程施工的材料购买，并不是越便宜就越好。尽量和一级经销商处购买，经常性使用材料，要和经销商搞好关系，建立良好的供销关系，为公司做出贡献。扎帐材料各材料员都要有相关记录，不要因为自己的失误而造成单据丢失使供应商无法结账，每个工地在完工后材料员负责将未结清的外欠款及时反馈给公司物资部及财务部各一份，避免供货商无法结账而给公司声誉造成负面影响。所扎材料款不得超过一个月，超过一个月则通知材料商到公司挂帐。材料员新购进的材料要及时清点数量，审查质量，不清楚的要专业工长审查，要严把质量关，在办理入库手续。并及时填写入库单，材料员手里留一份。当天材料入库必须办理完入库相关手续，不允许此工作滞后导致单据丢失。材料员在采购大宗材料、贵重材料时，需提前请示物资部经理同意后方可购买订货，并签订材料买卖合同，尽量要厂家送货。材料员购买材料尽量使用支票，购买后要发票，发票后必须注明供货商姓名、电话，便于以后作为考核材料员贡献大小的主要依据。同时索要材料的质量保证资料（包括出厂合格证、厂家质量证明、检测报告、电气资料的3C认证，进口材料的商检证，消防设备的备案书）。每个车配备2个材料员，每天出车做好出车记录工作，购买材料时2人都要在场起到互相监督作用，不允许一人去买材料另一人在车上等。要求材料员工作准则：多快好省。多：货比三家选择最适合工程施工的；快：采买计划出来购买及时；好：所购材料质量要好，价格要合理，要符合工程施工需要。省：采买过程要省时省力做好采买计划。工地例会库管、材料员必须参加，同时积极汇报各项工作及所见与集团利益相关事宜。汇报进料情况，专业工长提料，统计，做出用料计划，环环相扣，工长不及时提料，打电话通知的，要及时反映给项目经理。在采买过程中避免重复用车，提前做好采买计划一次购办到位，做到事倍功半。不得借故拖延时间而影响施工进度，造成停工待料现象。材料员在买材料时要检查具体规格、数量是否与所开明细单一致，包装纸箱材料提货时或送到工地后要开箱验货，确保材料设备的质量和数量。不允许交完钱就让商家装车什么也不看，要有责任心落实到位。材料员注意日常的车辆保护工作，车辆一旦出现异常，要抓紧时间先修理车，不要使车辆带病工作。车辆在装材料时，不管是在购货过程中还是在工地装材料时，材料员必须在场指挥工人合理装货，避免把汽车内部碰坏，要时刻保护好公司车辆。材料员在装卸一些小件东西的时候也要亲自动手，工人卸车时要在场。因装卸发生的零工单，必须有在场材料员，司机签字方有效。公司材料物资从公司库房出库时必须要材料与仓库开出的出库单一起走，到工地交给库管入库。工地拉回材料也要有库管开具的出库单与材料一起返回公司总库房。材料员每月10日20日30日要填写采购商品价格信息表报公司物资部。作为考核材料员贡献的依据。材料员领取支票必须凭材料计划单，由部门经理开出支票领取单，再凭支票领取单到财务领取支票。每个材料员手里不得超过15张限额支票，否则停止办理签票手续。项目上临时用大型货车，必须填写用车台班单，记录运输人姓名、电话、车型与车号，具体安排人、项目负责人、以及出发地与到达地都要有证明人签字确认。5、保安人员负责项目部的安全、保卫工作具体如下：①认真执行公司项目部的各项规章制度。②负责施工现场的一切安全、保卫工作。③做好值班记录，交接班记录，手续要健全，责任要分明。④施工现场非施工人员一律不得进入现场，凡来项目部办事的外来人员一律要进行登记，值班期间必须坚守工作岗位，一天至少巡视4次以上，夜间要对仓库等重点部位进行巡视，如有异常要及时报告，发现保安值班期间有睡觉或离岗者要严肃处理。⑤保安在夜间值班时对于夜间送料进场的车辆要进行登记，司机签字，对于砂石料卸车后要检查车辆是否全部卸车，是否有顺带工地物资出去，严格把关，防患于未然。⑥保安员要对进出工地的车辆人员进行检查，凡拉物资出工地的一律要有项目经理批准条并及时登记在保安巡查记录。没有批准条的一律不准拉物资出工地。⑦保安要对工地进场人员询问登记，无论退库、转库的材料都要有正规手续，才允许出工地，项目部有关领导要负责监督。⑧租赁的架管入场、出场库管都要清点开具出入库单，保安要检查手续是否齐全，进行登记。现场保安人员要有应急预案并且明确责任。四、物资部去工地检查内容：1、检查工地的所有机器设备是否完好，是否有使用计划，各种机械、用具的使用、保养是否合格。2、各种机械设备的操作是否正确。3、各种材料是否有使用计划，材料堆放是否整齐合理。4、废料处理是否有库管、项目经理、材料员三人以上亲自经手且签字。废品款收到后三日内上缴集团财务部。5、各种设备、材料的标识是否清楚合格。6、易燃易爆物品是否已经分开存放。7、库管账目是否清楚。工地材料的使用是否合理。采购物资的手续是否齐备。8、新进的设备、工具是否及时登记造册。各种机械设备、工具的资料是否完好，工具的使用情况，保养、维修情况是否有记录。9、工具及设备的购买、租赁是否已签订购买、租赁合同，以及所购材料资质是否符合规定。10、对于易丢失的工具，库管是否已与使用施工队签订好使用合同或协议。11、了解工地存在的问题和需要解决的问题。提出对以后管理的要求和落实办法。五、物资部安全生产责任制1、对机电、起重设备、锅炉、压力容器及自制机械设备的安全运行负责，按照安全技术规范经常进行检查，并监督各种设备的维修、保养得实施工作；2、对新购进的机械、锅炉、受压容器的维修、外租回场后的设备必须严格检查和把关，新购进的药油出厂合格证及完整的技术资料，使用前指定安全操作规程，组织专业技术培训。向有关人员交底，并进行鉴定验收；3、对设备的租赁，要建立安全管理制度，确保租赁设备完好、安全可靠；4、参加施工组织计划、施工方案的会审，提出涉及安全的具体意见，同时负责督促下级落实，保证工作有效实施；5、参加因工伤亡及重大未遂事故的调查，从事故设备方面，认真分析事故原因，提出处理意见，指定安全防范措施；6、凡购置的各种机、电设备、脚手架、新型建筑装饰、防水等材料或直接用于安全防护的料具及设备，必须严格执行国家、省、（市）有关规定，必须有产品介绍或说明的资料，严格审查其生产合格证明资料，必要时做抽样试验，回收后必须检修；7、采购的劳动保护用品，必须符合国家标准和上级有关规定，并由主管部门提供劳动用品的发放、使用情况，接受劳动保护用品质量的监督检查；8、认真执行施工现场平面布置图要求，做好材料定置堆放和物品储存，对物品运输应加强管理，保证安全。六、物资采购管理制度具体内容1、采购物资的分类本制度所指采购物资分为三类：A类，对本公司最终施工工程有重要影响的包括主要原料钢筋、水泥等。B类，包括材料和对最终施工的质量、环境、职业健康安全性能影响一般的五金配件、电线、管件等。C类，包括工程所需水、电易耗品及试剂等。2、与采购物资管理相关联的二级单位的分类：（1）需求使用单位（2）主管部门（3）采购部门3、物资需求（采购）计划的分类（1）月度物资需求计划（2）紧急物资需求计划（3）周物资需求计划4、采购的方式分类（1）招标采购（2）固定厂商、长期报价采购（3）即时询价采购5、采购部门和计划部门的划分（1）A类、B类物资的计划部门分别为项目部，采购部门为物资部。（2）C类物资的计划部门是项目部，采购部门为物资部材料员。七、采购物资付款方式分为：（1）预付部分款项。（2）货到凭发票报销付款。（3）货到后分期付款。（4）货到延期付款。（5）以上方式的结合。八、审批职责范围：（1）公司物资部采购组负责1、审议批准《采购物资询议价报告表》。2、审议决定采取公开招标方式的采购事项。（2）公司高管负责1、采购合同的批准、签订。2、《物资采购审批表》的批准。3、采购付款的批准。（3）公司高管负责1、A、B、C类物资需求（采购）的批准。2、公司首次更新或首次采用的工地各类采购物资的确定、批准，及其《采购物资推荐厂家审批表》的批准。（4）物资部经理负责：1、《物资采购审批表》的审核。2、长期物资供应厂家的选定。3、物资招标工作的组织。（5）总经理负责采购付款的审核。（6）总经济师负责采购合同的审查。（7）物资部负责：1、负责填写《物资采购审批表》、《采购物资询价报告表》。2、负责采购B、C类采购物资。3、A类物资采购由项目部组织招投标会议，物资部、公司有关领导参加，物资部实施采购计划。九、工作程序【一】物资需求计划程序：1、根据项目部需求提前填写《月度物资需求（采购）计划》。对于确实急需不能列入《月度物资需求（采购）计划》的物资，物资需求工地可随时及时填写《物资紧急需求计划》。2、《月度物资需求计划》或《物资紧急需求计划》经项目经理审核，所需物资主管部门的审查，公司领导批准后，由项目部组织招投标。3、每个项目开工前7日由项目部报开工当月物资及周转工具、机械设备需求计划。【二】物资采购审批程序：物资部根据按照《物资需求计划程序》汇总的《月度物资需求计划》或《物资紧急需求（采购）计划》，结合目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数量和拟采取的采购方式，填写《物资采购审批表》，经物资部经理审查，副经理审核，总经理批准后实施《物资采购实施程序》。【三】物资采购实施程序：1、物资采购部门采购人员接到经批准的《物资采购审批表》，先核对采购内容，查阅《物资供应商登记台帐》和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，必须精选三家以上的供应商进行询价。2、对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和经批准的采购方式向厂商议价。3、采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写《采购物资询议价报告表》，经物资部经理审核后，进行采购。必要时与供应商签定《购货合同》，按合同审批程序各级审批后再进行采购。4、召开采购领导小组会议审议批准。【四】采购物资付款工作程序：1、采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，填写《借款单》，经财务经理审核，总经理批准后办理预付款手续。2、采取除预付款方