企业部门会议管理制度

企业部门会议管理制度第一章总则

为确保企业各部门会议的有序、高效进行，提高决策质量和执行力度，特制定本会议管理制度。本制度适用于企业内部各部门召开的各类会议。

一、会议目的

1.传达上级指示，部署工作，协调部门间工作关系。

2.分析问题，研究解决方案，提高工作质量和效率。

3.促进团队成员沟通与协作，增强团队凝聚力。

二、会议原则

1.实事求是，充分讨论，民主决策。

2.高效务实，注重执行，及时反馈。

3.精简会议，严格控制会议规模和时间。

三、适用范围

1.本制度适用于企业内部各部门召开的定期、不定期会议。

2.特殊会议可根据实际情况参照本制度执行。

四、会议类型

1.定期会议：如周例会、月度总结会等。

2.不定期会议：如项目协调会、专题研讨会等。

3.特殊会议：如年度总结表彰会、重大决策论证会等。

五、参会人员

1.会议主持人：由会议召集人或部门负责人担任。

2.与会人员：包括部门全体成员或相关职责人员。

3.记录人：由会议主持人指定，负责记录会议纪要。

六、会议时间

1.定期会议时间：根据企业工作计划和部门工作安排确定。

2.不定期会议时间：根据工作需要，由会议召集人提前通知。

3.特殊会议时间：根据实际情况，由企业领导决定。

七、会议地点

1.会议室：由企业行政部门负责安排，确保会议设施齐全、环境舒适。

2.外部场地：如需在外部场地召开会议，应提前预订并报行政部门备案。

八、会议通知

1.会议主持人或记录人应在会议前至少1个工作日向与会人员发出会议通知，明确会议时间、地点、议题等。

2.与会人员收到会议通知后，应及时回复确认是否能参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前向会议主持人请假。

九、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，不得迟到、早退。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场秩序。

3.会议内容涉及企业机密，与会人员应保守秘密，不得泄露。

十、本制度的解释权归企业行政部门。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门应认真执行本制度，共同维护企业会议管理秩序。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议主持人应根据部门工作需要，提前征集议题，明确会议讨论的重点和目标。

2.拟定议程：会议主持人应制定详细的会议议程，包括议题顺序、预计讨论时间等，并在会议前至少1个工作日发送给与会人员。

3.准备材料：会议相关人员应根据议题准备好相关材料，包括报告、数据、方案等，并在会议前提交给会议主持人。

4.通知与会人员：会议主持人或记录人应按时发出会议通知，确保与会人员了解会议相关信息。

二、会议签到

1.会议开始前10分钟，与会人员应到达会场，进行签到。

2.会议主持人或记录人负责统计与会人员签到情况，及时向未签到人员了解原因。

三、会议开场

1.会议主持人宣布会议开始，介绍与会人员。

2.主持人简要说明会议目的、议程和预期目标，强调会议纪律。

四、会议讨论

1.按照议程顺序，各议题负责人进行汇报、分析和讨论。

2.与会人员就议题展开充分讨论，提出建议和意见。

3.会议主持人引导讨论，确保会议围绕主题进行，避免跑题。

五、决策与总结

1.会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策。

2.对重大事项或分歧意见，可采取表决或请示上级领导等方式确定最终决策。

3.会议主持人对会议成果进行总结，明确责任人和完成时限。

六、会议记录

1.会议记录人应详细记录会议讨论内容、决策结果及与会人员的意见建议。

2.会议纪要应在会议结束后1个工作日内完成，经会议主持人审核后发送给与会人员。

七、会议闭幕

1.会议主持人对本次会议进行简要总结，对与会人员的参与表示感谢。

2.会议主持人宣布会议结束，提醒与会人员关注会议纪要及后续工作。

八、会后工作

1.会议记录人负责跟进会议纪要的执行情况，及时向会议主持人汇报。

2.与会人员应根据会议决策，按时完成相关工作任务。

3.会议主持人应关注会议决策的落实情况，对存在的问题及时协调解决。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确反映会议讨论的内容、决策结果和行动项。

2.会议纪要由会议记录人负责编制，需在会议结束后1个工作日内完成初稿。

3.会议纪要初稿提交给会议主持人审核，确保内容准确无误。

4.审核通过的会议纪要应及时发布给所有与会人员和相关利益方。

二、行动项的明确与分配

1.会议纪要中应明确每一项行动的责任人、完成标准和截止日期。

2.行动项分配应合理，确保责任人具备完成任务的资源和能力。

3.责任人收到会议纪要后，应对分配给自己的行动项进行确认。

三、跟踪与监督

1.会议记录人应建立行动项跟踪表，定期更新行动项的完成情况。

2.会议主持人或指定专人负责对行动项的执行进度进行监督，确保各项工作按计划推进。

3.对于未按期完成的行动项，责任人需向会议主持人报告原因和后续计划。

四、进度汇报与协调

1.定期会议应包括行动项进度汇报环节，责任人需向会议报告工作进展。

2.遇到问题或困难时，责任人应及时向会议主持人或相关部门协调解决。

3.会议主持人应根据进度汇报情况，调整工作计划，确保会议决策的有效实施。

五、评估与反馈

1.会议主持人应定期对会议纪要的执行情况进行评估，总结经验教训。

2.对执行效果良好的行动项，应给予表扬和奖励；对执行不力的，应分析原因，提出改进措施。

3.评估结果和反馈意见应记录在案，作为今后改进会议管理和决策执行的参考。

六、归档与管理

1.会议纪要及其跟踪表应作为重要文件进行归档，便于日后查询和审计。

2.企业行政部门应建立会议纪要管理系统，确保资料的完整性和安全性。

3.对于涉及重要决策和敏感信息的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政部门提交会议室使用申请。

2.申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等详细信息。

3.行政部门根据申请顺序和会议室使用情况，合理安排会议室资源。

二、会议室设施与管理

1.行政部门负责定期检查会议室设施，确保设备齐全、功能正常。

2.会议室应配备必要的会议用品，如白板、投影仪、音响设备等。

3.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，会后需清理垃圾，恢复原状。

三、会议室使用规范

1.会议召开期间，与会人员应爱护会议室设施，不得随意搬动或损坏。

2.会议室内不得大声喧哗，手机应调至静音或振动状态，保持良好的会议环境。

3.如需在会议室内召开涉密会议，应采取相应的保密措施，防止信息泄露。

四、会议室安全保障

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施完好。

2.行政部门负责定期对会议室进行安全检查，消除安全隐患。

3.会议室内不得存放易燃、易爆物品，确保与会人员的人身安全。

五、会议室维护与报修

1.如在使用过程中发现会议室设施损坏或故障，应立即向行政部门报告。

2.行政部门应及时安排维修，确保会议室设施的正常使用。

3.对于故意损坏会议室设施的行为，将依法追究责任。

六、会议室使用费用

1.企业内部部门使用会议室，原则上不收取费用。

2.如涉及特殊需求或外部租赁，行政部门可根据实际情况制定收费标准，并报企业领导审批。

3.会议室使用费用收支应透明，定期向企业领导汇报。

七、会议室管理制度的修订与完善

1.行政部门应定期收集会议室使用过程中的意见与建议，不断完善会议室管理制度。

2.会议室管理制度修订版需经企业领导审批后发布实施。

3.行政部门负责对会议室管理制度进行宣传和