保密会议值守管理制度

保密会议值守管理制度第一章总则

为确保会议内容的保密性、有序性和高效性，提高决策的准确性和执行力，特制定本保密会议值守管理制度（以下简称“制度”）。本制度适用于公司所有保密会议的值守与管理。

一、目的

1.明确保密会议值守的管理职责，规范会议流程，确保会议内容的保密性。

2.提高会议效率，促进决策的贯彻落实。

3.保障会议室资源合理使用，提高会议室使用效率。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部涉及商业秘密、技术秘密及敏感信息的各类会议。

2.本制度适用于公司全体员工及与会议相关的第三方人员。

三、会议分类

1.按照会议的保密程度，将会议分为普通会议、内部会议和保密会议三个级别。

2.保密会议分为一级保密会议和二级保密会议，具体划分标准按照公司保密规定执行。

四、值守人员职责

1.会议主持人负责组织、主持会议，确保会议内容符合保密要求。

2.会议记录人负责记录会议内容，整理会议纪要，并确保会议纪要的保密性。

3.值守人员负责会议现场的管理工作，包括人员签到、会场安全、资料保密等。

五、保密要求

1.会议主持人、记录人和参会人员应签订保密协议，承诺对会议内容保密。

2.会议资料、会议纪要等涉密文件应按照公司保密规定进行管理，严禁泄露。

3.会议现场应采取必要的安全措施，防止未经授权的人员进入。

六、制度修订

1.本制度根据公司业务发展及保密要求的变化，定期进行修订。

2.修订后的制度应及时传达至全体员工，确保相关人员了解并遵守。

本制度的制定、修订和解释权归公司董事会所有。自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，本章将详细阐述会议的筹备、进行和结束等流程。

一、会议筹备

1.会议通知：会议主持人或指定人员应在会议召开前，向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员及会议级别。

2.会议资料准备：根据会议主题和议程，相关人员需提前准备会议资料，包括但不限于报告、方案、数据等，并确保资料的准确性和保密性。

3.会议室预约与布置：根据参会人数和会议需求，提前预约合适的会议室，并做好会场的布置工作，包括座椅、投影仪、白板等设备的检查和调试。

4.保密措施：对于保密会议，应采取以下措施：

-会议室外设置明显的保密标识；

-配备专业的保密设备，如保密文件柜、手机信号干扰器等；

-值守人员负责检查参会人员的身份，确保未经授权的人员不得进入。

二、会议进行

1.会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到。值守人员负责核实参会人员身份，并发放会议资料。

2.会议开幕：会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题和议程，强调保密要求。

3.会议讨论：根据会议议程，主持人引导参会人员进行讨论，确保会议内容紧扣主题，避免偏离议题。

4.会议记录：会议记录人负责记录会议讨论内容、决策结果等，确保记录准确、完整。

5.休息与讨论：会议期间，可根据实际情况安排休息时间，便于参会人员沟通交流。会议主持人应确保休息时间不超过规定时长。

三、会议结束

1.总结发言：会议接近尾声时，主持人对会议讨论情况进行总结，明确决策结果和下一步工作计划。

2.会议纪要：会议记录人根据会议内容，整理会议纪要，并在会议结束后1个工作日内将纪要发送至参会人员。

3.会议室整理：会议结束后，值守人员负责检查会场，确保会议资料、设备等物品归位，关闭会议室门窗、电源等。

4.反馈与落实：参会人员应按照会议纪要中的要求，及时反馈工作进展和问题，确保会议决策的贯彻落实。

本章所述会议流程适用于公司各类会议，根据实际情况可进行调整。相关人员应严格遵守会议流程，确保会议的有序、高效进行。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行和任务落实，本章将重点阐述会议纪要的跟踪落实流程和相关规定。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议主持人审核。

2.会议主持人应在收到纪要初稿后的2个工作日内完成审核，并提出修改意见。

3.会议记录人根据主持人的审核意见进行修改，形成最终会议纪要。

4.最终会议纪要应在会议结束后的3个工作日内，通过公司内部通讯系统或邮件发送给所有参会人员，并抄送相关领导。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果、任务分配及下一步工作计划等。

2.会议纪要应突出重点，内容清晰、准确、完整，避免出现歧义。

3.会议纪要中涉及到的任务分配，应明确责任人和完成时限。

三、会议纪要的跟踪与落实

1.各责任部门或责任人应在收到会议纪要后的1个工作日内，对涉及本部门或本人的任务进行确认，如有异议应及时提出。

2.责任部门或责任人应按照会议纪要的要求，制定详细的工作计划，明确工作进度和完成时限。

3.会议纪要的跟踪落实采取周报、月报等形式进行，责任部门或责任人需定期向会议主持人汇报工作进展。

4.会议主持人应密切关注会议纪要的落实情况，对工作中出现的问题及时协调解决，确保决策执行到位。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，保存期限参照相关规定执行。

2.会议纪要涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息，相关人员应严格遵守保密规定，未经授权不得擅自查阅或泄露。

3.如需查阅会议纪要，应向会议主持人或指定人员提出申请，经批准后方可查阅。

本章所述会议纪要的跟踪落实规定，旨在确保会议决策的贯彻执行，提高公司工作效率。相关人员应认真遵守，共同推进公司各项工作的顺利开展。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用，提供良好的会议环境，本章将详细阐述会议室的管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需使用会议室的部门或个人应提前通过公司内部预订系统进行预订。

2.预订时应提供会议主题、参会人数、使用时间等信息，以便于会议室管理人员进行合理安排。

3.会议室预订需遵循先到先得的原则，特殊情况下，会议室管理人员可根据实际情况进行协调。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，严禁吸烟、进食或大声喧哗。

2.使用会议室时，应爱护会议室内的设施设备，如出现损坏，需及时报修并照价赔偿。

3.会议室内不得随意更改布局，如需调整，应提前与会议室管理人员沟通。

4.会议结束后，参会人员应将会议室恢复原状，关闭电源、水源等，确保设施设备处于关闭状态。

三、会议室设备管理

1.会议室内的设备应定期进行检查、维护，确保设备正常运行。

2.使用会议室设备前，相关人员应掌握设备操作方法，如有疑问，可向会议室管理人员咨询。

3.会议室设备使用过程中，如出现故障，应及时报修，并记录在案。

四、会议室清洁与维护

1.会议室应保持干净整洁，定期进行清洁工作，包括地面、桌面、椅套等。

2.会议室管理人员负责监督清洁工作的实施，确保会议室环境符合卫生标准。

3.会议室内的绿植、花卉等应定期浇水、修剪，保持生机。

五、会议室安全管理

1.会议室应配备必要的安全设施，如消防器材、安全出口等。

2.会议室管理人员应定期进行安全检查，排除安全隐患。

3.会议期间，值守人员应确保会议室的安全，禁止无关人员进入。

本章所述会议室管理规定旨在为全体员工提供一个高效、舒适、安全的会议环境。相关人员应严格遵守，共同维护会议室的正常运行。

第五章附则

为确保本制度的贯彻执行，明确相关责任，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司董事会所有。

二、本制度的修订和废止，由公司董事会决定，并按照公司内部管理规定进行公告。

三、本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

四、公司各部门应依