员工档案密级管理制度

员工档案密级管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范企业员工档案的管理，维护企业信息安全，保护员工的隐私权和权益，依据相关法律法规和企业管理要求，订立本规章制度。第二条适用范围本制度适用于本企业全部员工档案的管理，包含入职档案、绩效档案、培训档案等。第三条基本原则档案管理要坚持合法、公正、严密、保密的原则。员工档案信息应当真实、完整、准确，遵从信息最小化原则，仅收集与工作相关的必需信息。员工档案信息的收集、处理、使用应当遵守相关法律法规，保护员工的合法权益。档案管理应当依据档案的紧要性和敏感程度，进行科学的密级划分和管理。第二章档案管理等级第四条密级划分档案管理分为三个等级：一般档案、紧要档案、机密档案。各等级档案的划分应当依据档案的紧要性、机密程度和需要保护的隐私信息进行评估决议。第五条档案管理等级的标识一般档案：以“一般”标识；紧要档案：以“紧要”标识；机密档案：以“机密”标识；档案管理等级的标识应当清楚、明确，不得模糊或错误。第六条档案管理等级的权限一般档案：全部员工均可查阅，但不得随便复制、外传；紧要档案：仅授权人员可查阅，且需授权人员承当保密责任，不得复制、外传；机密档案：仅授权人员可查阅，且需授权人员承当保密责任，不得复制、外传。第三章档案管理流程第七条档案保管责任企业设立档案保管特地部门，负责全面管理员工档案，保障其安全性与完整性。档案保管特地部门应定期对员工档案进行清点、整理和修复，并记录相关信息。第八条档案保管措施员工档案应以电子化和纸质两种形式保管，确保数据安全和可靠性。电子档案应采取合适的存储介质和加密措施，定期备份并存放在安全的服务器中。纸质档案应存放在特地的档案室，设立保管固定区域，防止损毁和泄露。档案室应设有特地的安全措施，包含防火、防盗、防潮等设备和制度。第九条档案查阅权限档案管理部门应建立档案查阅登记台账，记录查阅人员、查阅事由、时间等信息。一般员工可以申请查阅本人的档案，需在登记台账上签字确认。查阅他人档案应当获得被查阅员工的书面同意，并进行严格审核。第十条档案借阅流程员工申请借阅档案，需填写借阅申请表，并供应借阅事由。借阅申请需经所在部门主管审批，并由档案管理部门审核和确认。借阅期限为不超出7天，如确有特殊情况需要延期，需提前申请并经过批准。第十一条档案销毁程序档案管理部门应订立档案销毁程序，明确销毁时限和销毁人员的责任。档案销毁应当经过授权人员审批，并依照规定的程序和方式进行销毁。档案销毁记录应及时填写销毁登记表，包含销毁日期、销毁人员等信息。第四章档案保密责任第十二条员工保密责任员工应当保守企业的商业秘密和员工的个人隐私，严禁私自查阅、复制、外传档案信息。员工在离职、调岗等情况下，应归还全部借阅档案，严禁私自携带档案信息离开企业。员工如发现档案信息泄露或遗失，应立刻向档案管理部门报告，帮助查找和处理。第十三条档案管理部门责任档案管理部门应建立健全档案管理制度和档案保密制度，保障档案信息的安全性。档案管理部门应对员工进行相关保密培训，确保员工了解保密责任和措施。档案管理部门应定期进行安全检查，发现问题及时矫正并提出改进看法。第十四条违规惩罚对擅自查阅、复制、外传档案信息的员工，予以相应的纪律处分，严重者将追究法律责任。对未按规定借阅、归还档案的员工，视情况予以批判教育或相应的纪律处分。第五章附则第十五条本制度的解释权本制度的解释权归企业管理负责人全部，如有需要，可对本制度进行适度的修改和增补。第十六条生效日期本制度自颁布之日起生效，并对公司全部员工具有管束力，前一版本规章制度同时废止。第十