涉密会议活动保密管理制度

涉密会议活动保密管理制度第一章总则

为确保涉密会议活动的安全和保密性，加强会议的组织管理，提高会议效率，特制定本管理制度。本制度适用于公司所有涉密会议活动，包括但不限于战略规划会议、技术研发会议、项目管理会议等。

一、目的

1.确保涉密会议活动内容的安全保密，防止信息泄露；

2.提高会议效率，促进决策的科学化、规范化；

3.明确各方职责，确保会议的顺利进行。

二、适用范围

1.公司内部涉密会议；

2.与外部单位联合举办的涉密会议；

3.其他涉及公司商业秘密、技术秘密和国家秘密的会议活动。

三、基本原则

1.保密性：会议内容、资料、参会人员等信息应严格保密，不得泄露；

2.规范性：会议的组织、召开、记录、落实等环节应遵循本制度规定；

3.效率性：会议应注重实效，提高决策效率，缩短会议时间；

4.责任性：会议各方应明确职责，确保会议目标的实现。

四、会议分类

1.高级别会议：公司领导层参与的会议，涉及公司战略规划、重大决策等；

2.中级别会议：各部门负责人参与的会议，涉及部门业务、项目管理等；

3.基础会议：基层员工参与的会议，涉及日常工作、团队建设等。

五、会议保密等级

1.绝密级：会议内容涉及公司核心商业秘密、技术秘密和国家秘密；

2.机密级：会议内容涉及公司重要商业秘密、技术秘密；

3.秘密级：会议内容涉及公司一般商业秘密、技术秘密。

六、参会人员要求

1.具备相应的职务、岗位和专业知识；

2.遵守会议纪律，严格保守会议秘密；

3.按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退；

4.会议结束后，按照要求落实会议纪要。

七、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。涉及国家法律法规的部分，以国家法律法规为准。参会人员应严格遵守本管理制度，共同维护涉密会议活动的安全和保密性。

第二章会议流程

为确保涉密会议活动的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的具体流程，本章将详细介绍会议的筹备、召开、记录和总结等环节。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：根据公司战略发展或部门工作需要，明确会议主题，制定会议目标。

2.确定会议类型和保密等级：根据会议内容，确定会议类型（高级别会议、中级别会议或基础会议）和保密等级（绝密级、机密级或秘密级）。

3.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等。

4.发送会议通知：通知应包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员等内容，并在通知中强调会议保密要求。

5.准备会议材料：根据会议议程，提前准备相关材料，确保材料准确、完整。

6.会议室布置：根据会议规模和需求，布置会议室，确保会议环境舒适、安全。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员到达会场后，应进行签到，确认参会人员到场情况。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、目标和议程，强调会议保密要求。

3.会议发言：按照议程安排，各发言人依次发言，阐述观点和意见。

4.会议讨论：参会人员针对议题进行充分讨论，提出建议和意见。

5.会议决策：根据讨论结果，形成会议决策，明确责任人和完成时间。

6.会议总结：会议主持人对会议讨论和决策情况进行总结，对参会人员表示感谢。

三、会议记录

1.会议纪要：指定专人负责记录会议内容，包括会议主题、议程、发言、讨论、决策等。

2.会议纪要审核：会议结束后，由会议主持人或指定人员对会议纪要进行审核，确保纪要内容准确、完整。

3.会议纪要分发：将审核通过的会议纪要分发给参会人员和相关人员，以便落实会议决策。

四、会议总结与落实

1.会议效果评估：对会议效果进行评估，总结经验教训，为下次会议提供借鉴。

2.落实会议决策：参会人员根据会议纪要，按照责任人和完成时间要求，落实会议决策。

3.反馈会议落实情况：责任人应及时向会议主持人或相关部门反馈会议决策落实情况。

4.会议资料归档：将会议相关资料进行整理、归档，以便日后查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，本章将重点阐述会议纪要的跟踪落实流程，包括纪要的审核、分发、执行和反馈等环节。

一、会议纪要的审核

1.纪要整理：会议结束后，记录人员应及时整理会议内容，形成会议纪要。

2.纪要准确性确认：记录人员需与会议主持人或主要发言人核对纪要内容，确保纪要准确无误。

3.审核流程：会议纪要需经过会议主持人或指定审核人的审核批准，确保纪要内容的权威性和可执行性。

二、会议纪要的分发

1.分发范围：根据会议内容和决策影响范围，确定会议纪要的分发对象，包括参会人员、相关部门和执行责任人。

2.分发方式：采用电子邮件、内部通讯系统或纸质文件等形式分发会议纪要。

3.分发时间：会议纪要应在会议结束后的一定时间内完成审核并分发，确保决策及时传达。

三、会议决策的执行

1.明确责任：会议纪要中应明确每项决策的责任人和完成期限。

2.执行计划：责任人根据会议纪要制定详细的执行计划，分解任务，确保每一步都有明确的执行措施。

3.执行监控：责任人需定期汇报执行进度，会议主持人或相关部门对执行情况进行监控。

四、会议纪要的反馈

1.反馈机制：建立会议纪要执行反馈机制，责任人需在规定时间内反馈执行情况。

2.反馈内容：包括已完成的任务、未完成的任务及原因、需要协调解决的问题等。

3.反馈处理：对于反馈的问题，会议主持人或相关部门应及时处理，提供必要的支持和协调。

五、会议纪要的归档

1.归档要求：会议纪要及其相关执行材料应按照公司档案管理规定进行归档。

2.归档流程：确保纪要和相关材料齐全、完整后，进行分类、编号和归档。

3.查阅管理：归档后的会议纪要应建立查阅管理制度，确保信息安全同时方便相关人员查阅。

第四章会议室管理规定

为确保会议的顺利进行，提供良好的会议环境，本章将详细阐述会议室的管理规定，包括会议室预订、使用、设施管理和安全保密等方面。

一、会议室预订

1.预订流程：会议室预订需通过公司指定的预订系统或向会议室管理部门提出申请，填写预订表格，明确会议时间、参会人数、设施需求等信息。

2.预订原则：遵循“先到先得”原则，对于重大或紧急会议，会议室管理部门可根据实际情况进行协调安排。

3.预订确认：会议室管理部门在收到预订申请后，应及时进行确认，并在会议前进行场地和设施检查，确保满足会议需求。

二、会议室使用

1.使用规范：会议召开前，参会人员应准时到场，遵守会议纪律，正确使用会议室设施。

2.会议期间：保持会议室整洁，不得在室内吸烟、进食，不得私拉乱接电源线，确保消防安全。

3.会议结束：会议结束后，参会人员应整理会议室内物品，关闭电源、投影仪等设备，并向会议室管理部门归还借用物品。

三、会议室设施管理

1.设施清单：会议室管理部门应制定设施清单，定期检查设施运行状况，确保设施完好。

2.设施维护：对于损坏或故障的设施，应及时报修，确保会议的正常进行。

3.设施更新：根据公司发展和会议需求，适时更新会议室设施，提高会议效率。

四、会议室安全保密

1.保密措施：会议室应配备必要的保密设施，如隔音系统、监控设备等，确保会议内容的安全保密。

2.人员管控：会议室管理部门应对进入会议室的人员进行管控，防止无关人员进入。

3.会议资料管理：会议结束后，应将涉密资料及时收回或销毁，防止信息泄露。

五、会议室环境卫生

1.清洁卫生：会议室管理部门应定期对会议室进行清洁、消毒，保持室内环境整洁。

2.空气质量：确保会议室空气质量，适时开窗通风，使用空气净化器等设备。

3.绿化布置：适当摆放绿植，提高会议室的舒适度。

六、会议室管理制度的监督与落实

1.监督检查：会议室管理部门应定期对会议室的管理制度执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。

2.培训宣传：对参会人员进行会议室管理制度培训，提高参会人员的自觉遵守意识。

3.持续改进：根据实际运行情况，不断优化会议室管理规定，提高会议室使用效率。

第五章附则

为确保本管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起实施，如有变更