合同管理制度会议记录

合同管理制度会议记录第一章总则

合同管理制度会议记录旨在确保公司内部对于合同管理的有效性和高效性，加强合同风险控制，保障公司合法权益。以下总则对会议的召开、参与、决策等方面做出原则性规定。

一、会议目的

合同管理制度会议主要针对公司合同管理的规范性、流程优化、风险防范等方面进行讨论、决策，以提升合同管理水平，保障公司经营活动的顺利进行。

二、会议召开

1.合同管理制度会议分为定期会议和临时会议。定期会议每季度召开一次，临时会议根据工作需要随时召开。

2.会议召集人由公司高层管理人员担任，负责组织、安排会议的召开。

3.会议通知应在会议召开前至少3个工作日发送至参会人员，通知内容包括会议时间、地点、议题等。

三、参会人员

1.会议参会人员包括公司高层管理人员、相关部门负责人、合同管理人员等。

2.参会人员应具备与会议议题相关的专业知识，有权对议题进行讨论、发表意见和提出建议。

3.参会人员应按时参加合同管理制度会议，确因特殊情况无法参会的，应提前向召集人请假。

四、会议决策

1.会议决策采取民主集中制原则，充分听取参会人员的意见和建议。

2.会议决策结果应形成书面文件，由参会人员签字确认。

3.会议决策事项应明确责任部门、责任人和完成时限。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持会场秩序。

2.会议内容涉及公司商业秘密的，参会人员应严格保密。

3.参会人员应积极参与讨论，发言应具有针对性和建设性。

六、会议记录

1.会议记录应由专人负责，确保记录的准确性和完整性。

2.会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，并由召集人审核、签字。

4.会议记录应作为公司内部资料归档保存。

本章为合同管理制度会议记录的总则，以下章节将分别对会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等具体事项进行详细阐述。

第二章会议流程

为确保合同管理制度会议的高效、有序进行，本章对会议的筹备、进行、总结等环节进行详细阐述。

一、会议筹备

1.确定议题：会议召集人应在会议召开前，与相关部门沟通，收集合同管理中存在的问题和改进建议，确定会议主要议题。

2.制定议程：根据确定的议题，制定会议议程，明确各议题的讨论顺序和预计时间。

3.发送通知：将会议议程、时间、地点等信息发送至参会人员，确保参会人员提前做好准备。

4.准备资料：会议召集人负责整理与议题相关的资料，提前分发给参会人员。

二、会议进行

1.会议签到：会议开始前，由专人负责参会人员的签到工作，确保参会人员到齐。

2.会议开幕：会议召集人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.议题讨论：按照会议议程，逐个讨论议题。每个议题由相关责任人进行汇报，参会人员针对议题展开讨论，提出意见和建议。

4.决策表决：会议召集人根据讨论情况，提出决策方案，由参会人员进行表决。表决通过后，形成会议决策。

5.会议总结：会议召集人对本次会议的讨论成果、决策事项进行总结，对下一步工作进行部署。

三、会议记录

1.记录内容：会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、各方意见、决策结果等。

2.记录整理：会议结束后，由专人负责整理会议记录，确保记录的准确性和完整性。

3.记录审核：会议记录整理完成后，由会议召集人进行审核，确保无误。

4.传阅签字：会议记录经审核无误后，分发给参会人员进行传阅，并由参会人员签字确认。

四、会议后续工作

1.跟踪落实：会议决策事项明确责任部门、责任人和完成时限，相关部门应按照会议决策要求，及时开展相关工作。

2.进度反馈：责任部门定期向会议召集人报告决策事项的落实进度，确保会议决策得到有效执行。

3.总结评估：会议召集人定期对会议决策的执行情况进行总结评估，对存在的问题和不足提出改进措施。

本章对合同管理制度会议的流程进行了详细规定，旨在确保会议的有序进行，为合同管理工作的优化和改进提供保障。以下章节将对会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等具体事项进行阐述。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是合同管理制度会议决策和讨论内容的书面记录，其跟踪落实是确保会议成果转化为实际工作成效的关键环节。以下对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经审核无误后，由会议召集人签发，并在最短时间内通过公司内部通信系统或书面形式发布。

2.会议纪要应明确传达给所有参会人员，对于未参会人员，应由相关部门负责人负责传达。

3.会议纪要的传达应确保每位员工了解会议决策内容，知晓相关工作要求和时限。

二、决策事项的责任分配与执行

1.会议纪要中明确的决策事项应分配给具体责任部门和责任人。

2.责任部门和责任人应根据会议纪要的要求，制定详细的工作计划，明确工作步骤、完成标准和时限。

3.责任人应主动向会议召集人报告工作进展，确保决策事项按计划推进。

三、跟踪监督与评估

1.会议召集人应定期对会议纪要中的决策事项进行跟踪监督，了解执行情况，及时发现和解决问题。

2.责任部门应建立反馈机制，对执行过程中出现的问题和困难及时上报，寻求支持和帮助。

3.定期评估会议决策事项的执行效果，对于未按期完成或执行不力的部门和个人，应视情况给予提醒、通报或处罚。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要作为公司重要文件，应进行归档管理，便于日后查询和审计。

2.归档时应按照一定的分类和编号体系进行，确保文件的可追溯性和完整性。

3.对于涉及公司机密的会议纪要，应严格按照公司保密规定进行管理，防止信息泄露。

五、持续改进与优化

1.通过对会议纪要执行情况的监督评估，总结经验教训，为合同管理流程的优化提供依据。

2.鼓励员工就会议纪要执行过程中发现的问题提出改进建议，不断优化公司合同管理制度。

本章对会议纪要的跟踪落实进行了规定，旨在确保会议成果能够转化为公司合同管理工作的实际成效，推动公司合同管理水平的持续提升。后续章节将对会议室管理规定等内容进行详细阐述。

第四章会议室管理规定

会议室是合同管理制度会议的重要场所，为确保会议的顺利进行，本章对会议室的管理规定进行详细阐述。

一、会议室预订与使用

1.会议室预订：需召开会议的部门应提前向行政部门提交会议室预订申请，注明会议时间、参会人数、所需设备等。

2.使用安排：行政部门根据会议室预订申请，合理调配会议室资源，确保会议需求得到满足。

3.会议室准入：会议召开前，由专人负责检查会议室环境，确认设备设施完好，保证会议的顺利进行。

二、会议室环境与设施

1.环境整洁：会议室应保持干净整洁，定期进行卫生清洁，确保会议环境舒适。

2.设施设备：会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、音响、白板等，并定期检查、维护，保证设备正常运行。

3.网络保障：会议室应提供稳定的网络环境，确保会议中所需的网络通信畅通无阻。

三、会议室使用规范

1.会议召开期间，参会人员应遵守会议室使用规范，保持安静，不大声喧哗。

2.爱护会议室设施，使用过程中如发现问题，应及时向行政部门报告。

3.严禁在会议室吸烟、进食，遵守公司相关规定。

四、会议室安全与保密

1.会议室应配置适当的安全设施，如消防器材等，确保会议安全。

2.会议室内涉及公司机密内容的讨论，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

3.会议结束后，责任人应确保携带重要文件和资料，防止遗漏和泄露。

五、会议室管理与维护

1.行政部门负责会议室的管理与维护，确保会议室的正常使用。

2.定期对会议室使用情况进行检查，了解存在的问题，及时整改。

3.鼓励各部门就会议室管理与维护提出建议，共同提升会议室使用效率。

本章对会议室管理规定进行了详细规定，旨在为合同管理制度会议提供良好的场所保障，确保会议的顺利进行。后续章节将就附则等内容进行阐述。

第五章附则

本章作为合同管理制度会议记录的补充规定，对相关事宜进行明确。

一、本制度的解释权归公司高层管理人员所有，如有变更或补充，应及时通知相关部门和人员。

二、本制度自发布之日起实施，公司原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

三、各部门