品质会议 管理制度

品质会议管理制度第一章总则

为确保品质会议的效率与效果，规范会议的组织与实施，提高决策质量和执行力，特制定本管理制度。本制度适用于公司内所有层级会议，旨在通过明确会议的召开原则、流程、会议纪要的跟踪落实以及会议室的管理，构建高效、有序的会议环境。

一、会议目的

1.沟通信息：及时传达公司战略、政策、市场动态等信息，确保信息传递的准确性、及时性。

2.决策讨论：针对公司重要事项进行讨论，形成决策，推动公司目标的实现。

3.问题解决：针对工作中存在的问题，集思广益，寻求解决方案，提高工作效率。

4.团队建设：加强团队成员之间的沟通与协作，提升团队凝聚力。

二、会议原则

1.精简高效：严格控制会议次数、时长和参会人员，确保会议内容精炼、高效。

2.预约制度：提前预约会议时间、地点，避免与其他会议冲突。

3.议题明确：会议议题需提前准备，明确讨论重点和目标。

4.讨论充分：鼓励参会人员积极发言，充分表达观点，确保决策的科学性。

5.决策执行：会议形成的决策需明确责任人和完成时间，确保决策的落实。

三、适用范围

本管理制度适用于公司内所有层级会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、项目评审会等。

四、会议类型

1.定期会议：按照规定周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议，如紧急问题讨论会、项目启动会等。

3.专题会议：针对特定议题召开的会议，如产品发布会、市场分析会等。

五、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，确保会议的顺利进行。

2.参会人员应准时参加，如有特殊情况需提前请假。

3.会议主持人应控制会议节奏，确保会议内容按照预定议程进行。

4.会议记录人负责记录会议内容，形成会议纪要，并在会议结束后及时发送给参会人员。

六、本管理制度的解释权归公司行政管理部门，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。如有违反本管理制度的行为，将按照公司相关规定予以处理。

第二章会议流程

为确保会议的有序进行，提高会议效率，明确会议各环节的要求，制定以下会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：根据公司战略、业务需求或存在的问题，明确会议的主题和预期目标。

2.拟定会议议程：列出会议主要议题，明确各议题讨论顺序和预计时间。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请与会议议题相关的部门及人员参加。

4.会议通知：提前发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等，要求参会人员做好会前准备。

5.会议资料准备：整理与会议议题相关的资料，提前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：要求参会人员在会议开始前进行签到，确保会议出席情况。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、目标和议程，强调会议纪律。

3.议题讨论：按照议程逐项进行议题讨论，鼓励参会人员积极发言，充分表达观点。

4.决策形成：针对讨论充分的议题，由主持人引导形成决策，明确责任人和完成时间。

5.会议总结：会议主持人对本次会议的讨论成果进行总结，对下一步工作提出要求。

三、会议记录与纪要

1.会议记录：会议记录人详细记录会议内容，包括议题讨论、决策和措施等。

2.形成会议纪要：根据会议记录，整理形成会议纪要，明确列出会议成果、决策和待办事项。

3.分发会议纪要：将会议纪要发送给参会人员，以便了解会议内容和落实决策。

四、会议跟踪与落实

1.跟踪事项：会议结束后，责任人应按照会议纪要中的要求，对相关事项进行跟踪和落实。

2.进度反馈：责任人需定期向会议主持人或相关人员反馈事项进展，确保决策的执行。

3.评估与改进：根据会议决策的执行情况，对会议效果进行评估，针对不足之处进行改进。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.督促参会人员及时关注会议纪要，落实会议决策。

3.对会议场地、设备等进行检查，确保安全、节能。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议决策的有效执行，加强对会议纪要的跟踪与管理，确保各项工作落实到位，制定以下会议纪要跟踪落实措施：

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应详尽记录会议内容，包括讨论重点、决策事项、责任人和完成时间等。

2.会议纪要编制完成后，需经会议主持人审核确认，确保内容准确无误。

3.会议纪要应在会议结束后24小时内，通过电子邮件、企业内部通讯平台等方式发送给参会人员及相关人员。

二、会议纪要的阅读确认

1.参会人员收到会议纪要后，需在规定时间内进行阅读确认，确保了解会议内容和决策事项。

2.对会议纪要中的疑问或异议，应立即向会议主持人或记录人反馈，以便及时澄清和纠正。

三、责任人与执行期限

1.会议纪要中明确的责任人，需按照纪要要求，对相关工作进行落实。

2.责任人应明确工作完成的时间节点，确保按期完成。

3.如遇到特殊情况，责任人需及时向会议主持人报告，协商解决。

四、会议纪要的跟踪检查

1.设立专门的跟踪检查机制，对会议纪要中的决策事项进行定期跟踪。

2.跟踪检查可采用现场查看、查阅资料、听取汇报等多种形式，确保各项工作按计划推进。

3.对于未按期完成的任务，需分析原因，制定整改措施，并重新明确完成时间。

五、会议纪要的反馈与汇报

1.责任人需定期向会议主持人或相关人员汇报工作进展，确保工作落实情况得到及时反馈。

2.对于重大决策事项，可设立专项汇报机制，以便及时了解项目进度和存在的问题。

3.汇报内容包括但不限于：工作进展、已解决的问题、遇到的困难和下一步工作计划。

六、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要需按照公司档案管理规定进行归档，以便日后查阅。

2.鼓励员工查阅会议纪要，了解公司决策和各项工作进展，提高工作协同效率。

第四章会议室管理规定

为保障会议的顺利进行，提高会议室的使用效率，维护会议室设施设备，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向行政管理部门或指定人员进行预订。

2.预订时应提供会议主题、参会人数、会议时间等信息，以便安排合适的会议室。

3.预订成功后，预订人需在会议前确认会议室，如有变更，应及时通知行政管理部门。

二、会议室配置

1.会议室应根据会议类型和参会人数，配置合适的桌椅、投影仪、白板等设施。

2.会议室应保持干净整洁，设施设备完好，确保会议的顺利进行。

3.行政管理部门定期检查会议室设施，发现问题及时维修或更换。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持良好的卫生环境。

2.参会人员应爱护会议室设施，不得随意搬动或损坏。

3.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭电源，确保会议室整洁、安全。

四、会议室时间管理

1.会议开始前，预订人应确保会议室按时投入使用。

2.会议主持人应控制会议时间，按时开始和结束，避免影响后续会议的安排。

3.如会议提前结束，预订人应及时通知行政管理部门，以便安排其他会议使用。

五、会议室安全管理

1.会议室使用期间，预订人应负责安全监督，确保参会人员遵守会议纪律。

2.会议室内的保密资料，参会人员需妥善保管，不得随意携带出会议室。

3.会议结束后，预订人应检查会议室，确认无遗留物品，确保会议室安全。

六、特殊会议室管理

1.对于涉及商业机密、重要决策等特殊会议室，需采取额外保密措施，限制出入人员。

2.特殊会议室使用前，预订人需向行政管理部门申请，经批准后方可使用。

3.特殊会议室使用结束后，应对会议内容进行保密处理，确保信息安全。

第五章附则

为确保本管理制度的实施，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起施行，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。

二、本