会议部门制度管理制度

会议部门制度管理制度第一章总则

一、目的与原则

为加强会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和合法性，根据相关法律法规及公司规章制度，特制定本制度。

本制度旨在明确会议的组织、流程、记录、落实及会议室管理等方面的规定，坚持高效、务实、节俭、有序的原则，为公司各项工作的顺利开展提供有力保障。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门、各分支机构召开的各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

三、会议类型及分类

1.按照会议性质，可分为决策性会议、协调性会议、报告性会议和研讨性会议；

2.按照会议层级，可分为公司级会议、部门级会议和项目级会议；

3.按照会议周期，可分为定期会议和临时会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织工作由会议发起部门负责，包括会议议题收集、会议通知、会议材料准备等；

2.会议主持人由会议发起人或指定人员担任，负责主持会议并确保会议的顺利进行；

3.各参会人员应按时参加或请假，并提前准备会议材料，积极参与会议讨论；

4.会议发起部门应加强对会议纪要的跟踪落实，确保会议决策的执行。

五、保密规定

1.会议内容涉及公司内部信息、商业秘密和国家秘密的，应严格按照相关保密规定执行；

2.参会人员应遵守保密纪律，不得泄露会议内容和讨论情况；

3.会议纪要的保管、传递、销毁等环节应严格按照保密规定进行。

六、本制度的解释权归公司董事会所有。

七、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议发起部门应根据公司工作计划和实际需要，明确会议主题，确保会议的针对性和实效性；

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等，并根据会议性质和主题选择合适的会议形式；

3.报批程序：会议方案需报请公司领导审批，经批准后方可进行会议筹备工作；

4.发送会议通知：会议发起部门应在会议召开前至少3个工作日向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容，并要求参会人员做好相关准备工作。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责参会人员的签到工作，确保会议的出勤情况；

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和预期成果；

3.会议发言：按照会议议程，各议题负责人或参会人员依次发言，阐述观点、提出建议或报告工作；

4.会议讨论：参会人员围绕议题展开讨论，充分发表意见，达成共识；

5.会议决策：针对议题进行表决或决策，形成会议决议。

三、会议记录

1.会议记录由专人负责，确保记录准确、完整；

2.会议记录应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、议题讨论情况、表决结果等内容；

3.会议记录应在会议结束后及时整理，由会议主持人审阅签字确认；

4.会议记录应作为公司档案予以保存，并根据需要提供查阅。

四、会议总结与反馈

1.会议主持人应在会议结束时对会议成果进行总结，明确会议决议的执行责任人和完成时限；

2.会议纪要应在会议结束后1个工作日内发送给参会人员，以便了解会议内容和决议；

3.参会人员应按照会议决议执行，如有困难和问题，应及时反馈给会议发起部门；

4.会议发起部门应定期对会议决议的执行情况进行跟踪检查，确保会议决策的落实。

五、会议评估

1.会议结束后，会议发起部门应组织对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议；

2.根据评估结果，对会议组织、流程、议题等方面进行优化调整，提高会议质量；

3.定期对会议管理制度进行修订，不断完善会议管理机制。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由专人负责编制，确保内容准确、完整、清晰；

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、各议题讨论情况、表决结果、决策事项及责任人等；

3.会议纪要编制完成后，需经会议主持人审阅确认，并在会议结束后1个工作日内发布给所有参会人员；

4.会议纪要的发布形式可以是纸质文件、电子文档或公司内部信息系统。

二、会议决议的执行与监督

1.会议决议的执行责任人应在会议纪要发布后立即启动执行工作，并按照决议要求的时间节点完成任务；

2.执行过程中，责任人应定期向会议发起部门报告执行进度，遇到问题应及时沟通协调，确保决议顺利实施；

3.会议发起部门应对会议决议的执行情况进行持续监督，必要时可设立专门的跟踪小组，确保决议落实到位；

4.对于重大决策或跨部门的决议，会议发起部门应建立协调机制，确保相关部门协同推进。

三、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为公司重要档案予以保存，按照规定年限进行归档；

2.会议纪要的查阅应遵循公司保密制度，确保信息安全；

3.需要查阅会议纪要的人员应向会议发起部门提出申请，经批准后方可进行查阅；

4.会议发起部门应建立健全会议纪要查阅记录，确保查阅过程的可追溯性。

四、会议决议的评估与反馈

1.会议决议执行完成后，会议发起部门应组织对决议实施效果进行评估；

2.评估结果应作为改进工作和完善决策的重要依据，及时反馈给公司领导和相关部门；

3.对于执行效果不佳的决议，应分析原因，制定改进措施，并在后续工作中予以落实；

4.定期对会议决议的评估与反馈情况进行总结，为公司决策提供有益经验。

五、会议纪要的持续优化

1.会议发起部门应不断总结会议纪要编制和跟踪落实的经验教训，优化工作流程；

2.鼓励参会人员对会议纪要的格式、内容、发布等方面提出改进建议；

3.结合公司发展和实际需要，适时对会议纪要管理制度进行修订，提升会议管理效能。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议发起部门负责预订；

2.预订会议室时，需填写会议室预订申请表，明确会议时间、参会人数、所需设备等；

3.会议室预订应提前至少3个工作日提交申请，以便于会务部门统筹安排；

4.会务部门根据会议室使用情况，合理安排会议室，确保会议顺利进行。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配置必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等；

2.会务部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行，避免会议期间出现故障；

3.会议室应保持整洁，会务部门负责会议室的清洁卫生工作；

4.会议室内的设备使用完毕后，使用部门应负责恢复原状，确保会议室的完好。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应遵守会议室使用规定，保持安静、整洁；

2.严禁在会议室吸烟、进食，不得随意移动会议室内的设备；

3.会议结束后，使用部门应立即清理会议室，确保会议室恢复原状；

4.如遇特殊情况需临时调整会议室，会务部门应及时通知相关部门。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，会务部门应确保会议室的安全；

2.会议室应配置适当数量的消防器材，并定期检查，确保其正常使用；

3.会议期间，会务部门应加强会议室的巡查工作，预防安全事故的发生；

4.参会人员应遵守会议室的安全规定，如发生紧急情况，按照应急预案进行疏散。

五、会议室资源优化

1.会务部门应定期对会议室使用情况进行统计分析，提高会议室利用率；

2.鼓励跨部门共享会议室资源，减少会议室闲置时间；

3.结合公司实际需要，适时调整会议室布局和设备配置，提升会议室使用效能；

4.定期收集参会人员对会议室的意见和建议，不