【外贸业务中商务英语信函写作原则与技巧探析6600字（论文）】

外贸业务中商务英语信函写作原则与技巧分析摘要随着经济全球化的深入，我国已逐步融入世界，随着中国加入世界贸易组织和全球化进程的推进，越来越多的中国国内企业开始参与国际商业活动。因此，世界经济的发展要求我们在21世纪进行更有效的沟通。在商业活动中，特别是在国际贸易中，通过商业信函的沟通变得越来越频繁。事实上，大部分的交易都是通过商务信函的方式完成或支持的。一封写得很好的商务信函可以加速贸易以及良好的伙伴关系。因此，为了实现商务信函的交际功能，某些原则对于商务信函的写作是必不可少的。本文阐述商务信函的提点，写作原则以及写作技巧，希望能帮助更好的进行外贸洽谈。关键词：商务英语信函；写作原则；写作技巧目录TOC\o"1-3"\h\u308511商务信函的特点 6323691.1专业性 6140041.2简洁性 6118291.3礼貌性 6111421.4完整性 6312411.5口语化 795532.外贸工作中商务英语信函的写作原则和技巧 7246902.1商务信函写作的原则 7132622.1.1完全性原则 7144462.1.2清晰性原则 7183372.1.3简洁性原则 7141472.1.4准确度原则 8295382.1.5礼貌性原则 8137982.1.6具体性原则 84892.2商务信函写作的技巧 8150102.2.1结构完整性 8296622.2.2独特的观点 8125142.2.3正确的音调 8181412.2.4主动语态 9185022.2.5准确的字词 9150242.2.6成语用法 9321102.2.7流行词汇 9116323.外贸工作中商务英语信函的翻译原则和技巧 987413.1商务信函翻译的原则 9116553.1.1数量原则 9101883.1.2质量原则 1063793.1.3关系原则 10179763.1.4模式原理 1069213.1.5考虑原则 10108443.2商务信函翻译技巧 10100443.2.1广泛使用技术术语 10295663.2.2广泛使用礼貌性表达方式 11153013.2.3准确用词 11150403.2.4正确使用模糊的语言 11229294.提高茶叶外贸商务英语信函写作和翻译水平的策略 11674.1茶文化中语言风格的运用 11162324.2对文化差异的尊重 11292445.总结 1211046参考文献 13

1商务信函的特点商务信函是指主要用于商谈公务的官方性质的信函，其内容主要涉及官方的、交流性的目的。因此，每一封商务信函都有其鲜明的特点，非常注重准确性、规范性、表达的简洁性、主题突出、重点明确。由于国外商务信函属于应用文体，其语言也有鲜明的特点。1.1专业性商务信函是在特定经济领域使用的一种特殊形式，需要使用这种信函的人都是从事商务工作的人。在工作中，有一些语言是为了方便业内人士的交流，包括具体定义一个词的概念，特定领域的常用词的含义，以及按字母缩写的短语，我们称之为技术术语。译者只有具备足够的商务知识，包括经济、金融、国际贸易等领域的知识，并能准确区分和熟练使用各种专业术语，才能正确翻译商务英语信函。1.2简洁性在繁忙的工作中，没有人愿意读一封雄辩但没有重点的长信。所以写清晰、准确、简洁的商务信函已成为最重要的特征之一。使用常见的词汇，避免使用那些不符合常规或拼写复杂的词汇。如果你能用一个词来表达，你就不需要一个短语，如果你能用一个短语来说，你就不需要一个句子。多使用短句，因为它们更容易理解。少用"而且"、"但是"、"然而"、"因此"这些使句子变长的词。用最简洁的语言来表达你的意思，简洁的商务信函可以提高工作效率。因此，写一封商务信函应该是简洁而有力的。文中的每一句话都必须是不可缺少的。1.3礼貌性礼貌就是用谦虚的态度和适当的语言来表达自己的想法和感受。商务信函应表现出对他人的尊重、宽容、谦逊和友好，以使他人感到非常自然和舒适。商务英语信函中的礼貌并不意味着只使用一些礼貌性的语言，而是要站在对方的立场上考虑他人。在与他人交流时，要多考虑对方的心情和处境，以保持友好合作的关系，促进贸易的发展。在信中，应从对方的角度考虑问题。应多用第二人称，少用第一人称，必要时应使用"我们"而不是"我"。写作时应充满积极肯定的语气，必要时可使用从句语气、疑问句、委婉句、模糊语言等来加强积极语气。1.4完整性完整性是指商务信函中的信息必须完整，特别是不能遗漏任何重要的细节。一封完整的商务信函，首先要清楚地说明你要表达的重要信息。一旦遗漏了一个重要的细节，对方可能无法正确理解，从而无法完全理解我们想要表达的内容。例如，如果你写了一封关于诉讼的信，你就应该清楚地说明你为什么要写这封信，这封信给你带来了哪些不便，你希望看到什么样的结果，这样对方才能清楚地了解我们的要求，有效地解决问题。信件的完整性可以使对方对我们公司有一个良好的印象，从而促进公司的发展。如果一封商务信函不完整，客户就不能完全理解甚至误解我们的意思。1.5口语化每封信都是我们和收信人之间的交流。人是有感情的，所以商务信函也应该是有感情的。然而，许多人认为在写商业信函时，他们只能用专业术语来表达自己的意思，所以他们把本应热情友好的信函写得枯燥无味，毫无生气。他们宁愿写"你的信已收到"，而不是"我已收到你的信"。其实，我们可以想一想，每封信不就是和对方的一次对话吗？多用简单明了的句子，用我/我们做主语，这样我们的信才能让人读起来更热情，更亲切。2.外贸工作中商务英语信函的写作原则和技巧2.1商务信函写作的原则2.1.1完全性原则在信件写作中，完整的信息是至关重要的。只有当一封完整的信包含所有必要的信息时，才能达到预期的效果。否则，就会显得不礼貌，收信人也不能充分了解你的公司。为了确保信件的全面性和完整性，你必须首先列出一个提纲，使用"五个W's'"来检验写完信后的情况，即：谁、什么、哪里、什么时候和为什么（包括如何）写完信。检查信中的信息是否完整，因为信的完整性有助于节省双方业务往来的时间，使对方对我公司产生良好印象，从而促进贸易的顺利进行。2.1.2清晰性原则清晰性原则要求在写商务英语信函时，必须清楚，不能含糊。一封含糊不清、不尽人意的信件会造成歧义，不利于贸易的发展。为了清楚地表达意思，我们必须选择正确、简洁的词语，使用准确的句子结构。这就要求写作者条理清晰，应避免使用可能产生不同理解的词语和句子，或使用含糊不清的冗长句子结构。写作者应尽量将自己的意思表达清楚，以促进商业活动的顺利进行。2.1.3简洁性原则商务英语信函的简洁原则是用最简短的句子来准确表达信函的内容。简洁、有力、生动的措辞，不仅可以节省收信人的阅读时间，还可以提高工作效率。在写作过程中，可以适当选择一些外贸缩略语来简化信件内容。但是，缩略语的使用不能太随意，应尽量使用那些通用或常用的缩略语。此外，全文的文章框架和句子结构也应简明扼要，让别人一眼就能看出你在写什么。尽量使用短句而不是长句，使文章更加简洁。2.1.4准确度原则准确性是商务信函的重要原则之一。如果商务信函中出现拼写错误、时态不一致、标点符号使用不正确等情况，会大大降低沟通的效果。商务信函要做到准确无误，首先，全文的拼写要正确，标点符号和语法要正确；其次，语言要恰当得体；最后，要反复检查全文，确保信函的准确性。只有这样，客户才能准确理解相关信息，促进双方的合作。2.1.5礼貌性原则商务英语信函中的礼貌原则不是表面的、简单的礼节，而是在信中表达真诚的谢意、周到的理解和相互的尊重。因此，在写信时，应减少对他人不利的信息，尽量符合一般人的习惯和心理，不要让别人感到不舒服；其次，在回信时，应在坚持自己立场的前提下礼貌地回答。使用礼貌用语可以使对方感到非常亲切，从而保持良好的贸易关系。2.1.6具体性原则具体来说，就是指客观存在或反映在知识中的事物的整体，是多种属性、特征、关系的统一。具体原则要求商务信函的内容要详细，不能模棱两可，造成误解。特别是对于某些需要具体答复的信件，在书写时要明确、具体。写信的时间时，不能使用"今天"、"马上"等模棱两可的表述。相反，你需要写一个具体的时间点，如"2021年6月4日下午6点前"。2.2商务信函写作的技巧2.2.1结构完整性结构完整是指写作时思路清晰，做到字字有序，布局合理，条理清晰。一封高质量的商务信函必须有头有尾，内容要详略得当，结构要清晰，过渡要和谐自然。在一封完整的信件中，地址、敬语、信体、结论和签名是必不可少的，它必须有完整的含义和严谨的结构。这样才能使客户清楚地理解我们所要表达的意思，有效地促进贸易合作。2.2.2独特的观点观点鲜明是指作者在讨论某事或某现象时，必须态度鲜明，观点明确，不能模棱两可，要有鲜明的观点，要有逻辑性和针对性。为了让客户准确地理解你想从商务信函中表达的意思，你应该说出文章的主要内容，把事情解释清楚，让读者一目了然。2.2.3正确的音调正确的语气是指在写信时使用适当的语气来表达我们想要表达的内容。在写信之前，我们应该想一想我们的写作方式和语气是否对收信人产生影响。我们不仅要设身处地为对方着想，还应该用正确的语气来表达信中的意思。众所周知，当收件人听到你能做什么，能得到什么，他们会眼前一亮，很可能达成协议。2.2.4主动语态一般来说，主动语态能更自然、更正确地表达作者的原意，并能使接受者有一种面对面交谈的亲切感。而且主动语态强调的是做动作的人，所以读者很快就能明白是谁在做，他们在做什么。在商务信函和备忘录中，主动语态是最佳选择。然而，在写信时，被动语态常常被用来描述一些令人不快的事情。例如，"我们今天收到了你5月20日的信。"不如"我们今天收到了你5月20日的信"更清楚。2.2.5准确的字词商务信函中的措辞与普通信函不同，不仅要求准确，而且要求真诚。比如说。关于我们今天上午的电话交谈，如果你能给我发一份以下的报价单，我将非常感激。这句话中的"报价"一般用于投标或估价，但在谈判小规模交易时使用太高调了，应该是"价格"。如果订单只有一件商品，就不需要使用"以下"。2.2.6成语用法商务信函中的成语是指商务人士在商务活动中形成的语言默契，并约定俗成的一种表达方式。商务信函中的成语有很多，包括信函公式和许多特殊的表达方式。随着经济全球化的深入，商务信函已经形成了许多常规公式，使客户很容易理解信函的含义。一封含有许多成语的信件可以使对方感到更加亲切，加强双方的默契，保持友好的贸易合作关系。2.2.7流行词汇在商务英语中使用艰深晦涩的词汇并不能使信件显得正式和严肃，反而延长了收信人的阅读过程，使其难以快速准确地做出反应。英语是一种通用语言，一些来自不同国家的人的英语水平可能不高。如果信中有一些高级或不常见的词汇，他们可能无法完全理解信中的意思。因此，为了保证他们准确理解信件的内容，应该多使用易懂的词汇，避免使用难懂、晦涩的词汇，以达到自然、快速、简洁的写作效果，又不失商务味。3.外贸工作中商务英语信函的翻译原则和技巧3.1商务信函翻译的原则3.1.1数量原则数量原则是指在翻译信件时，必须翻译原信件中的所有信息。不能有任何多余的信息。此外，翻译必须准确，不能有歧义，否则会阻碍贸易的发展。就像这个例子，在翻译"我们公司被认为是中国发展最快的公司之一"这句话时，如果我们把它翻译成"我们公司被认为是中国发展最快的公司"。这句话的翻译"发展最快的公司之一"是夸张的，应该是"中国发展最快的公司之一"，这更符合该公司的基本形象。3.1.2质量原则商务信函的内容多涉及商务交往中双方的权利、义务和利害关系，出现错误难免会造成不必要的麻烦甚至损失。在翻译时，我们也应力求准确传达原文信息，以保证信件的质量。因此，在翻译商务信函时，既要保证信函的数量，又要保证质量。只有这样，信件才能更加完整，读者才能理解全文信息。3.1.3关系原则关系原则，首先要使译文流畅，其次要保证上下文之间的顺利衔接。而且所表达的内容必须符合信件的中心思想，其他多余的信息应予省略。我们知道，要想在商务英语信函中准确表达信息，首先必须对信息的各个方面有一个全面的了解。然而，英语中的许多词有许多不同的含义。如果译者缺乏对相关领域的了解或翻译水平不够，很容易造成翻译错误，而关系原则可以帮助译者发现问题，并及时纠正。3.1.4模式原理模式原则要求商务英语信函的语言表达必须流畅，写作思路必须清晰，避免出现歧义等。因此，在翻译商务信函时，在某些情况下有必要使用一些翻译技巧。例如，在翻译一个长句时，直译成中文会使句子结构繁琐，意思难以理解。这时，可将长句适当分割成短句，这样可以保证内容的完整性。3.1.5考虑原则考虑原则要求在翻译商务信函时考虑对方。我们必须为对方考虑，设身处地为对方着想，从对方的角度考虑问题，表达想法。既要充分考虑对方，又要不卑不亢。译者在翻译时要对信的内容有深刻的理解，在翻译中充分体现信的体贴性。例如："谢谢你提请我们注意这件事。如果您愿意，我们很乐意代表您与保险公司处理这个问题。"从这些话中我们可以看出，作者考虑到了对方，并提出协助对方与保险公司交涉，以使对方感到放心。3.2商务信函翻译技巧3.2.1广泛使用技术术语商务英语信函的风格是非常严谨的，所以在贸易信函中出现了很多专业术语，如询价、交货等。专业术语不仅可以加深对方对贸易业务的理解，而且可以准确地表达意图和信息，这样双方交易的机会也会增加。因此，在翻译商务信函时，有必要多使用商务技术术语，以体现信函的专业性。此外，在商务信函中，必须提及信函所附的附件，并在结尾处加一句话，说明附件的内容。3.2.2广泛使用礼貌性表达方式礼貌不仅代表着对他人的友好，也体现了一个人的个人修养。在商务英语信函中，礼貌用语不仅有利于建立良好的贸易合作关系，也有利于促进贸易的发展。因此，商务信函中的用词要积极向上，避免使用让人一看就觉得不好的句子。但是，我们在引导文字时，不能像语言那样生动地表达礼貌语气，所以在翻译时要多用礼貌用语，这样才能让对方读起来更顺口。在写商务信函时，要尽量设身处地，采用对方的立场（你情我愿），时刻考虑对方的利益，根据对方的实际需要，表达自己的意见和建议。因此，在翻译商务信函时，应多用礼貌用语，恰当地表达商务信函的内容，以促进商务贸易的成功。3.2.3准确用词在翻译商务英语信函时，用词要准确，要充分考虑可能出现的情况，避免不必要的误解。例如，这样一个句子。"请不要误解我们的意思，这并不意味着不满意。"这句话在商务英语信函中显得很不真诚。如果你想更准确地表达，你可以把它变成。"我们对双方目前的水平非常满意。"这样转换后，句子的意思并没有改变，但这会让对方觉得我们很友好。因此，在翻译商务英语信函时，用词一定要准确，翻译的内容要尽量积极。3.2.4正确使用模糊的语言模糊语言是指在语言表达上具有模糊性或不精确性的自然语言。在商务英语信函中，由于沟通目的不同，人们经常使用模糊的词语。商务信函中通常提到的"似乎"、"可能"、"在最大程度上"等模糊词汇可以避免双方不必要的纠纷或麻烦，促进贸易的顺利发展。因此，我们在翻译过程中也要注意双方商务信函沟通中模糊词语的真实含义。4.提高茶叶外贸商务英语信函写作和翻译水平的策略4.1茶文化中语言风格的运用不同的事物有其不同的文化和语言风格，所以茶叶贸易也有其独特的茶文化和语言风格。注意茶文化的语言风格，才能在撰写和翻译商务信函时更好地体现中国优秀传统文化。东西方文化之间存在着一定的差异。因此，我们在写信时应采用平等的称谓，避免产生歧义。在写商务英语信函时，可以引用茶艺中反复研究的哲理，设身处地为对方着想，体谅他人，尊重对方的风俗习惯，大方得体，不卑不亢。4.2对文化差异的尊重不同的国家有不同的历史文化，从而使东西方茶文化有着内在的差异。面对这种差异，我们不能视而不见，相反，我们应该给予足够的重视。这就要求我们一方面要尊重对方的茶文化，通过交流和了解不断丰富我们的茶文化，同时在商务英