外出会议记录管理制度

外出会议记录管理制度第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范外出会议的管理，确保会议效率，提升决策品质，加强会后的执行力度。制定和实施会议管理制度，应遵循以下原则：

1.明确性：会议目的、议程、参会人员及预期结果需清晰明确。

2.高效性：合理安排会议流程，确保会议高效率、高质量。

3.责任性：明确各参会人员的责任与义务，确保会议决议的落实。

4.规范性：会议的召集、进行、记录及后续跟进，均应依照本制度执行。

第二条适用范围

本管理制度适用于公司全体员工参与的外出会议，包括但不限于以下类型：

1.与合作伙伴的战略沟通会议。

2.行业交流会议。

3.市场调研会议。

4.投资洽谈会议。

5.政府部门或行业协会组织的会议。

第三条会议分类

根据会议的性质与目的，外出会议可分为以下两类：

1.定期会议：按照既定周期召开的会议，如季度业务沟通会。

2.临时会议：因特定议题或事件需要而临时召集的会议。

第四条责任分配

会议的组织与管理由以下角色共同负责：

1.会议主持人：负责引导会议议程，保证会议的顺利进行。

2.记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要。

3.参会人员：积极参与讨论，对会议决议的执行负责。

4.后勤支持：负责会议场地、设备及其他会务安排。

第五条制度修订

本制度可根据公司发展需要和实际运行情况进行适时修订。修订过程需广泛征求意见，并经公司决策层审批通过。

第二章会议流程

会议筹备

1.确定会议目的和议题：会议主持人需明确会议的主要目的、讨论议题及预期成果，制定初步的会议议程。

2.选定参会人员：根据会议议题，确定参会人员名单，确保涵盖相关部门和关键角色。

3.会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程及准备工作等。

4.会议资料准备：收集与会议议题相关的背景资料、数据报告等，提前分发给参会人员。

会议召开

1.签到与入场：参会人员应在规定时间到达会议地点，完成签到并领取会议资料。

2.会议开场：会议主持人介绍会议议程、目的及预期目标，明确会议纪律。

3.议题讨论：按照会议议程逐项进行讨论，鼓励参会人员积极发言，充分表达观点。

4.会议总结：会议主持人对讨论成果进行总结，明确下一步行动计划和责任分配。

会议记录与纪要

1.记录会议内容：记录人应详细记录会议讨论的要点、结论及待解决的问题。

2.整理会议纪要：会议结束后，记录人需整理会议纪要，明确列出会议成果、任务分配及跟进事项。

3.分发会议纪要：将会议纪要发送给所有参会人员，确保信息共享。

会后跟进

1.任务分配与执行：根据会议纪要，明确各责任人的任务和完成时限。

2.进度反馈：责任人需定期汇报任务进度，确保会议决议的落实。

3.问题协调：遇到问题或困难时，应及时沟通协调，寻求解决方案。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要的审批与发布

1.会议纪要完成后，需提交给会议主持人进行审核，确保纪要内容准确无误。

2.会议主持人审批通过的会议纪要，应及时发送给所有参会人员及相关部门，确保信息透明。

任务分配与责任确认

1.会议纪要中明确列出的任务应具体分配到个人，并明确任务完成的预期时间和质量标准。

2.责任人收到会议纪要后，应在规定时间内确认任务接收，并对任务完成负责。

进度监控与反馈

1.设立会议纪要跟踪机制，对会议决议的执行情况进行定期监控。

2.责任人应按约定的周期向会议主持人或指定跟进人报告任务进度。

3.会议主持人或跟进人应对进度反馈进行分析，及时调整执行计划，解决存在的问题。

问题解决与协调

1.在任务执行过程中，如遇到困难或问题，责任人应立即上报，并寻求相关部门的支持与协助。

2.会议主持人或指定协调人应主动介入，组织相关部门共同解决问题，确保会议决议得以顺利实施。

会议纪要的更新与归档

1.根据任务执行情况，会议纪要应进行实时更新，记录问题解决过程和最终结果。

2.会议纪要的最终版本应在所有任务完成后进行整理，并作为重要文件归档保存，以便日后查询和审计。

跟踪结果的评估与应用

1.对会议纪要的执行结果进行评估，分析决议实施的效果，总结经验教训。

2.将评估结果应用于未来的会议管理和决策过程中，不断提高会议效率和决策质量。

第四章会议室管理规定

会议室预订

1.会议室预订需通过公司指定的预订系统进行，确保会议室使用的合理安排和透明化。

2.预订者需提前填写会议主题、参会人数、使用时间等信息，并经上级或相关部门审批。

3.预订成功后，预订者应遵守预订时间，如需取消或变更，应提前通知相关部门。

会议室配置与维护

1.会议室应根据会议类型和规模进行适当配置，包括但不限于会议桌椅、多媒体设备、白板等。

2.会议室设备应定期进行检查和维护，确保会议进行时设备正常运行。

3.会议室应保持整洁，提供必要的会议用品，如笔、纸、水等。

会议室内行为规范

1.参会人员应遵守会议室内行为规范，保持安静，不在会议室内进食或吸烟。

2.会议期间，参会人员应关闭或静音手机等通讯设备，避免影响会议进程。

3.会议室内不得随意移动设备，如需调整，应联系后勤支持人员协助。

会议室安全与保密

1.会议室应设置适当的安全措施，如监控设备、消防设施等，确保会议安全。

2.对于涉及敏感信息的会议，应采取必要的保密措施，包括但不限于签署保密协议、限制会议记录外传等。

3.会议结束后，参会人员应确保不遗留任何敏感或个人物品在会议室中。

会议室使用反馈

1.使用会议室后，预订者应提供使用反馈，包括设备运行情况、服务满意度等。

2.后勤支持部门根据反馈及时调整会议室管理措施，提高会议室使用效率和满意度。

第五章附则

1.本制度的解释权归公司所有。

2.