第七章 财经信函

商务函电是在日常的商务往来中用于传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通的信函、电讯文书，能够起到商洽、询问、答复、请求、告知和联系的作用。一封用语礼貌、得体的商务函电是建立经贸关系的纽带，因此相关从业者要掌握商务函电的特点及写作规范。财经信函第七章

知识目标●了解根据实际情况正确选择信函种类进行营销采购活动。●掌握询价函、报价函、还价函、接受函、订购函、确认订购函、装运通知函、催款函、索赔函、理赔函等财经信函的结构和写法。

能力目标●能够撰写询价函、报价函、还价函、接受函、订购函、确认订购函、装运通知函、催款函、索赔函、理赔函等财经信函。●提高平实、准确、简练的文字表达能力。●培养合作共赢、诚信严谨、遵法守约的工作作风。

素养目标●培养灵活应变的处事思维，通过对财经信函的写作，提升自身对财经事件的洞察力和专业性。询价函、报价函、还价函、接受函一

订购函、确认订购函、装运通知函二目录CONTENTS催款函、索赔函、理赔函三

第一节询价函报价函还价函接受函

一、询价函询价函，是买方向卖方就某项商品交易条件提出询问的信函。询问目的是请对方报价。询价对交易双方都没有法律上的约束力。询价函的一般格式主要包括：标题主送单位正文（是主要部分）落款（包括单位、时间、印章）询价函的一般格式主要包括：标题主送单位正文（是主要部分）落款（包括单位、时间、印章）

发函目的正文发函要求结束语有的开头直接写询问的问题：商品的大致情况、商品的目录、价目单和数量、样品或样本、款式、型号、估算、付款方式、交货时间等。结束语常用“希速见复”、“预致谢意”、“如蒙见复，不胜感激”、“盼复”等。有的询价函没有结束语。询价函常常是双方交易的开始和基础，因此语言表达除了简洁明了、要言不繁、具体清楚外，还要礼貌诚恳，切忌傲慢冷淡、华而不实。

【写作示例】

询价函×××先生：我公司对贵厂生产的纯木质材料办公用微机桌椅感兴趣，需订购一批。望贵厂能就下列条件报价：

1.规格及单价。2.交货日期。3.结算方式。如果贵方报价合理，且能给予最惠折扣，我公司将考虑大批量订货。希速见复。××销售公司××××年×月×日课堂练习：学校欲添置一批学生用桌凳(式样如下图)800套，让你负责采购，你将如何完成这项任务？阅读、借鉴例文的格式和写法，试写一份询价函。

二、报价函报价函是指卖方向买方提供商品的有关交易条件的信函。一般格式主要包括：标题主送单位发函原因正文主要部分答复要求结束语落款（单位、时间、印章）第一节询价函、报价函、还价函、接受函

报价函正文重点有针对性的答复对方的问题，并告知对方需要知晓的内容：产品的名称、价格、结算方式、发货日期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。报价函起通知买方价格的作用，对卖方没有约束力。

【写作示例】

报价函××百货公司：贵方×月×日询价函收悉，兹就贵方要求，报价详述如下：商品：×××××规格：×××××单价：××××包装：×××××交货日期：收到订单2日内发货结算方式：××××我方所报价极具竞争力，如果贵方订货量在×××以上，我方可按95%的折扣收款。如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，及早与我方联系，争取早日合作。恭候佳音。

××贸易公司

××××年×月×日课堂练习：请就以下《询价函》写一份《报价函》。

询价函***先生：我们学校对贵厂生产的学生用桌凳(式样如图)感兴趣，需订购800套。望贵厂能以最优惠单价报价，并说明：

1、运输及交货方式。2、交货日期。3、资金结算方式。如贵方因故不能提出报价，请贵方尽快回信告知我方，我方将十分感谢。预致谢意。****学院

2019年5月10日

三、还价函

指接到报价（或还价）的一方认为另一方的报价（或还价）中有些条款不能接受，提出自己的修改意见，供对方考虑的信函。

还价函可以是买方就卖方的报价还价，也可以是卖方就买方的还价而再还价。还价函的一般结构及写法：

标题主送单位正文（主要部分）落款（单位、时间、印章）在信的开头，要礼节性地感谢对方的来函，然后，表达自己的意愿。还价的内容包括：价格、包装、结算方式、交货日期、运输方式等。买方还价函的写法：先感谢卖方的报价及提供的相关信息，但很抱歉其价钱比同行的报价高许多，同时，提出己方建议价格。卖方就买方的还价而再还价，提出降低原报价并劝买方接受。这部分的写法非常灵活，并没什么定式可言，关键是要具有说服力。

【写作示例】还价函

××××贸易公司：贵方×月×日报价函收悉，非常感谢。但我方一致认为贵方报价比同行报价偏高，建议如果我方订货量在×××以上，按80%的折扣收款，以期建立长期合作伙伴关系。见复为盼。×××百货公司××××年×月××日课堂练习：请就以下《报价函》写一份《还价函》。

报价函**先生：贵方五月十日询价函收悉，兹就学生用桌凳(式样如图)报价详述如下：

1、每套桌凳**元。2、送货上门，不收任何费用。3、收到订单2日内发货。4、结算方式：转账支票如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，及早与我方联系，争取早日合作。恭候佳音。**加工厂

2019年5月12日

四、接收函接受函是指买方或卖方表示接受对方提出的交易条件的信函。交易双方表示接受的信函可作为成交的承诺，具有法律约束力。如果是买方同意卖方的报价或还价的接收函，一般都要随函说明所要订购的一切货物。在此情况下，买方的接收函实际上也是买方的订购函。接受函的一般格式主要包括：标题、主送单位、正文、落款（单位、时间、印章）。接受函的正文是主要部分，要写明接受对方的具体报价条件，包括商品名称、规格、单价，以及结算方式、交货日期、地点等。

【写作示例】

接受报价函××先生：贵厂×月×日的报价函收悉，谢谢。我方接受贵方的报价，并愿意按贵厂提出的条件订货：商品：五粮液规格：特曲容量：每瓶500克单价：每瓶××元（含包装费）数量：100瓶包装：标准纸箱，每箱10瓶结算方式：转账支票交货日期：××××年×月×日交货地点：××市火车站请速予办理为荷。××公司××××年×月×日

还价函**先生：贵厂五月十二日报价函收悉，非常感谢。但我方认为贵方报价比同行报价偏高，建议如果我方订货800套，按80%的折扣收款，期望早日合作。见复为盼。****学院

2019年5月14日

还价函**先生：贵方五月十四日还价函收悉。但我方实难接受贵方按80%的折扣收款的建议。如果贵方订货800套，我方最多只能将原报价降低8%，希望真诚合作。盼复。**加工厂

2019年5月16日课堂练习：请就第二篇《还价函》写一份《接受函》。习作展示：接收函（订购函）**先生：贵厂五月十六日的还价函收悉，谢谢。我方接受贵方将原报价降低8%的报价，并愿意按贵厂提出的条件订货：商品：学生用桌凳规格式样：如图每套价格：**元订购数量：800套运输及交货方式：送货上门，不收任何费用。交货地点：**市**区**街**号**学院交货日期：二Ｏ二一年五月三十日前结算方式：转账支票请速予办理为荷。****学院

2020年5月18日

第二节订购函、确认订购函、装运通知函一、订购函

订购函就是买卖双方经过反复磋商，接受了交易条件后，买方按双方谈妥的条件向卖方订购所需货物的信函。

订购函一般结构包括：标题主送单位正文（主要部分）落款（单位、时间、印章）

订购函有两种形式：一种是在接受函里说明所需订购的货物；一种是下订单，即把订购函制成订单式，以表格形式列出各项交易条件。

订购函的内容一般包含：商品名称、牌号、规格、数量、价格、结算方式、包装、交货日期、交货地点、运输方式、运输保险等。

订购函×××先生：贵厂×月×日的报价函获悉，谢谢。贵方报价较合理，特订购下列货物：

EPSONLQ-100打印机10台单价1500元总计15000元

STARAR-2463打印机10台单价900元总计9000元交货日期：××××年×月底之前交货地点：××市××仓储部结算方式：转账支票烦请准时运达货物，以利我地市场需要。我方接贵方装运函，将立即开具转账支票。请即予办理为盼。

××公司

××××年×月×日【写作示例】二、确认订购函1、定义：卖方在收到客户的订购函后回函确认，并告知客户货物办理情况和货款支付方式等事宜的信函。2、确认订购函的一般结构：标题、主送单位

正文（主要部分）落款（单位、时间、印章）3、正文：首先写明已收到对方何时发来的订购函；然后写明我方准备发货的时间、货物办理情况、货款支付事宜，同时询问客户是否还有其他要求；最后写上结束语，希望对方查收或感谢贵方惠顾。第二节订购函、确认订购函、装运通知函【写作示例】

确认订购函××先生：常高兴收到贵方×月×日第32号100瓶五粮液特曲酒订单。我方即速予办理，货物将在贵方要求日期内运抵指定地点。根据商业汇票的规定，我方通过××银行开出以贵方为付款人的银行承兑汇票，面额为×××元，承兑期限为3个月。我们相信此汇票必得承兑。贵方对此货还有何要求，请即函告。感谢贵方的惠顾，希望我们能保持经常的贸易联系。

×××公司

××××年×月×日

三、装运通知函装运通知函是买卖成交后，卖方就货物装运日期、装运车号、货物送达地点等信息通知买方，并将提货单、发票、检验单、保险单、装箱单等单据副本随函寄给买方，以便买方办理提货手续的信函。在国内贸易中，货物的提取若是发货形式，卖方就应负责装运，即负责装车（船），安排装运日期，把货物发到买方指定地点。为避免意外，卖方还要为货物投保。采取何种装运方式以及运费、保险金的支付方式，主要根据交易双方的协商而定。卖方应该按规定期限将货物装运，并立即用电报、信函等形式通知买方相关事宜。\装运通知函的一般结构包括：标题主送单位

正文（主要部分）落款（单位、时间、印章）装运通知函的正文：

首先写明对方订购何种货物已装运（托运），预计何时到达某地；

然后写明发货情况（包装、标记等）、随函附寄的各种装运单据（提货单、发票、检验单、保险单、装箱单等）；

最后写上礼貌用语。①查阅文献。①查阅文献。【写作示例】装运通知函郑州市××有限公司：贵公司第16号订购函所订购的100台××牌空调机，已于7月5日交付托运，预计在一周内到达郑州市。这批100台××牌空调机分为10大箱包装，每箱上均引有“××空调”字样的标记。随函附寄下列装运单据，以便贵公司在货物到达时顺利提货：

1．公司开具的第127号发票一份；

2．第29号货运提货单一份；

3．第32号装箱单一份；

4．第56号保险单一份；

5．第38号检验单一份。感谢贵公司对我公司的支持，希望继续保持合作关系。青岛××科技发展有限公司

2019年X月XX日催款函、索赔函、理赔函第三节一、催款函

催款函是卖方在买方收到货物后未及时付款结算的情况下，提醒买方付款结账所用信函，即卖方致函提醒买方付款结账。

催款函的一般结构：标题主送单位正文（主要部分）落款（单位、时间、印章）

催款函的正文主要应写如下内容：1、催款单位和欠款单位的全称和账号，必要时写上催款单位的地址和电话以及经办人的姓名等。

2、双方交易往来的原因、日期、发票号码、欠款金额、拖欠货款情况等。

3、处理意见。比如，再确定一个付款期限。

催款函的语言力求简洁，表达清楚催款的主题即可，不必虚礼客套，但注意用词把握分寸。催款函××百货商场：贵方于×年×月×日向我厂订购真丝衬衫×××件，货款金额××万元，发票编号为×××。可能由于贵方业务过于繁忙，一直忽略承付。故特致函提醒，请即行结算，我厂银行账号×××。逾期按银行规定，加收千分之二的罚金。如有特殊情况，请即与我厂财务科张先生联系。电话：×××××，邮编：×××××，地址：××市××路××号。特此函达。

××制衣厂

××××年×月×日【写作示例】①查阅文献。①查阅文献。

二、索赔函

索赔函是指买卖双方发生合同争议或纠纷后，受损一方向违约一方提出赔偿要求的信函。

索赔函的一般结构包括：标题、主送单位、

正文（主要部分）落款（单位、时间、印章）

正文：简述事由，陈述违约事实。说明索赔理由，陈述对方违约给自己带来的损失。提出具体的索赔要求，赔偿损失的办法和金额。

在写作索赔函前，应先认真研读买卖双方签订的合同的相关规定细则和双方交易过程中有关的往来函电，以分清是非责任，提供足够的书面文件和有关方面的证明。提出索赔要求应合情合理，不漫天要价。应根据不同的索赔情形，选择相应的措辞和语气。

【写作示例】索赔函××茶具厂：随函寄上××市××检验所的检验报告（95）××号。报告证