EXCEL在人力资源管理中的应用案例与技巧

/Excel案例01第1部分Excel基础概念名称名称可以代表一个单元格或者一个单元格区域，或者是常量，公式。

名称的定义：选中需要命名的单元格或区域，在界面左上角名称框中输入名称后回车；

名称的删除：插入－名称－定义，选中需要删除的名称点击删除按钮，点确定。

名称的引用：需要引用某单元格时输入该单元格的名称：＝名称

第1步：选中需要命名的某个单元格或单元格区域。第2步：在左上角名称框输入命名后回车。删除已有命名：选择“插入”－“名称”－“定义”；选中需要删除的名称，点击“删除”按钮。名称命名的优点：避免绝对引用的错误对公式进行文字化表述，让公式更加容易理解可以在整个工作簿中通用，引用方便常用引用函数

row:返回指定单元格的行号

column:返回指定单元格的列标

match:返回查找值在查找范围中的序号

=match(查找值，查找范围，0)

其第三个参数为0，表示查找精确值

address:返回单元格名称，其参数为行号列标或计算行号列标的表达式

=address(行号，列标)

=address(1,1)此公式返回A1

indirect:返回单元格的值.其参数为单元格名称

=indirect(“A1”),假设A1=10,则indirect返回10

index:在某区域内查找某个位置的值

=index(查找区域，查找值所在的行号，查找值所在的列号)

offset：指定基点，指定位移量，得到单元格引用

单个单元格引用：=offset(基点单元格，向下移动的行，向右移动的列)

区域的引用：=offset(基点单元格，向下移动的行，向右移动的列，区域

包括的行数，区域包括的列数)

向上和向左移动时，位移量为负值。

=offset(A1,1,1)将得到B2单元格的值

动态引用

动态引用是通过引用函数实现对于单元格或区域的相对引用。它和相对引用的效果很相似，但比简单的相对引用用途广泛。

常用的动态引用的实现方法有：

引用函数嵌套。比如offset和row,column嵌套；index和match，indirect,address嵌套等；

引用函数与控件结合使用，此类控件包括组合框，滚动条。

动态引用的作用：实现对于单元格的动态引用；进行动态分析；制作动态报表。

运算类型

数值运算：1+1=2

逻辑运算：1>0=TRUE

在逻辑运算中，TRUE=1，FALSE=0

我们利用逻辑运算进行条件判断

在Excel中常用的一些逻辑函数：if,and,or,not,iserror等

and:只有当所有条件全部满足，才会返回true的逻辑值

语法：and(条件1，条件2，…)

or:满足其中任何一个条件，都会返回true的逻辑值

语法：or(条件1，条件2，条件3,…)函数调用的语法

＝函数名称（参数1，参数2，…）

绝对引用和相对引用：绝对引用：所引用的单元格不随着公式的复制而移动的引用方式。相对引用：所引用的单元格随着公式的复制而移动的引用方式。

改变引用方式的方法：在公式栏中选中需要改变引用方式的单元格，按F4键给需要引用的单元格定义名称，然后在公式中引用该名称数组公式

对单元格区域进行多重计算的计算方式。与普通计算公式的区别是录入公式结束后，需要同时按下ctrl+shift+enter，其特征是在公式两端会出现一对大括号。

如上图例，使用一个公式计算出所有产品的金额合计，引用的是所有的单价和所有的数量，执行的是多重计算。

错误提示

Excel中存在错误的类型，比如1/0=#DIV/0!,todas()=#NAMES!

iserror是一个逻辑函数，用以判断某个单元格内的值是否是一个错误，是错误则返回TRUE,不是错误则返回FALSE.

iserror有时可以和if函数嵌套进行一些较为复杂的判断。有取值区间的随机数

=最小值＋（最大值－最小值）*rand()循环引用

是单元格引用其自身的引用方式。可以设置Excel允许进行循环引用：

工具-选项-重新计算：将迭代计算选项打钩选中。行列互换（函数方式）：利用transpose函数+数组公式实现。

首先选中行列数和原区域相反的一个区域；

然后输入transpose函数

最后按下组合键ctrl+shift+enter第2部分Excel设置显示当前文件的完整路径

菜单区域－右键菜单－Web

显示菜单项全部菜单

视图－工具栏－自定义－选项－始终显示整个菜单

鼠标移动方向

工具－选项－编辑－按Enter键后移动方向

隐藏界面要素

工具－选项－视图

包括：网格线，滚动条，工作表标签，行号列标等。

以显示值为准

工具－选项－重新计算－以显示精度为准

行的合计与列的合计有时出现不相等的情况。可以采用以下方法解决。选择“工具”－“选项”－“重新计算”－“以显示精度为准”，选中该选项。自定义序列

工具－选项－自定义序列

改变文件保存位置

工具－选项－常规－默认文件位置

改变文件用户名

工具－选项－用户名

单元格自动换行

格式－单元格－对齐－自动换行第3部分Excel基础操作快速选中数据表的整行或者整列

ctrl+shift+下箭头/右箭头快速选中区域

ctrl+shift+8行列互换

复制需要进行行列互换的区域后，将光标放置在数据表外面位置，选择性粘贴－选中“转置”选项一个单元格内容输入为多行

alt+回车键显示公式

ctrl+~

冻结窗口

选择需要进行冻结的单元格位置，选择窗口－冻结窗格

自定义格式语法：

[大于条件值]格式；[小于条件值]格式；[等于条件值]格式；文本格式

缩放数值

0.00，，按百万缩放

0“.”0，按万缩放

0.00,按千缩放

不复制隐藏的行或列

a首先选中需要复制的被隐藏了一些行或列的表格区域；b然后点击“编辑”-“定位”-“定位条件”，在其中选择“可见单元格”；c复制表格区域，粘贴即可。

案例02一文本的处理等长文本的分割

从字符串的左边取字符：=Left(字符串，文本长度)

从字符串的右边取字符：=Right(字符串，文本长度)

从字符串的中间取字符：=Mid(字符串，文本起始位置，文本长度)

不等长文本的分割

第1步：选中要进行分割的字符串区域。第2步：点击“数据”－“分列”，在文本分列向导中选择适合的分隔符。第3步：设置需要导入的列以与放置该列的位置。文本的合并

=Concatenate(文本1，文本2，…)

使用连接符&：

动态表头：="ABC公司"&YEAR(NOW())&"年"&MONTH(NOW())&"月报表"

有效性

选中需要设置有效性的区域，点击“数据”－“有效性”，在有效性条件中选择“序列”，在来源中录入或选取列表。输入信息：事前提醒。出错警告：事后提示。如果待选列表不在当前工作表中，需要首先为该列表定义名称，然后在有效性来源框中输入：

“=该列表的名称”有效性的其他用法

不允许录入重复数据的有效性设定：countif(e:e,e12)=1输入的内容中必须包括某字符：=not(iserror(find("中国",g30)))

二级选项：

首先将一级选项的每个项目定义一个名称，该名称内容包括相应的二级项目；制作一级项目的有效性；制作二级项目的有效性：内容为：=INDIRECT(g6)，其中g6为设定了有效性的一级选项所在的单元格。圈示无效数据。选择“工具”－“公式审核”－“显示公式审核工具栏”，点击“圈示无效数据”按钮。该工具可以将所有不符合有效性设定的内容圈示出来。二日期的处理Datedif函数：用于计算两个日期之间的年数，月数，天数。

=Datedif(开始日期，结束日期，“y”)

第三个参数：

“y”：表示年数

“m”：表示月数

“d”：表示天数

生日提醒

=DATEDIF(TODAY(),DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(G2),DAY(G2)),"d")

某日期的星期

=weekday(A2,2)返回的值是3，则表示该日期是星期三。

两个日期间的工作日天数

=networkdays(开始日期，结束日期，节假日列表)

需要首先加载“分析工具库”才能使用此工具

案例03数据查询VLOOKUP（）VLOOKUP在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。VLOOKUP中的V代表垂直。VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)Lookup_value为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value可以为数值、引用或文本字符串。也可以理解为：两表共有的索引字段。Table_array为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。必须使得共有字段位于该范围的第一列。col_index_num为需要调转的数据位于第二个参数中定义的范围的第几列。必须为单纯数值。range_lookup定义大致匹配或精确匹配。False或0:精确匹配；true或忽略或1：如果无法找到精确匹配的值，那么就查找并匹配比查找值小的最近似的值。HLOOKUP()

Hlookup中的H是水平的意思，在横向排列的表格中查询数据用Hlookup，垂直排列的表格查询用Vlookup函数。其参数含义与VLOOKUP近似。

案例04查询表信息查询表

利用有效性和VLOOKUP函数实现。

利用有效性实现索引字段的切换。

利用VLOOKUP函数查询与索引字段相关的信息。案例05数据筛选自动筛选（略）高级筛选由于自动筛选只能筛选出简单条件的数据，因此如要在复杂条件下进行筛选就需要采用高级筛选的方式。在需要进行筛选的数据表外设定筛选条件。在对话框中设定：列表区域为数据表区域；条件区域为刚才在数据表外部设定的条件区域，要包括字段名称和条件所在的单元格区域。条件格式条件格式可以使得符合特定条件的记录按照某种设定的格式显示。选中要进行条件格式设定的单元格范围执行【格式】【条件格式】在条件格式设置界面进行条件的设定：统计

Frequency(需要进行统计的数据区域，分段点)

对数据进行区间统计。此函数需要和数组公式一起使用。此函数是根据数值的大小划分区间进行统计的。

列出需要分析的工资区间，选中需要计算统计结果的单元格区域，输入函数：按下组合键：ctrl+shift+enter排名次

=rank(需排名数值，排名数据范围，排序方式)

排序方式：0或忽略降序，否则为升序。案例06窗体控件的使用下拉菜单的制作。选择“视图”－“工具栏”－“窗体”，出现“窗体”工具条，在工具条上选择“组合框”。按下鼠标左键，拖放出合适的大小后释放鼠标，出现下拉菜单形状。选中该下拉菜单，右键选择“设置控件格式”在“控制”菜单上，去选择相应的数据源。“三维阴影”选项是下拉菜单显示效果设定。单元格链接：该处指定的单元格中将存储在控件中被选中的项目在数据源中的序列号。我们经常利用该序列号引用控件选中的值，还可以利用该值制作动态图表。根据报销单上填报的日期自动生成该报销单的起止日期。使用最大值函数MAX和最小值函数MIN。制作单选按钮。使用窗体工具条上的“选项按钮”界面定制行号列标，滚动条，工作表标签的隐藏。选择“工具”－“选项”－“视图”，将窗口选项中的行号列标，水平滚动条，垂直滚动条，工作表标签选项去掉。案例07汇总报表对于分布在同一文件中的表格汇总：首先创建格式完全一致的汇总表的表结构在汇总表需要汇总的项目上输入：=sum()

将光标放入括号，用鼠标选择第一张工作表，按下shift键，再选取最后一张工作表，然后选择需要汇总的单元格，回车。将该公式复制到其他需要汇总的单元格即可实现整张表的汇总。对于分布在不同文件中的表格汇总：首先创建格式完全一致的汇总表的表结构将光标置于起始报表项目上选择【数据】－【合并计算】“引用位置”选择各个需要被合并的报表，点击“添加”，直至所有需要被合并的报表添加完成。需要删除一张表格时，只需要在合并计算界面上选中该表格，点击删除按钮。当子表格数据发生变化需要更新汇总表数据时，只需执行：数据-合并计算，进入合并计算界面后直接点击确定退出该界面即可完成刷新数据的操作。案例08报表保护单元格区域的保护。首先取消不需要保护的单元格区域的锁定状态。右键“设置单元格格式”，在“保护”标签上将锁定选项取消。如果需要隐藏单元格公式内容，可以将隐藏选项选中。选择“工具”－“保护”－“保护工作表”，输入保护密码。隐藏公式

右键菜单－设置单元格格式－保护－选中隐藏选项，然后执行对工作表的保护隐藏工作表：隐藏工作表后需要保护工作簿。案例09按钮的制作选择“视图”－“工具栏”－“窗体”，调出窗体工具条。选择工具条上的命令按钮。绘制出按钮的基本形状后，自动跳出“指定宏”对话框，点击“新建”按钮，出现VBA编程界面。在Sub和EndSub之间输入：sheets(“要跳转的工作表名称”).select，关闭该窗口。选中该按钮，右键菜单“编辑文字”，可以修改按钮名称。案例10财务报表利用excel创建财务报表，要注意报表之间的勾稽关系。一方面是出于高效率管理报表的考虑，另一方面，可以帮助我们分析报表中的数据，并快速检查出报表中的可能错误。为了能够自动维护报表间的数据关系，我们经常需要使用单元格链接，将所有的表链接起来。注意链接方式请使用并联而非串联。串联导致链接关系更加复杂且难以维护，而并联的方式将只有一个统一的数据源，链接关系简单不容易出错，而且易于管理。比如损益表，资产负债表，现金流量表，需要使用公式和链接使得这些表链接起来，该链接关系能够自动维护和更新多表之间的勾稽关系，时刻能够保证报表数据之间的勾稽的正确性。（具体公式参见电子文档）。案例11表格的几种类型数据表可以分为数据列表，二维表，多维表和带有格式的报表等几种类型。数据表类型操作目标汇总方法是否需要重复制作是否与数据源有链接关系多字段数据列表记录叠加并按表名区分导入外部数据+SQL语句不需要有二维表多个二维表生成透视表透视表多维数据区域合并不需要有同一文件内的报表数据汇总=sum(begin:end!B2)不需要有不同文件中的报表数据汇总合并计算不需要有非标准数据表汇总建议修改原表的结构或者仅作为终端报表，上层再建立一个数据源表作为收集数据使用需要无案例12数据透视表应用数据透视表进行各类数据分析。选择“数据”－“数据透视表和数据透视图”，进入透视表设置向导。点击“下一步”，选择正确的数据范围。点击“下一步”，选择“布局”按钮。在如下图界面上，将右侧的字段拖入左侧相应区域内。形成如下图的布局，点击确定按钮。生成如下的透视表后，将鼠标悬停在想要移动的字段上，鼠标左键按下，将字段拖放到其他区域，生成自己需要的数据显示。数据百分比显示：右键菜单－字段设置－选项，将数据显示方式改为“占同列数据总和的百分比”同时显示数据与百分比：在【布局】里将销售收入两次拖入数据区域将其中一个销售收入改为百分比显示在报表项目上输入新的名称可以修改项目名称将报表项目拖拽到列标题位置，可以将数值和百分比改为按列排列筛选数据：点击字段名称后面的下拉菜单，可以对字段内容进行筛选。显示明细数据：双击需要查看明细的数据，在新的工作表上将显示构成此汇总数据的所有明细数据。对数据进行排序：把光标放在行位置的报表项目上，【右键菜单】【字段设置】，【高级】按钮，左侧可以进行排序设置。按照日期分组：将日期放入行区域，【右键菜单】【组与显示明细数据】【组合】在【步长】中选择需要的分组标准按照数值分组：将销售收入放入行区域，【右键菜单】【组与显示明细数据】【组合】在【步长】中选择需要的分组标准插入计算字段：在【名称】后给计算字段定义名称在【公式】后输入计算字段的计算公式，可以引用下面的字段自动更新：【右键菜单】【表格选项】【打开时刷新】可以让报表始终有更新后的数据显示。透视图可以单独生成数据透视图，也可以基于现有的透视表生成透视图。如果已经有现成的透视表，通过点击数据透视表工具条上的图表按钮可以生成一个透视图。通过拖动透视图上的各个字段到右侧或者底部的位置，可以方便地改变图表组织数据的方式。隐藏透视图字段按钮：把光标悬停在任意字段上，右键菜单，选择【隐藏数据透视图字段按钮】，即可以将字段按钮隐藏；再次显示字段按钮：点击透视图工具条上第一项，在出现的下拉菜单中选择【隐藏数据透视图字段按钮】如果有些数据无法在数据透视表内部分析，可以引用透视表的数据作为分析的基础。制作试算平衡表点击“数据”并拖拽到“汇总”隐藏数据透视表中的汇总字段或单元格格式自定义功能格式设定为：[红色]"借贷不平衡";[红色]"金额借贷不平衡"；[蓝色]”借贷平衡”Ctrl+拖拽标签来复制工作表编制损益表创建损益表格式创建IS嵌套函数IS类函数，可以检验数值的类型并根据参数取值返回TRUE或FALSE。函数如果为下面的内容，则返回TRUEISBLANK值为空白单元格。ISERR值为任意错误值（除去#N/A）。ISERROR值为任意错误值（#N/A、#VALUE!、#REF!、#DIV/0!、#NUM!、#NAME?或#NULL!）。ISLOGICAL值为逻辑值。ISNA值为错误值#N/A（值不存在）。ISNONTEXT值为不是文本的任意项（注意此函数在值为空白单元格时返回TRUE）。ISNUMBER值为数字。ISREF值为引用。ISTEXT值为文本。创建财务比率销售毛利率=销售毛利/销售净额——毛利率大，表示经营能力强。销售成本率=销售成本/销售净额——成本率低，表示经营能力好。净利率率=净利润/销售净额——净利润率越高，表示经营能力强。营业比率=（销售成本+营业费用）/销售净额，营业比率越低，表示经营能力越强营业费用率=销售费用/销售净额——营业费用越低，表示经营绩效越好。用MAX、MIN函数显示制表日期MAX，返回一组值中的最大值MIN，返回一组值中的最小值案例13多重合并计算数据如下图格式的即为二维表：现在我们需要将数个格式相同的二维表汇总为一张表格，且可以区分不同表格属性进行分析，比如三张表分别为北京，上海，深圳分公司的表格。我们使用的方法是利用透视表多重合并计算数据区域的功能。选择数据-数据透视表和数据透视图选择第3个数据源类型：多重合并计算数据区域，点击下一步按钮：在出现的界面上选择：自定义字段选择需要被合并的表格区域，点击添加将其添加到所有区域；将页字段数据改为1，在项标志处输入该表格的标志，使用相同的方法将其他需要合并的表格全部添加。透视表生成后如下图所示，已经将多个表格合并成一个：双击字段名，可以对字段名进行修改：案例14回归与预测回归分析表明事物之间相互影响的关系，主要用于分析单个因变量如何受一个或多个自变量影响的。比如某地空调的销量与气温的变化之间的关系。可以用统计获得的历史数据，对未来的数据进行预测。可以利用它帮助经营，财务，销售，营销等方面的决策。趋势线预测根据历史数据制作出折线图选中图表中的折线，右键菜单－添加趋势线选择预测类型（可以先选择默认的线性）切换到选项标签，根据需要预测的期间数，在“前推”处输入预测期间个数，并选中“显示公式”和“显示R平方值”选项根据出现的回归系数（R平方）判断预测类型是否适合，R平方越接近1越好（多项式除外，需要考虑业务数据是否存在较大的波动，如果没有则不适用多项式分析类型）根据回归方程求预测值移动平均没有R平方，不适用此分析方法。Correl函数判断相关性。相关系数在0.8以上为强相关，0.6以上为弱相关。案例15-16数据分析与图表分析日常工作中主要用到的数据分析有：构成：局部与整体比例关系。序列：在一个时间序列内进行的比较与分析。差异：预算与实际数的版本差异等。增长：增长率与增速，进行趋势预测。勾稽：数据之间固有的相互联系的属性，利用此属性进行数据合理性的判断。图表用于形象地展示数据。利用图表可以更好地对业务数据进行分析。差异分析：利用上面的表格制作面积图，数据区域选择C25:D31选中B公司数据系列，右键菜单“数据系列格式”将其内部（填充色）和边框色都改为“无”图表上将只显示差异部分，如下图：双坐标图表：

利用下面的数据制作双坐标图表：选择“插入”-“图表”，进入图表向导，选择柱形图，第一种子图表类型簇状柱形图。选择“视图”-“工具栏”-“图表”，调出图表工具条：点开图表工具条上下拉菜单，选择系列“完成率”点击图表工具条上“数据系列格式”按钮：在数据系列格式界面上，切换到坐标轴标签，将系列绘制在由“主坐标轴”改为“次坐标轴”再次选中系列“完成率”，右键菜单选择“图表类型”选择折线图，点确定：双坐标图表制作完成。气泡图：利用下表制作气泡图：在图表向导中选择“气泡图”因为气泡图没有分类轴（其横坐标为序列号），我们需要添加数据标识，点击下一步，切换到数据标志标签，将系列名称打勾：纵坐标表示%Growth,气泡大小表示Cost:单元格嵌入式图表：

利用下表制作如图中所示的嵌入式图表在单元格中敲入如下公式：=REPT("|",B2/400)其中，除数的值由源数据的大小决定，源数据大，除数应相应变大，其意义在于缩减竖线的数量，使得单元格可以容纳由一系列竖线构成的图表。复合饼图：当数据系列内值的大小差异较大时，可以制作复合饼图以便数据显示更为清楚，如下图所示：选择饼图中的复合饼图子图表类型：点击下一步，切换到图例标签，将显示图例的勾去掉：切换到数据标志标签，把类别名称和百分比打勾：选中数据系列，右键菜单，选择数据系列格式：切换到选项标签，将第二绘图区包含最后的值改为：4复合饼图制作完成。图表组合：一个图表中的不同数据系列可以采用不同的图表类型显示，如下图：首先制作一个柱形图：在图表工具条上选择数据系列Compensation:在图表工具条上选择数据系列格式按钮：在数据系列格式界面上，切换到坐标轴标签，将主坐标轴改为次坐标轴：右键点击Compensation,选择图表类型：将其图表类型改为折线图；用同样的方式操作Production系列，将其图表类型改为面积图；完成图表组合的制作。下拉菜单式图表：写入如下的公式：index函数查找出的值由A9单元格来指定。制作三维饼图，其数据区域为A3:I3,A9:I9,需要手工选取。点击“视图”-“工具栏”-“窗体”，调出窗体工具条：在窗体工具条上选择组合框，在饼图上拖放出一个组合框：右键选中组合框，在菜单中选择“设置控件格式”：在控制标签中做如下设置：其中单元格链接为存储控件选中项目序号的单元格。完成下拉菜单式图表的制作：带有滚动条的图表：该图表中可以随着点击滚动条的动作而动态翻看源数据中的大量数据。定义两个动态引用的名称：Period:=offset('7.动态图表'!$A$1,'7.动态图表'!$D$1,0,10,1)Data:=offset('7.动态图表'!$B$1,'7.动态图表'!$D$1,0,10,1)制作折线图，选择系列标签，删除period系列：将“值”和“分类（X）轴标志”设置为如下图内容：调出窗体工具条，在图表外绘制滚动条，右键选中滚动条，选择设置控件格式：在单元格链接中设置为D1:甘特图如果想制作如下图的甘特图，需要以下4列数据：首先制作堆积条形图：点击下一步，切换到系列标签，删除结束日期系列：生成的条形图如下图所示：下面转换纵坐标的项目排列次序：双击纵坐标，切换到刻度，将分类次序反转和数据轴交叉于最大分类选项打勾。此时纵坐标次序已经反转双击开始日期数据系列，在数据系列格式对话框中将边框和内部都改选为无，此时开始日期数据系列隐藏。此时需要将横坐标开始日期改为真正的项目开始日期：在excel中，每一个日期都对应一个数值，选中B2,查看2008-7-1对应数值为39630双击横坐标，切换到刻度，将最小值改为39630，同样将横坐标最大值改为真正的项目结束日期。甘特图制作完成。案例17动态图表选中北京，深圳，上海以下的区域，分别定义北京，深圳，上海的名称选择视图-工具栏-窗体，选择选项按钮，画出如下三个选项按钮：右键选中选项按钮，在右键菜单中选择设置控件格式，在跳出的对话框中选择控制标签，在单元格链接中选择A16：在A17单元格中输入公式：=choose(a16,”北京”,”上海”,”深圳”)，为A17定义名称：choose在A2,A3,A4单元格中输入以下内容：在B16单元中写入以下公式，并复制到该行1-12月的单元格中：=VLOOKUP(A3,INDIRECT(choose),COLUMN()-1,0)依据此数据表制作双曲线图：案例18比率分析利用透视表灵活的特性，将两个结构完全相同的透视表相除，即得到可以进行任意两个因素间的比率分析图表。案例19逻辑判断IF(条件判断，如果条件满足则返回的结果，如果条件不满足则返回的结果)

根据工龄计算员工年假。年假规则：规定：公司工龄小于1年的，享受10天年假；大于1年小于10年的，工龄每增加一年，年假增加1天；增长到20天不再增加。使用IF函数嵌套实现。单元格F3为工龄。=IF(F3<1,10,IF(F3<10,9+F3,20))IF和OR，AND嵌套使用用于执行更为复杂的判断

if(or(条件1，条件2，…)，若条件满足则返回的结果，若条件不满足则返回的结果)

if(and(条件1，条件2，…)，若条件满足则返回的结果，若条件不满足则返回的结果)计算工资与所得税

=-IF((K3-1600)>100000,(K3-1600)*0.45-15375,IF((K3-1600)>80000,(K3-1600)*0.4-10375,IF((K3-1600)>60000,(K3-1600)*0.35-6375,IF((K3-1600)>40000,(K3-1600)*0.3-3375,IF((K3-1600)>20000,(K3-1600)*0.25-1375,IF((K3-1600)>5000,(K3-1600)*0.2-375,IF((K3-1600)>2000,(K3-1600)*0.15-125,IF((K3-1600)>500,(K3-1600)*0.1-25,(K3-1600)*0.05))))))))

自动计算加班费

=IF(ISERROR(VLOOKUP(D2,$L$2:$L$12,1,FALSE)),IF(OR(G2=6,G2=7),"周末加班","工作日加班"),"节假日加班")

自动计算请假扣除

=IF(OR(D5="病假",D5="事假"),E5*1,IF(D5="旷工",E5*3,0))

隐藏错误提示

=IF(ISERROR(表达式),"",表达式)案例20计数与求和条件计数

countif(range，criteria)

countif(A1:A100，”>8”)

条件求和

如果满足某个条件，就对该记录里的指定数值字段求和。在第一个参数所在的区域里面查找第二个参数指定的值，找到后对第三个参数指定的字段进行求和。sumif(range,criteria,sum_range)

sumif(A1:A100,“???海*”,E1:E100)对A列中第4个字为海的E列的值求和

模糊条件求和

sumif(a1:a100,“*”&”海”&”*”,e1:e100)对A列中包含“海”字的E列的值求和

sumif对多个条件进行求和

=SUM(SUMIF(F:F,F2:F3,E:E))

=SUM(SUMIF(F:F,{"陈露","程静"},E:E))

criteria为常量，普通公式；criteria为单元格引用，需要使用数组公式。

sum与数组公式联手计数

{=sum((a1:a100>1000)*(a1:a100<5000))}

sum与数组公式联手求和

{=sum((条件1)*(条件2)*…..*求和区域)}

sumproduct的使用

返回相应的数组或区域的乘积的和。可以使用sumproduct替代sum数组公式的使用用于多条件求和。

sumproduct((条件1)*(条件2)*…)用于计数

sumproduct((条件1)*(条件2)*…*求和区域)用于求和

案例21模拟运算表（略）案例22单变量求解如果希望利润达到200万，则需要相应调整的单价、直接成本、固定成本、销售量为多少？可变单元格：要求解的值所在的单元格目标单元格：关系式表达所在的单元格目标值：关系式的值单变量求解的原理：根据在单元格中描述的一元方程求解方程中的未知数。使用单变量求解的前提：需要在单元格中将一元方程的方程式描述清楚。如果是函数关系，则需要在单元格中引用该函数。案例23规划求解步骤：构建已知条件的关系模型，然后运行规划求解工具。构建模型的过程实际上是利用Excel单元格引用的方式将条件描述清楚的过程。在规划求解对话框中，进行相关设置。目标单元格为求解后达到的目标。可变单元格为要求解的单元格。在约束中添加已知的其他条件。规划求解可以求解多元方程，可以解决求极值的问题，可以替代计算较为复杂的计算过程。案例24自定义函数宏的安全性级别调整点击：工具-宏-安全性如果定义了宏或者自定义函数并且想使用它们，那么需要将宏的安全性级别调整为中或者低。自定义函数：进入VB编辑器选中左侧工程管理器中的当前工作簿，查看其下项目中是否存在“模块”。如果不存在，点击【插入】菜单，选择“模块”；如果存在，则略过此步骤。双击模块下的某一模块，右侧将弹出该模块的代码窗口，我们将在此代码窗口中编写自定义函数。在右侧代码窗口输入以下语句：Functionvaluation(a,b,c,d)valuation=(a+b)*0.6+(c+d)*0.4EndFunction其中，valuation是该函数的函数名，a,b,c,d是该自定义函数的参数，function与endfunction是自定义函数的起始与结束语句。带有判断的自定义函数：Functionlimitation(job)Ifjob=“总经理”Orjob=“市场销售”Thenlimitation=1500ElseIfjob=“客户服务”Orjob=“副总经理”Thenlimitation=1200ElseIfjob=“职能管理”Orjob=“业务总监”Thenlimitation=800ElseIfjob=“产品”Orjob=“采购”Thenlimitation=600ElseIfjob=“研发技术”Orjob=“生产运作”Thenlimitation=400Else:limitation=100EndIfEndFunction附：VBA简介VBA简介：VBA是VisualbasicforApplication的缩写。是用来开发应用程序的Visualbasic语言，除了它无法象Visualbasic般独立存在外，其它的如程序的编辑方法，对象的使用等，都与Visualbasic相同，因此如果学习过Visualbasic语言，入门VBA将是一件很容易的事。VBE是VisualbasicEditor的缩写,是用来编写VBA应用程序的编辑器,它与VB编器有什么区别呢?Visualbasic是用来开发完整程序的工具,必须使用相当大的系统资源,但是在控制EXCEL或其他OFFICE办公软件时,并不需要使用这么庞大的资源,因此Microsoft将Visualbasic编写与执行程序的功能附属于OFFICE之下，使其可以使用较少的系统资源，达到编辑出应用程序的目的。因此将提供这些功能的编辑器称为VisualbasicEditor。EXCELVBA基本构架对象、属性、事件、方法对象：

所谓的对象，我们可以将其想象成日常生活中所用的各类物品比如车子桌子、椅子等以车子的组成为例，车子是由轮子、车座、车灯、外壳等组合而成的一个大对象而这些具有单一功能的对象又可以分为更小的对象如：螺丝、电线等。

就EXCEL而言其对象就是工作薄、工作表、图表工作表或其他更细微的窗体组件。属性：所谓属性就是对象所属的特征，例如当年到一个苹果时，可以马上知道它的颜色形状与大小这些都可以用来形容对象的形容词也就是对象的属性，比如工作表的名称就是工作表的一个属性。取得属性值的语法：变量=对象.属性比如我们要取得当前工作表的名子和工作表的数量AAA=ABBB=Activesheet.count设定属性的语法:对象.属性=属性值例:sheets(1).name="我的工作薄1"设置第一个工作表的名称是"我的工作薄1"事件:所谓事件,就是发生在对象上的事情例如在按按上单击鼠标这个动作就是发生于按纽上的事件，工作表的增加，单元格的修改都是事件。下面的图示中右边的下拉框中都是WORKSHEET（工作表）的事件事件有什么用呢？程序我们平常并不希望它时时运行，所以我们需要在使用到它时再让它运行，比如：你可以设置一个按纽用单击这个事件去触发程序的运行，当我们单击按纽时就运行，不单击就不运行。再如，我们有时候需要在改变某个工作表中的单元格时运行某个程序这时就可以用Worksheet_Change这个事件。方法:控制对象的动作或功能称为方法,简单的说就是为了达到某种效果而下达的命令:比如:对工作表这个对象进行新建或删除的功能.而新建与删除功能即为工作表这个对象所提供的方法.使用方法的程序语法.对象.方法例:SHEET1.DELETE上例中SHEET1的部分为对象,而"."后方的即为对象所提供的方法,至于对象提供的方法有哪些,并不需要特意去记忆它们,当输入了对象名称然后输入"."时，系统就会显示该对象提供的方法菜单以便从菜单中选取适用的方法.举例：点击“新建”并加入Sheets("sheet1").Range("a1")=100

Sheets("sheet1").Cells(2,1)=200DimiAsIntegerDIM变量名称AS变量类型Fori=1To20

Sheets("sheet1").Cells(i,1)=i

Next添加：WithApplication.WorksheetFunction

Range("a21").Value=.Sum(Range("a1:a20"))注意SUM前面要有个点才行

Range("a22").Value=.Average(Range("a1:a20"))

EndWith在VBA不直接支持在EXCEL工作表中的一些函数，如果要调用就必须加上Application.WorksheetFunction宏：许多VBA高手都是从录制宏入门VBA的，宏的功能就是将所操作的步骤记录下来,以便以后的任何时候只要使用宏,就可以重复执行操作过的步骤。有时在编程序时，忘记了EXCEL某些基本功能的编写，录制宏就是一个很好的方法，比如你忘记了不连续单元格的表示方法，你就可以在工作表中把你选取不连续单元格的过程录制下来，代码自然就出来了。录制宏的操作：“工具”—“宏”点击录制宏按纽在弹出的录制新宏对话框中输入宏名和快捷键（可不填）进行事选设定的操作停止录制（其实这个和平时生活中录音或录像一样，开始录制--停止），补充一点，就是如果以后想用按纽来执行宏，可以直接在弹出的指定宏对话框中点击录制宏，其余步骤同上。案例25资产折旧直线折旧法计算资产折旧=SLN（Cost,Satvage,Life）固定余额递减折旧法计算资产折旧=DB（Cost,Satvage,Life,Year）双倍余额递减折旧法计算资产折旧=DDB（Cost,Satvage,Life,Year,2）可变余额递减折旧法计算资产折旧=VDB（Cost,Satvage,Life,StartPeriod,EndPeriod,Factor,NoSwitch）年数总和折旧法计算资产折旧=SYD（Cost,Satvage,Life,Year）附1：投资决策分析进行投资分析需要为ｅｘｃｅｌ提供一系列现金流量的值。净现值。内部报酬率。净现值和内部报酬率是关系紧密的一对函数。当内部报酬率＝资金成本时，净现值＝０。附2：整合数据表我们经常需要将几个表格中的数据整合成一张表，如下图所示，将5个月的数据（目前分布在5张表格上）整合到一个总表上：我们使用的方法是利用office的查询工具query进行的，这样做的优点在于今后对于新数据的更新可以自动化刷新，而不需要重复的进行整合操作（如复制粘贴）。office的查询工具query在典型安装office时是不会被安装的，我们需要首先检查我们的office是否已经安装了query，方法如下：打开Excel，点击【数据】菜单中【导入外部数据】－【新建数据库查询】，若系统提示安装，则说明该功能未被安装，此时可能需要在光驱中插入Office安装光盘完成该功能的安装。在光驱中插入安装光盘后，安装过程中选择自定义安装；点开Excel前面的加号，选中要安装的功能前面的下拉菜单，选择【从本机运行】；点开【Office工具】前面的加号，选中【MicrosoftQuery】的下拉菜单，选择【从本机运行】，然后执行余下的安装过程即可。下面开始整合工作：选择excelfiles*:选择要导入数据的excel文件：出现选择数据表的界面：如果以上界面提示错误，点击以上界面的“选项”按钮，出现以下界面，将系统表打勾即可：任选一个字段到右侧，点下一步按钮：直到以下界面出现，选择第二项，点完成按钮：此时出现query程序界面，点击工具条上SQL按钮：出现以下界面：在界面中将SQL语句改为以下：出现以下提示，点确定按钮：出现数据查询结果，选文件菜单-将数据返回EXCEL:选择在新工作表中存储数据：几张数据表被成功地整合在一起。该查询数据表与数据源保持着动态链接关系，可以随时刷新数据，不需要重复操作。右键菜单里选择刷新数据即可对数据进行刷新。附3：对于数据库的访问链接方法ODBC的介绍存储数据并不是Excel的特长，Excel设计和优化的目的是综合、分析与显示数据。它仅有一些基本的数据库功能，当用户觉得简便的重用性大于功能时，就应该使用它们。Excel中有一些方法，可以将这些工具和真实数据库管理系统紧密结合在一起，利用这些方法，用户可以创建一些系统，在数据库管理系统的强大功能和工作表的功能中达到一种平衡。ODBC是开放式数据库互连（OpenDatabaseConnectivity）的缩写。它是一种标准，许多数据库程序和数据库管理系统都采用这种标准。如果用户有一个数据源，如与ODBC兼容的Access数据库，那么就可以将数据轻松的导入到Excel中。不是所有的数据库都有同样的结构。为了确定这些数据库是否可以和其他应用软件相连，ODBC软件生产商提供了驱动程序，在安装MicrosoftOffice时，按转程序会自动地为Access、Paradox、dBASE以与SQLServer等安装几个驱动程序。在将数据从数据库导入到Excel中之前，用户需要确认自己想使用的数据库类型。这样，Excel才能知道使用何种驱动程序和数据库相连。在确定想要使用的数据源类型后，还必须提供一个查询（query）。查询是用标准的结构查询语言写出的一系列指令，这种查询语言一般形成SQL.那些指令提供了一些信息，如使用数据库中的哪些表，需要表中哪些字段的数据，以与在选择要检索记录的过程中是否运用某些标准等。MicrosoftOffice还有一个叫做MicrosoftQuery的程序。从数据库导入数据不久，MicrosoftQuery就开始运行了。它将帮助用户设计查询，并从数据库中检索所需要的记录。从数据库导入数据是一个能够两步完成的过程：首先确定数据源，然后再创建查询命令。既可以通过数据透视表进行外部数据源链接，也可以通过“数据”－“导入外部数据”进行外部数据源链接，这里用数据透视表连接，该方法的优点在于连接好数据后可以直接利用透视表进行分析。在透视表向导页面上选择“外部数据源”。点击“获取数据”。选择“新数据源”，按确定按钮。输入数据源名称，选择相应的数据库驱动，点击“连接”。在下图界面上点击“选择”按钮。在下图界面上去相应路径选择数据库，在左侧选中数据库后点击确定按钮。回到下图界面后选择默认表。新数据源建好后出现在数据源列表中，选中后确定。在数据表中选择需要的字段。可以利用某字段对数据进行筛选。点击完成，进入透视表设置界面。对透视表进行布局，以下步骤同透视表操作。PowerPoint在管理中的应用第一部分：基础概念演示文稿构成要素文本图示表格色彩明确演示文稿的用途演讲目的文档目的演示文稿的分类展示型：演讲目的，以图示为主内容型：文档目的，以文本，表格为主展示型演示文稿制作原则：信息可视化提纲挈领的文本图示替代文本图表替代数据的罗列信息以一种直观的方式展现，可以更好地传递演讲内容。要求一定程度的视觉效果。赏心悦目的画面有利于人们增强对演示内容的记忆，但是不要为了装饰而装饰，如此反而会分散观众的注意力。不追求内容的全面，而是追求重点的突出，强化观众对于最主要内容的关注。如果想详细地全面地对主题进行说明，可以使用WORD或者EXCE。大段的文字演示的效果会很差，是演示文稿的忌讳。要想方设法把文字转化为各种直观的图形来说明和展示。展示型演示文稿的特点：逻辑性可视化内容型演示文稿制作原则框架布局必要的修饰第二部分：演示文稿构成元素操作新建一个演示文稿。ctrl+M：插入新幻灯片页面应用版式。选择“格式”－“幻灯片版式”，调出版式工作区，选择一种适合的版式。版式：指幻灯片内容在幻灯片上的排列方式，由占位符组成。占位符：一种带有虚线或阴影线边缘的框，绝大部分幻灯片版式中都有这种框。在这些框内可以放置标题与正文，或者是图表、表格和图片等对象。可以将版式中的占位符移动到不同位置，调整其大小，以与使用填充颜色和边框设置其格式。也可以自己进行版式设定。应用模版。选择“格式”－“幻灯片设计”，调出设计工作区，选择一种适合的模版。可以对某页幻灯片或者整个文件应用某个设计模版。修改模版：进入母版视图。在应用设计模板时，会在演示文稿上添加幻灯片母版。幻灯片母版是存储关于模板信息的设计模板

（设计模板：包含演示文稿样式的文件，包括项目符号和字体的类型和大小、占位符大小和位置、背景设计和填充、配色方案以与幻灯片母版和可选的标题母版）。这些模板信息包括字形、占位符

大小和位置、背景设计和配色方案。幻灯片母版的目的是使您进行全局更改（如替换字形），并使该更改应用到演示文稿中的所有幻灯片。通常可以使用幻灯片母版进行下列操作：更改字体或项目符号插入要显示在多个幻灯片上的艺术图片（如徽标）更改占位符的位置、大小和格式更改幻灯片母版时，已对单张幻灯片进行的更改将被保留。一个演示文稿，可以应用多个设计模版。选定幻灯片，选择新的模版，选择“应用于选定幻灯片”。自定义模板：新建PowerPoint文件；点击“视图”-“母版”-“幻灯片母版”；在母版视图上进行模板的设计，包括背景效果，标题区，页脚区效果，字体，项目符号等；设计完毕后关闭母版视图；点击“文件”-“另存为”，将文件保存类型改为“演示文稿设计模板”，模板制作完成。导入演示文稿【插入】【幻灯片（从文件）】通过设置左下角的【保留源格式】选项，可以选择是否保留被导入的页面的原始格式。插入的页面将沿用它上面一页的格式信息。文本项目符号级别如果存在多个级别的项目符号，按【Tab】可以将文本降为下一级别，【Shift】＋【Tab】将文本升为上一级别。如果需要调整同一级别下项目符号的前后顺序，可以点击【视图】【工具栏】【大纲】，调出大纲工具条，点击【上移】按钮向上调整顺序，点击【下移】按钮向下调整顺序。插入页脚，页码【视图】【页眉和页脚】，在界面上定制相应内容：自动调整自动调整智能标记可以用来调整文本，使之适合当前占位符的大小。段落格式首行缩进首行缩进左缩进首行缩进：将段落中的第一行向右缩进。左缩进：所有行均向右缩进。动态表格。在excel中将表格选中，切换到PPT界面，选择“编辑”－“选择性粘贴”，选择粘贴链接。为了避免其他阅读者打开文件时看到是否更新链接的提示信息，可以在将文件发送给对方之前断开链接。“编辑”－“链接”－“断开链接”使用控件ActiveX控件是用于向用户提供选项或者运行使任务自动化的宏或者脚本。可以在VBA中编写控件的宏或者在脚本编辑器中编写脚本。可以在幻灯片中添加控件，以在幻灯片放映时与用户交互信息。比如，在为展台设计的幻灯片中可以使用控件使得观众可以选择放映的内容。控件所在的位置：属性查看当前所选控件的属性查看代码启动VB编辑器查看或编辑当前控件代码复选框文本框命令按钮单击时可以启动某个操作的按钮选项按钮单选按钮列表框包含项目列表的框组合框带有下拉列表框的文本框；可以选择或输入切换按钮单击时保持按下状态，再次单击还原数值调节钮可附加到文本框的按钮滚动条滚动显示内容标签用于提供有关控件信息的文本图像将图片嵌入到演示文稿中的控件其他控件在有限区域内显示更多文本内容功能的实现选择“控件工具箱”中“文字框”选项，在编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，调整位置与大小。在“文字框”上击鼠标右键，选择“属性”，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗口中对文字框的一些属性进行设置。EnterKeyBehavior属性：设为True时允许使用回车键换行。MultiLine属性：设为True时允许输入多行文字。ScrollBars属性：利用滚动条来显示多行文字内容，其中：1-fmScrollBarsHorzontal为水平滚动条；2-fmScrollBarsVertical为垂直滚动条；3-fmScrollBarsBoth为水平滚动条与垂直滚动条均存在。当文字不超出文字框时，滚动条设置无效，当文字超出文字框时，则出现一个可拖动的滚动条。要实现滚动条对文本的控制，必须设置EnterKeyBehavior属性为True，MultiLine属性为True，并按需设置ScrollBars属性。输入文字框内容。至此，一个文字可以随滚动条上下拖动而移动的文本框就完成了。可以利用该滚动条在有限区域内查看更多内容可以利用该滚动条在有限区域内查看更多内容第三部分：多媒体的应用插入剪贴画与图像

【插入】【图片】【剪切画】。恰当的剪切画可以帮助我们更好地进行页面布局，且可以更好地辅助表达主题思想，提升页面的表现力。

电子相册相册是powerpoint2003新增的功能。新建相册执行【插入】【图片】【新建相册】命令，打开如下图所示的对话框。修改相册选择菜单栏上的【格式】【相册】命令，可进行删除，添加，更改图片尺寸等操作。标题在所有图片下面选项可以为图片添加标题。所有图片以黑白方式显示选项可以制作老照片风格的相册。

声音的配置插入声音：【插入】【影片和声音】【文件中的声音】，图标为扬声器右键单击，可以进行编辑声音选项播放CD：图标为CD图标，光驱中需要有CD盘。插入录制的声音：需要声卡和麦克风设备。自己录制的声音不能自动播放，需要单击图标才能播放。持续播放的声音。在自定义动画工作区，双击插入声音后出现在该工作区的项目。修改停止播放选择选项为在希望停止的幻灯片后。语音解说(旁白)【幻灯片放映】【录制旁白】播放视频

直接播放

【插入】【影片和声音】【文件中的影片】这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中，该方法是最简单、最直观的一种方法，使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后，PowerPoint只提供简单的[暂停]和[继续播放]控制，而没有其他更多的操作按钮供选择。在播放过程中，可以将鼠标移动到视频窗口中，单击一下，视频就能暂停播放。如果想继续播放，再用鼠标单击一下即可。

控件播放这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的，然后通过修改控件属性，达到播放视频的目的。使用这种方法，有多种可供选择的操作按钮，播放进程可以完全自己控制，更加方便、灵活。该方法更适合PowerPoint课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。将鼠标移动到菜单栏，单击其中的“视图”选项，从打开的下拉菜单中选中“控件工具箱”，再从下级菜单中选中[其他控件]按钮。在随后打开的控件选项界面中，选择“WindowsMediaPlayer”选项，再将鼠标移动到PowerPoint的编辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为WindowsMediaPlayer的播放界面（如下图）。用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开该媒体播放界面的“属性”窗口。在“属性”窗口中，点击“自定义”设置项，点击在后面出现的选择按钮“…”，在弹出的对话框中的文件名或url处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径与文件名。这样在打开幻灯片时，就能通过[播放]控制按钮来播放指定的视频了。点击该处出现右图界面点击该处出现右图界面为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起，还可以修改“属性”设置界面中控制栏、播放滑块条以与视频属性栏的位置。在播放过程中，可以通过媒体播放器中的[播放]、[停止]、[暂停]和[调节音量]等按钮对视频进行控制。在高级对话框中，还可以设置视频开始播放的位置。插入对象播放这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中的。打开需要插入视频文件的幻灯片，单击【插入】【对象】命令，打开【插入对象】对话框。【新建】选项后，再在对应的【对象类型】设置栏处选中“windowsmediaplayer”选项，单击[确定]按钮.之后过程与控件播放相同。嵌入FlashVBA与宏VBA(VisualBasicforApplications)，是从VB编程语言中派生出来的一种面向应用程序的语言，适用于各种Windows程序。VB和VBA的区别：VB是用于创建标准的应用程序，VBA是使已有的应用程序中的操作自动化。VB具有自己的开发环境，VBA寄生在已有的应用程序之中。宏是存储在MicrosoftVisualBasic模块中的一系列命令，且无论何时需要执行任务都可运行宏。可以用宏处理那些需要和使用者进行交互的任务。创建如下的幻灯片页面：单击【工具】【宏】【宏命令】，弹出宏对话框，输入宏的名称riddle1后，单击创建，打开VisualBasic编辑器窗口，在代码窗口中，在Sub()和EndSub之间添加如下的语句：MsgBox(“小明”)右击幻灯片页面上的谜底矩形框，选择【动作设置】在弹出的【动作设置】对话框中选择【运行宏】，在其后的下拉列表中选择刚才创建的宏riddle1完成后放映，点击谜底，将弹出消息框，显示谜底的内容。第四部分：页面组织通常的方式是按照页面的前后排列顺序依次播放，但是有些时候为了更有效地组织具有跳跃性的演讲内容，需要采用其他的页面组织方式。多话题陈述嵌入式演示文稿的制作。执行【插入】【对象】，在对象类型中选择“micosoftpowerpoint演示文稿”，单击【确定】，此时就会在当前幻灯片中插入一个“PowerPoint演示文稿”的编辑区域。在此编辑区域中可以对插入的演示文稿对象进行编辑，编辑方法与PowerPoint演示文稿的编辑方法一样（如果觉得编辑窗口太小，可以将插入的演示文稿对象以单独的窗口打开，方法是：右击插入的演示文稿对象，选择“演示文稿对象”下的“打开”命令）。在插入的演示文稿对象中建立需要的幻灯片，然后退出编辑。对其他的子话题进行同样的插入。完毕后，将所有对象缩小为较小的尺寸。单击“观看放映”命令进行演示，单击小图片马上会放大，进入内层的幻灯片放映。放映结束马上又返回到了外层主话题的幻灯片中。可以利用插入PowerPoint演示文稿这一特殊手段来使PowerPoint文稿的结构清晰明了。也可以应用在需要放大观看图片的场合。演讲主题结构图。将演讲主题制作成结构图放置在页面固定位置，通过色彩变更提示当前演讲内容。超级链接。可以链接到外部文件或者本文档内部其他页面。动作按钮。动作按钮可以起到超级链接的作用，但其功能并不局限于此。动作按钮还可以发出声音，运行其他程序，运行自定义的宏等。第五部分：演示文稿布局成功的布局均衡感整体感方向感核心感布局设计的目的突出核心主题逻辑的可视化表达布局的类型根据页面主要内容是文本还是图示来决定采用何种布局类型。目录布局：处理文本环形布局：一个中心均衡布局：多个中心线性布局：发展布局设计的步骤分析演示内容确定逻辑结构确定布局类型着手进行设计布局设计的方法牵一发而动全身的中心移动法。彻底突破单调的目录式布局结构，通过移动中心位置来确定布局整体结构的方法。布局设计的内容位置包括中心的位置，其他元素的位置以与各个元素之间的位置关系。位置设计可以决定演示文稿页面的整体设计风貌，通过不同的位置移动可以形成灵活多变表现力强的页面布局。大小包括文本的大小，构成图示的各个独立图形的大小比例关系。大小设计可以有效的突出核心主题并改变单调的页面效果。形状包括文本字体和构成图示的图形类型。采用不同的字体可以有效的区别内容，但应该避免采用过多的字体。图示设计应避免全部采用硬线条图形，包括直线和矩形。多采用一些线条柔和的图形，如圆形和曲线，此类图形可以避免硬线条带来的生硬感觉，让页面变得活泼并更准确地传递逻辑内容。第六部分：图示的设计可以利用PPT内置的图示，也可以自己制作。内置图示较少，大部分需要另外制作。一种更为可行的方法为：平时建立自己的素材库，工具库。素材库中包括大部分常用的各类图示，需要使用时可以马上调出，可以大大提高制作演示文稿的效率，且可以保证文件风格的统一。需要平时进行有目的的搜集，搜集的来源主要来自互联网。PPT默认图示：可以根据需要修改内置图示中元素的数目。绘图工具条的使用。选中多个对象。组合多个对象。右键菜单，选择“组合”。绘图参考线和网格线帮助我们在进行图示设计时定位。三维效果设置绘制各种自选图形。给图形设定三维效果。设定三维效果样式。在三位设置工具条上可以设置三维图形的深度，旋转位置，色彩，照明角度等效果。任意多边形的使用用来制作非常规的图形。在绘图工具条上选择“自选图形”－“线条”－“任意多边形”，鼠标变为十字形后，点击绘制图形的起始位置，然后抬起鼠标左键，通过拖动鼠标可以画出直线，此处注意拖动之前需要抬起鼠标左键。绘制出基本形状后，如果需要将某些直线变为曲线，可以按照以下方法操作。绘制曲线需要至少有一个角部。

选中该图形，右键菜单选择“编辑顶点”

点击“编辑顶点”后，在每个角度和线条的两端会出现黑色方形原点，选择需要绘制曲线的角部原点，右键菜单选择“角部顶点”

之后在该角部原点两边出现白色原点，用鼠标拖动白色原点，就可以将直线变为曲线。

图形旋转在用PowerPoint制作课件时，经常要对插入的图片、图形等进行方向位置的改变，这其中，旋转是经常要用到的。不过，在PowerPoint中旋转对象时，操作不太顺手。以下技巧用于对象的旋转。按固定角度旋转按住Shift键，可以让图形旋转时按15°的角度旋转。改变旋转控制点在PowerPoint2003中，选定某个图形对象，在图形的上方会自动出现一个绿色的小圆圈，这就是用来控制旋转的控制点。把鼠标放到上面拖动，就可以旋转当前对象。但用这个控制点旋转时比较别扭，其实，我们可以选择自己喜欢的控制点：在图形工具栏中选择【绘图】→【旋转或翻转】→【自由旋转】命令，可以看到图形的四周出现了四个控制点，这样就可以选择合适的控制点了。改变旋转中心点PowerPoint对象在进行旋转时，会以默认控制点为中心点旋转。可有时不能按照自己的需要进行旋转。在旋转时，按下Ctrl键，就可以改变旋转的中心点了。不同的图形，不同的控制点，改变后的中心点也是不同的。比如：如果图形是长方形的，原来的控制点在四个角上，按下Ctrl键后，旋转中心点会移至该控制点对面的顶点上；如果是线条的话，按下Ctrl键，中心点会由顶点移到线段的中点位置。提示文字制作课件时，如果给对象加上提示文字，这样别人使用时就会感觉到方便。单击右键，选择“编辑超级链接”项（如没有“编辑超级链接”项，则选择“插入超级链接”项），这时会弹出“编辑超级链接”对话框，再单击[屏幕提示]按钮，弹出“设置超链接屏幕提示”对话框（见附图）。此时，我们只要在“屏幕提示文字”栏中输入需要提示的文字信息即可。运用这种方法，我们还可以给图片加上提示，给词语加上注释，提高PowerPoint的交互性。这种方法在Word和FrontPage中也通用。更改文字方向

选中输入的文字，单击格式工具栏上的【更改文字方向】按钮文件减肥（图片格式，取消快速保存，压缩）使用图片工具栏上的压缩图片命令执行下列操作：降低分辨率（用于网站的图像，分辨率为96dpi，用于打印的图像，分辨率为200dpi）删除裁剪区域或选择图片，点击鼠标右键，选择【设置图片格式】，在【图片】菜单上点击【压缩】按钮，同样可调出压缩界面。取消快速保存由于PowerPoint的“快速保存”功能每次保存时都在文件尾增加本次的更改情况，因此才使得文件存贮了大量修改信息，变得越来越大。取消了“快速保存”功能，不保存这些信息，因此可以用它来减肥。选择【工具】【选项】减小图片尺寸在画笔、MicrosoftPhotoEditor、PhotoShop等图形工具中都可以将图片缩小。一幅BMP图片，长和宽都缩小到50%后，文件能减小四倍。图片建议使用或者保存为JPG格式第七部分：演示文稿设计思路分析材料内容，确定逻辑类型。

逻辑是具有不同类型的。包括归纳的逻辑，因果的逻辑，发展的逻辑等一些基本的逻辑类型。在一些基本的逻辑类型下，还有可以细分的子逻辑类型，比如在归纳的逻辑下，可以分为均衡多点归纳为一点，相对两个较大的多点簇归纳为一点等。我们需要表达的内容都是有逻辑的。它们必然分属于某一种逻辑类型。所以我们第一步的工作，就是确定逻辑类型。

确定逻辑类型和逻辑结构之间的正确对应关系。

逻辑结构都是根据某种类型的逻辑设计的。如果我们拿到了足够的逻辑结构素材库，我们要分析这些逻辑结构中的哪些结构可以对应到我们已经确认的我们的材料所属的逻辑类型上？

如果我们没有相对应的素材，我们需要思考怎样的逻辑结构可以很好的表达该材料的逻辑类型？

实施逻辑结构的应用。

我们在确定了该使用何种逻辑结构之后，要做的工作就是如何恰当地应用它。

对于现有的素材，我们需要思考的是是否需要进行相应的修改？进行怎样的修改才可以使之变得更为恰当？

如果需要自己制作，我们需要思考的是如何将逻辑类型精确地通过图形表达出来？此时需要我们发挥创造能力，且要求我们具有一定的绘图能力和审美观。

效果的评估。

是否实现了逻辑与图形的完美统一？是否实现了内容与形式的完美结合？逻辑结构的分类循环型；围绕型；扩散型；整合型；前进型；上升型；分析型；归纳型；分级型；列举型；模块型；连接型；对比型；交叉型。等等。关于页面布局和图示制作的几点提示多用一些柔和的曲线替代生硬的直线和直角矩形页面四周留出足够的空白，否则会让页面感觉拥挤混乱箭头用于指示方向和产生运动感，是表明逻辑关系的重要基本图形第八部分：色彩理论色彩三要素颜色可以分为非彩色和彩色两大类。非彩色指黑色、白色和各种深浅不一的灰色，而其他所有颜色均属于彩色。从心理学和视觉的角度出发，彩色具有三个属性：色相、明度、纯度（彩度）。■色相（Hue）：

也叫色调，指颜色的种类和名称，是指颜色的基本特征，是一种颜色区别于其他颜色的因素。色相和色彩的强弱与明暗没有关系，只是纯粹表示色彩相貌的差异。如红、黄、绿、蓝、紫等为不同的基本色相。■明度（Value）：

也叫亮度，指颜色的深浅、明暗程度，没有色相和饱和度的区别。不同的颜色，反射的光量强弱不一，因而会产生不同程度的明暗。非色彩的黒、灰、白较能形象的表达这一特质。■纯度(Chroma）：

也叫饱和度，指色彩的鲜艳程度。原色最纯，颜色的混合越多则纯度逐渐减低。如某一鲜亮的颜色，加入了白色或者黑色，使得它的纯度低，颜色趋于柔和、沉稳常用配色色环是色彩按红、黄、绿、蓝、红依次过度渐变呈现出来的不同颜色，就可以得到一个色彩环。色环通常包括12种不同的颜色。■原色：

也叫"三原色"。即红、黄、蓝三种基本颜色。自然界中的色彩种类繁多，变化丰富，但这三种颜色却是最基本的原色，原色是其他颜色调配不出来的。除白色外，把三原色相互混合，可以调和出其他种颜色。

根据三原色的特性做出相应的色彩搭配，有最迅速最有力最强烈的传达视觉信息效果。■间色：

又叫"二次色"。它是由三原色调配出来的颜色，是由2种原色调配出来的。红与黄调配出橙色；黄与蓝调配出绿色；红与蓝调配出紫色，橙、绿、紫三种颜色又叫"三间色"。在调配时，由于原色在份量多少上有所不同，所以能产生丰富的间色变化。间色是由三原色中的两原色调配而成的，因此在视觉刺激的强度相对三原色来说缓和不少。属于较易搭配之色。

间色尽管是二次色，但仍有很强的视觉冲击力，容易带来轻松、明快、愉悦的气氛。■复色：

也叫"复合色"。复色是由原色与间色相调或由间色与间色相调而成的"三次色"，复色是的纯度最低，含灰色成份。复色包括了除原色和间色以外的所有颜色。复色是由两种间色或原色与间色混合而成，因此色相倾向较微妙、不明显，视觉刺激度缓和，如果搭配不当，页面便呈现易脏或易灰朦朦的效果，沉闷、压抑之感，属于不好搭配之色。但有时复色加深色搭配能很好的表达神秘感、纵深感空间感；明度高的多复色。■补色：

是广义上的对比色。在色环上划直径，正好相对（即距离最远）的两种色彩互为补色。如：红色是绿色的补色；橙色是蓝色的补色；黄色是紫色的补色。

补色的运用可以造成最强烈的对比。补色最能传达强烈、个性的情感。纯度稍低的绿色为背景的大面积使用，对比并突出了前景纯度明度较高的面积较小红色的图形，形成了视觉中心重点突出，达到主次分明的主题效果。

红绿、橙蓝、黄紫这三组补色中，前两种使用得最频繁。这三组补色搭配出的最终效果和目的，可以用两个字来概括——强烈！■邻近色：

是在色环上任一颜色同其毗邻之色。邻近色也是类似色关系，只是范围缩小了一点。例如红色和黄色，绿色和蓝色，互为邻近色。由于是相邻色系，视觉反差不大，统一、调和，形成协调的视觉韵律美，相较显得安定、稳重的同时不失活力，是一种恰到好处的配色类型。■同类色：

比邻近色更加接近的颜色，它主要指在同一色相中不同的颜色变化。例如，红颜色中有紫红、深红、玫瑰红、大红、朱红、桔红等等种类，黄颜色中又有深黄、土黄、中黄、桔黄、淡黄、柠檬黄等等区别。它起到色彩调和统一，又有微妙变化的作用。第一眼看上去给人温柔、雅致、安宁的心理感受，便可知该组同类色系非常调和统一。只运用同类色系配色，是十分谨慎稳妥的做法，但是有时会有单调感。添加少许相邻或对比色系，可以体现出页面的活跃感和强度。■暖色：

指的是红、橙、黄、这类颜色。暖色系的饱和度越高，其温暖特性越明显。可以刺激人的兴奋性，使体温有所升高。高明度高纯度的色彩搭配，把页面表达得鲜艳炫目，有非常强烈刺激的视觉表现力。

充分体现了暖色系的饱和度越高，其温暖特性越明显的性格。■冷色：

指的是绿、青、蓝、紫等颜色，冷色系亮度越高，其特性越明显。能够使人的心情平静，清爽，恬雅。冷色系的亮度越高，其特性越明显。单纯冷色系搭配视觉感比暖色系舒适，不易造成视觉疲劳。蓝色、绿色是冷色系的主要系，是设计中较常用的颜色，也是大自然之色，带来一股清新、祥和安宁的空气。三原色视觉冲击力最强，也最是刺目的，容易制造冲突、烦燥、不舒适的心情，所以是较难掌握的配色，大面积大范围使用要慎重。间色是由三原色中的两色调配二次，间于原色和复色之间，属于中性色，视觉冲击力次之，颜色的刺激缓和不少，给人舒适、愉悦的心情，是较容易掌握的配色，也是在设计中使用得比较多的颜色。复色是由两种间色或原色与间色相混合而产生的颜色，呈灰色阶，视觉冲击力更弱，柔和但是使人沉闷压抑。复色调配好了，能体现出高层次高素养的成熟特性魅力，也称为高级灰，是很经看的颜色。

由上可知，颜色相互混合的越多，饱和度越低，视觉冲击力越弱。

●色彩运用到一定程度后，应该逐渐认识到在一个环境、区域范围里，色彩的属性、性能特性是相对的。例如黄色在蓝色、绿色这两个区域环境下，黄色可以说