办公会议题征集管理制度

办公会议题征集管理制度第一章总则

为确保办公会议的高效、有序进行，提高会议质量，明确会议议题的征集、筛选与提报流程，特制定本管理制度。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范会议议题的征集、筛选与提报工作，确保会议内容紧密围绕公司战略目标和中心工作，提高决策效率。

2.会议议题应遵循重要性、紧急性、可行性和效益性原则，确保议题具有实际操作价值和决策意义。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类办公会议，包括但不限于总经理办公会议、部门例会等。

2.本制度适用于会议议题的征集、筛选、提报、审议和反馈等环节。

三、责任主体

1.会议议题征集工作由会议组织部门负责，相关部门应积极配合。

2.各部门负责人对本部门提交的会议议题负总责，确保议题质量。

四、议题分类

1.会议议题分为例行议题和非常规议题。

例行议题：定期召开的会议，如部门例会、总经理办公会议等。

非常规议题：根据工作需要临时召开的会议，如专题研讨会、项目评审会等。

2.各部门应按照议题分类，合理规划会议议题的提交时间和内容。

五、议题征集与筛选

1.会议组织部门应提前发布会议议题征集通知，明确议题提交截止时间、要求和格式。

2.各部门应按照通知要求，结合本部门工作实际，积极提交议题。

3.会议组织部门负责对征集到的议题进行筛选，确保会议议程的合理性和高效性。

六、议题提报

1.提报议题时应明确议题名称、议题背景、议题内容、预期目标、建议解决方案等。

2.提报议题时应附上相关资料，如研究报告、数据分析、政策文件等，以支持议题审议。

七、制度修订

1.本管理制度根据公司业务发展和实际需要，适时进行修订。

2.修订后的管理制度应广泛征求各部门意见，并经公司领导审批后发布实施。

本章节仅为办公会议题征集管理制度的第一章总则，后续章节将围绕会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面进行详细阐述。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织部门根据公司工作计划和业务需求，确定会议主题、时间、地点和参会人员。

2.会议组织部门提前发布会议通知，明确会议目的、议程、参会人员、准备材料等。

3.各部门接到会议通知后，应及时准备相关材料，确保议题内容的完整性和准确性。

二、会议议程设置

1.会议组织部门根据征集到的议题，制定会议议程，并报请公司领导审批。

2.会议议程应包括议题名称、议题负责人、讨论时间等，以确保会议的有序进行。

3.会议议程应在会议召开前至少3个工作日发送给参会人员，以便大家提前了解会议内容。

三、会议召开

1.会议主持人应按照会议议程，组织参会人员逐项讨论议题。

2.讨论过程中，议题负责人需对议题进行详细阐述，其他参会人员可就议题提问、发表意见。

3.会议主持人应确保讨论充分、民主，同时控制好会议时间，避免议题拖延。

四、会议决策

1.会议讨论结束后，主持人应对议题进行总结，明确决策结果。

2.对于重大决策事项，应进行表决，表决结果需超过参会人员的半数同意方可通过。

3.会议决策结果应及时记录，并由会议纪要负责人整理会议纪要。

五、会议纪要整理与发布

1.会议纪要负责人应在会议结束后3个工作日内完成会议纪要的整理。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

3.会议纪要需经会议主持人审核后，发送给参会人员，并抄送相关部门。

六、会议跟踪与落实

1.各部门应根据会议纪要中的决策内容，制定具体实施方案，明确责任人、完成时限等。

2.会议组织部门负责对会议决策的落实情况进行跟踪，及时了解进展，协调解决问题。

3.对于未按期完成的议题，会议组织部门应督促相关部门加快进度，确保会议决策的落实。

本章节详细阐述了会议流程的各个阶段，从会议筹备、议程设置、会议召开、决策、纪要整理与发布，到会议跟踪与落实，旨在确保会议的高效、有序进行。后续章节将继续对会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面进行论述。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要完成后，应由会议主持人进行审核，确保纪要内容准确、完整。

2.审核通过的会议纪要应及时发布，并明确要求各部门按照纪要内容执行。

3.会议纪要发布后，应通过公司内部通讯系统或公告栏等方式，确保所有相关人员均能查阅。

二、责任分解与任务分配

1.各部门应根据会议纪要中的决策内容，将任务分解到具体责任人。

2.任务分配应明确工作目标、完成标准、时间节点和验收流程。

3.责任人应主动承担起任务，确保按时按质完成。

三、执行进度监控

1.会议组织部门应建立会议决策执行进度监控机制，定期跟踪各项工作进展。

2.进度监控应包括但不限于现场检查、报告审查、进度更新会议等方式。

3.对于执行过程中出现的问题，应及时协调相关部门解决，确保工作顺利进行。

四、问题反馈与处理

1.各责任人在执行过程中遇到问题，应及时向会议组织部门反馈。

2.会议组织部门应对反馈问题进行分类、评估，并提出解决方案。

3.对于重大问题，应及时上报公司领导，寻求支持与指导。

五、会议决策落实评估

1.会议决策执行完毕后，会议组织部门应组织相关部门对执行情况进行评估。

2.评估内容包括决策落实效果、问题解决情况、改进措施等。

3.评估结果作为各部门工作绩效考核的依据之一，促进会议决策的贯彻落实。

六、持续改进与优化

1.会议组织部门应定期总结会议纪要跟踪落实的经验教训，查找不足，不断优化工作流程。

2.针对存在的问题，制定相应的改进措施，提高会议决策执行效率。

3.通过持续改进，提升公司整体管理水平，确保会议决策的有效性和执行力。

本章重点阐述了会议纪要的跟踪落实工作，从审批发布、责任分解、进度监控、问题反馈、落实评估和持续改进等方面，旨在强化会议决策的执行力度，确保公司各项工作的高效推进。后续章节将对会议室管理规定进行论述。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门提交会议室申请。

2.申请内容包括会议时间、会议主题、参会人数、所需设备等。

3.行政管理部门根据申请情况进行统筹安排，确保会议室资源合理分配。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，严禁吸烟、进食。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，避免影响会议进行。

3.会议室内设备使用完毕后，应恢复原状，关闭电源，确保设备安全。

三、会议室设备管理

1.行政管理部门负责会议室设备的日常维护、保养，确保设备正常运行。

2.各部门在使用会议室设备时，应遵循操作规程，不得随意损坏或私自带走设备。

3.如发现设备故障，应及时向行政管理部门报修，以便尽快修复。

四、会议室环境卫生

1.行政管理部门负责会议室的清洁工作，确保会议室内环境卫生。

2.会议结束后，参会人员应将产生的垃圾带走，保持会议室整洁。

3.定期对会议室进行消毒、通风，为参会人员提供良好的会议环境。

五、会议室安全管理

1.会议室应安装消防设施，并定期检查，确保安全。

2.会议期间，参会人员应遵守安全规定，不得在会议室内存放易燃、易爆等危险物品。

3.行政管理部门应定期对会议室进行安全巡查，排除安全隐患。

六、会议室资源优化

1.行政管理部门应定期评估会议室使用情况，合理调整会议室布局和设备配置。

2.鼓励采用视频会议等现代化手段，提高会议室使用效率，节约成本。

3.通过优化会议室资源，为公司各类会议提供高效、便捷的服务。

本章主要阐述了会议室管理规定，包括会议室预订、使用规范、设备管理、环境卫生、安全管理和资源优化等方面，旨在为公司各类会议提供良好的硬件环境和服务保障。后续章节将为附则部分。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起施行，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。

二、本管理制度的解释权归公司行政管理部门所有。

三、各部门可根据本管理制度，结