会议会务管理制度有哪些

会议会务管理制度有哪些第一章总则

为确保公司会议的有序进行，提高会议效率，明确会议目的，制定以下会议会务管理制度。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范会议的组织、召开、记录及落实，以提升公司决策效率，加强部门间的沟通与协作。

2.会议应遵循高效、务实、节俭的原则，注重会议质量，减少无效会议。

二、适用范围

1.本制度适用于公司各类会议，包括但不限于总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

2.对于特殊会议，如董事会、股东会等，按照相关法律法规及公司章程的规定执行。

三、会议类别

1.定期会议：按照规定周期和时间召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要临时召集的会议。

四、会议组织

1.会议的组织者负责确定会议主题、议程、参会人员、时间、地点等。

2.会议组织者应在会议召开前将会议通知及相关资料发送给参会人员。

五、参会人员

1.参会人员应按时参加各类会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假。

2.参会人员应积极参与会议讨论，发表建设性意见。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音，不得随意离场。

2.会议内容涉及公司内部信息，参会人员应严格保密。

本制度的制定、修改和解释权归公司所有。如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以补充。各部门应认真贯彻执行本制度，共同维护会议秩序，提高会议效果。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者根据工作需要，明确会议目的、议题和预期成果，制定会议议程。

2.会议组织者确定参会人员范围，并向相关人员发出会议通知，通知应包含会议时间、地点、议程及参会要求。

3.会议组织者提前准备会议所需的资料、设备、场地等，确保会议顺利进行。

二、会议召开

1.会议组织者应在会议开始前5分钟到场，检查会议设备、资料准备情况。

2.会议开始时，会议组织者简要介绍会议主题、议程及注意事项。

3.主持人按照会议议程逐项组织讨论，引导参会人员积极参与，确保会议有序进行。

4.会议期间，会议记录人负责记录会议内容、决议及待办事项。

三、会议讨论与决策

1.参会人员围绕会议议题充分发表意见，展开讨论。

2.会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策。

3.对于重大事项，应进行表决，表决结果作为会议决策依据。

4.会议决策应明确责任部门、责任人及完成时限。

四、会议总结

1.会议接近尾声时，主持人对会议讨论情况进行总结，明确会议成果和下一步工作计划。

2.会议组织者对会议记录进行梳理，形成会议纪要。

五、会议结束

1.会议结束后，会议组织者向参会人员表示感谢，并提醒关注会议纪要的发布。

2.会议组织者及时将会议纪要发送给参会人员，并按照规定进行公开或保密处理。

六、会议延期与取消

1.如因特殊情况需要延期或取消会议，会议组织者应提前通知参会人员，并说明原因。

2.延期或取消的会议，会议组织者应根据实际情况重新安排会议时间或议程。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，并将初稿发送给会议组织者进行审核。

2.会议组织者应在收到初稿后的2个工作日内完成审核，并提出修改意见。

3.会议记录人根据审核意见进行修改，形成最终会议纪要。

4.最终会议纪要由会议组织者批准后，及时发布给所有参会人员及相关部门。

二、会议决议的执行与跟踪

1.会议纪要中明确的决议事项，应明确责任部门、责任人和完成时限。

2.责任部门应在规定时限内制定详细的执行计划，并报会议组织者备案。

3.会议组织者应定期检查决议执行情况，对进度滞后的事项进行催办。

三、反馈与汇报

1.责任部门在执行过程中，应定期向会议组织者汇报工作进展和存在的问题。

2.会议组织者应及时收集反馈信息，对于重大问题或困难，应组织相关人员协调解决。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的安全性和可追溯性。

2.会议纪要的查阅权限应按照公司保密制度执行，确保信息的安全。

五、跟踪落实的监督与评估

1.会议组织者应设立监督机制，对会议决议的执行情况进行监督，确保决议落实到位。

2.定期对会议纪要的执行情况进行评估，总结经验教训，为今后会议的组织和管理提供参考。

六、责任追究

1.对于未按期完成会议决议的责任部门和个人，会议组织者应进行责任追究，并根据公司规定给予相应的处罚。

2.对于因主观原因导致会议决议未能落实的，应视情况给予责任人相应的处罚，并作为其绩效考核的依据。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定管理人员提出申请。

2.预订时应提供会议时间、参会人数、所需设备等详细信息，以便行政部门合理安排会议室资源。

3.行政部门应在收到预订申请后及时回复确认，如有冲突，应协调解决或提供替代方案。

二、会议室使用

1.会议组织者应按照预订时间准时使用会议室，不得随意占用或提前结束会议。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，保持环境整洁，严禁吸烟和乱丢垃圾。

3.如需使用投影仪、音响等设备，会议组织者应提前测试，确保设备正常运行。

三、会议室设备管理

1.会议室内的设备应由专人负责维护和管理，定期进行检查和保养。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，使用后应关闭设备电源，并整理线缆，确保设备安全。

3.如发现设备故障，应及时报告行政部门或指定管理人员，以便及时维修。

四、会议室安全与保密

1.会议室应安装必要的消防设施和安全出口指示，确保参会人员了解紧急疏散路线。

2.会议室内应保持通风良好，避免长时间密闭造成不适。

3.对于涉及敏感信息的会议，会议组织者应采取保密措施，确保会议内容不被泄露。

五、会议室清洁与维护

1.行政部门应定期对会议室进行清洁和维护，确保会议室环境整洁、设施完好。

2.会议结束后，会议组织者应督促参会人员共同清理会议室，保持卫生。

3.对于会议室内损坏的设施，应及时报修，以免影响后续会议的正常进行。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，行政部门有权进行提醒、警告直至限制其使用会议室的权限。

2.因违规行为导致会议室设施损坏的，应照价赔偿，并视情节严重程度给予相应处罚。

第五章附则

一、本制度的解释权