会议室洽谈工作管理制度

会议室洽谈工作管理制度第一章总则

为确保会议的效率与效果，规范会议室的使用与管理，加强会议洽谈工作的严谨性与保密性，特制定本管理制度。

一、目的与原则

本管理制度旨在建立高效的会议流程，明确会议各环节的责任和要求，保障会议内容的及时落实与跟踪，以及提供良好的会议环境。会议管理应遵循以下原则：

1.高效有序：合理安排会议时间，确保会议内容充实，避免无效和重复会议。

2.保密安全：确保会议内容的保密性，对涉及敏感信息的会议进行严格的安全管理。

3.公平公正：保证会议参与各方享有平等发言权，充分讨论，公正决策。

二、适用范围

本管理制度适用于公司内部所有形式的会议室洽谈工作，包括但不限于项目管理会议、业务洽谈会议、决策会议等。

三、会议分类

根据会议的性质和内容，将会议分为以下几类：

1.例行会议：定期举行，讨论日常运营管理和工作计划的会议。

2.专题会议：针对特定主题或项目召开的会议。

3.紧急会议：因突发事件或紧急事项临时召集的会议。

4.保密会议：涉及公司核心机密或敏感信息的会议。

四、责任与权限

1.会议组织者：负责会议的召集、议程的制定、会议通知的发布以及会议纪要的编写。

2.会议主持人：负责会议进程的控制、参会人员的发言引导以及会议结果的总结。

3.参会人员：按时参加会议，积极参与讨论，遵守会议纪律，保守会议内容。

4.会议室管理员：负责会议室的预订、布置、设备检查及维护，确保会议环境良好。

五、制度执行与监督

本管理制度的执行情况由行政管理部门负责监督，对违反规定的行为予以纠正，并根据情况给予相应的处罚。同时，鼓励员工对会议管理制度提出建设性意见和建议，持续优化会议管理流程。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者根据工作需要，确定会议主题、目的、议程和参会人员。

2.会议组织者提前至少三个工作日向参会人员发送会议通知，通知应包括会议时间、地点、议程、参会人员、会议目的及准备工作要求。

3.会议组织者根据会议性质和参会人员需求，提前布置会议室，确保会议设备、资料、文具等物品齐全。

二、会议召开

1.会议主持人提前十分钟到场，检查会议设备、资料准备情况，并引导参会人员入场。

2.会议主持人宣布会议开始，简述会议主题、目的和议程，强调会议纪律。

3.会议按照既定议程进行，会议组织者或指定记录人做好会议记录。

4.会议期间，参会人员应遵循以下原则：

-尊重他人，不随意打断他人发言；

-保持会议秩序，不在会场内大声喧哗；

-手机静音，如有紧急事项需离开会场，应向会议主持人请假。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，对议题进行总结，引导参会人员达成共识。

2.对于需要决策的议题，会议主持人应明确表态，确保决策结果明确、具体。

3.会议决策结果应记录在会议纪要中，并由参会人员签字确认。

四、会议总结

1.会议主持人对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

2.会议组织者应在会议结束后24小时内，将会议纪要发送给参会人员，以便跟踪落实。

五、会议反馈

1.参会人员对会议内容、流程、组织等方面提出意见和建议，以提高会议质量。

2.会议组织者根据反馈意见，对会议管理制度和流程进行持续优化。

六、会议延期与取消

1.如因特殊情况需延期或取消会议，会议组织者应至少提前一天通知参会人员，并说明原因。

2.会议延期或取消的决定需由会议主持人或相关部门负责人审批。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要由会议组织者或指定记录人在会议结束后及时编制，内容包括但不限于：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、责任分工等。

2.会议纪要应准确、完整、清晰地反映会议内容和决策事项，确保无遗漏和误解。

3.会议纪要编制完成后，应尽快发送给所有参会人员，对于涉及公司内部重要决策的纪要，还需抄送相关部门和领导。

二、会议纪要的审批与确认

1.会议纪要需经会议主持人审批，确保纪要内容的准确性和完整性。

2.参会人员应在收到会议纪要后两个工作日内进行确认，如有异议，应及时提出，由会议组织者进行核实和修改。

3.确认后的会议纪要作为会议决策的正式记录，由会议组织者归档保存。

三、会议决策的执行与跟踪

1.会议组织者应按照会议纪要中的责任分工，督促相关部门和人员按时完成工作任务。

2.各责任部门和人员应将执行情况及时反馈给会议组织者，确保会议决策的落实。

3.会议组织者定期对会议决策的执行情况进行检查，对于未按期完成的工作，应查明原因，督促整改。

四、会议纪要的持续监督与评估

1.会议组织者应定期对会议决策的执行效果进行评估，分析存在的问题和不足，为改进工作提供依据。

2.对于涉及跨部门协作的会议决策，会议组织者应加强协调，确保各部门之间的沟通与协作顺畅。

3.通过对会议纪要的持续监督与评估，不断优化会议管理制度，提高会议决策的执行力和公司运营效率。

五、会议纪要的查阅与保密

1.会议纪要作为公司内部文件，应按照公司保密规定进行管理，确保信息安全。

2.需要查阅会议纪要的人员，应向会议组织者提出申请，经批准后方可查阅。

3.会议纪要的查阅和传播应严格遵守公司保密制度，防止泄露公司内部信息。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议室管理员负责统一管理。

2.需要使用会议室的人员，应提前向会议室管理员提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

3.会议室管理员根据预订申请，合理安排会议室使用，避免时间冲突。

二、会议室布置与设备检查

1.会议室管理员应根据会议需求，提前布置会议室，确保座椅、投影仪、音响、白板等设备齐全且功能正常。

2.会议开始前，会议室管理员应对会议室进行一次全面检查，确保环境整洁、设备正常运行。

三、会议室使用规范

1.参会人员应遵守会议室使用规范，保持安静、整洁，不在会议室内吸烟、进食。

2.会议室内不得擅自更换设备位置或私拉乱接电源线，如需调整设备，应联系会议室管理员协助处理。

3.会议结束后，参会人员应将座椅归位，清理个人物品，保持会议室整洁。

四、会议室设备维护与更新

1.会议室管理员定期对会议设备进行维护和检查，确保设备状态良好。

2.针对设备故障或损坏，会议室管理员应及时报修或更换，避免影响会议的正常进行。

3.根据公司发展需求，会议室管理员可提出会议室设备更新方案，经审批后予以实施。

五、会议室安全与保密

1.会议室应配置适当的安全设施，如监控、报警系统等，确保会议室内外安全。

2.会议室管理员应加强对会议室的钥匙、门禁卡等物品的管理，防止丢失或滥用。

3.对于涉及公司机密信息的会议，会议室管理员应采取额外措施，如签订保密协议、限制会议记录设备的使用等，确保会议内容的保密性。

六、会议室资源优化

1.会议室管理员应定期分析会议室使用情况，对于使用频率较低或存在闲置时段的会议室，进行资源整合和优化。

2.鼓励采用视频会议、电话会议等远程会议形式，节约会议室资源，提高工作效率。