海南大学会议费管理制度

海南大学会议费管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为加强海南大学会议费管理，规范会议活动，提高工作效率，确保会议质量，根据《中华人民共和国财政违法行为处罚条例》及学校的相关规定，特制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于海南大学校内召开的各类工作会议，包括但不限于教学研讨会、行政办公会、学术交流会和各类领导小组会议。

第三条会议分类：

-一类会议：全校性重大会议，如年度工作会、教代会等；

-二类会议：院（系）、部门举办的常规性会议；

-三类会议：项目组、课题组等小型专题会议。

第四条管理原则：

-勤俭节约：合理安排会议规模，严格控制会议费用，提倡节俭办会；

-务实高效：会议内容要务实，注重解决实际问题，提高会议效率；

-权责明确：会议组织者和参与者要明确各自职责，确保会议效果。

第五条责任机构：

-会议管理部门：负责全校会议的统筹、协调和监督工作；

-财务部门：负责会议经费的审批、报销和审计工作；

-各部门、院（系）：负责本部门、院（系）召开的会议管理工作。

第六条违规处理：违反本制度规定的，将按照学校相关管理规定予以处理，情节严重者，将依法追究责任。

第七条制度修订：本制度如有变更，由学校会议管理部门提出，经学校领导批准后予以公告实施。

第二章会议流程

第八条会议筹备：

-会议策划：明确会议目的、议题、参与人员、时间、地点和预算；

-会议通知：提前向参会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程及参会要求；

-会议材料准备：整理会议议题相关的背景资料、报告、数据等，并于会前分发给参会人员；

-会议场地预定：根据会议规模、设备需求等选择合适的会议室，并确保会议设施齐全、运行正常。

第九条会议召开：

-开幕式：由会议主持人宣布会议开始，介绍参会嘉宾，说明会议目的和议程安排；

-会议议程：按照既定议程逐项进行，每个议题由相关负责人进行报告或讨论；

-讨论与交流：参会人员就会议议题展开讨论，充分发表意见，形成共识；

-总结发言：会议主持人对讨论成果进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

第十条会议记录：

-记录员：指定专人负责记录会议内容，确保记录真实、准确、完整；

-记录内容：包括会议主题、时间、地点、参会人员、主要议题、讨论结果和决定事项等；

-会议纪要：会议结束后，整理会议记录，形成会议纪要，并于规定时间内发送给参会人员。

第十一条会议闭幕：

-闭幕式：会议主持人对会议成果进行简要回顾，对参会人员表示感谢；

-会议资料归档：将会议通知、会议纪要、会议材料等相关资料进行整理归档；

-会后工作落实：参会人员根据会议决定事项，及时推进相关工作。

第十二条会议延期与取消：

-如遇特殊情况，需延期或取消会议，应提前通知参会人员，并说明原因；

-会议延期或取消的决定，由会议组织者负责通知相关部门和人员，确保信息畅通。

第十三条会议评估：

-会后组织者应收集参会人员的意见和建议，对会议效果进行评估；

-根据评估结果，对会议组织、议程设置等方面进行改进，以提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十四条会议纪要的编制与发布：

-会议纪要应在会议结束后尽快编制完成，确保内容准确、完整；

-会议纪要应明确记录会议的决策、任务分配、责任人和完成时限；

-会议纪要由会议组织者审核后，及时通过电子邮件、内部网络平台等方式发布给所有参会人员及相关部门。

第十五条任务分解与责任落实：

-根据会议纪要，将决策和任务分解为具体的行动项，明确每项任务的责任人；

-责任人应清楚了解自己的任务要求、完成标准和时限，并立即着手开展工作；

-会议组织者应跟踪任务的执行情况，定期检查和督促责任人按计划完成任务。

第十六条进度报告与协调：

-责任人需定期向会议组织者报告任务进展情况，遇到问题及时沟通协调；

-会议组织者应建立任务进度跟踪机制，对执行过程中出现的问题提供支持和协助；

-对于跨部门或需要协调的任务，会议组织者应负责协调相关部门，确保工作顺利进行。

第十七条会议纪要的更新与反馈：

-如任务执行过程中出现重大调整或变化，应及时更新会议纪要，并通知相关人员；

-会议组织者应定期收集任务完成的反馈信息，评估任务执行效果；

-根据反馈信息和实际情况，对后续工作计划进行必要的调整和优化。

第十八条跟踪结果的评估与应用：

-任务完成后，会议组织者应对任务完成情况进行评估，包括成果质量、时效性等方面；

-评估结果将作为对责任人和相关部门工作绩效的参考，以及对未来会议改进的依据；

-对于未能按期完成或完成质量不高的任务，应分析原因，采取改进措施，并追究相关责任。

第十九条会议纪要的归档与查阅：

-会议纪要及其相关的任务执行记录应定期归档，便于后续查询和追溯；

-归档资料应按照学校档案管理规定进行管理，确保资料的安全性和保密性；

-需要查阅会议纪要和相关资料时，应按照规定的程序进行申请和借阅。

第四章会议室管理规定

第二十条会议室预订：

-会议室预订采用预约制度，由各部门或会议组织者提前向会议室管理部门提出申请；

-预订时应提供会议名称、时间、参会人数等信息，并明确所需的会议设施和服务；

-会议室管理部门负责审核预订申请，合理安排会议室的使用，避免冲突。

第二十一条会议室配置与维护：

-会议室应配备必要的设施，包括但不限于投影仪、音响设备、白板、网络连接等；

-定期对会议室设施进行检查和维护，确保设备正常运行，满足会议需求；

-会议室管理部门应建立设施故障的快速响应机制，及时修复或更换损坏的设备。

第二十二条会议室使用规范：

-使用会议室时，应遵守会议纪律，保持安静，不得在会议室内吸烟、进食；

-会议结束后，使用部门或个人应负责清理会议室，恢复原状，确保环境卫生；

-严禁在会议室内进行非法活动或违反学校规章制度的行为。

第二十三条会议室安全与保密：

-会议室管理部门应确保会议室的安全，包括消防安全和财产安全；

-对于涉及敏感信息或需要保密的会议，应采取相应的保密措施，防止信息泄露；

-会议参与者应遵守保密规定，不得擅自记录、传播会议内容。

第二十四条会议室开放时间：

-会议室的开放时间由会议室管理部门根据实际情况制定，并在学校内部公示；

-特殊情况下，需要延长会议室使用时间，应提前向会议室管理部门申请，经批准后方可执行。

第二十五条违规处理：

-违反会议室管理规定的，会议室管理部门有权取消其预订资格，并视情节严重程度给予相应的处罚；

-因个人或部门原因造成会议室设施损坏的，应承担相应的赔偿责任；

-对于严重违反规定的行为，将按照学校的相关规定进行纪律处分。

第二十六条管理与监督：

-会议室管理部门应建立健全会议室管理制度，定期对会议室使用情况进行监督和检查；

-鼓励师生员工对会议室的管理和使用提出意见和建议，不断优化会议室的管理服务水平。

第五章附则

第二十