烟草-叙永摩尼基地单元-GAP (良好农业规范)质量体系文件

文件编号：GAP-I-A文件发放编号：GAP-2012-002

四川省烟草公司XX市公司

XX基地单元

GAP质量手册

（第A版）

受控状态：■受控

口非受控

编制人：罗定棋顾勇熊福江张永辉

蒲进平李志勇陈剑周建波

审核人：陈学壮蒋胜

批准人：徐忠良

发布日期：2012-6-1实施日期：2012-6-1

目录

1颁布令......................................1

2任命书......................................2

3企业简介....................................3

4管理组织结构................................4

5人员能力和培训..............................8

6文件控制...................................10

7记录.......................................12

8投诉、抱怨处理.............................14

9产品的召回..................................16

10内部检查/内部审核.........................17

11产品的可追溯性............................19

12不符合、纠正措施和制裁...................21

13标识的使用................................24

修改页.......................................25

1颁布令

为实现摩尼基地单元烟草农业的可持续性发展，确保烟叶原料的

质量安全，减少植物保护产品的使用，降低对环境的负面影响，保护

自然和野生动物，对基地单元员工的健康和安全负责，维护消费者对

产品质量安全的信心，不断增强企业竞争力，更好地将产品推向市场,

有效地提供满足客户要求的安全健康产品。依据国家认证认可监督管

理委员会2007年第22号公告《良好农业规范认证实施规则》

(CNCA-N-004:2007)>GB/T20014良好农业规范系列标准、我国及出

口国法律法规的要求，特制订《四川省烟草公司XX市公司摩尼基地

单元GAP质量手册》，并于2012年6月1日颁布实施。

本手册是建立GAP管理体系的纲领性文件，是向客户证明产品质

量以及追溯性能力的法规和准则。各部门和相关责任人在实施过程中

要认真贯彻，严格执行，以确保质量方针、目标的实现。

本手册适用于组织内注册成员烟叶产品的生产和初加工。

批准人：

颁布日期：2012-6-1

2任命书

为了贯彻执行GAP系列标准，加强GAP烟叶生产、经营管理,

经决定：

任命：蒋胜为管理者代表；

任命：熊福江、蒲进平、李志勇为内部检查员；

任命：陈剑、杨旭、周竹青、晚中兰为内部审核员；

任命：桑安文为农业技术负责人；

任命：桑安文为质量管理体系管理人员；

任命：周建波为职工健康、安全、福利的负责人；

上述人员，根据本《质量手册》第四章中履行相应的职责权限,

望全体人员予以配合、支持。

特此任命！

批准人：

颁布日期：2012-6-1

2

3企业简介

四川省烟草公司XX市公司，创建于1983年12月，是一家集烟

草专卖、卷烟销售、烟叶生产收购为一体的国有企业，注册资本为叁

仟余万元人民币，营业执照号码为：(l-l)o

叙永摩尼基地单元属安徽中烟优质烟叶原料供应基地，规划基本

烟田面积5万亩，GAP核心区涉及注册烟农数量26名。基地单元强

调轮作周期养分综合管理，烟地轮作率达到100%,采取“烤烟一空

地(绿肥)一玉米一烤烟”等轮作方式，在空闲烟地因地制宜种植生

长期短的农作物。前茬作物绿肥以箭舌豌豆和光叶紫花苕为主。

3

4管理组织结构

四川省烟草公司XX市公司

XX基地单元

管理者代表内部审核员/内部检查员

GAP办公室

A烟农B烟农C烟农D烟农…烟农

图1组织机构图

4.1人员

4.1.1公司负责人

组织传达满足顾客及法律法规要求的重要性，坚持烟草农业可持

续性发展原则。

制定质量方针、员工健康安全方针，并确保其得以贯彻实施。

建立与GAP管理体系相适应的组织机构，并明确其职责、权限。

批准质量手册和程序性文件。

授权管理者代表来负责建立健全GAP管理体系。

4.1.2管理者代表।

组织建立、实施、保持、更新GAP管理体系，并负责作业指导书

4

的审核和批准。

根据质量目标定期组织安排各部门负责人员对体系进行评审，当

体系需要更改时适时更改，更改时应确保体系在受控状态下。

通过推进GAP管理体系的改进，确保客户的要求得到确定并予以

满足。

组织有关部门监督体系的实施情况。

组织有关部门对注册成员的状态进行监控和管理。

4.1.3内部审核员

农业生产经营者组织应按照农业生产经营者组织质量管理体系

的要求，每年至少进行一次质量管理体系内部审核。内部审核员应经

过适当培训，且独立于被审核的部门、区域。认证机构在外部审核时

会对内部审核员的能力进行评估。内部审核计划、审核发现、纠正措

施及其跟踪验证记录均应保持且易于查找。

4.1.4内部检查员

农业生产经营者组织每年应对每个成员及其生产场所至少实施

一次内部检查，内部检查由农业生产经营者组织的内部检查员实施，

或转包给外部检查员实施，但此时不同于认证时的外部检查员检查，

不做认证决定，且此外部检查员不应是外部检查认证机构的人员。

每年的内部检查应按照良好农业规范相关技术规范所有适用控

制点的要求进行。

内部检查员必须足够合格，以完成全面、客观内部检查。每个检

查员还必须提供一份简历、以及一份利益冲突声明。

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4.1.5GAP办公室

负责对注册成员的全面管理。

4.1.6农业技术人员

对基地植保产品、肥料的使用进行详细的指导和严格监督。

4.1.7注册成员

本基地单元拥有注册烟农32个，详细信息见附表。每个烟农与公

司均签署书面合同（合同请见附件）。合同应包含下列要素：注册成

员名称、联系地址，具体位置，遵守良好农业操作规范的承诺，同意

遵守公司制订的文件化程序、方针、规定和法规。注册成员如果有违

反合同规定内容的行为，公司有权对注册成员进行制裁。

4.1.8田间工作人员

在农业生产中，对农户进行培训是至关重要的，因此也就凸现出

田间工作人员的位置的重要性。许多管理人员都是通过组织一次田间

技术推广服务对农户进行GAP生产方面的培训，田间工作人员常驻,

定期与农户交流，就如何改善生产活动、提高产品品质提供建议，帮

助农户处理生产中的各个问题。通常田间工作人员还持有一些简单的

地块文件资料（如农场地图，投入品记录等）。田间工作人员还必须

向上层报告他们发现的异常或违规行为。

4.2农户控制和准入程序

4.2.1新农户登记注册

所有申请认证的农户必须作为农户正式登记。

每一位农户需要在一份农户入会登记表（农场资料表）中记录在

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其管理下的所有耕地（包括非GAP地块），烟叶种植面积（或轮作作

物）及其基本的耕作方式。还必须记录每块农田最后一次使用禁用物

质的日期。

每位农户必须与管理人员之间签订一份承诺书（合约），合约用

语须保证农户能理解。承诺书中须包括遵守标准的承诺，清楚写明违

背合约的后果，还要同意内部检查员和外部检查员检查农场和农场记

录。此外，还必须提供一份认证机构所能理解的语言写成的合约。

必须制作一份总平面图，标出GAP地块所在区域。

假如农户情况变动较大，那么必须重新填写一份新的农户入会登

记表，或者更新农场记录中的数据。

4.3利益冲突

内部控制体系的职员不能存在有可能干扰其工作的利益冲突。

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5人员能力和培训

5.1目的

通过对从事GAP管理体系有关人员的培训I,确保各岗位人员胜任

自己的工作，使其能够满足有关工作的需要。

5.2各类人员要求

5.2.1管理者代表

学历为本科以上且所学专业为烟草种植或管理以及相关专业，或

者不是此专业，但在此类组织中工作3年以上，有丰富的烟草种植和

管理经验。在培训过程中能掌握GAP所要求达到的标准，监督下属

部门工作的执行情况，确保体系运行于受控状态。

5.2.2内部检查员/内部审核员

学历为高中以上且所学专业为烟草种植或管理以及相关专业，或

者不是此专业，但在此类企业中工作5年以上，有丰富的种植和管理

经验。经过食品安全和卫生，GAP,HACCP,农药和化肥等培训后

能掌握各种控制点和要求，有良好的沟通能力。能完成至少1天的检

查原理方面的业务培训和2天的质量管理体系培训。

5.2.3农业技术人员

技术专家应有证明其能力或资质的证书或证明，可以是官方资格

认证证书或特定培训课程的参加证明。

5.3培训I

执行《培训控制程序》，按照培训计划进行培训，使相关人员满足

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或达到相关资质和规定的要求。

5.3.1内部控制体系职员

每位内部检查员均必须接受培训，每年至少一次。

所有员工参与培训的日期和培训内容必须记录在员工档案中。

5.3.2农户培训

提高农户知识水平，使其明白如何进行GAP生产，了解GAP生

产要素。因此一项很重要的内容就是不断对农户进行培训。

每位农户必须至少接受一次有组织的培训。培训参与者和内容需

要记录存档

5.4相关文件

培训控制程序

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6文件控制

6.1目的

保证GAP管理体系有效运行，相关部门和人员及时获取和使用受

控文件的有效版本。

6.2范围

GAP管理体系运行过程中所有相关资料和文件。

6.3职责

6.3.1公司负责人负责GAP管理体系质量手册和程序文件的批准。

6.3.2管理者代表负责GAP质量手册、程序文件的审核，作业指导

书的批准。

6.3.3GAP办公室负责体系文件的编制与控制、发放与回收并及时

整理归档，以及外来文件的管理，做好《外部文件登记表》。

6.3.4各有关部门负责本部门记录的整理归档。

6.4控制要求

6.4.1文件的编制要求

6.4.1.1与GAP管理体系执行的有关文件应符合GAP标准

和相关法律法规的要求。

6.4.1.2所有文件应有文件编号、发行日期/审核日期予以识

别，并标明页码。

6.4.2文件发放与回收由GAP办公室负责。

6.4.2.1为确保GAP管理体系有效运行，相关部门及时得到

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相关有效文件，对现适用的体系文件资料应该有“受控”文件字样，

防止混淆。

6.4.2.2建立文件发放回收记录。

6.4.2.3作废或失效文件要及时收回，并盖“作废”字样。

6.4.3文件修改

6.4.3.1遇到下列情况之一时文件应予以修改：

——文件不适用GAP管理体系的运行；

——文件与有关目的国的法规不适用；

——企业的组织机构及职能发生变化时；

——其他需要修改的情况。

6.4.3.2文件修改应在修改页中标识。

6.4.3.3文件的任何更改应在分发前经授权人批准。

6.4.4文件评审

体系文件应每年进行评审一次，必要时文件得到适时修改，过时

文件应废除。

6.4.5当法律法规、GAP标准、组织机构与职能发生变化、质量手

册不能适应体系要求时，经公司负责人批准后，质量手册进行换版。

6.4.6文件资料有效保存期至少为2年。

6.5相关文件

文件和资料控制程序

II

7记录

7.1目的

对记录进行控制和管理，保证体系活动的可追溯性，客观、真实、

准确地反映体系的运行状况。

7.2范围

GAP管理体系运行中所涉及的记录。

7.3职责

7.3.1GAP办公室负责编写GAP管理体系运行中所涉及的表格，

管理者代表批准后发放到需要记录部门和人员手中，进行如实填写。

负责记录表格的更改和备案，验证其记录的真实性。

7.3.2各部门负责本部门记录的整理归档。

7.4程序及要求

7.4.1内部检查员提供表格格式，管理者代表批准后，GAP办公

室负责保管与发放。

7.4.2记录右上角印有编号，填写要及时，内容要完整，字迹要清

晰，不得随便涂改。如发现数据填写有误，要用画线方式进行更改，

并签名。

7.4.3各部门应及时收集，按顺序或日期、页码先后次序进行汇总。

7.4.4各部门记录每年进行一次汇总归档，封面注明部门、记录名

称及年份。

7.4.5记录应保存完善，保存期为3年。

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7.4.6记录需报废时应经有关领导签字报GAP办公室登记后方可

处置。

7.4.7记录的查阅和借阅：经保存部门负责人同意并进行登记，限

期归还。

7.4.8外来记录由相关部门保存，其程序要求参照以上条款执行。

7.5相关文件

记录控制程序

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8投诉、抱怨处理

8.1目的

及时处理客户投诉抱怨，识别产品存在的质量和安全问题，充分

利用客户投诉所提供的信息识别GAP管理体系存在的不足，针对存

在的不足采取有效的纠正措施，实现体系的持续改进，提高客户满意

度。

8.2范围

用于客户对组织内注册基地、生产部或其他部门对GAP产品和体

系相关问题所提出投诉的处理。

8.3职责

GAP办公室：负责投诉信息的接收、登记、调查、跟踪、整改，

负责与投诉问题相关部门沟通和协调。

8.4工作程序

8.4.1客户投诉信息的接收和登记：接收客户的电话投诉和邮件投

诉后，GAP办公室对投诉信息登记，并组织有关部门一起处理此投

诉，客户也可以投诉到GAP办公室，由GAP办公室负责客户投诉的

接收、信息登记。

8.4.2投诉的调查和确认：GAP办公室对各类投诉要进行调查、

确认、处理和跟踪。如果产品已经发货，由GAP办公室会同相关部

门对客户投诉进行确认和调查，并进行原因分析，制定相关处理意见

和答复期限。

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8.4.3投诉的处理跟踪、审核：GAP办公室对各类投诉进行处理跟

踪，跟踪投诉处理的执行情况。不能按期完成的处理，相关部门应及

时汇报给GAP办公室，以通知相关部门给客户做出解释。相关责任

部门处理完毕后，由GAP办公室对投诉处理进行审核，审核后由归

口部门及时将投诉处理结果反馈给客户。

8.5如果客户要求了解组织的投诉程序，GAP办公室应及时将此程序

通知客户，以便客户了解组织的投诉处理过程。

8.6相关文件

产品投诉处理程序

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9产品的召回

9.1发现了不合格烟叶，将在最短的时间内启动召回程序。

9.2成立产品召回工作小组负责召回并保存记录，成员如下:

姓名职务组内职务职责办公电话手机

全面负责产

蒲进平烟叶科科长组长

品召回工/p>

具体负责产

于龙飞科员组员

品召回工/p>

具体负责产

张平科员组员

品召回工/p>

9.3相关文件

产品召回控制程序

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10内部检查/内部审核

10.1目的

验证基地管理活动是否符合GAP标准的要求，GAP管理体系是

否得到正确的实施和保持，并确定管理体系的符合性、有效性和适宜

性。

10.2范围

10.2.1本程序规定了内部检查/审核的职责、要求以及形成的文件

和记录。

10.2.2本程序适用于GAP管理体系内部检查/审核。

10.3职责

10.3.1GAP办公室负责制定内部审核计划，由管理者代表批准并

主持内部审核。

10.3.2GAP办公室负责组织内部审核活动，并设有以内部检查员

为首的评审小组。

10.3.3.相关部门配合审核

10.3.4评审由内部检查员主持，内部检查员必须经过培训。

10.3.5内部检查员负责内部检查。

10.4审核/检查频率

每年至少一次。

10.5审核的程序

10.5.1检查各注册成员GAP标准的执行情况，使用《内部检查表》,

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从中判定各注册成员内部检查的有效性。

10.5.2根据体系文件针对整个体系进行内部审核。

10.6评审结果

10.6.1由内部检查员主持，小组成员负责评审。

10.6.2负责质量工作的汇总和报告。

10.6.3内部检查员负责汇总存在的问题，制定改进方案，报请管理

者代表批准。

10.7改进

10.7.1对内部审核/检查中出现的不符合控制点应执行《纠正和预

防措施控制程序》。由内部检查员制定出改进方案和整改时间。

10.7.2责令在评审中结果达不到要求的基地及部门进行整改。

10.8相关文件

内部审核/检查控制程序

纠正和预防措施控制程序

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11产品的可追溯性

11.1目的

为了使收获产品从原料到最终成品的每个环节能得到有效控制。

11.2范围

适用于烟叶种植、采收、调制、收购、储藏、运输等各环节的标

识和追溯。

11.3相关部门职责

11.3.1采供科负责原料的采购和验收，做到合格率100%o

11.3.2烟叶科负责对GAP基地产品按标准进行取样检验，负责对

产品标识方法的制定，并监督各相关部门执行。

11.3.3烟站（点）严格执行GAP产品的操作要求，对GAP产品和

非GAP产品区分，确保产成品合格率100%,并做好各种设备的维护

和保养，确保设备运行正常。

11.3.4烟叶仓库负责原料、成品标识的执行，按有关要求区分储存

GAP和非GAP产品。

11.4检验

11.4.1烟叶在生产过程中，做到每道环节检验不漏项，并做好记录。

11.4.2烟叶及时调运。当天收购的烟叶当天成件调运，不得积压，

并做好标识和记录。

11.4.3整个种植、生产、发货形成的记录必须完整、准确、规范。

11.5产品标识和可追溯性

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实行溯源和追踪管理，使烟叶能追溯到烟站（点），同时也能从烟

站（点）追踪至工业企业。

11.6相关文件

产品标识和可追溯控制程序

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12不符合、纠正措施和制裁

12.1注册后组织对其注册成员的制裁

组织获得注册并得到GAP证书后，严格按照GAP标准和体系文

件对注册成员进行管理。如果在日常监督检查、审核或受理投诉中发

现相关部门和个人行为违反GAP管理体系，视违规行为的性质和情

节轻重分别给予告诫、暂停和撤销的处分。

12.2制裁措施

12.2.1告诫

12.2.1.1告诫情形

12.2.1.1.1没有按照作业指导书操作一次给予告诫。

12.2.1.1.2在内部审核过程中发现适用的次要控制点

的符合百分比没有达到95%的，