2024年招标合同管理部职责详解手册

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2024年招标合同管理部职责详解手册本合同目录一览1.招标合同管理部职责概述1.1招标合同管理部的定义1.2招标合同管理部的目标1.3招标合同管理部的任务2.招标合同管理部的组织结构2.1部门领导职责2.2部门员工职责3.招标合同管理部的业务流程3.1招标文件的准备3.2招标文件的发布3.3招标文件的接收与审查3.4招标文件的澄清与修改3.5招标文件的归档与保存4.招标合同管理部的合同签订流程4.1合同起草4.2合同审批4.3合同签订4.4合同备案5.招标合同管理部的合同履行监督5.1合同履行过程中的监督5.2合同变更与解除的管理5.3合同纠纷的处理6.招标合同管理部的合同归档与保管6.1合同归档的要求6.2合同保管的措施7.招标合同管理部的合同信息管理7.1合同信息的收集与整理7.2合同信息的统计与分析7.3合同信息的安全与保密8.招标合同管理部的内部管理与培训8.1部门内部管理制度8.2部门员工培训计划9.招标合同管理部与其他部门的协调与合作9.1与招标部门的协调9.2与合同签订部门的协调9.3与财务部门的协调10.招标合同管理部的风险管理与防范措施10.1风险识别与评估10.2风险防范措施的制定10.3风险应对策略的实施11.招标合同管理部的业绩考核与评估11.1业绩考核指标的设定11.2业绩考核与评估的方法11.3业绩考核结果的应用12.招标合同管理部的信息化建设与技术支持12.1信息化建设的要求12.2技术支持与服务的提供13.招标合同管理部的法律合规与监督13.1法律法规的遵守13.2合规性审查的要求13.3法律监督与风险控制14.招标合同管理部的保密工作与信息安全14.1保密工作的要求14.2信息安全的措施14.3信息安全事件的应对与处理第一部分：合同如下：第一条招标合同管理部职责概述1.1招标合同管理部的定义招标合同管理部是负责招标项目的合同管理工作，包括招标文件的准备、发布、接收与审查，合同的签订、履行监督、归档与保管，以及合同信息的管理等。1.2招标合同管理部的目标招标合同管理部的目标是确保招标项目的合同管理工作高效、规范、安全地进行，保证合同的合法性、合规性，减少合同纠纷，提高招标项目的效益。1.3招标合同管理部的任务招标合同管理部的任务包括：（1）制定招标合同管理的规章制度和操作流程；（2）负责招标文件的准备、发布、接收与审查工作；（3）负责招标合同的签订、履行监督、归档与保管工作；（4）负责合同信息的收集、整理、统计与分析工作；（5）负责合同风险的识别、评估与防范工作；（6）负责合同纠纷的处理；（7）负责保密工作与信息安全。第二条招标合同管理部的组织结构2.1部门领导职责部门领导负责招标合同管理部的整体工作，包括制定部门工作计划、组织部门员工培训、协调与其他部门的合作等。2.2部门员工职责部门员工根据分工负责具体的招标合同管理工作，包括招标文件的准备、发布、接收与审查，合同的签订、履行监督、归档与保管，合同信息的收集、整理、统计与分析，以及保密工作与信息安全等。第三条招标合同管理部的业务流程3.1招标文件的准备招标文件的准备包括：确定招标项目的范围和要求、编制招标文件、招标文件的审核和批准等。3.2招标文件的发布招标文件的发布包括：选择发布媒介、发布招标文件、确保招标文件的公开、公平、公正等。3.3招标文件的接收与审查招标文件的接收与审查包括：接收投标人提交的投标文件、对投标文件进行形式审查、对投标文件进行内容审查等。3.4招标文件的澄清与修改招标文件的澄清与修改包括：对招标文件中存在的问题进行澄清、对招标文件进行必要的修改等。3.5招标文件的归档与保存招标文件的归档与保存包括：将招标文件按照规定的格式进行归档、确保招标文件的保存安全、便于查阅等。第四条招标合同管理部的合同签订流程4.1合同起草合同起草包括：根据招标结果编制合同草案、合同草案的审核和修改等。4.2合同审批合同审批包括：提交合同草案给相关部门进行审批、根据审批意见进行修改等。4.3合同签订合同签订包括：与中标人协商一致、签订合同、合同的备案等。4.4合同备案合同备案包括：将签订的合同提交给相关部门进行备案、确保合同的合法性等。第五条招标合同管理部的合同履行监督5.1合同履行过程中的监督合同履行过程中的监督包括：定期检查合同的履行情况、发现问题及时采取措施等。5.2合同变更与解除的管理合同变更与解除的管理包括：根据合同约定或者双方协商一致，进行合同变更或者解除，并办理相关手续。5.3合同纠纷的处理合同纠纷的处理包括：协商解决、调解、仲裁或者诉讼等方式，解决合同纠纷，并按照合同约定承担相应的责任。第六条招标合同管理部的合同归档与保管6.1合同归档的要求合同归档的要求包括：按照规定的格式进行归档、归档的文件必须齐全、清晰、有序等。6.2合同保管的措施合同保管的措施包括：确保合同文件的安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫蛀等，便于查阅。第八条招标合同管理部的合同信息管理7.1合同信息的收集与整理合同信息的收集与整理包括：收集合同履行过程中的各种信息，如合同变更、解除、纠纷处理等，以及中标人的履约情况、合同执行进度等，对收集到的信息进行整理、归类、记录，以便于查询和统计。7.2合同信息的统计与分析合同信息的统计与分析包括：定期对合同履行情况进行统计，分析合同执行中的问题，为改进合同管理工作提供依据。7.3合同信息的安全与保密合同信息的安全与保密包括：建立信息安全管理制度，确保合同信息的安全，防止信息泄露、损毁或者篡改，对涉及国家秘密、商业秘密的合同信息，要采取特殊的保密措施。第九条招标合同管理部的内部管理与培训8.1部门内部管理制度部门内部管理制度包括：制定部门工作规程、岗位职责、考勤制度、绩效考核等内部管理制度，确保部门工作的有序进行。8.2部门员工培训计划部门员工培训计划包括：根据部门工作需要，制定员工培训计划，组织员工参加招标合同管理相关的培训，提高员工的业务水平。第十条招标合同管理部与其他部门的协调与合作9.1与招标部门的协调与招标部门的协调包括：在招标文件准备、发布、接收与审查等环节，与招标部门密切配合，确保招标工作的顺利进行。9.2与合同签订部门的协调与合同签订部门的协调包括：在合同签订过程中，提供合同起草、审批、签订等环节的支持与配合，确保合同签订工作的顺利进行。9.3与财务部门的协调与财务部门的协调包括：在合同履行过程中，与财务部门密切配合，确保合同款项的支付、回收等工作的顺利进行。第十一条招标合同管理部的风险管理与防范措施10.1风险识别与评估风险识别与评估包括：在招标合同管理过程中，及时识别可能出现的风险，对风险进行评估，确定风险等级。10.2风险防范措施的制定风险防范措施的制定包括：针对识别的风险，制定相应的防范措施，防止风险的发生或者降低风险的影响。10.3风险应对策略的实施风险应对策略的实施包括：当风险发生时，及时采取应对措施，如协商解决、调解、仲裁或者诉讼等方式，减少风险带来的损失。第十二条招标合同管理部的业绩考核与评估11.1业绩考核指标的设定业绩考核指标的设定包括：设定招标合同管理部的业绩考核指标，如合同签订率、合同履行率、合同纠纷处理率等。11.2业绩考核与评估的方法业绩考核与评估的方法包括：采用定量和定性相结合的方法，对招标合同管理部的业绩进行考核与评估。11.3业绩考核结果的应用第十三条招标合同管理部的信息化建设与技术支持12.1信息化建设的要求信息化建设的要求包括：根据招标合同管理工作的需要，建立信息化管理系统，提高工作效率。12.2技术支持与服务的提供技术支持与服务的提供包括：为招标合同管理部的工作提供必要的技术支持和服务，如信息化管理系统的维护、升级等。第十四条招标合同管理部的保密工作与信息安全13.1保密工作的要求保密工作的要求包括：对招标合同管理过程中的保密信息，按照保密法律法规和公司保密制度的要求进行保密。13.2信息安全的措施信息安全的措施包括：建立信息安全管理制度，采取技术手段和管理措施，保护信息安全，防止信息泄露、损毁或者篡改。13.3信息安全事件的应对与处理信息安全事件的应对与处理包括：当发生信息安全事件时，及时采取应对措施，如停止泄露、恢复数据、调查事件等，并按照相关规定进行处理。第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：1.附件一：招标文件说明：招标文件是用于指导招标活动的详细文件，包括但不限于招标项目的范围和要求、投标须知、合同草案等。2.附件二：投标文件说明：投标文件是投标人根据招标文件要求提交的文件，包括投标报价、技术方案、商务条件等。3.附件三：合同草案说明：合同草案是招标合同管理部根据招标结果编制的合同初步方案，包括合同的主要条款和条件。4.附件四：合同审批表说明：合同审批表是用于记录合同审批过程的表格，包括审批人的意见、修改建议等。5.附件五：合同签订记录说明：合同签订记录是用于记录合同签订过程的文件，包括合同签订人的签字、日期等。6.附件六：合同履行监督记录说明：合同履行监督记录是用于记录合同履行过程中的监督情况的文件，包括履行进度、问题及处理等。7.附件七：合同信息统计报告说明：合同信息统计报告是用于统计和分析合同履行情况的报告，包括合同履行率、纠纷处理率等。8.附件八：风险评估报告说明：风险评估报告是用于识别和评估合同履行过程中的风险的文件，包括风险等级、防范措施等。9.附件九：业绩考核评估报告说明：业绩考核评估报告是用于评估招标合同管理部业绩的报告，包括考核指标、评估方法等。10.附件十：信息化建设方案说明：信息化建设方案是用于规划和指导招标合同管理部信息化建设的文件，包括系统需求、技术方案等。11.附件十一：保密协议说明：保密协议是用于约定招标合同管理部与相关方之间的保密义务和保密范围的文件。12.附件十二：信息安全协议说明：信息安全协议是用于约定招标合同管理部与相关方之间的信息安全义务和保密范围的文件。说明二：违约行为及责任认定：1.招标合同管理部未按照招标文件的要求准备、发布、接收与审查招标文件，导致招标活动无法顺利进行。示例：若招标合同管理部未能在规定的时间内完成招标文件的准备工作，导致招标活动推迟，视为违约。2.招标合同管理部未按照合同草案的要求进行合同签订，导致合同无法正常履行。示例：若招标合同管理部未能在合同草案规定的时间内与中标人签订合同，导致合同无法正常履行，视为违约。3.招标合同管理部未按照规定进行合同履行监督，导致合同履行过程中出现问题未及时发现和处理。示例：若招标合同管理部未能及时发现合同履行过程中的问题，导致合同纠纷的发生，视为违约。4.招标合同管理部未按照规定进行合同信息管理，导致合同信息泄露、损毁或者篡改。示例：若招标合同管理部未能妥善保管合同信息，导致合同信息泄露给竞争对手，视为违约。5.招标合同管理部未按照规定进行风险管理与防范措施的实施，导致合同履行过程中出现重大风险。示例：若招标合同管理部未能及时识别和评估合同履行过程中的风险，导致合同纠纷的发生，视为违约。6.招标合同管理部未按照规定进行业绩考核与评估，导致部门工作无法得到有效指导和改进。示例：若招标合同管理部未能定期进行业绩考核与评估，导致部门工作出现问题时无法及时发现和解决，视为违约。说明三：法律名词及解释：1