交通运输局会议管理制度

交通运输局会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

为确保交通运输局会议的有序、高效进行，规范会议组织与管理，提高决策效能，制定本制度。会议应坚持精简、高效、务实的原则，注重会议质量，减少会议数量，严格控制会议规模和时长。

二、适用范围

本制度适用于交通运输局召开的各类会议，包括局党委会、局长办公会、专题协调会、座谈会等。

三、会议分类

1.定期会议：按照规定周期召开的会议，如局党委会、局长办公会等。

2.临时会议：根据工作需要临时召开的会议，如专题协调会、座谈会等。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，会议主持人应指定专人担任会议记录员。

2.会议组织者应提前做好会议准备工作，包括会议通知、会议材料准备、会场布置等。

3.会议参加人员应按时参加，确有特殊情况不能参加的，应提前向会议主持人请假。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音，不得随意离场，不得迟到、早退。

2.会议内容涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格保密。

3.会议结束后，参会人员应按照会议纪要要求，认真落实会议决定事项。

六、本制度的解释权归交通运输局所有。

七、本制度自发布之日起实施。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如遇国家法律法规调整，本制度相应条款应予以修订。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议组织者应根据工作需要和领导指示，提前收集会议议题，明确会议目的和预期成果。

2.制定议程：会议组织者应根据收集的议题，制定会议议程，明确会议时间、地点、参会人员等。

3.发送通知：会议组织者应至少提前三天向参会人员发送会议通知，通知应包括会议时间、地点、议程、参会人员等内容。

4.准备材料：会议组织者应提前准备好会议所需的各类材料，并在会前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，会议组织者应安排专人负责签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议议程、参会人员。

3.会议议题讨论：按照会议议程，依次对各个议题进行讨论。议题提出人应对议题进行详细阐述，参会人员充分发表意见。

4.会议决策：会议主持人根据讨论情况，组织进行决策。对于重大事项，应实行表决制度。

三、会议记录

1.会议记录员应认真记录会议讨论过程、决策结果以及与会议相关的重要信息。

2.会议记录应真实、准确、完整，体现会议的决策过程和结果。

3.会议结束后，会议记录员应将会议记录整理成会议纪要，经会议主持人审核后，及时发送给参会人员。

四、会议总结

1.会议主持人应对会议进行简要总结，强调会议决策和下一步工作要求。

2.会议组织者应收集会议纪要的反馈意见，对会议效果进行评估，为今后会议提供改进方向。

五、会议资料的归档

1.会议结束后，会议组织者应将会议通知、会议议程、会议纪要等相关资料进行归档，以备查阅。

2.会议资料的归档应符合保密要求，确保资料的安全和完整。

六、会后工作落实

1.会议组织者应跟踪督促会议决策的落实，及时向领导汇报进展情况。

2.参会人员应按照会议决策和分工，认真履行职责，确保会议成果的落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确反映会议的讨论内容、决策结果和行动要点。

2.会议纪要由会议记录员在会议结束后及时整理，并提交会议主持人审核。

3.会议主持人审核无误后，会议纪要应在两个工作日内以书面形式发放给所有参会人员，并抄送相关部门。

二、会议决策任务的分解与落实

1.会议纪要中明确的任务和责任分工，应由相关责任人根据工作性质和紧急程度制定具体实施计划。

2.各责任部门应将会议决策事项纳入日常工作，明确完成时限，确保按时完成。

3.会议组织者应建立跟踪机制，定期检查会议决策的执行情况。

三、执行情况的反馈与评估

1.责任人应在规定时间内向会议组织者报告决策事项的执行进度和结果。

2.会议组织者应及时收集、整理执行情况的反馈，评估决策实施的效果。

3.对于执行中存在的问题和困难，会议组织者应协调相关资源，协助责任人解决。

四、会议纪要的持续监督

1.会议组织者应设立监督机制，对会议决策的长期执行情况进行监督。

2.对于跨部门、跨时期的决策事项，应建立跨部门协调机制，确保决策的连续性和有效性。

3.定期或不定期的会议应审查会议纪要的执行情况，对未完成的任务进行催办。

五、会议纪要的归档与利用

1.会议纪要作为工作记录和决策依据，应由专人负责归档，确保资料的可追溯性。

2.会议纪要的归档应便于查阅，并根据需要提供相关部门和人员使用。

3.定期对会议纪要进行整理，分析决策实施的经验和不足，为改进工作提供参考。

六、责任追究

1.对于未按会议纪要执行或执行不力的责任人，应根据情况采取相应的督促措施。

2.对于故意拖延、不作为等行为，应按照相关规定追究责任。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用实行预订制度，各部门需提前向行政管理部门提交会议室使用申请。

2.行政管理部门根据会议室使用申请的时间、人数、设备需求等因素，统筹安排会议室使用。

3.会议室预订应充分考虑会议的紧急程度和重要级别，合理调配资源。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行，保证会议的舒适性和功能性。

2.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，并确保设备正常运行。

3.会议室内应保持整洁，会议前应对会议室进行打扫，确保环境卫生。

三、会议室使用

1.会议召开期间，参会人员应遵守会议室管理规定，保持安静，不随意移动座位和设备。

2.会议室内禁止吸烟、进食，严禁乱丢杂物，保持会议室的整洁。

3.会议室使用完毕后，使用部门应负责清理会议室，恢复原状。

四、会议室设备管理

1.会议室设备的操作和使用应由专人负责，使用前应进行培训。

2.会议室设备使用过程中，如出现故障，应及时报修，确保会议顺利进行。

3.定期对会议室设备进行维护和检查，确保设备性能稳定。

五、会议室安全与保密

1.会议室应采取必要的安全措施，如消防设施、安全通道等，确保会议安全。

2.会议室内应设置保密设施，如保密柜、遮挡窗帘等，确保会议内容的保密性。

3.会议结束后，应检查会议室，确保无遗漏的保密资料和物品。

六、会议室使用费用

1.会议室使用费用根据会议室级别、使用时间和设备消耗等因素制定。

2.各部门使用会议室，应按照规定缴纳相应费用，行政管理部门负责费用的收取与管理。

3.特殊情况下的会议室使用，可根据实际情况给予优惠政策。

七、会议室管理制度的监督与改进

1.行政管理部门应定期对会议室管理制度进行评估，收集使用部门的意见和建议。

2.根据实际情况，不断优化会议室管理流程，提高会议室使用效率。

3.对违反会议室管理规定的行为，应予以制止，并根据相关规定进行处理。

第五