温州市会议费管理制度

温州市会议费管理制度温州市会议费管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范温州市各级单位召开会议的费用管理，提高会议质量，保障会议效率，合理控制会议成本，确保财政资金合理使用。

第二条本制度适用于温州市各级党政机关、事业单位、社会团体和各类企业。

第三条会议费用管理应遵循以下原则：

（一）合规性原则：会议费用支出应符合国家法律法规、政策规定及财政预算要求；

（二）必要性原则：会议召开应充分考虑工作需要，严格控制会议规模、规格和次数；

（三）经济性原则：会议费用支出应在保证会议效果的前提下，力求节约，避免浪费；

（四）公开透明原则：会议费用支出应接受社会监督，确保费用使用的透明度。

第四条各级单位应建立健全会议费用预算管理制度，明确预算编制、审批、执行、监督等环节，确保会议费用预算的合理性、合规性。

第五条各级单位应加强会议费用报销管理，规范报销程序，明确报销范围和标准，严肃查处违规报销行为。

第六条本制度与温州市其他相关规定如有冲突，以本制度为准。各级单位可根据本制度制定具体实施细则。

第七条本制度的解释权归温州市财政局。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第八条本制度自发布之日起施行。各级单位应认真贯彻执行，确保会议费用管理工作的规范化、制度化。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议召开单位应根据工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.会议审批：各级单位召开会议，应提前向上级主管部门报批，经批准后方可进行会议筹备工作。

3.制定会议方案：会议方案应包括会议时间、地点、参会人员、议程、预算等内容，并报上级主管部门审批。

4.召集会议筹备组：会议筹备组负责会议的组织、协调和落实工作，包括场地预订、资料准备、通知参会人员等。

二、会议通知

1.确定参会人员：根据会议主题和议程，明确参会人员范围，严格控制参会人数。

2.发送会议通知：会议通知应包括会议时间、地点、议程、参会要求等内容，并通过电话、短信、电子邮件等方式发送给参会人员。

三、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，会议筹备组负责统计参会人数。

2.会议开幕：会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议议程：会议按预定议程进行，各议题发言人进行发言，参会人员可就议题展开讨论。

4.会议记录：会议筹备组指定专人负责记录会议内容，包括议题讨论情况、重要决策等。

四、会议总结

1.会议总结发言：会议主持人对会议成果进行总结，强调会议决策的落实和执行。

2.形成会议纪要：会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、议程、讨论情况、决策等内容，由会议筹备组在会议结束后及时整理。

五、会议资料的归档与分发

1.会议纪要的审批：会议纪要经会议主持人审批后，分发给参会人员和相关单位。

2.会议资料的归档：会议筹备组应将会议相关资料进行整理归档，以备查阅。

六、会议评估

1.会后评估：各级单位应定期对会议效果进行评估，总结经验教训，不断提高会议质量。

2.反馈与改进：根据会议评估结果，对会议流程、组织、服务等环节进行持续改进，提高会议管理水平。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

会议纪要经审批通过后，应尽快发布并传达至各相关部门和参会人员。传达方式包括但不限于电子邮件、内部通讯系统、纸质文件等，确保相关人员能够及时了解会议决策和行动计划。

二、责任分解与任务分配

1.根据会议纪要中的决策和行动计划，明确各项任务的责任人和完成时限。

2.将任务分解为具体可操作的小项，并分配给相关部门和人员，确保每项任务都有明确的执行主体。

三、执行监督与进度反馈

1.建立会议纪要执行监督机制，定期跟踪任务执行情况，确保决策落实到位。

2.责任人应定期向会议纪要跟踪落实小组汇报工作进展，及时反馈存在的问题和困难。

3.会议纪要跟踪落实小组应对执行过程中出现的问题进行协调解决，确保任务按时完成。

四、评估与考核

1.对会议纪要中的任务执行情况进行定期评估，包括完成质量、进度等方面。

2.将会议纪要执行情况纳入相关部门和人员的考核指标，作为评价工作绩效的重要依据。

3.对未按期完成或完成质量不达标的任务，追究相关责任人的责任，并提出整改措施。

五、持续改进

1.根据会议纪要执行情况，总结经验教训，发现工作中存在的问题和不足，为今后类似会议提供参考。

2.对会议纪要跟踪落实过程中发现的问题，及时调整管理制度和流程，不断提高会议纪要的执行效率。

六、信息共享与公示

1.建立会议纪要信息共享机制，确保各部门和人员了解会议决策的执行情况。

2.将会议纪要的执行情况在一定范围内进行公示，接受全体员工的监督。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订实行预约制度，各级单位需提前向会议室管理部门提交书面申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等需求。

2.会议室管理部门根据申请顺序和会议需求，合理分配会议室资源，确保会议顺利召开。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配置必要的设施设备，如音响、投影仪、白板等，以满足不同会议需求。

2.定期对会议室设施进行检查、维护和更新，确保设备正常运行，为会议提供良好的硬件环境。

三、会议室使用规范

1.会议召开单位应严格遵守会议室使用时间，按时召开和结束会议，不得擅自占用会议室。

2.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，爱护公物，遵守会议纪律。

3.会议室管理部门应加强对会议室使用的监督，对违反规定的行为及时进行制止和纠正。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定安全管理制度，确保会议室使用过程中的安全。

2.会议召开单位需配合管理部门进行安全检查，排除安全隐患。

3.会议室应配置消防器材，并定期进行消防安全培训，提高参会人员的安全意识。

五、会议室费用管理

1.会议室使用费根据实际使用情况合理收取，用于会议室的维护、清洁和管理。

2.会议召开单位应在会议结束后，按照相关规定及时支付会议室使用费。

3.会议室管理部门应定期公开会议室费用收支情况，接受监督。

六、会议室服务提升

1.会议室管理部门应不断提高服务水平，为会议召开提供便捷、高效的服务。

2.收集会议召开单位的意见和建议，持续改进会议室管理工作，提升会议室使用满意度。

第五章附则

一、