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文档简介

部门内部会议管理制度第一章总则

为确保部门内部会议的效率与效果,加强会议的组织与管理,特制定本会议管理制度。本制度适用于部门内所有层级会议,旨在规范会议流程,明确责任分工,保障会议决策的及时性和有效性。

一、会议目的

1.传达上级指示,部署部门工作;

2.交流工作经验,提高工作质量;

3.分析问题,制定解决方案;

4.优化管理,提升团队凝聚力。

二、会议原则

1.精简高效:减少无效会议,严格控制会议时间;

2.明确主题:每次会议应明确主题,确保会议内容充实;

3.讨论充分:鼓励参会人员充分发表意见,提高决策质量;

4.决策执行:会议决策应及时传达,确保落实到位。

三、会议分类

1.定期会议:按照规定周期召开的会议,如周例会、月度总结会等;

2.临时会议:针对突发事件或特定议题临时召开的会议;

3.专题会议:针对某一特定主题召开的会议。

四、参会人员

1.必须参会人员:部门负责人、相关人员及特邀嘉宾;

2.选择性参会人员:根据会议主题和内容,由部门负责人指定;

3.旁听人员:根据工作需要,可邀请相关人员旁听。

五、会议纪律

1.会议期间,参会人员应保持手机静音,如有紧急事项,需离开会场,应向主持人请假;

2.会议内容涉及敏感信息时,参会人员应遵守保密原则,不得擅自泄露;

3.会议结束后,参会人员应按照会议纪要要求,认真落实相关工作。

六、本制度的解释权归部门负责人所有,如有未尽事宜,可根据实际情况予以补充。参会人员应严格遵守本制度,共同维护会议秩序,提高会议效率。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行,提高会议效率,明确会议各环节的具体流程,特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题:由会议发起人或部门负责人明确会议主题,确保会议目标清晰;

2.制定会议议程:根据会议主题,拟定会议议程,包括会议讨论的重点、预计时长等;

3.通知参会人员:提前向参会人员发送会议通知,包括会议时间、地点、议程等,确保参会人员做好参会准备;

4.准备会议材料:整理与会议主题相关的资料,提前分发给参会人员,以便于会前预习;

5.安排会议室:根据参会人数、会议性质等因素,选择合适的会议室,并做好会场布置。

二、会议签到

1.会议开始前,由会务人员负责签到工作,确保参会人员准时到场;

2.签到表需记录参会人员姓名、签到时间等信息,以备后续考核;

3.对于未能按时参会的人员,会务人员应了解原因,并及时向会议主持人汇报。

三、会议主持

1.会议主持人应按照议程推进会议,确保会议内容充实、有序;

2.主持人需引导参会人员充分讨论,鼓励发表建设性意见,同时控制好会议时间;

3.对于突发情况,主持人可根据实际情况调整会议议程。

四、会议记录

1.会议记录应由专人负责,确保记录准确、完整;

2.记录内容包括但不限于:会议主题、参会人员、讨论要点、决策结果等;

3.会议记录应在会后整理成会议纪要,分发给相关人员。

五、会议决策

1.会议主持人应根据讨论情况,引导参会人员形成决策;

2.决策应明确责任人、完成时限等,确保决策具有可操作性;

3.对于重大决策,需进行投票表决,确保决策的民主性和合法性。

六、会议总结

1.会议主持人应在会议结束前,对会议成果进行总结,明确下一步工作计划;

2.鼓励参会人员对会议效果、组织等方面提出意见和建议,不断优化会议流程。

七、会议结束

1.会议结束后,主持人宣布散会,并提醒参会人员注意会议纪要的落实;

2.会务人员负责整理会场,收集会议材料,确保会议室整洁。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现,为确保会议决策的执行和落实,特制定以下会议纪要跟踪落实措施。

一、会议纪要的编制与分发

1.会议结束后,由专人负责整理会议记录,编制成会议纪要;

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等;

3.会议纪要编制完成后,应及时分发给相关部门和人员,确保相关人员了解会议内容;

4.对于涉及敏感信息的会议纪要,应遵循保密原则,限制分发范围。

二、会议决策的执行与跟踪

1.各责任人对会议纪要中的决策事项应认真履行,按照既定时间节点推进工作;

2.部门负责人应加强对会议决策执行情况的跟踪,确保决策落实到位;

3.对于执行过程中出现的问题,应及时向会议主持人或相关部门反馈,寻求解决方案;

4.定期召开会议,对会议决策的执行情况进行汇总、分析,为下一阶段工作提供参考。

三、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照规定进行归档,便于日后查阅;

2.归档时应确保会议纪要的完整性、准确性,避免遗漏关键信息;

3.鼓励部门内部人员查阅会议纪要,了解部门工作动态,提高工作协同性;

4.对于涉及部门机密的会议纪要,查阅时应遵循相关保密规定。

四、会议纪要的考核与应用

1.定期对会议纪要的执行情况进行考核,评估会议成果的实际效果;

2.考核结果作为部门及个人工作绩效的评价依据,激励参会人员积极参与会议;

3.对于会议纪要中提出的优秀建议和改进措施,应予以采纳并推广应用;

4.通过会议纪要的落实,不断提升部门内部管理水平和团队执行力。

五、会议纪要的修订与完善

1.根据实际工作需要,对会议纪要进行定期修订,确保其时效性和实用性;

2.修订会议纪要时,应充分听取相关部门和人员的意见,提高会议纪要的质量;

3.不断完善会议纪要的管理制度,为部门内部会议提供有力支持。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源的高效利用,确保会议的顺利进行,特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度,由会议发起人或会务人员提前向行政部门申请;

2.预订时应提供会议时间、参会人数、会议性质等信息,以便行政部门合理分配会议室资源;

3.预订成功后,行政部门应及时通知预订人,并在会议室预订簿上做好记录。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议性质和参会人数进行,确保会场整洁、舒适;

2.布置会议室时,应检查设备设施是否齐全、功能正常,如投影仪、音响、白板等;

3.对于特殊会议,可根据需要调整会议室布局,如圆桌会议、分组讨论等。

三、会议室使用

1.会议开始前,会务人员应提前到达会议室,做好签到、资料分发等工作;

2.会议期间,参会人员应保持安静,遵守会议纪律,确保会议正常进行;

3.会议结束后,会务人员负责整理会场,关闭设备,确保会议室整洁;

4.严禁在会议室吸烟、饮食,不得擅自移动会议室设备,损坏公物需照价赔偿。

四、会议室设备管理

1.定期对会议室设备进行检查、维护,确保设备正常运行;

2.设备使用过程中,如出现故障,应及时报修,并记录在案;

3.对于贵重设备,应制定专门的管理制度,明确使用、保管责任人;

4.鼓励部门内部人员在使用会议室设备时,遵循节能、环保原则。

五、会议室卫生与安全

1.保持会议室卫生,定期进行清洁,确保会场环境整洁;

2.会议室应配备必要的消防设施,并定期检查,确保安全;

3.会议期间,会务人员应关注会场安全,发现异常情况,及时处理;

4.加强对会议室钥匙、门禁卡等的管理,防止丢失或滥用。

六、会议室预约与使用监督

1.行政部门应定期对会议室预订、使用情况进行监督、检查,确保规定得到落实;

2.对于违反会议室管理规定的行为,应及时制止并通报批评;

3.通过不断优化会议室管理规定,提高会议室使用效率,为部门内部会议提供良好环境。

第五章附则

为确保本会议管理制度的有效实施,特制定以下附则:

一、本制度自发布之日起实施

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