贵州学院会议管理制度

贵州学院会议管理制度第一章总则

一、会议宗旨

为加强贵州学院会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和权威性，根据国家有关法律法规及学院实际情况，特制定本会议管理制度。

二、适用范围

本制度适用于贵州学院各类会议，包括但不限于院务会议、学术会议、部门例会等。

三、会议分类

1.院务会议：研究决定学院重大事项，部署学院重要工作。

2.学术会议：交流学术研究成果，推动学科建设。

3.部门例会：研究本部门工作，协调部门内部事务。

4.其他会议：根据工作需要，组织相关议题的研讨会、座谈会等。

四、会议原则

1.准时原则：参会人员应按时参加，遵守会议时间安排。

2.认真原则：参会人员应认真对待会议，积极参与讨论，提出建设性意见和建议。

3.保密原则：会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格保密。

4.效率原则：会议应注重实效，减少形式主义，确保会议决策的及时性和准确性。

五、会议组织

1.会议召集：会议由召集人负责组织，明确会议主题、议程、参会人员和会议时间等。

2.会议通知：会议召集人应在会议召开前，将会议通知发送至参会人员。

3.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，确保会议出席情况的真实性。

4.会议记录：会议应指定专人负责记录，记录会议议题、讨论情况、表决结果等。

六、参会人员

1.学院领导、各部门负责人、相关教职工应按会议通知要求参加相关会议。

2.邀请相关人员参加学院会议时，应提前通知，确保其按时参会。

3.参会人员应积极参与会议讨论，为学院发展提出宝贵意见和建议。

七、会议决策

1.会议决策应充分发扬民主，广泛听取各方意见。

2.会议决策实行表决制，表决结果应记录在案。

3.会议决策应明确责任人和完成时限，确保决策的落实。

八、制度修订

本会议管理制度根据实际情况，适时进行修订。修订后的制度经院务会议审议通过后，予以公布实施。

九、附则

本会议管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议召集人应根据学院工作需要，提前确定会议议题，议题应明确具体，具有针对性和可行性。

2.制定议程：会议召集人应根据议题制定会议议程，明确会议时间、地点、参会人员、议题顺序等。

3.发送会议通知：会议召集人应在会议召开前，将会议通知发送至参会人员。通知内容包括会议主题、议程、时间、地点、参会人员等。

4.准备会议材料：会议材料应包括议题相关背景资料、报告、方案等，会议召集人应确保会议材料在会前送达参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，会议召集人应监督签到情况，确保会议出席率。

2.会议主持人：会议主持人由会议召集人担任，负责主持会议，引导讨论，确保会议有序进行。

3.会议发言：会议主持人应根据议程安排，邀请相关人员进行发言。发言人员应简明扼要，突出重点，遵守发言时间。

4.会议讨论：会议主持人应充分调动参会人员的积极性，引导大家就议题展开充分讨论，鼓励提出建设性意见和建议。

5.会议表决：对于需要决策的事项，会议主持人应组织参会人员进行表决。表决方式可以是口头表决、举手表决或投票表决，表决结果应记录在案。

三、会议记录

1.指定会议记录人：会议召集人应指定专人负责会议记录，记录内容包括会议议题、讨论情况、表决结果等。

2.会议记录要求：会议记录应真实、全面、准确，突出重点，方便后续查阅。

3.会议记录整理：会议结束后，会议记录人应及时整理会议记录，形成会议纪要。

四、会议总结

1.会议主持人应在会议结束时，对会议讨论情况进行简要总结，明确会议成果和下一步工作要求。

2.会议纪要：会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、表决结果等内容，由会议记录人负责起草。

3.会议纪要发放：会议纪要经会议主持人审核后，发送至参会人员，以便大家了解会议内容和后续工作要求。

五、会议反馈

1.参会人员应认真阅读会议纪要，如有异议，应及时向会议召集人提出。

2.会议召集人应关注会议决策的落实情况，对于存在的问题，及时协调解决，确保会议决策的执行。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要完成后，应由会议主持人或指定负责人进行审核，确保纪要内容准确无误。

2.审核通过的会议纪要应尽快发布，发送至所有参会人员及相关部门，确保相关人员及时了解会议内容和决策。

3.会议纪要的发布应采用书面形式，可通过邮件、内部通讯系统等途径进行。

二、会议决策的分解与责任分配

1.根据会议纪要中的决策内容，将其分解为具体的行动计划，明确每项行动的责任人、完成时限和预期成果。

2.责任人应对照行动计划，制定详细的工作方案，确保决策的有效落实。

3.会议召集人应对责任分配情况进行监督，确保各项工作任务的合理分配和高效执行。

三、会议决策的执行与监督

1.责任人应按照工作方案，积极推进会议决策的执行，并及时向会议召集人汇报工作进展。

2.会议召集人应加强对会议决策执行情况的监督，定期了解工作进度，协调解决执行过程中出现的问题。

3.对于重大决策，应设立专门的工作小组或监督小组，确保决策的顺利实施。

四、会议决策的评估与反馈

1.在会议决策执行过程中，应定期对执行情况进行评估，分析存在的问题和不足，提出改进措施。

2.责任人应就会议决策的执行情况，向会议召集人提供书面报告，报告内容包括工作进展、存在问题、改进措施等。

3.会议召集人应根据评估结果，及时调整工作策略，确保会议决策的落实效果。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要发布后，应按照学院档案管理规定进行归档，以便于后续查阅。

2.学院应建立健全会议纪要查阅制度，确保相关人员能够方便快捷地获取所需信息。

3.对于涉密会议纪要，应严格按照保密规定进行管理，确保信息安全。

六、会议决策的持续改进

1.学院应定期对会议决策的执行情况进行总结，提炼经验教训，为今后类似决策提供借鉴。

2.会议召集人应关注学院发展动态，根据实际情况，对会议决策进行适时调整，确保决策的时效性和有效性。

3.通过不断优化会议管理制度，提高会议决策的质量和执行效率，促进学院各项工作的顺利开展。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订实行预约制度，各部门或个人需提前向会议室管理部门提交预订申请。

2.预订申请应包括会议主题、时间、参会人数等信息，以便于会议室管理部门进行合理安排。

3.会议室管理部门应建立会议室预订台账，及时更新预订信息，确保会议室使用的高效有序。

二、会议室配置

1.会议室应根据不同规模和用途，配置相应的设施设备，如投影仪、音响、白板等。

2.会议室管理部门应定期检查设施设备，确保其正常运行，为会议提供良好的硬件支持。

3.对于特殊需求的会议，会议室管理部门应根据实际情况，提前做好相关设备的调试和准备工作。

三、会议室使用

1.会议召开前，会议室管理部门应确保会议室整洁卫生，设施设备齐全，满足会议需求。

2.参会人员应爱护会议室设施，遵守会议室管理规定，保持会议室的安静和整洁。

3.会议室使用过程中，如遇到设施设备故障等问题，应及时向会议室管理部门反映，以便及时解决。

四、会议室保密管理

1.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的会议，会议室管理部门应采取相应的保密措施，确保信息安全。

2.参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容和涉密信息。

3.会议室管理部门应加强对涉密会议的监控和巡查，防范信息泄露风险。

五、会议室维护与保养

1.会议室管理部门应定期对会议室进行维护保养，确保设施设备长期稳定运行。

2.对于损坏的设施设备，应及时维修或更换，避免影响会议的正常进行。

3.学院应定期对会议室进行投资改造，提升会议室硬件水平，满足不断发展的会议需求。

六、会议室管理部门职责

1.会议室管理部门负责会议室的预订、配置、使用、维护等工作。

2.会议室管理部门应建立健全会议室管理制度，提高会议室使用效率，为学院会议提供优质服务。

3.会议室管理部门应定期收集参会人员对会议室的意见和建议，不断优化会议室管理，提升会议体验。

第五章附则

一、本制度